IT Abteilung vs. Buchhaltung: Firma wird in Rechnungsanschrift in Zeile 2 genannt

[dirk12345]

Servus,

das ist kein Scherz oder so ich führe hier regelmäßig einen Kampf mit unserer, eigentlich sehr lieben und netten Buchhaltung.

Ich bestelle öfters Artikel etc. für unserer Firma bei kleinen Internetshops und auch ausländischen Firmen.

Hierbei gibt es nun öfters den Fall dass in der ausgestellten Rechnung mein Name (Person) vor dem Firmennamen in der Rechnungsanschrift erscheint, obwohl ich beim bestellen darauf achte das dies nicht der Fall ist bzw. auch teilweise persönliche an den Lieferanten kommuniziere, dass die Firma in der ersten Zeile stehen muss.

Unsere Buchhaltung verweigert dann die Annahme der Rechnung mit dem Verweis, dass laut deutschem Umsatzsteuergesetz und/oder der Abgabenverordnung der Firmenname in der ersten Zeile stehen muss.

Diese habe ich mir durchgelesen, dort steht aber nur das der Firmennamen enthalten sein muss, auf die Reihenfolge wird nicht eingegangen. Auf Nachfrage in unserer Buchhaltung nach einer schriftlichen Regelung bzgl. der Reihenfolge in der Rechnungsanschrift konnte mir nun aber auch niemand etwas schriftliches liefern. Ausser so Sätzen wie "Das ist doch logisch" etc., kommt da nichts, so etwas kann ich aber nicht an die Firmen schicken, die mir die Rechnungen falsch austellen.

Ich als juristischer Laie interpretiere die Gesetzestexte auch so, dass der Firmenname nur enthalten sein muss und nicht zwingend an erster Stelle stehen muss. Logik hin oder her.

Folgende Rechnungsanschrift wird von unserer Buchhaltung nicht akzeptiert:

dirk12345

Musterfirma GmbH

Beispielstraße 4

54321 Demostadt

Akzeptiert wird:

Musterfirma GmbH

dirk12345

Beispielstraße 4

54321 Demostadt

Ich kann auch die Lieferanten teilweise leider einfach nicht ändern, sind spezielle Sachen gibt es sonst nirgendwo.

In meiner letzten Firma, eine kleine GmbH <10 Personen, war das auch nie ein Problem.

Wie wird das bei Euch gehandhabt? Kennt Ihr diese Thematik?

Kennt Ihr Gesetzestext in denen das Thema Reihenfolge in der Rechnungsanschrift definiert wird?

Danke und Grüße

Dirk

[bigvic]

Ganz einfach: Lieferanten erziehen.

Wenn die Buchhaltung das so will, dann ist das eben so. Das ist deren Job, nicht deiner. Was willst da jetzt rumdiskutieren? Sag das deinem Lieferanten. Wenn er das nicht so liefern kann, dann bestelle woanders. Aus diesem Grund haben Firmen idR nur ein paar Lieferanten bei denen man weiss, dass die das ordentlich machen.

Und ansonsten lass es halt knallen. Gib die Rechnung der Buchhaltung und wenn sie es nicht zahlen, dann geht die Mahnung auch dahin, oder? Dann dürfen die sich mit dem Lieferanten rumschlagen ... Oder bestelle einfach nichts selber und geb es an den Einkauf weiter.

Bearbeitet 15. November 2012 von bigvic

[DarkMaster]

ich sehe das auch so... wofür gibt es eine Buchhaltung? Wenn die Rechnung denen nicht passt, dann sollen sie sich selber drum kümmern.

Aber mal ehrlich, welche deutsche Firma schreibt denn den Namen in die erste Zeile? Ist schon ungewöhnlich.

[afo]

Habt ihr keinen Einkauf, der die ganze Beschaffung für dich abwickeln kann?

Aber mal ehrlich, welche deutsche Firma schreibt denn den Namen in die erste Zeile? Ist schon ungewöhnlich.

und auch ausländischen Firmen.

[Pixie]

Aber mal ehrlich, welche deutsche Firma schreibt denn den Namen in die erste Zeile? Ist schon ungewöhnlich.

Kenne ich schon so... wenn mein Name in der ersten Zeile steht, geht es an mich und die Lieferanschrift ist die Firma... weil halt DHL dieselben Arbeitszeiten hat wie ich und ich tagsüber zuhause nicht anzutreffen bin.

