Projektantrag DMS so in Ordnung?!

[Goooose]

Hi Leute,

würde mich freuen wenn sich der ein oder andere mal ne Minute nimmt und sich den Antrag zu gemüte führt. Kritik ausdrücklich erwünscht

Projektbezeichnung / Projektziel (Auftrag/Teilauftrag):

Installation und Konfiguration einer virtuellen Präsentationsumgebung für das Dokumentenmanagementsystem ELOprofessional

Kurze Projektbeschreibung (Anzahl der Endgeräte, verwendete Software, Plattform(en)):

Es soll für Präsentationen auf Messen und beim Kunden mit Hilfe der Virtualisierungssoftware VMWare eine Präsentationsumgebung mit ELOprofessional eingerichtet werden. Hierzu werden zwei virtuelle PCs erstellt. Die erste Umgebung wird mit Windows 2003 Server installiert und die zweite mit Windows XP Professional.

Auf dem Server wird sowohl das Dokumentenmanagementsystem ELOprofessional als auch das Datenbanksystem Microsoft SQL Server 2008. Als Servlet Container wird Apache Tomcat verwendet. Zur Volltextindizierung wird eine OCR Schnittstelle mitinstalliert. Dies ermöglicht das Archivieren, verwalten und überwachen von Dokumen-ten während der Präsentation.

Die Windows XP Professional Umgebung wird so konfiguriert, dass sie mit dem Server in einem Netzwerk kommunizieren kann. Der Client soll von hier auf den ELO Server Zugreifen.

Die Präsentationsumgebung soll von diversen Mitarbeitern auf verschiedenen Notebooks verwendet werden. Deswegen soll sie so gestaltet und konfiguriert werden, dass sie mit jeder beliebigen Hardware und von jedem Mitarbeiter eingesetzt werden kann. So wird gewährleistet, dass diese Präsentationsumgebung schnell für jeden Benutzer einsatzfähig ist.

Projektumfeld:

Das Projekt findet Betriebsintern in meinem Ausbildungsbetrieb statt

Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden:

Projektplanung (5 Std.)

-SOLL-Konzept (3 Std.)

-Erstellung des Testplans(1 Std.)

-Beschaffung der Ressourcen(1 Std.)

Projektdurchführung (15 Std)

-Erstellung der virtuellen Umgebungen (2 Std.)

-Basisinstallation des Servers (2 Std.)

-Installation und Konfiguration der Software (8 Std.)

-Installation und Konfiguration des Clients (3 Std.)

Projektabschluss (14,5 Std.)

-Test der Umgebung(4 Std.)

-Schulung der Anwender und Übergabe des Systems (2 Std.)

-Erstellung der Dokumentation (9 Std.)

Gesamtdauer: 35      Stunden

Dokumentation zur Projektarbeit

Gliederung der Dokumentation

- Inhaltsverzeichnis

- Projektziele

- Projektbeschreibung

- Projektumfeld

- Installation und Konfiguration der Software

- Probleme und Lösungen

- Soll-Ist-Vergleich

- Abnahmeprotokoll

- Anhänge

[Thanks-and-Goodbye]

Nein, die reine Installation von vorgegebener Software kann nie ein Fisi Abschlussprojekt sein.

[Goooose]

Hi,

danke für die Antwort, leider irritiert sie mich etwas. In diesem Projekt steht ja nicht die Installation im Vordergrund sondern die Konfiguration der einzelnen Komponenten.

Eine Auswahl der Software kann ich nicht treffen, da diese bei uns strikt vorgegeben ist. ELO ist nunmal das Produkt das wir vertreiben, da kann ich mich schlecht für ein anderes Entscheiden. =)

Mein Vorgänger hat ein ähnliches Projekt gemacht, es ging zwar nicht primär um ein DMS jedoch um die Installation und Konfiguration einer Schnittstelle davon. Er hatte keine Probleme das Projekt durchzubekommen, ganz im Gegenteil.

Bearbeitet 11. Februar 2011 von Goooose

[Thanks-and-Goodbye]

Hi,

danke für die Antwort, leider irritiert sie mich etwas.

Dann versuch ich mal, dich wieder zu entwirren.

In diesem Projekt steht ja nicht die Installation im Vordergrund sondern die Konfiguration der einzelnen Komponenten.

Aber alles nur nach Anleitung und Vorgabe. Der Lösungsweg steht schon fest - du kannst an keiner Stelle tiefgreifende Entscheidungen in fachlicher und kaufmännischer Hinsicht treffen.

