Projekt FASI / E-Mail-, Kalender-, und Aufgabeverwaltung

[mydom]

Hi,

ich bin gerade dabei meinen Projektantrag zu vollenden und wollte mal von euch hören was ihr davon haltet. Ich bin Fachinformatiker - Systemintegration und für mich ist die IHK-Pfalz in Ludwigshafen zuständig.

Hier mein Antrag:

Thema der Projektarbeit:

Bereitstellen einer zentralisierten E-Mail-, Kalender- und Aufgabeverwaltung

Projektbeschreibung:

Derzeit sind die E-Mail-Konten und Kalender der einzelnen Mitarbeiter auf deren Arbeitsstationen lokal gespeichert was bei einem Ausfall der Arbeitsstation den Verlust der kompletten E-Mail-Daten bedeutet.

Kalendereinträge werden zunächst lokal erstellt und dann per E-Mail an die entsprechenden Kollegen gesendet. So können bei der Verteilung oder Aktualisierung der Termine Mitarbeiter vergessen werden wodurch unterschiedliche Terminplanungen entstehen. Des Weiteren werden gelöschte Termine nicht mehr als Einladung gesendet wodurch veraltete Termine verweisen.

Eine richtige Aufgabenverwaltung existiert derzeit ebenfalls nicht. Aufgaben werden per E-Mail an die entsprechenden Kollegen geschickt was zur Folge hat dass mehrere Kollegen die gleiche Aufgabe zugeteilt bekommen und Absprachen getroffen werden müssen sodass die Aufgaben nicht mehrfach erledigt werden. Eine Überwachung der derzeitigen Aufgaben gestaltet sich schwierig da eine versehentlich gelöschte E-Mail gleichbedeutend ist mit dem Verlust der Aufgabe.

Zukünftig sollen die E-Mail-Konten auf einem Server verwaltet werden sodass durch eine geeignete Backup-Strategie die Datensicherheit gewährleistet werden kann.

Der Kalender soll zentral auf einem Server gespeichert werden. Alle eingetragenen Termine sollen an den Server gesendet werden und die Arbeitsstationen der Mitarbeiter sollen mit diesem Kalender synchronisiert werden wodurch eine einheitliche Terminplanung gewährleistet werden soll.

Des Weiteren soll eine zentralisierte Aufgabenverwaltung geschaffen werden die es den Mitarbeiter ermöglicht Aufgaben aus einem „Topf“ zu nehmen und diese zu bearbeiten sodass eine klare Zuweisung der Aufgaben erfolgt. Die Überwachung des Aufgabenstatus soll dabei ebenfalls möglich sein sodass jederzeit nachvollzogen werden kann wer gerade mit welcher Aufgabe beschäftigt ist.

Das Projekt wird in der eigenen Firma durchgeführt und soll die anfallenden Geschäftsprozesse optimieren.

Projektumfeld:

Die ArcoSYS Computervertriebs GmbH ist ein kleines Unternehmen welches hauptsächlich im Vertrieb von Hardware, Software und Computerzubehör tätig ist. Die Zielgruppe sind größtenteils private Endkunden sowie kleine Unternehmen bei welchen die Installation und Wartung des Netzwerks und der Systeme durchgeführt wird. Die Firma beschäftigt 12 Mitarbeiter wovon 5 Mitarbeiter überwiegend Servicetätigkeiten, wie zum Beispiel die Reparatur und Wartung von Systemen, durchführen. Die restlichen Mitarbeiter werden im Ein- und Verkauf für das Ladengeschäft sowie für die Abwicklung der Reklamationen eingesetzt.

Projektphasen:

- Projektstart mit Mitarbeiterbsprechungen 2 Std.

- Ist-Analyse 1 Std.

- Soll-Konzept und Pflichtenheft 2 Std.

- Evaluierung der Hardwarekomponenten 0,5 Std.

- Evaluierung der Softwarekomponenten 0,5 Std.

- Evaluierung der Sicherungsstrategien 0,5 Std.

- Angebotseinholung für Soft- und Hardware 0,5 Std.

- Bau des Serversystems 2 Std.

- Einrichtung der Backup-Lösung 1 Std.

- Installation von Betriebssystems und Software 2 Std.

- Konfiguration der Verwaltungssoftware 4 Std.

- Einrichten der Benutzergruppen und Benutzer 2 Std.

- Portierung der vorhanden Daten auf den Server 2 Std.

- Einrichtung der Arbeitsstationen 3 Std.

- Testphase 4 Std.

- Projektdokumentation 6 Std.

- Projektabschluss mit Mitarbeitereinführung 2 Std.

Danke schon mal im Voraus.

MFG

[hume]

Sers Dome

sieht gut aus, denk der kommt so durch.

Würd evtl. bei der Zeitplanung nur ganze Stunden angeben.

Bin leider noch net ganz so weit

Gruß

Tim

[disarstar]

- Projektdokumentation 6 Std.

da denke ich wirst du Probleme bekommen.

Soweit ich weiss sollten da mindestens 8 Stunden eingeplant werden.

Jedenfalls ist das die Aussage unseres Bildungsträgers die rund 150 Projekte im Jahr begleiten.

[disarstar]

sry für Doppelpost, war zu langsam beim Editieren.

Bei uns war es so das der Antrag online abgewickelt wurde.

https://194.245.121.41/musterantrag.htm

1. Projektbezeichnung

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

1.2 Ist-Analyse

2. Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

3. Projektphasen detailliert mit Zeitplanung in Stunden und Gesamtstunden

Aus eigener Erfahrung kann ich dir nur eins raten. Mach dir beim Antrag schon im detailiert Gedanken. Denn die Arbeit die du in den Antrag steckst kommen in deine Doku und stecken den Rahmen für dein Projekt. Und bei der Zeitplanung mach dir wirklich Gedanken über deine zu erledigende Aufgaben und vorallem über Zeitpuffer. Das IST und SOLL übernimmst du ja für das Projekt. Änderungen zu deinem Antrag dokumentierst du ja.

Mein Antrag ist direkt durchgegangen und die Doku hatte 87% obwohl das Projektziel nich ereicht wurde.

Finde trotzdem alles in allem den bisherigen Antrag nicht schlecht. Trotzdem vielleicht noch etwas ausarbeiten bei der Zeitplanung/Phasenplanung. So könntest du es einwenig strukturieren. Du Planst ja einzelne Phasen und deren Inhalt.

Konzeptphase

• Unterpunkt
  
• Unterpunkt
  

Planungsphase

• Unterpunkt
  
• Unterpunkt
  

Umsetzungsphase

• Unterpunkt
  
• Unterpunkt
  

Testphase

• Unterpunkt
  
• Unterpunkt
  

Auslieferungsphase

• Übergabe...
  
• ...
  

So kannst du einzelne Phasen besser Zeitlich darstellen auch später für die Präsentation und beim Soll ist Vergleich...

Ausserdem ist mir dein genanntes Projektumfeld zu dünn. Dort nennst du nur die Fa. und was Sie macht. Dort solltest du vielleicht noch angeben Wo du es umsetzt? Standort X Serverraum Y. findet die Umsetzungsphase statt. Planungsphase im Büro. Testphase ganz woanders....

Bearbeitet 11. Januar 2009 von disarstar