Exchange Server, wieviel Pflegebedarf?

[Aras]

In meinem Betrieb gibt es die Aussage, dass ein Exchange-Server massiven Pflegebedarf hätte und somit extra für den Exchange-Server eine Vollzeitkraft eingestellt werden müsste.

Deswegen wird auch kein Exchange-Server eingerichtet.

Könnt Ihr mir bitte paar Argumente für und gegen diese These liefern?

Bin FIAE und kein FISI, und würde die These generell als absurd abstempeln, da ich mir das nicht vorstellen kann.

Danke

[Eye-Q]

Jedes komplexere System benötigt natürlich einen gewissen Pflegebedarf, allerdings ist der Aufwand je nach Bedarf niedriger oder höher.

Bei einer Firma mit 10 Mitarbeitern, wo es wenig bis keine Mitarbeiterfluktuation gibt, und es keine Restriktionen bezüglich privater Nutzung oder sonst etwas gibt, kann man so etwas nebenbei machen, wenn man sich mit Exchange auskennt. Bei den meisten Kunden, die wir betreuuen (5-30 Mitarbeiter), schauen wir ein bis zwei Mal im Monat im Laufe der vereinbarten Monatswartung drauf und beheben ggf. Probleme, aber normalerweise laufen die Systeme relativ pflegeleicht.

Wenn es allerdings eine Struktur mit mehreren hundert Mitarbeitern gibt, ggf. mit Hochverfügbarkeit des Exchange, Restriktionen in Hinsicht auf private Nutzung, zentrale Verwaltung von Einstellungen (Signaturen etc.) und einer relativ hohen Mitarbeiterfluktuation ist, braucht das Exchange-System natürlich dementsprechend mehr Pflege.

Wie man sieht, kann das von x bis y alles sein. Ohne zu wissen, was denn überhaupt mit dem Exchange gemacht wird, wie viele Mitarbeiter in der Struktur verwaltet werden, ob es evtl. Vertrauensstellungen zu anderen Domänen gibt etc., kann man unmöglich sagen, wie viel Aufwand das in eurem Fall in etwa sein wird.

[Aras]

Derzeit ca. 120 Mitarbeiter. Fluktuationen sind ca. 1-2 MA pro Monat (Praktikanten, Studenten).

Hochverfügbarkeit muss gegeben sein, da wir von unserem E-Mail-Server abhängig sind.

Wobei derzeit IceWarp eingesetzt wird, und die Leute POP3 verwenden und kaum IMAP. Ich würde auch eher Exchange aus Sicherheitsgründen einsetzen und auch wegen dem geringeren Pflegeaufwand für die einzelnen Mitarbeiter.

Ich würde ja eher Einschätzen dass wenn der Exchange produktiv ist, dass der Pflegeaufwand sich verringert. Besonders weil man MA-Fluktuationen über DomainController zentral steuern könnte.

[lupo49]

Also eine Vollzeitstelle nur für die Pflege des Exchange ist sicherlich maßlos übertrieben. Bei uns gibt es auch einen für mehrere hundert Postfächer ausgelegten Exchange-Cluster, der von einer Person betreut wird, die zusätzliche Verantwortungsbereiche hat. Sicherlich ist die Erstinstallation und -konfiguration plus Einrichtung der Schnittstellen (Archivierung, Mobile Geräte, E-Mail-Verschlüsselung usw.) sehr zeitintensiv, wird aber aber anschließend eine Vollzeitkraft nicht voll auslasten.

Das operative Geschäft (Anlagen von E-Mail-Adressen/Postfächer, ...) ist ja soweit in das AD integrierbar und automatisierbar, dass das theoretisch von jedem anderen IT-Mitarbeiter erledigt werden kann.

[pr0gg3r]

Es kommt drauf an, was man mit dem Exchange machen möchte. Wenn man nur x Postfächer haben möchte, dann mag das funktionieren, auch wenn sich der Exchange dann nicht lohnt. Wenn man das Ding aber bis auf jede noch so kleine Config ausreizen und scripten möchte, braucht man da schon jemanden dahinter, der sich umfassend damit auseinandersetzt und die Zeit dafür hat. Wir haben bei uns ein Buch über Exchange, das hat (lasst mich lügen) so um die 1000 Seiten. Wenn man das durchblättert, dann sieht man erst einmal, was so ein Exchange überhaupt alles kann. Neue Funktionen werden bei uns von einer Person nebenher umgesetzt, die Wartung und Troubleshooting übernehmen zu können, wird aber von jedem erwartet.

