Genau.
Was der Chief meint ist, dass du deine Projektbeschreibung allgemeiner halten solltest.
Also z.B. das eben das bestehende Mail-/Faxsystem durch etwas einfacheres/kostensparendes abgelöst werden soll - das die Entscheidung schon hinsichtlich der Software schon gefallen ist muss ja niemand wissen.
In deinem Projekt vergleichst du dann am Anfang die möglichen Alternativen, also Exchange, David und vielleicht noch 1 oder 2, und entscheidest dich dann am Ende, oh Wunder, für David - muss natürlich aus deinem Vergleich ersichtlich werden und begründbar sein.
Ansonsten mach das Projekt lieber etwas kleiner, aber dafür mit vernünftigen Vergleichen, Kostenaufstellungen, Dokumentationen, Tests und Übergabe.
Viel Erfolg