Steht mein Name in der zweiten Zeile, geht die Sendung an und auf Rechnung der Firma, aber ich bin Ansprechperson und bei größeren Unternehmen ist dadurch die Zuordnung zu einer Abteilung möglich (soll die Sendung in Gebäude 1 oder in Gebäude 42).

...als Ergänzung: Zustellanweisung

Bearbeitet 15. November 2012 von Pixie

[DarkMaster]

@afo

ich hab ja auch die deutschen Firmen gemeint.

@pixie

das mit dem Schicken kenn ich ja auch. Aber warum die Sendung an und auf Rechnung der Firma geht, wenn dein Name in zweiter Zeile steht, versteh ich nicht ganz.... Rechnungs- und Lieferadresse weicht ja normalerweise ab. Ich bestelle etwas auf meinen Namen (Rechnung auf Privatadresse ausgestellt) und lasse es mir nur in die Firma schicken.

Aber eigentlich gehts ja bei Privatlieferungen nur darum, dass der Bote weiß, zu welcher Firma er muss. Und ob da jetzt Hr. XYZ in erster oder zweiter Zeile steht, ist doch schnuppe.

@TE

Lt. § 14 UStG scheint die Rechnung i.O. zu sein

UStG - Einzelnorm

ich würde deshalb sagen, eure Buchhaltung darf sich selber darum kümmern.

[dirk12345]

Danke schon mal für Euer Feedback.

Die Erziehung der Lieferanten, vor allem der ausländischen, kann ich nur durchführen und tue ich auch wenn wir dort auf Rechnung bestellen können. Teilweise muss ich aber, habe keine andere Wahl, per Vorkasse oder Kreditkarte bezahlen und da ist der buchhalterische Vorgang auf Seiten des Lieferanten bereits abgeschlossen. Die haben Ihre Kohle dann ja schon und es interessiert niemanden wie ich nun meine Rechnung haben möchte. Es gibt aber auch deutsche Firmen die das machen, die Kleinen.

Das unsere Buchhaltung darauf bestehen darf, dass Rechnungen so auszusehen haben ist prinzipiell auch in Ordnung. Nur mag ich es nicht wenn mir vorgeworfen wird, dass diese Form vom Finanzamt nicht akzeptiert wird und das per Gesetzt nicht erlaubt ist und dazu nirgendwo etwas steht und man mir auch keine entspr. Gesetzestexte liefern kann.

Ein berühmtes Beispiel zu diesem Sachverhalt ist z. B. eine normale Bestellung über den deutschen Apple Online Store (Amis halt).

Im Onlinebestellformular schaut noch alles korrekt aus, Firmenname ist in Zeile 1. Auf der schriftlichen Rechnung und in der Bestellbestätigung (E-Mail) ist das dann leider nicht mehr der Fall. Da hatte ich dann die Bestellung wieder stornieren lassen, was nicht so einfach war und anschließend neu bestellt. Dann habe ich einfach meinen Name im Textfeld "Firma" und den Firmennamen in "Vorname" und "Nachname" geschrieben. Gut das unser Firmenname aus zwei Wörtern besteht.

Mittlerweile haben wir ein SAP Konto bei Apple und es funktioniert reibungslos und Chef & Co. kriegt sein neues iPhone pünktlich und die Buchhaltung ist auch zufrieden.

Das ist mal nur ein leicht lösbares Beispiel (größere ausländische Firma mit starker Präsenz am deutschen Markt) aus meinem nicht enden wollenden Kampf mit der Rechnungsadresse div. Lieferanten.

Eines Tages muss ich deswegen sicher zum Psychiater.

[DarkMaster]

@dirk12345

ich kenne zwar jetzt deine genauen Aufgaben in der Firma nicht. Aber bevor du zum Psychiater musst, würde ich einfach von "technischer" Seite sagen, was bestellt werden soll und würde es an die Buchhaltung weitergeben. Die können es so bestellen, wie sie es haben möchten. Einen wirklichen Einkauf haben wir bei uns auch nicht, aber ich geb das einfach unserer Buchhaltung weiter und diese bestellt es. Diese kann am Besten entscheiden, ob auf Vorkasse/Rechnung/Kreditkarte.... und dann natürlich auch, wie die Rechnung aussehen soll.

Wie gesagt, wenn es in deinen Aufgabenbereich fällt, dann ist es was anderes. Aber ansonsten würde ich mir den Schuh nicht anziehen...