Bitte um Kritik am Projektantrag (Informatikkaufmann)

[Benytha]

Hallo,

Ich befinde mich derzeit in der Ausbildung zum Informatikkaufmann. Nun ist es auch bei mir soweit und ich muss meinen Projektantrag einreichen.

Diesen wollte ich erst einmal "prüfen" lassen bevor ich den einreiche. Leider habe ich etwas Probleme mit dem Zeitplan. Ich kann nicht wirklich schätzen, wie lange ich für welchen Schritt benötige.

Projektbezeichnung

Planung der Beschaffung eines neuen Zeiterfassungssystems für Firma XY.

Projektbeschreibung

Auftraggeber ist mein Ausbildungsbetrieb die Firma XY.

Momentan werden im Zeiterfassungssystem der Abteilung A in der FirmaXY ca. 40 Mitarbeiter erfasst. Dieses Zeiterfassungssystem ist sehr benutzerunfreundlich und dementsprechend ist die Pflege der Arbeitszeitkonten sehr zeitintensiv. Das System erkennt beispielsweise keine Verletzungen der Kernarbeitszeit, sodass die Arbeitszeitkonten aller erfassten Mitarbeiter täglich manuell überprüft und mit Urlaubsansprüchen und Krankmeldungen abgeglichen werden müssen.

Durch die Einführung einer neuen Dienstvereinbarung über Gleitzeit für das technische Personal und die Sekretariate der wissenschaftlichen Abteilungen müssen noch einmal ca. 35 Mitarbeiter erfasst werden. Dadurch erhöht sich der Aufwand der täglichen Prüfung nochmals. Des Weiteren gibt es zusätzliche Kosten für die Beschaffung und Kodierung neuer Transponder für das alte System und es ist davon auszugehen, dass die Fehlerquote bei doppelter Datenmenge zunimmt.

Aus diesem Grund soll für die Firma XY ein neues Zeiterfassungssystem beschafft werden, mit dem Ziel:

• die Prüfung der Arbeitszeitkonten vom Zeiterfassungssystem ausführen zu lassen
  
• dadurch den manuellen Aufwand der Sachbearbeiter und die daraus resultierende Fehlerquote zu reduzieren
  
• Kosten zu senken
  
• Zusätzlich weiter Teile der Personalverwaltung zu digitalisieren (Urlaub, Krankmeldungen usw.)
  

Aktivitätenplan/Phasenmodell

Phase 1 – Vorbereitung

Durchführung einer Ist-Analyse (4h)

Durchführung einer Schwachstellenanalyse (2h)

Erarbeitung eines Soll-Konzeptes (4h)

Phase 2 – Markterkundung

Ermittlung geeigneter Zeiterfassungssysteme (4h)

Einholen von Angeboten (2h)

Phase 3 – Auswertung

Angebotsvergleich der Zeiterfassungssysteme (3h)

Vergleich der Alternativen mit dem aktuellen System (3h)

Kosten- / Nutzenanalyse (6h)

Phase 4 – Entscheidungsfindung

Erstellen einer Entscheidungsvorlage (1h)

Phase 5 – Dokumentation

Erstellen der Projektdokumentation (5h)

Gesamt : 34h

[breiti]

Momentan werden im Zeiterfassungssystem der Abteilung A in der FirmaXY ca. 40 Mitarbeiter erfasst. Dieses Zeiterfassungssystem ist sehr benutzerunfreundlich und dementsprechend ist die Pflege der Arbeitszeitkonten sehr zeitintensiv. Das System erkennt beispielsweise keine Verletzungen der Kernarbeitszeit, sodass die Arbeitszeitkonten aller erfassten Mitarbeiter täglich manuell überprüft und mit Urlaubsansprüchen und Krankmeldungen abgeglichen werden müssen.

sehr benutzerfreundlich...dementsprechend: finde ich nicht sehr plausibel! Benutzerfreundlichkeit kann auch eine weniger Zeitintensive pflege beinhalten und sollte sie von vornherein.

