Projektantrag - Wiki-System

[Roemer2201]

Hallo liebe Community,

ich würde mich über Kritikpunkte zu meinem Projektantrag freuen, damit er gar nicht erst zurückkommt.

IHK: Chemnitz

= Verbesserung und Einführung des Wikisystems in der Verwaltungs-EDV =

Kurzbeschreibung: Konzeption und Einrichtung eines Wikisystem für die EDV-Abteilung der Verwaltung der Universität ****.

== Ist-Zustand ==

Derzeit befindet sich ein Wiki-System in der Testphase für unsere 5 Mitarbeiter.

Es werden Informationen über Problemlösungen, Einrichtungsvorgaben der Client-PCs und auch sonstige Informationen gesammelt, die im täglichen Arbeitsumfeld häufig gebraucht werden. Jedoch kann auf den Server jeder Nutzer im gleichen Datennetz zugreifen und teilweise auch vertrauliche Informationen auslesen, die im Laufe der Tests angefallen sind. Zusätzlich ist das Betriebssystem, auf dem das Wiki läuft, nicht mehr aktuell und füllt die Log-Files mit Fehlermeldungen, die den verschiedenen Tests geschuldet sind, dadurch entsteht ein hohes Sicherheitsrisiko. Ebenfalls ist der Server an keinerlei Überwachung angebunden und auch eine Datensicherung erfolgt derzeit nicht.

== Soll-Konzept ==

Am Ende des Projektes soll das Wiki allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, um sich wiederholende Problemstellungen schneller abarbeiten zu können. Rechteabstufungen für verschiedene Benutzergruppen sollen integriert sein. Ein entsprechender Server mit passender Hard- und Software (Betriebssystem, Webserver, Datenbankserver und Wiki-System) soll ausgewählt, installiert und konfiguriert werden.

=== Definition der Anforderungen ===

* Zugriff der Nutzer auf das Wikisystem über einen beliebigen Web-Browser

* Das System muss intuitiv zu bedienen sein, muss über eine Suchfunktion verfügen, um Mitarbeitern schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen

* Authentifizierung (möglichst über ActiveDirectory) und Authorisierung muss vom System unterstützt werden, um den Zugriff auf sensible Daten einzuschränken

* Eine Versionierung der Dokumente muss zur Verfügung stehen, um Änderungen nachvollziehbar und auch rückgängig machen zu können

* Bereits vorhandene Daten der alten Wiki müssen auch im neuen System zur Verfügung stehen

* eine Backuplösung für den Server auf Dateisystembene und für die Datenbank muss eingerichtet werden

* Zum Abschluss des Projektes soll das gesamte System auf den produktiven Einsatz vorbereitet sein, um es an die Abteilung übergeben zu können

== Projektphasen ==

1. Informationsbeschaffung

1. Entgegennahme des Auftrags vom Chef der EDV-Abteilung

2. Ist-/Soll-Analyse

2. Planungsphase

1. Ablaufplanung

2. Festlegen der Entscheidungskriterien anhand der Soll-Analyse

3. Entscheidungsphase

1. Auswahl des bestgeeignetsten Betriebssystems

2. Auswahl des bestgeeignetsten Wiki-Systems

3. Auswahl der Hardware

4. Durchführungsphase

1. Installation des Serversystems und Konfiguration

2. Installation des Wikisystems und Konfiguration

3. Integration der vorhanden Dokumente aus dem alten System

5. Kontrollphase

1. Funktionstest und Fehlerbehebung

2. Vergleich neuer Ist-Zustand mit Soll-Analyse

6. Dokumentationsphase

1. Erarbeiten der Dokumentation

7. Übergabe

1. Präsentation des Wiki-Systems

== Zeitplanung ==

1. Informationsbeschaffung - 3h

2. Planungsphase - 2h

3. Entscheidungsphase - 2h

4. Durchführungsphase - 15h

5. Kontrollphase - 3h

6. Dokumentationsphase - 8h

7. Übergabe - 2h

[bubu44]

was entscheidest du denn 2 Stunden lang? Für mich liest sich das so, als ob bereits alles festgelegt ist. Ich würde das Thema eher so angehen:

In der Firma XXX sind die Dokumentationen in keiner geordneten Struktur gespeichert. Weiterhin befinden sich diese Dokumente nicht an einem zentralen Paltz. Projektziel soll sein, das alle verfügbaren Dokumentationen an einer zentralen Stelle gespeichert sind und diese durch unberechtigten Zugriff und Datenverlust gesichert sind.

Wenn bei dem Vergleich der verschiedenen Möglichkeiten ein WIKI rauskommt, ist es doch gut Man muss die Vorgaben nur dem gewünschten Ergebnis anpassen.

