Änderung an .xls Datei protokollieren, und per Mail melden.

[turunimm]

Hallo zusammen,

ich habe folgendes Problem:

Ein Personenkreis am Standort x möchte Nachrichten und Fehlermeldungen in einer xls Datei protokollieren. Sobald eine Änderung passiert, muss diese per Mail versendet werden. Hierbei reicht es auch, wenn diese Datei alle ~30 minuten auf Veränderungen überprüft wird.

Dabei ist der Inhalt der Veränderung nicht wichtig, Hauptsache der Empfänger der Mail am Standort y weiß, dass eine Änderung stattgefunden hat.

Die Standorte sind nicht vernetzt, es gibt zwar eine VPN Verbindung, allerdings ist diese nur gelegentlich für Wartungszwecke aktiv.

[flashpixx]

Ich rate von so etwas entschieden ab, denn Excel ist kein Shared-Medium bzw. kein Medium mit wirklich richtiger Lock-Technik. Setze eine Datenbank mit einem Frontend auf, durch das die Daten erfasst werden. Dann kann ein serverseitiger Prozess regelmäßig in der Datenbank nachschauen, ob Änderungen existieren oder man kann mit Hilfe eines Trigger direkt bei einem neuen Eintrag die Mail generieren und versenden. Ich würde zu Postgresql mit PHP bzw. Python (PHP z.B. für das Userfrontend und Python innerhalb der Datenbank für die Generierung der Mail) raten.

[turunimm]

Deine Lösung ist natürlich sehr elegant und so was in der art schwebte mir auch schon vor.

Allerdings bin ich ein wenig faul, trotzdem werde das mal probieren.

obwohl:

watchdirectory watchDirectory Startseite - Verzeichnisse auf nderungen berwachen

tut genau das, was ich brauche und kann noch viel mehr. Die geänderte Datei kann sogar angehängt werden (das klappt bei mir zwar noch nicht, aber sonst ist echt alles super und einfach).

[turunimm]

Aber vielen Dank für deine Mühe. Zusätzlich zu meiner Faulheit kommt auch noch Dummheit/Unerfahrenheit. Trotzdem werde ich das jetzt mal als Projekt in Angriff nehmen.

[flashpixx]

tut genau das, was ich brauche und kann noch viel mehr. Die geänderte Datei kann sogar angehängt werden (das klappt bei mir zwar noch nicht, aber sonst ist echt alles super und einfach).

Du arbeitest hier aber immer noch dateibasiert, d.h. wenn Du an die Inhalte willst, muss Du die Datei öffnen und den Inhalt verarbeiten. Überwachen, würde ich hier skeptisch sehen, denn je nachdem wie das System überwacht, reicht alleine das Ändern des Dateidatums, was dann automatisch einen neuen Bearbeitungsvorgang auslöst. Wenn aber nur das Datum verändert wurde (oder z.B. Benutzerrechte) ohne das am Inhalt etwas verändert wurde, wäre eine Bearbeitung überflüssig. Zweitens hast Du immer noch das Problem mit dem Lock, wenn Du auf der Originaldatei arbeitest bzw. Du musst vor der Verarbeitung die Datei kopieren und auf der Kopie arbeiten.

Mit meinem Vorschlag arbeite ich datensatz-orientiert, d.h. die Verarbeitung wird bei einem Datensatz genau ein einziges Mal durchgeführt und würde auch die Option bieten, dass Du den Inhalt direkt in die Mail mit aufnehmen kannst.

[turunimm]

Ja da hast du recht. Als Systemintegrator sind das aber teils böhmische Dörfer, auf der anderen Seite sollte das mit den Grundlagenkenntnissen und ein wenig Einarbeitung klappen.

Excel ist übrigens nicht unbedingt erforderlich, sondern war für mich erstmal nahe liegend.

Also unser Kunde hat nen kleines Netzwerk. Sobald irgendwelche EDV Fehler auftreten,

(Login nicht möglich, Drucker Papierstau, Scanner kaputt, schlechtes Bild am Monitor, langsamer Datentransfer und so weiter...)

sind die Mitarbeiter angehalten, dieses irgendwo einzutragen.

Damit wir als EDV Dienstleister da schnell reagieren können, müssen wir das natülrich auch merken. Die meisten Mitarbeiter haben kein Zugang zu Webseiten, einzig E-Mail funktioniert überall.

[flashpixx]

Warum verwendest Du nicht einen Bugtracker !? Dort können sich die User einloggen, Fehler erfassen und Du / Ihr könnt sie abarbeiten. Hosten solltest Du so etwas zentral und nicht beim Kunden. Natürlich würde das letztendlich einen funktionierenden Netzzugang voraussetzen. Natürlich kann man sicher auch das ganze im LAN des Kunden aufsetzen, so dass die Mitarbeiter nur dort ihre Daten erfassen und dieses wird dann z.B. gespiegelt.

Alternativ wäre ein Monitoringsystem einzusetzen, um das LAN zu überwachen

[lilith2k3]

Excel ist doch viel cooler

[Jejerod]

Unter dem Strich bleibt die Frage was der Kunde für diese Dienstleistung zahlt/zahlen will.

Ein Monitoring muss der Kunde gesondert zahlen, und das wird schwer zu vermitteln sein ("ging mit Excel doch vorher auch!?"). Außer man kann den Preis gering halten wenn man genug Kunden hat die ein zentrales Monitoring auch auslasten.