Bei welcher IHK bist du?

Müsst ihr das da wirklich so kurz fassen? Ich habe damals 7 Din A4 Blätter geschrieben und meinen Aufgabenbereich sehr ausführlich darlegen müssen (was geplant ist).

[Benytha]

IHK Halle/Dessau.

Ich habe ein Formular zugeschickt bekommen und da habe ich für die Projektbeschreibung gerade einmal eine halbe Seite Platz.

Die Benutzerunfreundlichkeit erkläre ich doch in dem Satz darunter an einem Beispiel.

Das System erkennt beispielsweise keine Verletzungen der Kernarbeitszeit, sodass die Arbeitszeitkonten aller erfassten Mitarbeiter täglich manuell überprüft und mit Urlaubsansprüchen und Krankmeldungen abgeglichen werden müssen.

Wie sieht der Zeitplan aus, kann man den so nehmen? Was ist, wenn ich für einzelne Arbeitsschritte doch mehr oder weniger Zeit brauche?

[Benytha]

Hab meinen antrag nochmal überarbeitet. Ich hoffe das passt etwas besser. Hab das "sehr benutzerunfreundlich" und "dementsprechend" mal rausgelassen.

Projektbezeichnung

Planung der Beschaffung eines neuen Zeiterfassungssystems für Firma XY.

Projektbeschreibung

Auftraggeber ist mein Ausbildungsbetrieb die Firma XY.

Momentan werden im Zeiterfassungssystem der Abteilung A in der FirmaXY ca. 40 Mitarbeiter erfasst. Kritikpunkte am derzeitigen Zeiterfassungssystem sind:

- umständliche und zeitaufwendige Bedienung der Software

o neue Mitarbeiter können nur mit Hilfe der EDV Abteilung angelegt werden

o das Programm „vergisst“ Daten von Freitag oder vom Wochenende zu verarbeiten Þ Bearbeitung wieder nur unter Mithilfe der EDV möglich

o am Ende eines Kalenderjahres muss für jeden Mitarbeiter der Jahreskalender sowie die Feiertage für das Folgejahr manuell eingegeben werden

- unvollständiges Fehlerprotokoll

o Buchungsfehler oder Kernarbeitszeitverletzungen des vergangenen Tages werden nicht angezeigt Þ der Sachbearbeiter muss jeden Mitarbeiter jeden Tag von Hand auf Vollständigkeit der Buchungen und Kernarbeitszeitver-letzungen kontrollieren

- keine ablesbaren Nummern auf den Transpondern

- Transponder können nicht ausgelesen werden

- Neubeschaffung und Codierung von Transpondern ist sehr kostenintensiv

Durch die Einführung einer neuen Dienstvereinbarung über Gleitzeit für das technische Personal und die Sekretariate der wissenschaftlichen Abteilungen müssen noch einmal ca. 35 Mitarbeiter erfasst werden. Dadurch erhöht sich der Aufwand der täglichen Prüfung nochmals. Des Weiteren gibt es zusätzliche Kosten für die Beschaffung und Kodierung neuer Transponder für das alte System und es ist davon auszugehen, dass die Fehlerquote bei doppelter Datenmenge zunimmt.

Aus diesem Grund soll für die Firma XY ein neues Zeiterfassungssystem beschafft werden, mit dem Ziel:

* die Prüfung der Arbeitszeitkonten vom Zeiterfassungssystem ausführen zu lassen

* dadurch den manuellen Aufwand der Sachbearbeiter und die daraus resultierende Fehlerquote zu reduzieren

* Kosten zu senken

* Zusätzlich weiter Teile der Personalverwaltung zu digitalisieren (Urlaub, Krankmeldungen usw.)

