Groupware-Konzept - z.B. MS SPS

[Denny]

Hi Leute! Ich weiß, bin schon etwas knapp dran mit dem Antrag.. Hatte ewige Entscheidungskonflikte, was ich denn nun machen soll. Aber hab mich jetzt für eine Intranet-CMS-Lösung entschieden. Bin vor allem in der Zeitabschätzung noch etwas daneben, glaube ich..

Wäre nett, wenn ihr mal drüberschauen würdet und mir ein paar Textfetzen um die Ohren haut

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Projektbezeichnung

Planen und Einrichten eines Groupware-Konzeptes zur Optimierung von betrieblichen Prozessen und der Kommunikation unter den Mitarbeitern.

Problembeschreibung

Das Datenspeicherungskonzept der Firma xyz basiert auf Netzwerkfreigaben auf dem Intranet-Server. Dass wichtige Dateien teilweise schwer und nach langwierigem Suchen aufzufinden sind, führt zu Zeiteinbußen bei der Projektabwicklung. Der übliche Informationsfluss über mehrere Ecken wie e-Mail oder Hinweise auf Neuigkeiten im Intranet / auf der Homepage erschweren die Verbreitung von wichtigen Nachrichten und Mitteilungen.

Auf Grund dieses Defizits soll eine Strategie zur Verbesserung der Datenorganisation und internen Kommunikation entwickelt und durchgeführt werden.

Zeitabschätzung

Ist-Analyse

1h

Soll-Konzept

4h

Abwägen von geeigneten Lösungen

3h

Beschaffung der benötigten Software

1h

Installation und Konfiguration der Lösung

13h

Funktionalitätstest

4h

Einweisung der Mitarbeiter

2h

Dokumentation

7h

Zeitaufwand

35h

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Und noch ne Unklarheit hinterher: Wie sieht das mit der Evaluation aus? Muss man im Vorhinein schon aufschreiben, zwischen welchen Lösungen man sich entscheiden kann, oder reicht es, das Thema so anzureißen, dass man vorlegt, was man ungefähr an Problemlösung betreiben muss?

Vielen Dank im Voraus!

[charmanta]

die Zeitplanung muss definitiv weiter aufgeteilt werden, man kann leider nicht sehen, womit Du Dich solange beschäftigen wirst. Auch der Text selbst ist reichlich kurz.

Du solltest schon erwähnen, unter welchen bereits absehbaren Lösungen Du entscheiden wirst und auch den Text diesbezüglich optimieren.

Bitte überarbeite das mal und ich schau nochmal drauf

[Denny]

Danke für den Hilfsansatz!

Bin noch mal komplett drüber gegangen:

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Projektbezeichnung

Planen und Einrichten eines Groupware-Konzeptes zur Optimierung von betrieblichen Prozessen und der Kommunikation unter den Mitarbeitern.

Problembeschreibung

Das Datenspeicherungskonzept der Firma xyz basiert auf Netzwerkfreigaben auf dem Intranet-Server. Dass wichtige Dateien teilweise schwer und nach langwierigem Suchen aufzufinden sind, führt zu Zeiteinbußen bei der Projektabwicklung. Darüber hinaus erschwert der übliche und unnötig komplizierte Informationsfluss über mehrere Eckpunkte wie E-Mail oder Hinweise auf Neuigkeiten im Intranet / auf der Homepage die Verbreitung von wichtigen Nachrichten und Mitteilungen.

Auf Grund dieses Defizits soll eine Strategie zur Verbesserung der Datenorganisation und internen Kommunikation entwickelt und durchgeführt werden.

Anforderung

Der Auftrag besagt, mögliche Optionen (interne CMS-Software, Web-basierte Anwendung, E-Mail-Integration, etc.) und ihre jeweiligen Funktionalitäten im Ermessen der technischen / wirtschaftlichen Aspekte zu vergleichen und die Reorganisation einer übersichtlichen Informations- und Datenstruktur im Netzwerk zu realisieren.

Zielsetzung

Ziel ist es, die Flexibilität und Effizienz unter den Abteilungen zu Erhöhen, indem das Bereitstellen von Informationen für jeden Mitarbeiter vereinfacht und die Daten in einem logischen System gespeichert werden.