Eine Auswahl der Software kann ich nicht treffen, da diese bei uns strikt vorgegeben ist. ELO ist nunmal das Produkt das wir vertreiben, da kann ich mich schlecht für ein anderes Entscheiden.

Du könntest aber erarbeiten, wie man das Problem "Wie bekommt man ein verkäufersicheres System zustande?" lösen könnte. Alternativen beleuchten, unter technischen und kaufmännischen Gesichtspunkten bewerten usw...

Mein Vorgänger hat ein ähnliches Projekt gemacht, es ging zwar nicht primär um ein DMS jedoch um die Installation und Konfiguration einer Schnittstelle davon. Er hatte keine Probleme das Projekt durchzubekommen, ganz im Gegenteil.

Kann ich jetzt aus der rudimentären Skizze von dir nicht beurteilen, nur kenne ich nun doch einige Prüfer quer durch Deutschland, so dass ich die Ablehnungsquote realistisch auf über 90% einschätzen würde.

[Goooose]

Entwirren ist immer gut =)

Aber alles nur nach Anleitung und Vorgabe. Der Lösungsweg steht schon fest - du kannst an keiner Stelle tiefgreifende Entscheidungen in fachlicher und kaufmännischer Hinsicht treffen.

Es ist zwar nicht ganz so einfach, aber ich versteh was du meinst.

Ich hab noch die Möglichkeit eine Kundenspezifische Archivierung zu realisieren. Also das ich zB eine Automatisierte Dokumentenablage im Archiv als Beispielszenario zur Präsentation in der Umgebung implementiere. Ich meine das ist nichts nach Anleitung oder sehe ich das falsch?

Du könntest aber erarbeiten, wie man das Problem "Wie bekommt man ein verkäufersicheres System zustande?" lösen könnte. Alternativen beleuchten, unter technischen und kaufmännischen Gesichtspunkten bewerten usw...

Da hab ich wieder das Problem dass das DMS der Projektmittelpunkt sein soll. =/

[Thanks-and-Goodbye]

Da hab ich wieder das Problem dass das DMS der Projektmittelpunkt sein soll. =/

Da kannst du dann aber keine kaufmännischen und technischen Entscheidungen mehr treffen. Trenne dich von der Idee, dass das DMS der Mittelpunkt des Projektes ist... wobei ich, je länger ich drüber nachsinniere, die Idee "pack zwei VMs samt VMware Player auf ein Verkäufernotebook" auch nicht gerade als sinnstiftend ansehe.

Ich plädiere auf weitere (Prüfer-) Meinungen. Charmanta, der Kleine, bubu44 und die anderen: bitte gebt euren Senf dazu ab.

[Goooose]

Naja technisch denke ich schon, ich könnte es ja am Beispiel eines Rechnungseinganges machen. Es gibt mehrere Möglichkeiten diese automatisch zu archivieren. Ich entscheide mich hier für ein dynamisches Register das ich dann auch technisch umsetzen müsste.

Dass das mit den VMs nicht gerade anspruchsvoll ist, ist schon richtig. Aber wie gesagt mir gehts ja ums DMS.

Ja würde mich interessieren ob ich (und mein Chef) da tatsächlich so falsch liegen.

[bubu44]

ich würde das Pferd von hinten aufzäumen:

Für die Verkaufspräsentation der Aussendienstmitarbeiter muss eine Möglichkeit geschaffen werden, diese unabhängig der eingesetzten Hardware, einzusetzen.

Hier würde ich dann unterschiedliche Virtualisierungslösungen vergleichen und mich für eine Entscheiden.

Danach dann die üblichen Installationen, Tests und Einweisungen, sowie die Dokumentation.

Wobei ich als Prüfer sicherlich gleich nach der Lifetime von 2003 fragen würde und warum nicht eine aktuellere Software genutzt wird.

[Goooose]

Das ist schon ein guter Einwand, darüber hab ich mir auch schon Gedanken gemacht. Jedoch hab ich um das mal so direkt zu sagen noch eher wenig Erfahrungen mit 2008 und auch intern setzen wir nur 2003 ein. Außerdem setzen noch sehr viele Kunden 2003 ein (teilweise sogar Server 2000), also wäre es in diesem Fall ja näher am Kunden wenn das in einer bekannten Umgebung präsentiert wird.. dachte ich zumindest

Bearbeitet 11. Februar 2011 von Goooose

[bubu44]

sagen wir es mal so: die Garantiezeiten der Hardware, welche vor 2008 gekauft wurde, nähert sich langsam aber sicher dem Ende. Wenn also die Kunden neue Hardware benötigen, schlägt zumindest meistens die Treiberfalle zu, bei alten OS. Und als guter Supporter muss man seinen Kunden schon darauf aufmerksam machen, das da auch in Punkto Sicherheit und Support nichts mehr kommen wird.

