Also ich würde mir zunächst die verschiedenen Systeme einmal näher anschauen, die interessantesten testen und erst dann eine Entscheidung treffen.
Hier sollten zunächst folgende Fragen geklärt werden:
Wie hoch ist der Installations- / Konfigurationsaufwand des jeweiligen Systems? Wie schnell geht das?
In welchem Format werden die Daten archiviert (RFC822, TIF, PDF etc.)?
Welche Mailserversysteme werden unterstützt (Thema: Ggf. späterer Wechsel des Mailservers / Migration)?
Welche Speichersysteme (NAS, SAN etc.) werden unterstützt?
Was passiert eigentlich, wenn das vorhandene Storage durch ein neues ersetzt werden muss (funktionert das problemlos?)?
Erfüllt das Archivsystem die gesetzlichen Anforderungen?
Wie werden die Daten vor unbefugten Zugriffen oder möglichen Manipulationen geschützt (hinterfragen. Ist das verwendete Verfahren wirklich sicher)?
Wie schnell ist die Suchmaschine des Archivsystems und wie gut die Trefferquote?
Lassen sich auch versehentlich archivierte E-Mails (z. B. private) aus dem Archiv löschen?
Was passiert, wenn das Archivsystem ausfällt (den sog. "worst case" bedenken!)?
Was kostet das System für einen Nutzungszeitraum von mind. 10 Jahren (inkl. Support, Service-Subscription etc.)?
Wie wirken sich hohe Datenbestände auf die Performance des Archivsystems aus (wird es dann ggf. langsamer)?
Ist es ggf. auch skalierbar?
Wie einfach oder schwer lassen sich bereits vorhandene E-Mail-Daten in das Archivsystem integieren (welche Formate / Protokolle werden unterstützt)?
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