Zeitabschätzung

Ist-Analyse erstellen

1h

Soll-Konzept ausarbeiten

4h

Abwägen von geeigneten Lösungen

3h

- Suchen nach Lösungen

- Vergleich der gegebenen Optionen

- Auswahl von evtl. Zusatz-Features (z.B. Plugins)

Beschaffung der benötigten Hard-/Software

1h

Installation und Konfiguration der Lösung

13h

- Installation der ausgewählten Software

- Integration in das Firmennetzwerk und Konfiguration nach Anforderung

- Einrichten der Benutzerkonten für Mitarbeiter

Funktionalitätstest

4h

- Testen von Zugriffsrechten mit verschiedenen Benutzerkonten

- Dateien aufspielen/verändern

- Informationen erstellen und Abrufbarkeit prüfen

Einweisung der Mitarbeiter

2h

Dokumentation

7h

Zeitaufwand

35h

Projektdokumentation / Zusatzmaterial

- Inhaltsverzeichnis

- Problemstellung

- Soll-Anforderung

- Selektion der Problemlösung

- Durchführung des Auftrages

- Quellenangabe

- Beamer

- Laptop

- evtl. Overhead-Projektor

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Freue mich natürlich über jede weitere positive/negative Kritik!

[charmanta]

13 Stunden Installation gegen 4 Stunden Testzeit ?? Klingt komisch, wie ich finde.

Und ich habe noch ein Problem mit dem Inhalt: eine Groupware als Lösung zur strukturierten Verwaltung von Daten / Dateien?

Eine Groupware als Lösung von Problemen beim Informationsfluß ist mir bekannt, aber Dateien damit zu organisieren scheint mir ....unkonventionell zu sein. Ist das wirklich das, was Du machen willst ?

[Denny]

Zuerst noch mal danke für die schnelle Antwort!

Also der Sharepoint-Portal ist schon in der Lage, Dokumente zu archivieren und übersichtlich zugänglich zu machen und z.B. in Listen zu gliedern/sortieren. Vielleicht hab ich mich da unglücklich ausgedrückt. Meine natürlich kein Daten-Management im herkömmlichen Sinne. Sondern mehr in die Richtung Office-Dateien (xls, doc, rft, etc..)

Mit der Zeitplanung hab ich auch noch bisschen gewerkelt. Kann man das mit Installation 5h und Funktionstest 11h so stehen lassen? Oder soll ich das als einen Vorgang verschmelzen lassen mit mehreren Unterpunkten und eigenen Zeitangaben?

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Projektbezeichnung

Planen und Einrichten eines Groupware-Konzeptes zur Optimierung von betrieblichen Prozessen und der Kommunikation unter den Mitarbeitern.

Problembeschreibung

Der in der Firma xyz übliche, aber unnötig komplizierte Informationsfluss über mehrere Eckpunkte wie E-Mail oder Hinweise auf Neuigkeiten im Intranet / auf der Homepage erschwert die Verbreitung von wichtigen Nachrichten und Mitteilungen.

Darüber hinaus sind wichtige digitalisierte Dokumente wie FAQs, Handbücher und Dokumentationen teilweise schwer und erst nach langwierigem Suchen aufzufinden, da das Konzept der Datenverteilung zwar auf Netzwerkfreigaben auf dem Intranet-Server basiert, die aktuellsten Versionen der Dateien aber zumeist auf lokalen Partitionen liegen. Das Prinzip des „Hin-und-herschickens“ per E-Mail führt hier ähnlich wie beim Informationsfluss zu Zeiteinbußen bei der Projektabwicklung und macht eine strukturierte Ordnung praktisch unmöglich.

Auf Grund dieser Defizite soll eine Strategie zur Optimierung der internen Kommunikation und des Dokumenten-Managements entwickelt und durchgeführt werden.

Anforderung

Der Auftrag besagt, mögliche Optionen (interne CMS-Software, Web-basierte Anwendung, E-Mail-Integration, etc.) und ihre jeweiligen Funktionalitäten im Ermessen der technischen / wirtschaftlichen Aspekte zu vergleichen und die Reorganisation einer übersichtlichen Informations- und Datenstruktur im Netzwerk zu realisieren.

Zielsetzung

Ziel ist es, die Flexibilität und Effizienz unter den Abteilungen zu Erhöhen und Verzögerungszeiten zu minimieren, indem das übersichtliche Bereitstellen und Einsehen von Informationen für jeden Mitarbeiter vereinfacht und die Daten bzw. Dokumente in einem logischen System gespeichert werden, sodass jedem berechtigtem Benutzer die jeweils aktuellste Version der gewünschten Datei zur Verfügung steht.

