Guten Morgen!
Ich habe ein Problem. Mein Antrag wurde nicht genehmigt und ich soll nachbessern. Als Projekt habe ich das Bereitstellung und Konfiguration eines Dokumenten-Management-Systems für Personalakten gewählt.
Er wurde abgelehnt weil ich das Umfeld und die Beschreibung mehr trennen sollte und weil die Anforderungen an das DMS bzw. der Datenschutz nicht erkennbar waren. Habe den Antrag nun überarbeitet aber bin mir sehr unsicher ob den Prüfern das so reicht. Ihr würdet mir mit einer schnellen Meinung sehr helfen! Danke im vorraus!
Kurze Projektbeschreibung:
Um den Verwaltungsaufwand zur Führung der Personalakten von 991 Menschen mit Behinderungen zu reduzieren, haben sich die Diakonischen Werkstätten dazu entschieden, ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzuführen.
Die digitale Personalakte soll die Ablage der bisher papiergeführten Personalakte ersetzen. Es soll die einfache, schnelle und unkomplizierte Ablage gewährleistet werden und Arbeitsabläufe sollen somit optimiert werden. Das System sollte für die Mitarbeiter leicht durchschaubar und bedienbar sein.
Da es sich um eine digitale Verwaltung von personenbezogenen Daten handelt, müssen zudem Anforderungen an die Vertraulichkeit, Integrität und die Verfügbarkeit erfüllt werden.
Die Personalakten sollen von 3-4 Arbeitsplätzen aus verwaltet werden und zentral von einem Arbeitsplatz aus eingescannt bzw. ins System eingepflegt werden. Das Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die digitalen Personalakten wird von der Personalabteilung erstellt.
Ziel des Projekts ist es, eine DMS-Lösung zu finden, eine Schnittstelle zur Serverumgebung zu schaffen, die Software mit dem Berechtigungskonzept zu konfigurieren und die Scanlösung zu integrieren.
Eine schon vorhandene Serverumgebung mit Backup-Lösung kann für dieses Projekt genutzt werden.
Projektumfeld:
Die Diakonie Stiftung Salem gGmbH mit Sitz in Minden, Nordrhein-Westfalen, ist eine soziale Einrichtung, die unter anderem in der Altenpflege, der Behindertenarbeit, in Kindertageseinrichtungen und der Jugendhilfe tätig ist.
In den Diakonischen Werkstätten werden 991 Menschen mit Behinderungen beschäftigt. Die Personalakten werden in der Albert-Clos-Werkstatt II verwaltet und in Papierform aufbewahrt. Diese Form der Aktenhaltung ist sehr platzintensiv und der Transport bzw. die Ablage ist sehr zeitaufwändig.
Die Planung und Durchführung meines Projektes findet in der EDV-Abteilung und in der Albert-Clos-Werkstatt 2 der Diakonie Stiftung Salem statt.
Projektphasen mit Zeitplanung in Std.:
Bezeichnung Std.
1. Durchführung einer IST - Analyse 2
2. Erstellen des SOLL - Konzepts 4
3. Beschaffung 5
Einholen von Angeboten
Bestellung der Hard- und Software
4. Durchführung 9
Installation und Konfiguration der Software
Installation und Konfiguration des Scanners
Anlegen der User
Festlegen der Userberechtigungen
5. Test 5
Testen des DMS anhand von Testarchiven
und Testdokumenten
6. Dokumentation 8
7. Übergabe an den Auftraggeber 2
Einweisung
Gesamtstundenzahl für die Projektarbeit: 35
