Projektantrag ITSK Konsolidierung der Druckerlandschaft

[mitchmaster]

Hallo zusammen,

wollte mal wissen, ob mein Projektantrag so O.K. ist?

Vielen Dank für eure Hilfe. Über Feedback freue ich mich sehr!!

Antrag:

Konsolidierung der Druckerlandschaft und Schulung des Personals

Derzeit hat die :) GmbH 25 Mitarbeiter. Die Firma ist in drei Abteilungen eingeteilt.

Es werden stetig mehr Druckaufträge ausgeführt, daher wird nach Einsparpotentialen gesucht.

Momentan sind Multifunktionsgeräte von verschiedenen Herstellern im Einsatz, welche teilweise gekauft oder geleast sind. Die Verbrauchsmaterialien müssen daher bei unterschiedlichen Herstellern bestellt werden und variieren bei jedem Gerät. Es ist derzeit nur ein Faxgerät im Einsatz. Die Firma möchte die Effizienz steigern und benötigt daher mehr Drucker, die den steigenden Anforderungen gerecht werden.

Es wird ein einheitliches Druckermanagement intern, sowie in den Homeoffices verlangt, dass den derzeitigen Druckanforderungen entspricht und die momentanen Kosten senkt. Das Druckermanagement soll in diesem Fall von nur einem ortsansässigen Anbieter stammen. Der administrative Aufwand soll verringert werden und eine klare Strukturierung muss möglich sein. Die Kosten für Zubehör und Wartung sollen gesenkt werden. Des Weiteren wird eine gute Servicedienstleistung des Anbieters vorausgesetzt. Die Druckertypen müssen nach Druckbedarf gewählt und in den entsprechenden Bereichen eingesetzt werden.

Mein Projekt beinhaltet die Auswahl eines geeigneten und Kosteneinsparenden Druckermanagements. Unter anderem wird eine Kosten-Nutzenanalyse erstellt. Die Konfiguration der Multifunktionsgeräte wird mit dem Administrator besprochen, anschließend werden die Aufgaben zwischen diesem und mir aufgeteilt. Die IP-Adressen der Multifunktionsgeräte, sowie die Druckberechtigungen der Mitarbeiter werden vom Administrator vergeben. Der Administrator wird die neuen Drucker und Faxgeräte in das interne, bestehende Netzwerk einbinden, ebenso übernimmt er die Anbindung der Multifunktionsgeräte in den Homeoffices.

Die Mitarbeiter werden durch mich mit dem Umgang der neuen Multifunktionsgeräte vertraut gemacht und geschult. Hierzu wird ein Schulungskonzept von mir erstellt.

Am Ende des Projekts sollen die Nebenkosten und der administrative Aufwand deutlich geringer sein. Die :) GmbH soll mit einem vereinheitlichten Druckermanagement Kosten einsparen und weiterhin effizient damit arbeiten können. Das Personal soll problemlos die neuen Multifunktionsgeräte bedienen können und Druckerausfälle selbstständig beheben können.

Projektplanung:

1. Planung

1.1 Ist-Aufnahme 2 Std.

1.2 Ist-Analyse 4 Std.

2. Soll-Konzept

2.1 Kosten-Nutzenanalyse 5 Std.

2.2 Erstellung eines Zeitplans 1 Std.

3. Durchführung

3.1 Gespräche mit Dienstleistungsfirmen 4 Std.

3.2 Angebotsvergleich 1 Std.

3.3 Konfiguration der Multifunktionsgeräte 2 Std.

4. Testphase 3 Std.

5. Schulung

5.1 Erarbeiten von Schulungskonzept 2 Std.

5.2 Schulung der Mitarbeiter 3 Std.

6. Dokumentation 8 Std.

Gesamtzeit 35 Std.

Danke für alle Tipps und jede Kritik!!!

[flashpixx]

Also für 25 Mitarbeiter ist nach meiner Ansicht ein Multifunktionsgerät ausreichend, das Scanner, Kopierer und Drucker in einem ist. Auf der einen Seite hört sich für mich der Antrag so an, als ob dort hunderte von Drucker angeschafft werden müssen, aber irgendwie sind es dann doch nur 25 Mitarbeiter + Homeoffice. Zusätzlich fehlt mir so etwas wie sinnvolle Entscheidungskriterien, denn im Grunde sagst Du selbst, dass Du alle Geräte von einem Anbieter (in der Nähe) kaufst / least und somit bleibt die Entscheidung nur beim Gerät. Mir fehlt da das Verständnis für 35 Stunden Zeitaufwand.

