Projektantrag CRM-Sytem

[Boris88]

Hallo liebe Leute,

Wie viele von euch auch, muss auch ich demnächst meinen Projektantrag abgeben. Das Thema ist für ein FISI nicht optimal, aber mein Betrieb besteht darauf, da es ein aktuelles Problem bei uns darstellt. Deswegen bin ich auf eure Unterstützung und Ratschläge angewiesen. Das ist eine erste Version meines Antrages und ich bin über jede Meinung sehr Dankbar.

THEMA DER PROJEKTARBEIT

Planung und Implementierung von einem CRM-System und die Integration eines bestehenden Microsoft Exchange Servers

Kurze Projektbeschreibung

Die Firma XYZ GmbH soll mit einem CRM-System (Customer Relationship Managament) ausgestattet werden, das eine Integration mit Microsoft Outlook ermöglicht. Eine sichere Verbindung über das Internet auf das CRM-System soll realisiert werden.

IST – ZUSTAND

Zurzeit werden die Kundenkontakte mit Microsoft Outlook in Verbindung mit einem Exchange-Server verwaltet. Jeder Mitarbeiter ist selber für die Pflege und Dokumentation seiner Termine, Absprachen und Aufgaben mit den Kunden zuständig. Durch dieses dezentrale System entsteht den Mitarbeiter viel Zeitaufwand für die Aktualisierungen der Daten. Die Beschaffung von Informationen und die Verteilung von Aufgaben auf andere Mitarbeiter sind nur sehr mühsam realisierbar.

SOLL –ZUSTAND

Es soll ein zentrales, standardisiertes System entstehen um Kundenbeziehungs-Prozesse zu vereinfachen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Durch die zentrale Datenerfassung sollen die Kosten gesenkt und die Reaktions- und Liefergeschwindigkeit gesteigert werden. Die hohe Transparenz der Kundedaten für alle Mitarbeiter wird dadurch gewährleistet und der sichere Zugang über das Internet soll realisiert werden.

Dazu werden folgende Aufgaben von mir durchgeführt. Die Anforderungen der Firma XYZ GmbH müssen analysiert und die verschieden CRM-Anwendungen verglichen und ausgewertet werden. Nach Erstellungen einer Entscheidungsmatrix folgt die Bestellung der benötigt Hardware, sowie deren Installation und Konfiguration. Die CRM-Software wird installiert, konfiguriert und Angepasst. Die Integration mit MS Outlook muss realisiert werden. Die Hardware Firewall wird erneuert und die VPN Zugänge werden eingerichtet. Eine Kosten-Nutzen Analyse muss erstellt werden.

Projektphase mit Zeitplanung

Phase 1 : Planungsphase ( 6 h )

• Planung des Projektes ( 4 h )

• Durchführung der Ist-Analyse ( 1 h )

• Durchführung des Soll-Konzeptes ( 1 h)

Phase 2: Realisierungsphase ( 14 h )

• Beschaffen der notwendigen Hardware ( 1 h )

• Installation vom Wirt-Betriebssystem ( 2 h )

• Installation & Konfiguration von Apache und MySQL ( 2 h )

• Installation der CRM Software und Konfiguration ( 4 h )

• Integration des Microsoft Exchange Servers ( 2 h )

• Firewall & VPN Zugang Einrichtung ( 3 h )

Phase 3: Testphase ( 7 h )

• Test der Software ( 4 h )

• Fehleranalyse ( 3)

Phase 4: Abschlussphase ( 8 )

• Erstellung der Projektdokumentation ( 8 h )

Gesamt : 35 Stunden

[DarkMaster]

aus meiner Sicht ein durchaus interessantes Thema

Ich habe nur meine Zweifel, dass die Einführung eines CRM-Systems in dieser Zeit bewerkstelligt werden kann.

Allein die Auswahl eines Systems bedarf einer sehr guten Planung und auch abteilungsübergreifende Prozesse müssen berücksichtigt werden.

Was ist mit Datenübernahme der Kundendaten? Prozessmanagement, Schulung etc.?

Ich bin mal auf weitere Antworten gespannt.

[Boris88]

Zitat von DarkMaster

Ich habe nur meine Zweifel, dass die Einführung eines CRM-Systems in dieser Zeit bewerkstelligt werden kann.

Allein die Auswahl eines Systems bedarf einer sehr guten Planung und auch abteilungsübergreifende Prozesse müssen berücksichtigt werden.

Ja, da stimme ich dir gerne zu. Leider muss ich es versuchen, es in der vorgegeben Zeit zu verwirklichen. Bei der Auswahl werde ich maximal 4 Systeme, die unseren Anforderungen entsprechen vergleichen. Dabei sind natürlich die Open-Source System mit den Kostenpflichtigen gegenüberzustellen.

