Projektantrag: Bewertungen bitte

[Sporticus]

Hallo zusammen,

auch ich rücke meiner Abschlussprüfung immer näher. Der erste Schritt (Projektantrag) steht vor der Tür. Doch bevor ich den wegschicke, würde ich gerne eure Meinung dazu hören.

Projektantrag

1 Problembeschreibung

1.1 Projektbezeichnung

Entwicklung einer betriebsinternen Anwendung zur Aufbereitung und Archivierung von eingescannten Dokumenten.

1.2 Problembeschreibung & Projektumfeld

...2 Sätze über die Firma...

Im Ablauf eines Scannvorgangs wird von einem Mitarbeite eine beliebige Zahl an Dokumente eingescannt. Diese gescannten Dokumente werden von dem Scanner in ein – vom Administrator festgelegten Verzeichnis – abgelegt. Aus diesem Verzeichnis kann sich der Mitarbeiter sein Dokument auf seinen Computer holen.

Die Aufbereitung und Archivierung der Dokumente wird bis heute nicht, oder nur teilweise, gemacht. Die Archivierung erfolgt indirekt in der Hinsicht, dass der Mitarbeiter sich das gescannte Dokument auf seinen Computer „kopiert“. Wenn der Mitarbeiter das Dokument mithilfe der „ausschneiden“ Funktion auf seinen Computer holt, wird das Dokument auf dem Server nicht zurückgelassen. Dadurch ist die Archivierung der Dokumente nicht gewährleistet. Die Aufbereitung mittels der OCR-Analyse erfolgt bis dato nicht.

Der Antragssteller ist Auszubildender zum Fachinformatiker der Fachrichtung Anwendungsentwicklung bei der XXXXXX GmbH und wird das Projekt in der Abteilung Entwicklung durchführen. Projektverantwortlicher ist der Abteilungsleiter der Entwicklung, Herr XXXXXXX. Als Ansprechpartner steht Frau XXXXXXX als Ausbildungsleiterin sowie für fachliche Fragen Herr XXXXXXX zur Verfügung. Für netzwerk- bzw. serverbetreffende Fragen steht zudem die Abteilung „IT Services & Operations“ unter Herrn XXXXXXX zur Verfügung.

Die Planung, Analyse, Programmierung und das Testen des Aufbereitungs-Tools erfolgt am Arbeitsplatz, XXXXXX Straße XX.

1.3 Projektziel

Die automatisierte Aufbereitung durch eine OCR-Analyse und anschließender Archivierung mithilfe des firmeneigenen Produkts „XXXXXXXX“. Das Programm soll flexibel auf die Scanner eingestellt werden, sodass beliebig viele Scanner-Outputs überwacht werden können. Der Archivierungsvorgang erfolgt durch einen Mailversand, in dem eine Mail mit dem gescannten Dokument als Anhang, der Dokumentenname als Betreff und dem Dokumenteninhalt als Text verschickt wird. Diese Mail durchläuft die Infrastruktur der oben genannten Firma und wird anschließend im „XXXXXXXX“ gespeichert.

Für die Nutzen- und Performanceanalyse wird der Scann- und Aufbereitungsprozess in einem Live-Monitoring überwacht. Dadurch kann eine Störung schon frühzeitig erkannt und behoben werden.

1.4 Eigene Tätigkeit

Die eigene Tätigkeit des Antragstellers betrifft den Umfang des gesamten Konzepts inklusive Planung, Realisation und Testen, exklusive der technischen Bereitstellung der Testumgebung auf einem Linux-Server.

