Bewertung Projektantrag

[lay-t]

Hallo miteinander!

Auch ich würde gerne eure Meinungen zu meinem Projektantrag hören.

Würde mich sehr über ein paar Anregungen zu freuen.

Vielen Dank vorab.

Thema der Projektarbeit:

Planung und Implementierung einer Schnittstelle zwischen Sage CRM und Microsoft Exchange sowie die Bereitstellung der Systeme über das Internet.

Projektbeschreibung:

Ist-Zustand:

Die xxx ist eine Tochter der xxx und beschäftigt sich mit der Analyse und Verbesserung der Geschäftsprozesse von mittelständischen Unternehmen zwischen 20 und 200 Mitarbeitern.

Die xxx setzt seit 2005 Produkte der Firma Sage Software GmbH ein. Im Augenblick verwendet das Unternehmen das Customer-Relationship-Management-System (CRM) zur Pflege von Kundenbeziehungen und zur E-Mail-Verarbeitung und -Verwaltung ein. Dieses System kann momentan nur aus dem Firmennetzwerk erreicht werden.

Die ein- und ausgehenden E-Mails werden von Sage CRM in einer Microsoft SQL Server 2008 Datenbank abgelegt und dem Kunden und Mitarbeitern zugeordnet. Hierbei werden die E-Mails über einen Dienst auf dem CRM Server über POP3 von einem externen Mailserver abgerufen bzw. ausgehende Mails per SMTP übermittelt. Der parallele Abruf für die aktuell 15 Benutzer sorgt jedoch regelmäßig für Schwierigkeiten. Das heißt, dass der Dienst des oftmals nicht mehr reagiert bzw. einzelne Benutzeraccounts nicht abgerufen werden.

Auch die Datenbank wird durch die Ablage von eingehenden Nachrichten, die nicht zugeordnet werden können (z.B. Spam) unnötig aufgebläht da vom Nutzer im CRM gelöschte Mails in der Datenbank nur als gelöscht Markiert werden, die Datensätze jedoch bestehen bleibt. Zudem ist die Funktionalität des CRM-E-Mail-Editors (WYSIWYG) gegenüber der von Outlook in Verbindung mit einem Exchange Servers stark begrenzt.

Ein entsprechender Exchange Server ist schon seit 1 ½ Jahren im Unternehmen in der Grundkonfiguration vorhanden, wurde jedoch bisher nicht genutzt und auch noch nicht für den E-Mail Verkehr der Benutzer konfiguriert.

Soll-Zustand:

Die grundlegende E-Mailverwaltung soll nach Projektabschluss über Outlook bzw. Exchange Server realisiert sein. Wie im bisherigen System, sollen zusätzlich die an Kunden ausgehenden E-Mails von den Benutzern, sowie Mails von im CRM angelegten Kunden an die Benutzer, in der CRM-Datenbank abgelegt und zugeordnet werden. Zudem soll die Möglichkeit geschaffen werden die Systeme auch außerhalb des Firmennetzwerkes zu nutzen. Für die Umstrukturierung gibt es mehrere Ansatz- bzw. Umsetzungsszenarien. Es soll nach einer Analyse der verschiedenen Möglichkeiten der Implementierung in Bezug auf Kosten, Funktionsumfang und Funktionsbedarf, die für den Betrieb geeignetste Lösung ermittelt und implementiert werden.

Projektziel:

Durch die Umstrukturierung soll eine schnellere Bearbeitung, übersichtlichere Verwaltung und Darstellung der E-Mails, Aufgaben und Termine sowie die Nutzung von im CRM nicht zur Verfügung stehenden Funktionen (Abwesenheitsassistent, Übermittlungs- und Lesebestätigung etc.) ermöglicht werden. Der Speicherbedarf in der Datenbank soll reduziert werden ohne jedoch auf relevante Informationen im CRM verzichten zu müssen. Durch die Bereitstellung der Systeme bzw. von Teilen der Systeme über das Internet soll ein ortsungebundener Informationszugang ermöglicht werden. Die Geschäftsführung erhofft sich durch die Anbindung der Systeme und den daraus erzielbaren Mehrwert eine höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

Projektumfeld:

Ausbildungsbetrieb: xxx

Anzubindende Systeme:

xxx

Auftraggeber des Projektes: xxx (Vorstand)

Projektverantwortlicher: xxx (Projektleiter)

Projektdurchführender: xxx(Auszubildender)

Zeitraum des Projekts:

Von 15.03.2011 bis 15.04.2011.

Projektphasen mit geschätztem Zeitaufwand inkl. Puffer:

Vorbereitung/ Planung (6h)

Bedarfsplanung (2h)

Analyse der Umsetzungskonzepte (1h)

Planung der Umsetzung und der dafür benötigten Ressourcen (3h)

Durchführung (14h)

Grundkonfiguration der Systeme(2h)

Bereitstellen der Clientsoftware (2h)

Bereitstellen / Implementieren der Systemanbindung (8h)

Bereitstellen / Implementieren der Internetanbindung (2h)

Testen des Systems/ Qualitätssicherung (7h)

Definition von Testbedingung und Funktionstest (1h)

Fehleranalyse und Fehlerbehebung (6h)

Projektabschluss (8h)

Dokumentation (6h)

Übernahme in produktiven Einsatz (2h)

Gesamt: ~35h

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Hallo,

als reines Beratungs-und Implementierungsunternehmen für Sage CRM mit 60 Projekten in den letzten 5 Jahren möchte ich nur anmerken,

mit der Version Sage CRM 7.1 ab Q 2-2011 wird Sage CRM im Standard mit einer Exchange Integration ausgeliefert.

Wenn mehr Input gewünscht wird einfach kontakten.

Fritz Naumann