[Roemer2201]

Dies wäre dann der überarbeitete Antrag:

= Einführung eines zentralisierten Dokumentationssystems =

== Ist-Zustand ==

Bei den Mitarbeitern der EDV-Abteilung in der Verwaltung der Universität **** fallen viele Informationen über Problemlösungen, Einrichtungsvorgaben der Client-PC's, verschiendeste Anleitung und sonstige Informationen des täglichen Arbeitsumfeldes an. Jedoch werden die meisten Daten von jedem Mitarbeiter persönlich verwaltet ("USB-Stick, Desktop, Eigene Dateien, Email, auf Papier") oder teilweise in einem Gruppenordner im Netzwerk und der verbleibende Teil auf einer Webseite. Die "persönlichen Dokumente" werden so beim Austausch häufig dupliziert und anschließend verändert, was zu einer Art "Dateninkonsistenz" führt. Dies führt zu zusätzlichen Rückfragen und unterbricht die Mitarbeiter gegenseitig im Arbeitsfluss.

== Soll-Konzept ==

Im Rahmen dieses Projektes soll eine Lösung gefunden werden, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Informationen an einer Zentralen Stelle abzulegen und aufzurufen, um sich wiederholende Problemstellungen schneller abarbeiten zu können.

=== Definition der Anforderungen ===

* Das System muss intuitiv zu bedienen sein, muss über eine Suchfunktion verfügen, um Mitarbeitern schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.

* Authentifizierung (möglichst über ActiveDirectory) und Authorisierung muss vom System unterstützt werden, um den Zugriff auf sensible Daten einzuschränken.

* Ein Versionierung der Dokumente muss zur Verfügung stehen, um Änderungen nachvollziehbar und auch rückgängig machen zu können.

* Zugriff sollte möglichst "Out-of-the-Box" funktionieren, um keinen Installationsaufwand an den Client-PC's zu haben.

* Das System soll durch Backups gesichert sein.

* Zum Abschluss des Projektes soll das System auf den produktiven Einsatz vorbereitet sein, um es an die Abteilung übergeben zu können.

== Projektphasen ==

# Informationsbeschaffung

## Entgegennahme des Auftrags vom Chef der EDV-Abteilung

## Ist-/Soll-Analyse

# Planungsphase

## Ablaufplanung

## Festlegen der Entscheidungskriterien anhand der Soll-Analyse

## Kosten-/Nutzenanalyse

# Entscheidungsphase

## Auswahl der Hardware

## Auswahl des bestgeeignetsten Betriebssystems

## Auswahl des bestgeeignetsten Systems

# Durchführungsphase

## Installation des Serversystems und Konfiguration

## Installation des gewählten Systems und Konfiguration

## Hilfestellung bei der Integration der ersten Dokumente

# Kontrollphase

## Funktionstest und Fehlerbehebung

## Vergleich neuer Ist-Zustand mit Soll-Analyse

# Dokumentationsphase

## Erarbeiten der Dokumentation

# Übergabe

## Präsentation des Wiki-Systems

== Zeitplanung ==

# Informationsbeschaffung - 3h

# Planungsphase - 2h

# Entscheidungsphase - 1h

# Durchführungsphase - 16h

# Kontrollphase - 3h

# Dokumentationsphase - 8h

# Übergabe - 2h

Könnte es irgendwie zu Problemen kommen, weil ich selber in dieser EDV-Abteilung tätig bin, oder seht ihr es eher als Vorteil, weil ich so die Arbeitsabläufe besser kenne?

Das Test-Wikisystem läuft ja trotzdem, kann ich das dann während der Präsentation des Projektes mit erwähnen und wie ich damit umgegangen bin?

[bubu44]

so liest sich das wesentlich besser. Wenn du jetzt noch die "Entgegennahme des Auftrags vom Chef der EDV-Abteilung" gegen das recherchieren verschiedener Alternativen tauscht, wäre es noch besser. Die Informationsbeschaffung würde ich kürzer ansetzen, dafür mehr Zeit in der Entscheidungsphase (z.B. Vorstellung der Möglichkeiten)

Es macht überhaupt nichts, das du selbst in dieser Abteilung tätig bist. Das Projekt zählt. Das bereits laufende Testsystem würde ich weglassen.

[Roemer2201]

= Einführung eines zentralisierten Dokumentationssystems =

== Ist-Zustand ==

Bei den Mitarbeitern der EDV-Abteilung in der Verwaltung der Universität **** fallen viele Informationen über Problemlösungen, Einrichtungsvorgaben der Client-PC's, verschiedenste Anleitung und sonstige Informationen des täglichen Arbeitsumfeldes an. Jedoch werden die meisten Daten von jedem Mitarbeiter persönlich verwaltet ("USB-Stick, Desktop, Eigene Dateien, Email, auf Papier") oder teilweise in einem Gruppenordner im Netzwerk und der verbleibende Teil auf einer Webseite abgelegt. Die "persönlichen Dokumente" werden so beim Austausch häufig dupliziert und anschließend verändert, was zu einer Art "Dateninkonsistenz" führt. Dies führt zu zusätzlichen Rückfragen und unterbricht die Mitarbeiter gegenseitig im Arbeitsfluss.