Projektphasen

1. Initialisierungsphase (zusammen 3h)

1.1. Analyse des IST-Zustands (1h)

1.2. Erstellung des SOLL-Konzepts (2h)

2. Designphase (zusammen 6h)

2.1. Erstellung des UML-Diagramms (4h)

2.2. Schnittstellentauglichkeit überprüfen (2h)

3. Realisierungsphase (zusammen 31h)

3.1. Klassen zur Entgegennahme von Dokumenten erstellen (8h)

3.2. Klassen zur Zwischenspeicherung der Dokumente erstellen (2h)

3.3. Klassen zur Aufbereitung der Dokumente über OCR und anschließendem Mailversand erstellen (16h)

3.4. OCR-Schnittstelle einbinden (2h)

3.5. Schnittstelle für den Mailversand einbinden (2h)

3.6. Schnittstelle für Live-Monitoring einbinden (1h)

4. Testphase (zusammen 12h)

4.1. Testverfahren erstellen (1,5h)

4.2. Tests durchführen (3,5h)

4.3. Fehlerbehebung (7h)

5. Abnahme (zusammen 1h)

5.1. Abnahme durch den Support (1h)

6. Projektübergreifend (zusammen 17h)

6.1. Projektdokumentation (13h)

6.2. freier Puffer (z.B. für Fehlerbehebung) (4h)

Projektzeit (gesamt): 70h

Anlagen

- Zeitplanung

- Klassendiagramm

- Sequenzdiagramm

- Testprotokoll

Ich bedanke mich für eure Meinung und Feedback!

Bearbeitet 19. Januar 2012 von Sporticus

[Gast Slo0p]

Der Archivierungsvorgang erfolgt durch einen Mailversand, in dem eine Mail mit dem gescannten Dokument als Anhang, der Dokumentenname als Betreff und dem Dokumenteninhalt als Text verschickt wird. Diese Mail durchläuft die Infrastruktur der oben genannten Firma und wird anschließend im „XXXXXXXX“ gespeichert.

Das verstehe ich nicht ganz, welchen Zweck soll das erfüllen?

[Sporticus]

Hi Slo0p,

also das Archivieren soll den Vorteil bringen, dass alle gescannten Dokumente zentral gespeichert werden und dort mittels einer Suchfunktion schnell wiedergefunden werden können.

Falls du das mit dem Mailversand nicht verstehst:

Der Mailversand muss deshalb sein, da die Archivierung so funktioniert, dass die Mails "abgefangen" werden und in dem Archiv abgelegt werden. Das "abfangen" der Mails macht nicht mehr mein Programm, sondern das Produkt XY meiner Firma.

Bearbeitet 19. Januar 2012 von Sporticus

[Gast Slo0p]

Achso, ich würde das ganze noch soweit ausformulieren, dass das klar wird. Ich hatte es so verstanden, dass nachdem das Dokument eingescannt wird, es in eine E-Mail abgespeichert wird und einfach an alle Abteilungen weitergeleitet wird.

Hab ich das jetzt richtig verstanden, das die Mail an ein Pop3-Fach der Archivierungssoftware gesandt wird?

[Sporticus]

Ja genau. Das Dokument wird aber - drotz Mail - hinterher noch in einem Verzeichnis abgelegt, aus dem sich die Mitarbeiter das dann rausholen können.

[Gast Slo0p]

Welchen Zweck erfüllt das? Das ist doch doppelte Archivierung

[Sporticus]

Naja, im grundegenommen hast du schon recht. Allerdings kann es sein, dass der Benutzer das Dokument z.B. mit "ausschneiden" auf seinen PC kopiert. Dann wäre das Dokument nicht mehr auf dem Server.

Zudem wird, dadurch das in der Mail der Inhalt des Dokuments als Text steht, bei dieser Archivierungsmethode ein Index auf die abgespeicherten Mails gelegt und eine Volltextsuche. Sprich, wenn du ein Dokument mit einem bestimmten Satz als Inhalt suchst, musst du das da nur in die Suche eingeben.

Wären die Dokumente nur auf dem Server abgelegt, hat man diese Möglichkeit der Suche natürlich nicht. So müsste man alle Dokumente selbst danach durchsuchen.

[Gast Slo0p]

Achsoo.... Das wird aber verdammt schwierig! Wie groß ist euer Unternehmen denn? Habt ihr euch mal Gedanken über eine professionelle Lösung gemacht? Scanview

Nun zurück zum Thema:

Aus dem Projektantrag wird nicht sofort klar, was du alles machst. Ich finde die Formulierung ist sehr schwierig zu verstehen. Und die Dokumente die auf dem Server liegen können einfach ausgeschnitten werden? Das könnte man doch z.B. mit einem Rad-Only regeln. Habt ihr parallel auch noch eine Papierarchivierung?

