Sekretärin beibringen unter ihrem Namen E-Mails zu verschicken

[Hunduster]

Hallo zusammen,

bei uns im Unternehmen gibt es zwei Sekretärinnen welche für den Hauptgeschäftsführer arbeiten. Alle E-Mails des GF werden von den Damen vom Band abgetippt und unter seinem E-Mail Konto verschickt.

In der Vergangenehit haben die beiden Damen unter zwei verschiedenen Benutzernamen des Chefs sich angemeldet und gearbeitet.

M. Mustermann

Max.Mustermann

Ebenso waren auch die E-Mail Adressen aufgebaut.

Bevor ich in das Unternehmen kam und den externen IT Dienstleister abgelöst habe, wurde den Damen wohl erzählt dies müsse so sein da es sonst technisch nicht anders machbar wäre, nun gut.

Nach unserer gesamten IT Umstellung gibt es für die Damen nun jeweils ein eigenes Benutzerkonto samt E-Mail Adresse und das des GF wird zusätzlich im Outlook eingebunden. Und hier begann nun auch schon das gejammer; die Damen müssen wissen wer von ihnen welche E-Mail verschickt hat und jeweils leicht abgewandelte Signaturen waren ein Mausklick zuviel ebenso wie das markieren in farbige Kategorien. Nun hat man eine Lösung durch Regeln gefunden die bei der einen Dame eine E-Mail in den Ordner Gesendete Objekte XX und bei der anderen in XY schiebt.

Das letzte zu bewältigende Problem für mich ist es nun, den beiden Damen beizubringen alle E-Mails, die nicht vom Chef sind bitte und gefälligst unter ihren eigenen E-Mail Adressen zu versenden.

Bei der einen Sekretärin ist das kein Ding die tut was man ihr sagt weil es ihr im Grunde egal ist (Halbtagskraft). Die Andere jedoch.... naja sagen wir ist vom alten Eisen, seit zig Jahren dabei und meint sie stände im Organigramm ganz knapp unter dem GF aber auf jeden Fall über allen anderen Mitarbeitern.

Genau diese Dame ist auch die, die laut ihrer eigenen Aussage ja garnicht im Unternehmen exestiert sondern eins mit dem Chef ist (ja, das hat sie wirklich so gesagt) und sich schon darüber beschwert das sie sich nun mit ihrem eigenen Namen morgens anmelden muss und sogar eine eigene E-Mail Adresse hat - was eine Frechheit.

Mir fehlen die Argumente ihr nun die Ansage zu machen, alle sonstigen Korrespondenzen bitte unter ihrem Namen zu machen selbst den Hinweis darüber, dass der Besucherparkplatz freizuhalten ist. Mir ist klar, dass dies im Outlook ja wieder ein Mausklick mehr ist aber da muss sie dann eben durch.

Ich finde bei Google leider nichts rechtliches was ich ihr diesbezüglich vorlegen könnte und suche daher nun hier um Rat.

Was ich auch schon grenzwertig finde ist die Tatsache, dass sie unter dem Namen unseres GF versendet und nicht etwa mit dem Hinweis "Gesendet im Auftrag von". Dies musste ich nach massiver Beschwerde wieder entfernen und ihr "Senden als" Rechte geben. Ob dies widerum rechtlich unbedenklich ist wage ich auch zu bezweifeln.

[DocInfra]

Hier ist dein Argumentationsgeschick gefragt. Da wird dir kaum jemand ein Patentrezept geben können, auch keine gesetlichen Regelungen oder so. Du musst einfach argumentieren. Wenn du aber selber kein für sie schlüssiges Argument hast, dann musst das mit ihrem Vorgesetzten klären. Oder du eskalierst das an deinen Vorgesetzten weiter.

Gibt es ein technisches Problem, dass dich nach einer Lösung suchen lässt, oder findest du es einfach "unschön"?

[Hunduster]

Ich finde es unschön und es regt mich auf da die Dame ständig ihren Kopf durch setzt. Auch schmiert sie einen immer sofort bei der GL an selbst wenn man mal nicht ans Handy gegangen ist geht sofort eine E-Mail an die GL raus.

Es ist einfach Mist, dass man vom GF eine E-Mail bekommt und denkt es sei von ihm um dann festzustellen, dass sie diese geschrieben hat. Denn ist es kein Diktat so unterschreibt Sie auch mit ihrem Namen.

[charminbär]

Warum wendest du dich nicht an den Geschäftsführer?

[DocInfra]

Ich finde es unschön und es regt mich auf da die Dame ständig ihren Kopf durch setzt.

Okay, also eher ein zwischenmenschliches als ein technisches Problem.

Auch schmiert sie einen immer sofort bei der GL an selbst wenn man mal nicht ans Handy gegangen ist geht sofort eine E-Mail an die GL raus.

Geht es hier um Anrufe während der Arbeitszeit oder nach der Arbeitszeit? Sowas lässt sich über IT-Prozesse und interne SLAs lösen. Sprich deinen Vorgesetzten oder die GL an und adressiere das Thema.

[Karlo01]

Alte verkrustete Strukturen aufzureissen macht einen immer unbeliebt. Aber mal ehrlich, ist das wirklich dein Problem ? Wenn die alte Tippse schon seit Jahren sich die Identität der GF zueigen macht, dann muss das mit dem Chef wohl abgesprochen sein oder er billigt es zumindest. Egal, in beiden Fällen obliegt es nicht deiner Verantwortung und ich an deiner Stelle würde mir diesen Schuh nicht anziehen

[Pixie]

Wenn sie das seit zig Jahren so macht, ist sie vermutlich nicht mehr die jüngste. Die Jahrgänge, die nicht mit täglichem IT-Umgang aufgewachsen sind, tun sich meist ein wenig schwer, wenn sie es nicht von sich aus wollen. Da werden dann sonstwas für Gründe vorgeschoben, um das leidige PC-Thema wegschieben zu können. Du kannst es auf die nette Tour versuchen und ihr öfter mal einen "Geheimtipp" geben, das ganze über alle Ebenen (inklusive GF) eskalieren lassen... oder Dich mit der Situation abfinden. Auf der sachlich argumentativen Ebene wirst Du scheitern.

[127.0.0.1]

Was kümmert es die eiche, wenn sich die wildsau daran reibt....? wenn der chef das ok findet, dass die tippse mails in seinem namen sendet, dann ist es doch ok. irgendwann wird das jemandem auf die füße fallen - und im zweifel nicht dir.

[Allrounder]

Mach es dir nicht so schwer. Die optimale Lösung bereitest du vor und präsentierst es dem Geschäftsführer.

Du hast mit Ihm ein Gespräch und erwähnst beiläufig, dass die Sekretärin Anweisungen über seine Signatur ausgibt und man als Empfänger es nie weiß, mit wem man eigentlich spricht.

Finde es sowieso komisch, dass die Sekretärinnen über die Signatur vom Chef schreiben.

ANSONSTEN. Die Signatur wird doch im lokalen E-Mail Programm abgespeichert, oder?

Ändere Ihre Signatur geringfügig. Ein Leerzeichen, Punkt oder Strich mehr.

Dann erkennst du die E-Mails vom Chef und von seiner Hexe :-)

Trag es dem Chef einfach EINMAL vor und wenn er nein sagt dann lass es so und geh Ihr aus dem Weg. Wenn es kracht bist du nicht schuld