Projektantrag IT-Kaufmann/frau

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Hallo Leute,

ich habe einige Fragen bezüglich 2er Projektanträge (IT-Kaufmann/frau) und vielleicht könnt Ihr mir da weiterhelfen, danke.

In dem ersten Projektantrag geht es um das Erstellen eines Pflichtenheftes für eine Wissensdatenbank. Meine Erste Frage wäre ob es sich dabei um einen Auftrag oder einen Teilauftrag handelt. Die Zweite Frage wäre, ob die Projektphasen so in Ordnung sind und wie man die Kosten-Nutzen-Analyse auf dieses Thema anwendet (im Grund fallen die Kosten ja nur für meine Arbeitszeit an).

Außerdem bin ich mir auch nicht sicher, was bei Geplante Dokumentation noch so alles dazu gehört, dass sieht bei mir irgendwie so wenig aus...

1. Projektbezeichnung:

Erstellung eines Pflichtenheftes für eine firmeninterne EDV-Wissensdatenbank zur Verbesserung der Informationsbeschaffung und des Informationsaustausches.

2. Projektumfeld:

Da das Projekt den Mitarbeitern des Amtes dient, wird dieses auch dort durchgeführt.

3. Kurze Projektbeschreibung:

Im Staatlichen Schulamt gibt es derzeit nur 2 Mitarbeiter die sich um die anstehenden EDV-Probleme kümmern. Oft werden diese mit einfachen, häufig wiederkehrenden Problemen konfrontiert.

Durch diesen Umstand fehlt es den Mitarbeitern an Zeit, sich um deren eigentliche Hauptaufgabe, die EDV-Administration, zu kümmern.

Daher kam mir die Idee, eine firmeninterne Wissensdatenbank zu erstellen, die die Mitarbeiter des Amtes animieren soll, insofern möglich, EDV-Probleme selbstständig zu lösen. Weitere Ziele dieser Wissensdatenbank sind unter anderem, die Entlastung der EDV-Administratoren, das Entfallen der Wartezeit auf die benötigte Hilfe bei einfachen Computerproblemen, sowie eine schnellere Einarbeitung für zukünftig auszubildende Informatikkaufleute und EDV-Administratoren.

Zum Abschluss meines Projektes erhält der EDV-Administrator des Amtes mein fertiges Pflichtenheft und kann sich um die Umsetzung des Projektes kümmern.

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden:

Ist-Analyse 4 Std.

Soll-Konzept 6 Std.

Kosten-Nutzen-Analyse 3 Std.

Erstellung des Pflichtenheft 14 Std.

Projekt-Dokumentation 8 Std.

Gesamt 35 Std.

5. Geplante Dokumentation zur Projektarbeit:

Pflichtenheft

Projektdokumentation

Kann man im zweiten Antrag bei der Projektbeschreibung den letzten Abschnitt dazu nehmen (Das Projekt beinhaltet die Beschaffung...), oder sollte man diesen besser weglassen?

1. Projektbezeichnung:

Beschaffung und Inbetriebnahme eines Barcode-Systems, zur Erleichterung der jährlichen Inventur im Amtshaushalt.

2. Projektumfeld:

Das Projekt wird im eigenen Unternehmen durchgeführt.

3. Kurze Projektbeschreibung:

Die jährliche Inventur erfolgte bisher manuell, durch Zählen des Inventars in den entsprechenden Räumen, handschriftliches Notieren und Übernahme der Ergebnisse in eine entsprechende „Rauminventarliste“, ein Worddokument welches im jeweiligen Raum ausgehängt wurde. Anschließend wurden die Daten noch in SAP eingegeben.

Da dies aufgrund der Menge der Arbeitsschritte sehr viel Zeit in Anspruch nahm und des Öfteren Fehler beim Zählen auftraten, gab der Schulamtsleiter den Auftrag, die Inventur mit entsprechender IT-Technik zu unterstützen.

Mit der Einführung eines Barcode-Systems, welches aus einer Inventarisierungssoftware, einem Barcodescanner und einem Laptop besteht, können die Daten mobil erfasst werden, was den Vorteil hat, dass die Zeit, die die Inventur in Anspruch nimmt, gesenkt, die Mitarbeiter entlastet und Fehler vermieden werden. Auch Raum- oder Inventarabfragen können leichter durchgeführt werden.

Das Projekt beinhaltet die Beschaffung der dazugehörigen Hard- und Softwarekomponenten, nach vorheriger Kosten-Nutzen-Analyse, die Installation und Konfiguration der Software, sowie eine Kurzeinführung der Benutzer im Umgang mit dem System. Die anschließende Ersterfassung der Daten ist nicht Bestandteil des Projektes.