Phil

[ad83.dll]

Ohjeee dein Timemanagement ist stark

3 Stunden für Druckertests?

3 Stunden für Schulung?

Und was willst du in die Doku alles reinpacken?

Ich rate dir dringend dir was neues zu suchen ...

[Thanks-and-Goodbye]

Ganz unbekannt ist mir der Bereich nun nicht, aber bitte, was willst du bei 25 Mitarbeitern gross suchen und Management machen?

Neee neee neee... so richtig gefällt mir das noch nicht.

[mitchmaster]

Danke schon mal für die Kritik von jedem, kann ja nur drauß lernen

Ich werde das ganze noch einmal überarbeiten und ich will dieses Projekt auf jeden Fall durchziehn.

An flashpixx: Es ist nicht ganz so dass in meiner Firma ein Multi ausreicht.

Momentan sind 9 Drucker (verschiedene Typen), Kopierer(verschiedene Typen), Scanner(verschiedene Typen), Faxe im Einsatz + 6 in den Homeoffices.

Wir brauchen für 6 Homeoffices 6 Multis.

Für die drei Abteilungen intern, brauchen wir mind. 1 Farblaser, dann pro Abteilung ein Faxgerät, ein Drucker, ein Scanner, ein Kopierer. Fax, Kopierer und Scanner in einem sind ok. Trotzdem wird pro Abteilung ein extra Drucker benötigt, da Angebote usw. auf Firmenpapier gedruckt werden.

Gruß Mitchmaster

[Thanks-and-Goodbye]

Trotzdem wird pro Abteilung ein extra Drucker benötigt, da Angebote usw. auf Firmenpapier gedruckt werden.

Du hast aber schon mitbekommen, dass Kopierer durchaus mehr als nur ein Papierfach haben?

Ich halte das immer noch für nicht ausgegoren.

[mitchmaster]

Natürlich hab ich das mitbekommen.

Wir haben allerdings 4 verschiedene Blätter nur für Angebote. Und wenn ein Fax kommt, sollte das auf normalem Papier ausgeworfen werden.

Also bräuchte ich mind. 5 Fächer!?!

Naja, meinst du/meint ihr ich sollte vielleicht selber mehr "Hand anlegen" bei diesem Projekt, also (alles) selber machen, ohne Hilfe des Admin? Vll werden die 35h dann eher voll!?

Also mit Konfiguration der Geräte, Treiber installieren, ins NW einbinden, zum Homeoffice fahren und einbinden, + Kurzeinweisung der Mitarbeiter.

Da bin ich mir halt nicht sicher ob ich das ganze in 35h packen kann.

Ich muss ja auch noch eine ausführliche Kosten-Nutzenanalye machen, dann die alten Geräte loswerden und noch was dafür bekommen usw.

Danke für eure Meinung!!

[flashpixx]

Bei einem Multifunktionsdrucker für eine Firma denke ich nicht an diese kleinen Geräte, die man in diversen Elektronikmärkten bekommt.

Ich denke hier an entsprechende Kombinationen, die z.B. DIN A4 bis DIN A 0 in Farbe drucken können, inkl Scanner und Fax in einem usw

Z.B. kann man solche Geräte leasen und später dann auch übernehmen. Ich denke das Preissegment sollte hierbei im 4 oder 5 stelligen Bereich etwas zu finden sein. Ich kenne bisher nur HP Geräte und bis jetzt war mein subjektiver Eindruck recht gut

Es geht bei einem Abschlussprojekt um eine B2B Lösung und nicht die Lösung von einem Homebereich

Phil

[mitchmaster]

So jetzt hab ich noch mal ein paar Stunden daran gearbeitet und hoffe dass es diesmal ein wenig besser rüber kommt.

Konsolidierung der Druckerlandschaft

... Die Firma ist in drei Abteilungen eingeteilt und hat zudem neun weitere Homeoffices.

Es werden stetig mehr Druckaufträge ausgeführt, daher wird nach Einsparpotentialen gesucht.