Zeitabschätzung

Ist-Analyse erstellen

1h

Soll-Konzept ausarbeiten

4h

Abwägen von geeigneten Lösungen

4h

- Suchen nach Lösungen

- Vergleich der gegebenen Optionen

- Kosten-/Nutzen-Analyse

- Auswahl von evtl. Zusatz-Features (z.B. Plugins)

Beschaffung der benötigten Hard-/Software

1h

Installation und Konfiguration der Lösung

5h

- Installation der ausgewählten Software

- Integration in das Firmennetzwerk und Konfiguration nach Anforderung

- Einrichten der Benutzerkonten für Mitarbeiter

Funktionalitätstest

11h

- Testen von Zugriffsrechten mit verschiedenen Benutzerkonten

- Dateien aufspielen/verändern

- Informationen erstellen und Abrufbarkeit prüfen

Einweisung der Mitarbeiter

2h

Dokumentation

7h

Zeitaufwand

35h

Angaben zu Projektdokumentation / Zusatzmaterial

- Deckblatt

- Inhaltsverzeichnis

- Problemstellung

- Soll-Anforderung

- Projektplanung, Selektion der Problemlösung

- Durchführung des Auftrages

- Quellenangabe

- Beamer

- Laptop

- evtl. Overhead-Projektor

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Ist das Dingens im Großen und Ganzen so annehmbar?

[charmanta]

scheint nun ok zu sein. Denk bitte daran, daß Kommentar von Dir außerhalb des Antrags nicht bekannt sind. Der PA braucht also dieselben Infos wie ich sie von Dir bekommen habe ...

Aber ich denke so klappts

[Denny]

Allet klar!

Ich hab's rausgeschickt. Jetzt kommt das Hoffen und Beten..

Vielen Dank für die Hilfe !!

[Denny]

Hi Leute! Ich brauche dringend Hilfe... Der Projektantrag wurde nicht genehmigt und wegen sachlicher Mängel zur Nachbesserung zurückgeschickt. Ich hätte nicht beschrieben, mit welcher Software ich was womit wie installiere.

Aber ich dachte doch, man soll alles allgemein halten und erst später evaluieren, was man für Möglichkeiten hat und zwischen was man sich unterscheidet..

Ich wäre euch wirklich sehr sehr dankbar für Denkanstöße, denn jetzt wird's bei mir wirklich eng und ich weiß nicht genau, wo ich da jetzt anfangen soll....

[charmanta]

Präziser Text der Ablehnung ?

[Denny]

Hallo,

hab den Brief gerade leider nicht zur Hand, weil ich z.Zt. in der Berufsschule bin.

Aber der Text ist anscheinend ziemlich knapp gehalten. Es wurde wie gesagt bemängelt, dass ich nicht genauer Software erwähnt habe und nicht genauer definiert habe, was ich womit und wie installiere. Ich spurte mich, dass ich morgen in die Firma komm und mir das anschau, aber momentan muss ich mit dieser Info arbeiten.

Anscheinend war denen das zu allgemein verfasst. Mein Lehrer hat gesagt, das das Thema bzw. so wie es beschrieben ist, vielleicht zu dünn ist.

Ich weiß nicht, wie könnte ich das denn noch aufbohren? Beispiele angeben von Software, die ich wahrscheinlich verwenden werde bzw. zwischen der ich mich entscheiden werde?

[charmanta]

ich störe mich an dem Hinweis auf "sachliche Mängel", nicht inhaltliche Mängel.

Schreib zur Sicherheit nochmal hin, unter welchen bereits bekannten Alternativen Du auswählen wirst.

Und mir ist das ein Indiz, daß ich meinem ersten Gefühl bei Anträgen doch besser trauen werde. Offensichtlich bin ich nicht der härteste Prüfer, was Anträge angeht

Schau mal, ob Du Kontakt zum PA bekommst und ob sie Dir Auflagen mitgeben mögen, unter denen der Antrag angesichts der Zeitnot durchkommen könnte. Genauso verfahre ich grade in "meinem" PA ... die schwachen Themen werden teilweise unter harten Vorgaben akzeptiert, um hinterher keinen Unsinn zu erleben.