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden:

Ist-Analyse 3 Std.

Ermittlung des Sollzustands (Ermittlung von Hardware- und Softwarekomponenten) 5 Std.

Kosten-Nutzen-Analyse 5 Std.

Preisanfragen und Auswahl eines Anbieters 4 Std.

Hard- und Softwarebeschaffung 3 Std.

Installation und Konfiguration der bestellten Komponenten 4 Std.

Testeingaben und Abnahme 3 Std.

Mitarbeitereinweisung 3 Std.

Dokumentation 5 Std.

Gesamt: 35 Std.

5. Geplante Dokumentation zur Projektarbeit:

Projektdokumentation

Preisanfragen

Angebote von Firmen

Soo das sind Sie. Für Hilfe und Anregungen wäre ich sehr dankbar.

Gruß

Chris

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Hallo,

zu Projekt 1:

Soll das Projekt letztendlich auf ein Wiki hinauslaufen, in dem jeder Benutzer dann nachschlagen kann, wenn er Probleme hat?

Erste Frage hier wäre, wer pflegt dann dieses Wiki, die Admins? Denn es ist ja nicht damit getan einmal alles einzugeben.

zu Projekt 2:

Ich verstehe hier nicht was die Automatisierung soll. Ob ich nun per Hand zähle oder an jedes Objekt den Scanner halte und er eben dieses automatisch übernimmt. Die Fehleranfälligkeit sehe ich ebenfalls, wenn ich hunderte Objekte zählen muss oder 100 mal scanne, es kann in beiden Fällen ein falsches Ergebnis raus kommen. Ich würde nur die digitale Nachbearbeitung von Vorteil sehen, obwohl ich dann die Frage stelle, wenn schon SAP eingesetzt wird, warum nicht direkt die Daten in SAP aus dem Scanner übernehmen

HTH Phil

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Also danke erstmal für deine rasche Antwort!

Zu dem Projekt 1:

Die Wissensdatenbank soll ähnlich wie Wiki aufgebaut sein. Einträge können von allen Benutzer eingegeben werden, wobei Einträge von "nicht Admins/User" erst überprüft werden. Es wird also eine Anmeldung geben und auch Admins. Dadurch lassen sich dann auch verschiedene Themenbereiche erstellen die auch nur mit bestimmten Rechten gelesen werden können, sprich Einträge unter Administration (z.B. wie spiele ich ein Image auf) können dann nur mit bestimmten von Admins festgelegten Rechten gelesen werden.

Die Einträge lassen sich so über verschiedene Kategorien finden, oder mit einer Schnellsuche (wie bei Wiki mit Suchbegriff/wort). Außerdem können registrierte Benutzer einige zusatz Funktionen benutzen wie automatische E-Mailbenachrichtigung, wenn ein neuer Beitrag (natürlich auch Rechte abgestimmt) freigeschalten worden ist.

Das Problem ist halt nur, dass ich so was ja nicht in die Projektbeschreibung schreiben kann, sondern in das Pflichtenheft und ich weiß einfach nicht wieviel ich dazu in den Antrag einbringen muss.

Ok zu dem 2ten Antrag:

Mein Hauptaugenmerk lag auf der Zeitersparnis und der Nachbereitung, was mit einem Handscanner + Software ja viel einfacher und schneller (wenn einmal eingerichtet) als per Hand und Worddokument wie momentan.

Die Fehlerquellen werden ja trotzdem verringert, da man Inventar nicht mehrmals einscannen kann, oder versehentlich Inventar falschen Räumen zuordnet. Diese Fehler können ja nur bei handschriftlichen eintragen vorkommen. Das ein Handscanner nicht fehlerfrei arbeit ist mir klar, aber ich denke trotzdem das er mehr Vorteile als Nachteile bietet.

Soweit ich das verstehe lassen sich diese erfassten Listen dann auch mit SAP verbinden, also übertragen. Ansonsten müsste ein Modul für SAP nachgekauft werden und die Software für den Scanner könnte ich kostenlos erhalten.

Meinst Du nicht, dass das als Grundlage für ein Abschlussprojekt reicht?

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Ich habe eine Ausbildung zum FI gemacht. Im Grunde hören sich beide Projekte sinnvoll an. Es sind halt die beiden Punkte, bei denen sich mir die Frage gestellt hat, ob es wirklich zu einer Optimierung der Arbeitsprozesse führt (ist aber nicht Thema des Antrages).

Ist aber auch, dass ich das ganze eher aus dem Informatikbereich her sehe

HTH Phil

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Ok, vllt. kann jemand aus kaufmännischer Sicht noch etwas dazu schreiben.