Projektbeschreibung E-Mail Archivierung

[Beatle]

hallo, könntet ihr bitte mal einen blick auf die detailierte Projektbeschreibung werfen und eure meinungen/verbesserungsvorschläge nennen

Mit ** Auslandsvertretungen und Niederlassungen in Spanien, der Schweiz, Italien und China agiert ** GmbH & Co. KG weltweit. Die primäre Geschäftskommunikation erfolgt über das Telefon gefolgt vom E-Mail-Dienst, sowohl zwischen den Mitarbeitern untereinander als auch zum Informationsaustausch mit anderen Unternehmen. Für den täglichen E-Mail-Versand steht ein dezentral ausgelegter Mailserver bereit.

Durch das hohe Mail-Aufkommen (~10.000 E-Mails pro Tag) verringert sich die Performance des Mailservers und die Postfächer überschreiten ihre Speichergrenze. Durch das Beschränken der Postfachgröße zwingt es indirekt E-Mails zu löschen. Damit ist jedoch das Risiko hoch, geschäftsrelevante Informationen für immer zu verlieren. Bisher sind die Mitarbeiter für die Aufbewahrung ihrer E-Mails und deren Anhänge selbst verantwortlich. Das hat den Nachteil, dass geschäftsrelevante Emails unwiderrufbar von den Anwendern gelöscht werden können. Festplatten lediglich zu vergrößern oder unsere Server Farm zu erweitern schafft unnötige Kosten, Wartung und Administration und ist somit keine Lösung.

Durch die Schuldrechts- und Zivilrechtsreform Anfang 2002 muss Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr wie ein Papierdokument zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt sowie prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen. Gemäß Handelsgesetzbuch und Abgabeordnung muss die Speicherung von Dokumenten in herkömmlichen Papierarchiven und in elektronischen Systemen einer Reihe von Anforderungen genügen: Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhalt der Aufbewahrungsfristen und Prüfbarkeit.

Das Ziel meiner Projektarbeit ist die Auswahl und Implementierung einer zentralen E-Mail Archivierungslösung die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine performante, automatische und revisionssichere E-Mail Archivierung in Microsoft Exchange 2003 ermöglicht. Meine Produktauswahl erfolgt durch eine Entscheidungsmatrix die auf kaufmännische und technische Kriterien aufbaut. Durch das automatische Archivieren der E-Mails wird unser Mail-Server entlastet und Speicherplatz eingespart. Backups werden dadurch schneller durchgeführt und die gesamte Performance steigt. Die Ablage älterer E-Mails in extra dafür eingerichtete Archiv-Ordner soll abgeschafft werden und durch eine zentrale Sammelstelle aller E-Mails ersetzt werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails und den dazugehörigen Dateianhängen soll per Volltextsuche direkt aus der Oberfläche von Microsoft Outlook 2003 heraus stattfinden.

[volker81]

Ich-Form

Keine Entscheidungsfindung

Kein Zeitplan

[Beatle]

hier ist nochmal der gesamte projektantrag

hallo, könntet ihr bitte mal einen blick auf die detailierte Projektbeschreibung werfen und eure meinungen/verbesserungsvorschläge nennen

Implementierung einer Email-Archivierung für Microsoft Exchange 2003 unter Berücksichtigung der gesetzlichen Grundlagen.

Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden:

1. Konzeption des Ist-Zustandes (1 Stunde)

2. Konzeption des Soll-Zustandes (5 Stunden)

Konzeption für die Email - Archivierungslösung (2 Std.)

Konzeption des Installationsortes (1. Std.)

Konfigurationskonzeption der Software (2 Std.)

3. Vorbereitungen (7 Stunden)

Auswahl einer Softwarelösung unter Berücksichtigung der Kriterien (4 Std.)

Ermittlung der Systemvoraussetzungen sowie Funktionsweise der Lösung (1,5 Std.)

Ermittlung der rechtlichen Anforderungen(1,5 Std.)