Momentan sind mehrere verschiedene Typen von Druckern und Kopierer im Einsatz. Diese sind teilweise gekauft oder geleast und stammen von verschiedenen Herstellern. Die Verbrauchsmaterialien müssen daher bei unterschiedlichen Anbietern gekauft werden und variieren bei jedem Gerät. Es werden auch viele unterschiedliche Treiber benötigt, dadurch ist der administrative Aufwand zu hoch. Es ist intern nur ein Faxgerät im Einsatz, dieses entspricht nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Die Firma möchte die Effizienz steigern und benötigt daher mehr Drucker, Kopierer und Faxe, die den steigenden Anforderungen gerecht werden und eine einheitliche Bedienung wiedergeben. Da die Preislisten für die Lieferübersichten im eigenen Haus, auf einem veralteten Drucker gedruckt werden leidet die Druckqualität. Nebenbei werden andere Druckaufträge über längere Zeiten aufgehalten. Da die derzeitigen Druckertypen meist über nur ein oder zwei Papierfächer verfügen muss das Firmenpapier per Hand gewechselt werden, was viel Arbeitszeit in Anspruch nimmt.

.... Das Druckermanagement soll in diesem Fall aus einheitlichen Typen bestehen. Der administrative Aufwand soll verringert werden und eine klare Strukturierung muss möglich sein. Die Kosten für Zubehör und Wartung sollen gesenkt werden. Des Weiteren wird eine gute Servicedienstleistung des Anbieters vorausgesetzt. Die Druckertypen müssen nach Druckbedarf definiert und in den entsprechenden Bereichen eingesetzt werden. Die geforderte Druckqualität muss bei allen Neugeräten gegeben sein. Es wird ebenfalls ein Faxgerät pro Abteilung verlangt. Die technische Abteilung benötigt einen Farbdrucker für ihre technischen Zeichnungen.

Mein Projekt beinhaltet ...

.... Die IP-Adressen der Multifunktionsgeräte, sowie die Druckberechtigungen der Mitarbeiter werden vom Administrator definiert. Ich werde die neuen Drucker und Faxgeräte in das interne, bestehende Netzwerk einbinden. Die Anbindung der Multifunktionsgeräte in den Homeoffices übernimmt der Administrator.

Die Mitarbeiter werden von mir mit der Handhabung der neuen Geräte vertraut gemacht.

...Die Berg GmbH soll mit einem vereinheitlichten Druckermanagement Kosten einsparen und effizienter damit arbeiten können. ....

Projektplanung

1. Planung

1.1 Ist-Aufnahme 2 Std.

1.2 Ist-Analyse 5 Std.

2. Soll-Konzept

2.1 Projektplanung 3 Std.

2.2 Kosten-Nutzenanalyse 5 Std.

2.3 Erstellung eines Zeitplans 1 Std.

3. Durchführung

3.1 Gespräche mit Dienstleistungsfirmen 4 Std.

3.2 Angebotsvergleiche 1 Std.

3.3 Konfiguration der Multifunktionsgeräte 2 Std.

3.4 Installation der Multifunktionsgeräte 2 Std.

4. Testphase 1 Std.

5. Kurzeinweisung der Mitarbeiter 1 Std.

6. Dokumentation 8 Std.

Gesamtzeit 35 Std.

...So alles was markiert ist, habe ich mal geändert...die "..." stehen ja schon oben im Beitrag!

Ist das "Timemanagement" diesmal besser?

Und insgesamt?

Danke für Kritik!!!

Gruß Michi

[flashpixx]

Ich tue mich leider wirklich schwer mit dem Projekt. Denn mir fehlt das IT in dem Projekt. Ein paar IP Adressen vergeben und Treiber installieren, ist arg wenig. Im Grunde würde ich mir an einem Tag ein paar Anbieter ins Haus kommen lassen, die mir verschiedene Geräte vorstellen und dann treffe ich die Entscheidung.

Phil

[1pruefer]

Was mir gerade so ins Auge fällt, sind 5 Std Kosten-Nutzen-Analyse. Gibt diese Produktstruktur das wirklich her?

Ist die Erhebung von Druckvolumina und -typen so aufwändig, oder wo soll das herkommen?

Kriegt die techn Abteilung einen Plotter? Und gibt es sowas wirklich als Multifunktionsgerät?

Die Punkte 1 und 2 ergeben 16 Stunden, ist wirklich gerechtfertigt?

Kommen die Zeiten letztlich aus der Diversität des Angebots?

Wenn ein einzelnes A0-Gerät größer 20k€ kostet, kann ich mir aber schon eine gewisse Sorgfalt und einen angemessenen Zeitaufwand vorstellen.

@Phil, für eine ITSK - Betonung auf "K" - könnte der IT-Gehalt als solcher schon angehen.

Gruß