[Sporticus]

Nein das wird nicht schwierig. Ich muss lediglich eine Mail versenden. Den Rest übernimmt ein anderes Programm, welches nicht mehr zu dem Projekt gehört.

Die Firma hat ca. 250 Mitarbeiter

[Gast Slo0p]

Achso, also liegt dein Schwerpunkt in der Programmierung der Schnittstellen... quasi

Hört sich auf jeden Fall interessant an!

[Sporticus]

Genau, ich klinke mich sozusagen in den Workflow vom Scanner-Mitarbeiter ein und setze mein Programm dazwischen.

[Sporticus]

Es hat sich nur zu Punkt 1.2 und 1.3 etwas geändert.

1.2 Problembeschreibung & Projektumfeld

...2 Sätze über die Firma...

Im Ablauf eines Scannvorgangs wird von einem Mitarbeite eine beliebige Zahl an Dokumente eingescannt. Diese gescannten Dokumente werden von dem Scanner in ein – vom Administrator festgelegten Verzeichnis – abgelegt. Aus diesem Verzeichnis kann sich der Mitarbeiter sein Dokument auf seinen Computer holen.

Die Aufbereitung und Archivierung der Dokumente wird bis dato nicht gemacht.

Der Antragssteller ist Auszubildender zum Fachinformatiker der Fachrichtung Anwendungsentwicklung bei der XXXXXX GmbH und wird das Projekt in der Abteilung Entwicklung durchführen. Projektverantwortlicher ist der Abteilungsleiter der Entwicklung, Herr XXXXXXX. Als Ansprechpartner steht Frau XXXXXXX als Ausbildungsleiterin sowie für fachliche Fragen Herr XXXXXXX zur Verfügung. Für netzwerk- bzw. serverbetreffende Fragen steht zudem die Abteilung „IT Services & Operations“ unter Herrn XXXXXXX zur Verfügung.

Die Planung, Analyse, Programmierung und das Testen des Aufbereitungs-Tools erfolgt am Arbeitsplatz, XXXXXX Straße XX.

1.3 Projektziel

Eine Schnittstelle zwischen der Scannerausgabe und dem Mitarbeiter.

Die vom Scanner ausgegebenen Dokumente sollen einer OCR-Analyse unterzogen werden. Danach wird eine Mail generiert, die den Dokumenteninhalt als Text, Dokumententitel als Betreff und das Dokument als Anhang enthält. Diese Mail wird an eine Adresse verschickt, sodass die Mail von der Infrastruktur der oben genannten Firma „abgefangen“ und in der Mailarchivierung abgespeichert wird. Während die Mail verschickt wird, wird das Dokument in ein Ausgabeverzeichnis gelegt, von dem es der Mitarbeiter sich holen kann.

Durch das zentrale Speichern der Dokumente und einer ausgeprägten Suchfunktion – unter anderem Volltextsuche, lassen sich die Dokumente bei Bedarf schnell, einfach und bequem wieder finden.

Für die Nutzen- und Performanceanalyse wird der Scann- und Aufbereitungsprozess in einem Live-Monitoring überwacht. Dadurch kann eine Störung schon frühzeitig erkannt und behoben werden.

Ich würde mich über ein paar Feedbacks darüber freuen.

[Akku]

Außer, dass mir eine Kunden- oder Systemdoku fehlt, finde ich den zeitlichen Ablauf recht ordentlich. Würde ich so abnehmen.

Warum legst du die Dokumente nicht in einer Datenbank ab?

[Sporticus]

Hi Akku,

danke für dein Feedback.

Ich werde eine Systemdoku anfertigen und diese auch im Antrag noch mit ergänzen.

Das "Produkt", das die Dokumente archiviert und mit einer Volltextsuche, Index, etc. ausstattet ist bereits vorhanden. Deshalb ist einfacher das Ganze so zu machen.

Würde es denn vom Projektumfang genügen, so wie es jetzt im Projektantrag steht?

[Akku]

Würde es denn vom Projektumfang genügen, so wie es jetzt im Projektantrag steht?

Es ist ein mittelprächtiges Projekt. Wie bereits geschrieben, würde ich es abnehmen und mich auf die Präsentation freuen. Ist ja ein nicht alltägliches Thema.

[Sporticus]

Ok. Vielen Dank!