[Goooose]

Ok da hast du Recht, den Punkt würde ich auf jedenfall noch überdenken.

Sagen wir mal ich würde die virtualisierungslösungen vergleichen und den Rest wie im Antrag beschrieben einreichen.. wäre das in Ordnung?

[bubu44]

schreibs am besten nochmal neu, dann isses leichter. Und alte Leute müssen auch ins Bett

[Goooose]

hehe ok, dann werd ich das morgen nochmal posten ne gute Nacht wünsch ich

[clab]

Guten Morgen!

Ich habe ein Problem. Mein Antrag wurde nicht genehmigt und ich soll nachbessern. Als Projekt habe ich das Bereitstellung und Konfiguration eines Dokumenten-Management-Systems für Personalakten gewählt.

Er wurde abgelehnt weil ich das Umfeld und die Beschreibung mehr trennen sollte und weil die Anforderungen an das DMS bzw. der Datenschutz nicht erkennbar waren. Habe den Antrag nun überarbeitet aber bin mir sehr unsicher ob den Prüfern das so reicht. Ihr würdet mir mit einer schnellen Meinung sehr helfen! Danke im vorraus!

Kurze Projektbeschreibung:

Um den Verwaltungsaufwand zur Führung der Personalakten von 991 Menschen mit Behinderungen zu reduzieren, haben sich die Diakonischen Werkstätten dazu entschieden, ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzuführen.

Die digitale Personalakte soll die Ablage der bisher papiergeführten Personalakte ersetzen. Es soll die einfache, schnelle und unkomplizierte Ablage gewährleistet werden und Arbeitsabläufe sollen somit optimiert werden. Das System sollte für die Mitarbeiter leicht durchschaubar und bedienbar sein.

Da es sich um eine digitale Verwaltung von personenbezogenen Daten handelt, müssen zudem Anforderungen an die Vertraulichkeit, Integrität und die Verfügbarkeit erfüllt werden.

Die Personalakten sollen von 3-4 Arbeitsplätzen aus verwaltet werden und zentral von einem Arbeitsplatz aus eingescannt bzw. ins System eingepflegt werden. Das Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die digitalen Personalakten wird von der Personalabteilung erstellt.

Ziel des Projekts ist es, eine DMS-Lösung zu finden, eine Schnittstelle zur Serverumgebung zu schaffen, die Software mit dem Berechtigungskonzept zu konfigurieren und die Scanlösung zu integrieren.

Eine schon vorhandene Serverumgebung mit Backup-Lösung kann für dieses Projekt genutzt werden.

Projektumfeld:

Die Diakonie Stiftung Salem gGmbH mit Sitz in Minden, Nordrhein-Westfalen, ist eine soziale Einrichtung, die unter anderem in der Altenpflege, der Behindertenarbeit, in Kindertageseinrichtungen und der Jugendhilfe tätig ist.

In den Diakonischen Werkstätten werden 991 Menschen mit Behinderungen beschäftigt. Die Personalakten werden in der Albert-Clos-Werkstatt II verwaltet und in Papierform aufbewahrt. Diese Form der Aktenhaltung ist sehr platzintensiv und der Transport bzw. die Ablage ist sehr zeitaufwändig.

Die Planung und Durchführung meines Projektes findet in der EDV-Abteilung und in der Albert-Clos-Werkstatt 2 der Diakonie Stiftung Salem statt.

Projektphasen mit Zeitplanung in Std.:

Bezeichnung Std.

1. Durchführung einer IST - Analyse 2

2. Erstellen des SOLL - Konzepts 4

3. Beschaffung 5

Einholen von Angeboten

Bestellung der Hard- und Software

4. Durchführung 9

Installation und Konfiguration der Software

Installation und Konfiguration des Scanners

Anlegen der User

Festlegen der Userberechtigungen

5. Test 5

Testen des DMS anhand von Testarchiven

und Testdokumenten

6. Dokumentation 8

7. Übergabe an den Auftraggeber 2

Einweisung

Gesamtstundenzahl für die Projektarbeit: 35