Zitat von DarkMaster

Was ist mit Datenübernahme der Kundendaten? Prozessmanagement, Schulung etc.?

Das übernehmen der Kompletten Daten würde den Zeitrahmen des Projektes überschreiten, darum habe ich nicht wirklich vor, dass mit in das Projekt zu nehmen. Aber durch eine Integration zu Outlook ist auch eine gewisse Synchronisation der Daten möglich. Das mit der Schulung habe ich ganz vergessen, wobei das in unserem Betrieb gar nicht notwendig ist meiner Meinung nach.

Gruß Boris

[DarkMaster]

Das übernehmen der Kompletten Daten würde den Zeitrahmen des Projektes überschreiten, darum habe ich nicht wirklich vor, dass mit in das Projekt zu nehmen.

bedeutet doch aber, dass es keine 100% Lösung ist, oder?

Ich weiß ja nicht, für wieviele Mitarbeiter diese Lösung ist, aber so wie ich das sehe, wird das erstmal ein Daten-Kuddelmuddel werden.

Was natürlich auch eine Möglichkeit wäre, zu sagen, dass du eine Entscheidungsmatrix erstellst, die Software installierst etc. (wie es jetzt ja auch beschrieben ist), die weitere Konfiguration/Customizing/Schulung aber durch einen, auf die ausgesuchte CRM-Lösung spezialisierten Dienstleister, erfolgt.

Das wäre meines Erachtens dann eine runde Lösung.

[Boris88]

Zitat von DarkMaster

bedeutet doch aber, dass es keine 100% Lösung ist, oder?

Ich weiß ja nicht, für wieviele Mitarbeiter diese Lösung ist, aber so wie ich das sehe, wird das erstmal ein Daten-Kuddelmuddel werden.

Bei der Einführung wird es natürlich erstmal parallel zu dem vorhanden System laufen. Eine Komplette Umstellung, wie du es schon erkannt hast, wird es erstmal nicht geben. Wir sind eher eine kleine Firma mit 10 Mitarbeitern.

Zitat von DarkMaster

Was natürlich auch eine Möglichkeit wäre, zu sagen, dass du eine Entscheidungsmatrix erstellst, die Software installierst etc. (wie es jetzt ja auch beschrieben ist), die weitere Konfiguration/Customizing/Schulung aber durch einen, auf die ausgesuchte CRM-Lösung spezialisierten Dienstleister, erfolgt.

Das ist natürlich eine sehr gute Idee und dafür danke ich dir.

Wo gehört eigentlich die Entscheidungsmatrix hin? Ist das Doku oder kann man das in die Zeitplanung mit einbauen?

[DarkMaster]

Wo gehört eigentlich die Entscheidungsmatrix hin? Ist das Doku oder kann man das in die Zeitplanung mit einbauen?

Die Matrix gehört natürlich in das Soll-Konzept. Und später auch in die Doku. Von der Zeitplanung passt das schon.

Die Matrix ist ja essentiell für die weitere Planung. Das ist ja die Basis deines Projekts.

Was mich nur wundert, woher weißt du jetzt schon dass es Apache & MySQL ist? Wird vermutlich darauf hinauslaufen, aber ich würde es noch allgemein halten.

Ich würde beim Soll-Konzept anstatt 1 --> 3h angeben.

Die 2h dann bei der Realisierung bzw. Test (was willst du genau testen, ohne Daten?) abziehen.

Bearbeitet 25. Februar 2011 von DarkMaster

[Boris88]

Zitat von DarkMaster

Ich würde beim Soll-Konzept anstatt 1 --> 3h angeben.

Die 2h dann bei der Realisierung bzw. Test (was willst du genau testen, ohne Daten?) abziehen.

Ich werden meine Zeitplanung noch mal bearbeiten, danke!

Was gehört eigentlich alles in die Dokumentation zu Projektarbeit?

Bei mir ist steht zurzeit folgendes:

• Entscheidungs- Matrix

• Grafische Erläuterung

• Dokumentation

• Kosten - / Nutzenanalyse

Fehlt da noch was?

[Boris88]

Hallo,

ich bin gerade etwas verwirrt, was in die Geplante Dokumentation zur Projektarbeit gehört. Das soll es unterschiede je nach Bundesland geben. Ich bin mir wirklich nicht sicher was ich da für mein Projekt reinschreiben soll. So was wie Entscheidungsmatrix und Kosten-Nutzenanalyse gehört dort nicht hinein oder? Das ist doch Bestandteil von der normalen Doku oder nicht?

Wäre super wenn mich jemand aufklären und mir ein paar Vorschläge machen könnte.

Danke

Gruß Boris