4. Installations- und / Implementierungsphase (9 Stunden)

Installation und Konfiguration der Software (7 Std.)

Durchführung von Systemtests (2 Std.)

5. Fazit und Bewertung (2 Stunden)

Dokumentation der aufgetretenen Fehler (1 Std.)

Fazit zur Durchführung des Projektes (1 Std.)

6. Erstellung der Projektdokumentation (9 Std.)

7. Übergabe des Projektes bei der (2 Std.)

Kalkulierte Gesamtdauer des Projektes: 35 Stunden

Geplante Dokumentation zur Projektarbeit:

1. Inhaltsverzeichnis

2. Definition des Projektes

3. Konzeption des Ist-Zustandes

4. Konzeption des Soll-Zustandes

Konzeption für die E-Mail Archivierungslösung

Konzeption des Installationsortes

Konfigurationskonzeption der Software

5. Vorbereitungen

Auswahl einer Softwarelösung unter Berücksichtigung der Kriterien

Ermittlung der Systemvoraussetzungen sowie Funktionsweise der Lösung

Ermittlung der rechtlichen Anforderungen

6. Installations- und / Implementierungsphase

Installation und Konfiguration der Software

Durchführung von Systemtests

7. Fazit und Bewertung

Dokumentation der aufgetretenen Fehler

Fazit zur Durchführung des Projektes

8. Soll- / Ist-Vergleich

9. Anhang

Benutzerhandbuch

Mit ** Auslandsvertretungen und Niederlassungen in Spanien, der Schweiz, Italien und China agiert ** GmbH & Co. KG weltweit. Die primäre Geschäftskommunikation erfolgt über das Telefon gefolgt vom E-Mail-Dienst, sowohl zwischen den Mitarbeitern untereinander als auch zum Informationsaustausch mit anderen Unternehmen. Für den täglichen E-Mail-Versand steht ein dezentral ausgelegter Mailserver bereit.

Durch das hohe Mail-Aufkommen (~10.000 E-Mails pro Tag) verringert sich die Performance des Mailservers und die Postfächer überschreiten ihre Speichergrenze. Durch das Beschränken der Postfachgröße zwingt es indirekt E-Mails zu löschen. Damit ist jedoch das Risiko hoch, geschäftsrelevante Informationen für immer zu verlieren. Bisher sind die Mitarbeiter für die Aufbewahrung ihrer E-Mails und deren Anhänge selbst verantwortlich. Das hat den Nachteil, dass geschäftsrelevante Emails unwiderrufbar von den Anwendern gelöscht werden können. Festplatten lediglich zu vergrößern oder unsere Server Farm zu erweitern schafft unnötige Kosten, Wartung und Administration und ist somit keine Lösung.

Durch die Schuldrechts- und Zivilrechtsreform Anfang 2002 muss Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr wie ein Papierdokument zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt sowie prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen. Gemäß Handelsgesetzbuch und Abgabeordnung muss die Speicherung von Dokumenten in herkömmlichen Papierarchiven und in elektronischen Systemen einer Reihe von Anforderungen genügen: Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhalt der Aufbewahrungsfristen und Prüfbarkeit.

Das Ziel meiner Projektarbeit ist die Auswahl und Implementierung einer zentralen E-Mail Archivierungslösung die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine performante, automatische und revisionssichere E-Mail Archivierung in Microsoft Exchange 2003 ermöglicht. Meine Produktauswahl erfolgt durch eine Entscheidungsmatrix die auf kaufmännische und technische Kriterien aufbaut. Durch das automatische Archivieren der E-Mails wird unser Mail-Server entlastet und Speicherplatz eingespart. Backups werden dadurch schneller durchgeführt und die gesamte Performance steigt. Die Ablage älterer E-Mails in extra dafür eingerichtete Archiv-Ordner soll abgeschafft werden und durch eine zentrale Sammelstelle aller E-Mails ersetzt werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails und den dazugehörigen Dateianhängen soll per Volltextsuche direkt aus der Oberfläche von Microsoft Outlook 2003 heraus stattfinden.