Du schreibst in deinen antrag überhaupt nichts von BS, sondern nur das es einen server geben muss. Dann entscheidest du wärend deines projektes z.b. windows und begründest das enstprechend. Kosten nutzen analyse sind in dem bereich sinnvoll.
Das gleich für PC vs. Laptop.
Wie gesagt, wenn es ein konferenzraum wird kommt viel netzwerktechnick mit rein, gerade wenn es um Videotelefonie geht. Da spielt dann stark Quality of Service mit rein, was du auch mit für kosten/nutzenanalyse herangezogen werden kann. Man kann so ein Projekt schon mit der nötigen tiefe aufziehen, wenn man sich gedanken macht. Trennung zwischen Konferenz-/schulungsnetz und der normalen infrastruktur. Zugriffe auf normale infrastruktur benötig? Internetzugiff nötig? Absicherung des ganzen etc.