Muss der Kunde aktiv werden, muss man einen Weg wählen mit dem der Kunde auch umgehen kann. Bugtracker schön und gut, aber für die Meisten Büro-User ist das oft schon zuviel. Technikaffine Kunden haben natürlich weniger Probleme.

Statt Excel hätte ich eher E-Mail an eine support@example.com Adresse oder ähnliches gewählt. Die kann dann ja auch entsprechende Prozesse auf der Dienstleister-Seite anwerfen (SMS an Support-Handy, etc). Oder gescriptet in das lokale Bugtracking gehen, ohne das der Kunde sich mit der Bugtrackingsoftware gleich auseinander setzen muss.

[flashpixx]

Unter dem Strich bleibt die Frage was der Kunde für diese Dienstleistung zahlt/zahlen will. [..]

Statt Excel hätte ich eher E-Mail an eine support@example.com Adresse oder ähnliches gewählt. Die kann dann ja auch entsprechende Prozesse auf der Dienstleister-Seite anwerfen (SMS an Support-Handy, etc). Oder gescriptet in das lokale Bugtracking gehen, ohne das der Kunde sich mit der Bugtrackingsoftware gleich auseinander setzen muss.

Bugtracking Software kann oft mit so etwas arbeiten, d.h. der Kunde schickt eine Mail an die Adresse und die Mail wird anhand des Absenders in das Bugtrack eingepflegt, Rechnungsstellung kann dann direkt Kundenspezifisch geschehen. Wäre doch genau die passende Variante, oder sehe ich das jetzt Falsch

[turunimm]

Es ist in der Tat eher ne Turnschuhlösung. Was aber nicht zuletzt am Kunden liegt. Dieser hat klare (wenn auch "unschöne") Vorstellungen, was er will. Man könnte ihn sichrlich Überzeugen, dass es schönere Lösungen gibt, aber man kann ihn nicht überzeugen für diese auch entsprechend zu bezahlen.

E-Mail möchte der Kunde nicht, da sonst von versch. Mitarbeitern die gleiche Fehlermeldung gemeldet wird, und auch kein Feedback an alle (betroffenen) Mitarbeiter so einfach möglich ist. Bei einer Liste können sie reinschauen, den Status ablesen oder ggf. gucken ob das gleiche Problem schon gemeldet wurde. Klar geht dieses auch mit anderer Software aber, der Aufwand soll aus sicht des Kunden so gering wie möglich sein und auch Lieschen Müller soll das kapieren. Es darf natürlich nichts kosten!

Anmerkung: Der Kunde wird noch dieses Jahr für enige USER bzw. für einige PCs auch E-Mail sperren (Port).

Ich habe noch ein tool gefunden, was genau(!) das macht, welches genau meine Anforderungen erfüllt. BEEE - Better Email Enable Everything oder alternativ watchDirectory siehe Beitrag 3.

Das erste Tool ist sehr einfach gehalten und hat nur wenig Funktionen.

WatchDirectory hingegen ist sehr Umfangreich, übersichtlich und aktuell, aber es hat Probleme

die veränderte Datei als Anhang mitzusenden. Das Programm erkennt keine Änderung der Datei,

da die Veränderung der Größe zu gering ist (zumindest gehe ich davon aus). Das Programm meldet

zwar, dass die Datei bearbeitet worden ist, kann die Datei allerdings nur verschicken wenn sich die Größe

verändert.

Bearbeitet 17. September 2011 von turunimm

[Jejerod]

Dieser hat klare (wenn auch "unschöne") Vorstellungen, was er will. Man könnte ihn sichrlich Überzeugen, dass es schönere Lösungen gibt, aber man kann ihn nicht überzeugen für diese auch entsprechend zu bezahlen.

E-Mail möchte der Kunde nicht, da sonst von versch. Mitarbeitern die gleiche Fehlermeldung gemeldet wird, und auch kein Feedback an alle (betroffenen) Mitarbeiter so einfach möglich ist. Bei einer Liste können sie reinschauen, den Status ablesen oder ggf. gucken ob das gleiche Problem schon gemeldet wurde. Klar geht dieses auch mit anderer Software aber, der Aufwand soll aus sicht des Kunden so gering wie möglich sein und auch Lieschen Müller soll das kapieren. Es darf natürlich nichts kosten!

Es kostet aber gerade, nämlich allein die Zeit die DU damit verbringst eine Lösung für ein Problem zu finden, das durch die Engstirnigkeit des Kunden überhaupt erst Existiert. Diese Zeit wird normalerweise Bezahlt. So eine Lösung muss auch Dokumentiert werden, und wenn es die Software für die nächste Windows Version nicht mehr gibt haben wieder alle ein Problem.

Der Kunde will eine maßgeschneiderte Sonderlocke. Hier wären die Vertriebler in der Pflicht, ihm Beizubringen das so etwas mehr kostet, nicht weniger. Aktuell bleiben die Mehrkosten bei euch liegen, und wenn irgendwas mittelfristig nicht mehr tut weil die Software schlecht ist und nicht unter eurer Kontrolle, dann seid IHR schuld und habt es gefälligst umsonst zu korrigieren. Solche Projekte sind Fässer ohne Böden.

Wenn ihr so etwas abzieht, dann schreibt bitte in irgendeinen Vertrag das die Lösung für genau diese Version ihres Betriebssystems gilt, jede Änderung ist auf eigene Gefahr und kann dazu führen das nichts mehr geht. In dem Falle ist ein kostenpflichtiger Folgeauftrag nötig.