Die Projektbeschreibung ist etwas verständlicher als anfangs aber noch lange nicht ausreichend.
Mögliche Lösungsansätze sind hier fehl am Platz, denn sie werden im Laufe des Projekts erst erarbeitet.
Und bitte mal Butter bei die Fische ... welche Systeme, welche Ressourcen, wieviel Leute, PCs und Server?
Dass man Mails serverseitig forwarden kann ist bestenfalls einen Nebensatz mal in der Doku wert; das sollte ein FISI im Schlaf können.
In der Summe der Stunden kommen 40h raus, keine 35h?
In Phase c. planst du und in Phase d. testest du. Die Realisierung erfolgt dann per Zauberstab?
Lies dir bitte unbedingt ein paar hier liegende Anträge durch, was die vom fachlichen Niveau beinhalten und wie die Gliederung von Planung, Realisierung, Test und Dokumentation ist.