Aktivitätenplan/Phasenmodell

Phase 1 – Vorbereitung

Durchführung einer Ist-Analyse (4h)

Durchführung einer Schwachstellenanalyse (2h)

Erarbeitung eines Soll-Konzeptes (4h)

Phase 2 – Markterkundung

Ermittlung geeigneter Zeiterfassungssysteme (4h)

Einholen von Angeboten (2h)

Phase 3 – Auswertung

Angebotsvergleich der Zeiterfassungssysteme (3h)

Vergleich der Alternativen mit dem aktuellen System (3h)

Kosten- / Nutzenanalyse (6h)

Phase 4 – Entscheidungsfindung

Erstellen einer Entscheidungsvorlage (1h)

Phase 5 – Dokumentation

Erstellen der Projektdokumentation (5h)

Gesamt : 34h

[breiti]

Das sieht doch schon besser aus.

Wenn du nur eine Din A 4 Seite (oder gar eine halbe Seite) zur verfügung hast, dann reicht das wirklich vollkommen aus.

Die Zeiteinteilung würde ich nochmal ein wenig überdenken.

Für die Entscheidungsfindung hast du lediglich nur 1 Stunde eingeplant.

Halte ich für ein wenig dürftig.

Solltest du in deinem Projekt merken, dass es zu zeitlichen verschiebungen kommt, schreibst du das einfach in die Dokumentation hinein. Achte aber bitte darauf, dass es ausgeglichen ist. Also:

- Zeiteinsparung berechtigt an anderer Stelle für mehr Arbeitszeit und umgekehrt.

Ist alles kein problem wenn du es entsprechend dokumentierst und kurz erläuterst warum du dich da so verkalkuliert hast.

Erfahrungsgemäß werden für die Doku oft mind. 6h eingesetzt (es sind aber eigentlich ein "paar" Stunden mehr ). Also hier vielleicht zwischen 6-8h

Für dein Finale solltest du auch etwas mehr als 1h einplanen. Für die Entscheidungsfindung und die Erstellung einer Entscheidungsvorlage wird man schon ein wenig länger brauchen. Zumal das ja auch die Arbeit ist, auf die du zuvor hingearbeitet hast (natürlich sorgt eine gute Vorarbeit für eine erhebliche Zeitersparnis an dieser Stelle)

Ich schaue mal eben ob ich meinen Antrag noch finde, dann poste ich dir den mal eben!

[Benytha]

Genau darin liegt mein Problem. Woher soll ich jetzt schon wissen wie lange ich für den Vergleich der Angebote brauchen werde oder wie lange mich die Kosten-/Nutzenanalyse beschäftigt usw. ?

Die Entscheidungsfindung kann doch eigentlich nicht sehr lange dauern, das es sich ja (hoffentlich) am Ende der ganze Vergleiche herauskristalisiert, welches neue Zeiterfassungssystem es werden soll. Die Entscheidungsfindung ist daher doch eigentlich der ganze Prozess oder irre ich mich?

//edit:

Ich könnte es ausführlicher machen. Habe in meinem Antrag gesehen, dass bei Projektbeschreibung ein * steht, was soviel bedeutet wie, "wenn der Platz nicht reicht, dann hänge eine Anlage an den Antrag"

[breiti]

Ich finde auch deine 1. Phase schon ein wenig...viel.

Diese Gliederung wurde gerade in einem anderen Thema gepostet und ist direkt von dem onlineverfahren der ihk niederrhein.

1. Projektbezeichnung

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

1.2 Ist-Aufnahme und Ist-Analyse

2. Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes/Teilprojektes erreicht sein?

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

2.3 Welche qualitätssichernden Maßnahmen haben Sie vorgesehen?

2.4 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

3. Projektstrukturplan entwickeln / Projektphasen

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich

3.2 Haupt- und Teilaufgaben auflisten

3.3 Programmiersprache / Betriebssystem / Software-Entwicklungswerkzeuge

4. Projektphasen

4.1 Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

Vielleicht fällt dir damit die zeitliche Aufteilung ein wenig einfacher?