== Soll-Konzept ==

Im Rahmen dieses Projektes soll eine Lösung gefunden werden, die es den Mitarbeitern der Verwaltung ermöglicht, Informationen an einer Zentralen Stelle abzulegen und aufzurufen, um wiederkehrende Problemstellungen selbst zu lösen und schneller abarbeiten zu können.

=== Definition der Anforderungen ===

* Das System muss intuitiv zu bedienen sein, muss über eine Suchfunktion verfügen, um den Mitarbeitern der Verwaltung schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.

* Authentifizierung (möglichst über ActiveDirectory) und Authorisierung muss vom System unterstützt werden, um den Zugriff auf sensible Daten einzuschränken.

* Ein Versionierung der Dokumente muss zur Verfügung stehen, um Änderungen nachvollziehbar und auch rückgängig machen zu können.

* Zugriff sollte möglichst "Out-of-the-Box" funktionieren, um Installationsaufwand an den Client-PC's zu vermeiden.

* Das System soll durch Backups gesichert sein.

* Zum Abschluss des Projektes soll das System auf den produktiven Einsatz vorbereitet sein, um es an die Abteilung übergeben zu können.

== Projektphasen ==

# Informationsbeschaffung

## Entgegennahme des Projektes

## Ist-/Soll-Analyse

# Planungsphase

## Ablaufplanung

## Festlegen der Entscheidungskriterien anhand der Soll-Analyse

## Kosten-/Nutzenanalyse

# Entscheidungsphase

## Auswahl der Hardware

## Auswahl des bestgeeignetsten Betriebssystems

## Recherche und Auswahl des bestgeeignetsten Dokumentationssystems

## Präsentation des Lösungsvorschlags

# Durchführungsphase

## Installation des Serversystems und Konfiguration

## Installation des gewählten Systems und Konfiguration

## Rechtevergabe/-anpassung

## Hilfestellung bei der Integration der ersten Dokumente

# Kontrollphase

## Funktionstest und Fehlerbehebung

## Vergleich neuer Ist-Zustand mit Soll-Analyse

# Dokumentationsphase

## Erarbeiten der Dokumentation

# Übergabe

## Präsentation des fertigen Systems

== Zeitplanung ==

# Informationsbeschaffung - 1h

# Planungsphase - 2h

# Entscheidungsphase - 3h

# Durchführungsphase - 16h

# Kontrollphase - 3h

# Dokumentationsphase - 8h

# Übergabe - 2h

Änderungen sind fett hervorgehoben, sind teilweise auch nur Tippfehler/Sinnfehler ausgebessert worden.

so liest sich das wesentlich besser. Wenn du jetzt noch die "Entgegennahme des Auftrags vom Chef der EDV-Abteilung" gegen das recherchieren verschiedener Alternativen tauscht, wäre es noch besser.

Ersteres habe ich gekürzt, die Recherche habe ich in der Entscheidungsphase hervorgehoben. Die Rechtevergabe habe ich noch mit aufgenommen, rechtfertigt die 16h Durchführung vielleicht noch etwas besser.

Die Informationsbeschaffung würde ich kürzer ansetzen, dafür mehr Zeit in der Entscheidungsphase (z.B. Vorstellung der Möglichkeiten)

Erledigt.

Es macht überhaupt nichts, das du selbst in dieser Abteilung tätig bist. Das Projekt zählt. Das bereits laufende Testsystem würde ich weglassen

Ja, okay ;-)

Dann habe ich noch eine Frage zur Hardware: das Testwikisystem läuft ja logischerweise derzeit auch auf einem Server. Diesen möchte ich auch für das Projekt nutzen, da sowieso nicht extra Hardware angeschafft werden kann. Wenn ich es schlüssig begründe, warum ich nichts neues gekauft habe, sollte das doch auch in Ordnung gehen, oder?

Ich meine auf dem Wiki arbeiten max. 2 Personen gleichzeitig mit Schreibzugriffen und Lesezugriffe wären ungefähr von 5 Personen zu erwarten, das sollte doch kein Problem für einen Dual-Core Xeon (ist es glaube, bin mir nicht ganz sicher) mit 1GB/2GB DDR1 RAM sein.

[bubu44]

Dann habe ich noch eine Frage zur Hardware: das Testwikisystem läuft ja logischerweise derzeit auch auf einem Server. Diesen möchte ich auch für das Projekt nutzen, da sowieso nicht extra Hardware angeschafft werden kann. Wenn ich es schlüssig begründe, warum ich nichts neues gekauft habe, sollte das doch auch in Ordnung gehen, oder?

Wenn bei deinem Projekt rauskommt, das vorhandene Hardware ausreichend ist, dann ist das doch gut für deine Kosten/Nutzenrechnung. Man muss nicht immer alles neu kaufen, wenn man ein Projekt macht. Schlüssig begründet ist es im Grunde schon mit dem hinweis, das etwas schon vorhanden ist und weitergenutzt werden kann.