[Denny]

okay, hab zur Übersicht noch einmal den ganzen gepostet. Veränderungen habe ich erst mal nur bei der Anforderung gemacht, denn ich denke, dass genau dort der Haken liegt?!

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Projektbezeichnung

Planen und Einrichten eines Groupware-Konzeptes zur Optimierung von betrieblichen Prozessen und der Kommunikation unter den Mitarbeitern.

Problembeschreibung

Der in der Firma xxx übliche, aber unnötig komplizierte Informationsfluss über mehrere Eckpunkte wie E-Mail oder Hinweise auf Neuigkeiten im Intranet / auf der Homepage erschwert die Verbreitung von wichtigen Nachrichten und Mitteilungen.

Darüber hinaus sind wichtige digitalisierte Dokumente wie FAQs, Handbücher und Dokumentationen teilweise schwer und erst nach langwierigem Suchen aufzufinden, da das Konzept der Datenverteilung zwar auf Netzwerkfreigaben auf dem Intranet-Server (Windows 2003) basiert, die aktuellsten Versionen der Dateien aber zumeist auf lokalen Partitionen liegen. Das Prinzip des „Hin-und-herschickens“ per E-Mail führt hier ähnlich wie beim Informationsfluss zu Zeiteinbußen bei der Projektabwicklung und macht eine strukturierte Ordnung praktisch unmöglich.

Auf Grund dieser Defizite soll eine Strategie zur Optimierung der internen Kommunikation und des Dokumenten-Managements entwickelt und durchgeführt werden.

Anforderung

Der Auftrag lautet, geeignete Software zu finden, die in der Lage ist, Informationen auf einfache Art und Weise im Intranet zu veröffentlichen, sie im Ermessen der technischen / wirtschaftlichen Aspekte zu vergleichen und die Implementierung in die xxx-Domäne zu planen und realisieren. Bisher sind In die enge Wahl hierfür die Systeme Joomla, Microsoft Sharepoint Server und eine Realisierung des Informationen-Managements per Wiki-Software gekommen.

Zielsetzung

Ziel ist es, die Flexibilität und Effizienz unter den Abteilungen zu Erhöhen und Verzögerungszeiten zu minimieren, indem das übersichtliche Bereitstellen und Einsehen von Informationen für jeden Mitarbeiter vereinfacht und die Daten bzw. Dokumente in einem logischen System gespeichert werden, sodass jedem berechtigtem Benutzer die jeweils aktuellste Version der gewünschten Datei zur Verfügung steht.

Zeitabschätzung

Ist-Analyse erstellen

1h

Soll-Konzept ausarbeiten

4h

Abwägen von geeigneten Lösungen

4h

- Suchen nach Lösungen

- Vergleich der gegebenen Optionen

- Auswahl von evtl. Zusatz-Features (z.B. Plugins)

Beschaffung der benötigten Hard-/Software

1h

Installation und Konfiguration der Lösung

5h

- Installation der ausgewählten Software

- Integration in das Firmennetzwerk und Konfiguration nach Anforderung

- Einrichten der Benutzerkonten für Mitarbeiter

Funktionalitätstest

11h

- Testen von Zugriffsrechten mit verschiedenen Benutzerkonten

- Dateien aufspielen/verändern

- Informationen erstellen und Abrufbarkeit prüfen

Einweisung der Mitarbeiter

2h

Dokumentation

7h

Zeitaufwand

35h

Angaben zu Projektdokumentation / Zusatzmaterial

- Deckblatt

- Inhaltsverzeichnis

- Problemstellung

- Soll-Anforderung

- Projektplanung, Selektion der Problemlösung

- Durchführung des Auftrages

- Quellenangabe

- Beamer

- Laptop

- evtl. Overhead-Projektor

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Entspricht das eher den Anforderungen??

Vielen Dank für Hilfe weiterhin

[charmanta]

im Prinzip schon. Aber Du scheinst nen "scharfen" PA zu haben. Suche den direkten Kontakt über die Kammer und sprich mit dem Vorsitzenden über die nötigen Modifikationen des Antrags zur Zulassung.

Oder geh auf Nummer sicher und wechsel das Thema gegen einen, der hier als angenommen klassifiziert wurde. Wenn Du die Möglichkeiten zur Durchführung hast.

[Denny]

Projekt wurde genehmigt!

Möcht mich noch mal sehr herzlich für die Hilfe bedanken