Outlook Besprechungsanfragen

[Redox]

Hallo,

Problem:

Die in Outlook (2002) gestellten Besprechungsanfragen sollen automatisch im Kalender angezeigt werden, und nicht erst wenn man die Mail mit der Anfrage öffnet und in irgendeiner Form eine Zu-/ Absage erteilt.

Eine Zu- oder Absage soll dann beim klicken auf das Kalenderobjekt möglich sein.

Kann mir da jemand in irgendweiner Art und Weise weiterhelfen?

[gouranga]

hallo,

ich glaube da müsstest du was grundsätzliches im Outlook ändern. Es ist doch nunmal so das eine Besprechungsanfrage dazu dient, den Termin zu vereinbaren. Und wenn der erste zusagt erscheint es im Kalender.

Ich habe nichts gefunden wie man es ändern könnte.

[Redox]

Tja wie es so ist der User sagt: Das ging aber letzte Woche...

Irgendwas müsste also dran sein...

[gouranga]

? Also ein User1 verschickt an den anderen User2 eine Besprechungsanfrage, und der User1 möchte vor der Zusage den Termin in seinem Kalender eingetragen haben, so richtig verstanden?

[Redox]

genau, dann möchte er in der kalenderansicht prüfen ob das alles unter einen hut bekommt und dementsprechen zu oder absagen

[gouranga]

Wieso will User1 zu oder absagen, das ist doch der Part von User2 dem eingeladenem?

bei uns ist das so: Wenn jemand eine Besprechungsanfrage schickt, ist sie bei ihm sofort sichtbar und er sieht mit Doppelklick im Kalender die Eingetragen User und ob sie zu- oder abgesagt haben. Die User bekommen eben diese Mail und sehen den Eintrag nur im Kalender wenn sie zusagen.

[Ganymed]

Also bei meinem Outlook kann ich die Anfrage öffnen, und in der Menüleiste habe ich dann auch einen Button "Kalender..." in dem ich in meinen Kalender wechseln kann ohne Zu- oder Absagen zu müssen.

[gouranga]

Hm ,wir haben 2003er hier. Kann auch sein, das man das über eine Policy einstellen kann.

[Redox]

nein nein das is schon klar der user ist in dem falle user2... also der der die anfrage bekommt...

Szenario:

Der User ist 1 tag nicht im Haus und bekommt in der Zeit zB 3 Besprechungsanfragen. Am nächsten Tag möchte er nicht die Mails nach Besprechungsanfragen durchforsten müssen (naja sind ja symbolisch abgesetzt) will er in der Kalenderansicht die Besprechungen ansehen können und dann planen zu welcher er geht und zu welcher nciht und direkt aus dem kalenderobjet zu oder absagen...

etwas vergleichbares passiert wenn man die mail öffnet und wieder schließt dann wird der termin eingetragen allerdings auch mit vorbehalt zugesagt...

[Ganymed]

Naja, wenn du die Mail öffnest, dann kennzeichnest du, dass du den Termin zur Kenntnis genommen hast, allerdings noch nicht weißt, ob du kommen kannst (alternativ halt den Kalender-Button nutzen und dann entscheiden). Einfach gleich was eintragen, wäre doch dumm für denjenigen, der die Anfrage gestellt hat. Der muss schließlich wissen, ob wer von dem Termin Kenntnis hat und könnte ihn dann gezielt kurz vor dem Termin nochmal anrufen und fragen, ob er kommt oder nicht; bzw. bei Nicht-Kennitnisnahme nocheinmal genauer nachaken.

Meines Erachtens stellt das die Gesamte Funktion in Frage.

[Redox]

ich habe das ganze nun noch einmal mit jemd anderen ausprobiert

ich sende eine besprechungsanfrage und diese erscheint tatsächlich direkt bei diesem teilnehmer im kalender noch bevor er die mail überhaupt geöffnet hat...

wenn er das kalenderelemet öffnet kommt sozusagen das posteingangsfenster mit der leiste zusagen absage etc...

das selbe andersherum funktioniert nicht... wo konnte mn denn im outlook mit der automatischen terminbestätigung?

[gouranga]

hm, ok. bei uns erscheinen die buttons zur zu/absage direkt in der mail.

Bei den Optionen - Einstellungen - Kalenderoptionen , kann ich zusagen nur wählen, bei Andere Besprechungszeiten vorschlagen mit: Zusagen eben

[Redox]

Zur Vollständigkeit, dass Problem hat sich gelöst, und zwar erscheinen die Anfragen immer, auch wenn man die dazu gehörende Mail nicht öffnet im Kalender, in diesem Fall war die Aktualisierungszeit mit dem Exchangeserver zu hoch eingestellt sprich die Terminanfragen brauchten bis zu einer halben Stunde bis sie im Kalender erschienen sind

[hades]

Outlook 2003:

Optionen -> Einstellungen -> Kalenderoptionen -> Ressourcenplanung

Dort dann "Automatisch Besprechungsanfragen annehmen/Absagen bearbeiten"

Je nach Bedarf die weiteren Punkte:

- Besprechungsanfragen bei Ueberschneidungen automatisch ablehnen

- Anfragen zu Besprechungsserien automatisch ablehnen