Sicherlich ist die Erstinstallation und -konfiguration plus Einrichtung der Schnittstellen (Archivierung, Mobile Geräte, E-Mail-Verschlüsselung usw.) sehr zeitintensiv, wird aber aber anschließend eine Vollzeitkraft nicht voll auslasten.

So würde ich das auch sagen.

Bis ein Exchange-Konzept umgesetzt ist und einwandfrei läuft, ist es sicherlich ein Fulltimejob, der je nach Aufwand einige Wochen dauern kann (inklusive Einarbeitung), dann aber braucht man keine Vollzeitkraft mehr.

[Aras]

pr0gg3r

Inwiefern kann man da was ausreizen? Was würdest du für Punkte empfehlen, welche mit umgesetzt werden sollten?

Vielen Dank!

[SilentDemise]

allein das ganze unified communication / unified messaging Thema ;-) Exchange kann mehr als nur ein paar Mails verschicken.

[pr0gg3r]

Inwiefern kann man da was ausreizen? Was würdest du für Punkte empfehlen, welche mit umgesetzt werden sollten?

Uff, da gibt es viel. Ich kann nur sagen, wie es bei uns ca. aussieht:

Wir haben einen externen E-Mail-Server der die Adressen für alle Standorte bereithält. Bei jedem Standort (einzelne Domänen mit Vertraunsstellungen) gibt es einen Exchange, der über einen Connector die E-Mails abruft und in einer Postfachdatenbank ablegt und den AD-Konton zuweist. Dafür haben wir je nach Stellung verschiedene Postfachgrößen zugeteilt. Das heißt, Abteilungsleiter haben einen größeren Posteingang, da sie ständig PDFs hin und hersenden und sies nicht blicken, die Dokumente ordentlich zu archivieren sondern dafür halt Outlook verwenden (möchten). Überschreitet das Postfach eine gewisse Größe, werden erst E-Mails mit Hinweis zur Säuberung versendet, dann irgendwann gesperrt (E-Mails kommen zwar im Postfach an, werden aber nicht an Outlook übermittelt, bis das Postfach aufgeräumt ist). Dann haben wir verschiedene globale Kontaktlisten, die von verschiedenen Konten abgerufen werden können. Dann noch eine Funktion, um im Kalender zu sehen, welche Besprechungsräum ewann frei sind, man kann sie buchen, andere dazu einladen (Termin) usw. Die Verwaltung hat darauf wegen organisatorischen andere Rechte. Was wir noch haben ist OWA um über ein "Mini-Outlook im Browser" von außerhalb darauf zugreifen zu können. Wir verwenden auch Outook-Anywhere (das auch OWA verwendet) um von Notebooks ohne VPN-Verbindung Mails abrufen zu können. Dann noch n paar Kleinigkeiten wie öffentliche Archive. Man kann auch einem anderen Benutzer vorübergehend Rechte für n anderen Account geben, falls der im Urlaub ist (Postfach teilen). Was wir noch nicht haben (was aber auch möglich wäre): Signaturen, die vom Exchange statt manuell vergeben werden, aber dafür muss erstmal unsere AD sauber sein, da davon die Felder (Name, Telefon, usw.) verwendet wird. Eine Spamlösung haben wir nicht direkt im Exchange, da es die bereits auf dem externen Mailserver und im Connector gibt, zusätzlich sperrt unsere lokale Antivirenlösung verdächtige Mails. Was noch nett ist, dass auch Termine und Kontakte mitm Smartphone synchronisiert werden und nicht nur die E-Mails.

Das war denke ich mal das wichtigste. Sowas ist in der Form denke ich nur mit Exchange möglich. Aber wenn man wirklich nur ein paar Postfächer benötigt, ist Exchange zu teuer und zu groß.

[r3m4]

Also wir sind auch um die 100 Mitarbeiter und hatten bis vor ein paar Jahren Novell GroupWise im Einsatz.

Ich kann für uns nur sagen dass sich der Umstieg gelohnt hat und wir jetzt wesentlich weniger Aufwand in die Pflege stecken als vorher. Natürlich müssen Mitarbeiter angelegt werden. Das sehe ich allerdings nicht als Pflege denn das ist bei jedem System so.

Auch die genannten Punkte sehe ich alle eher als Konfiguration. Pflege bedeutet für mich die tägliche Arbeit damit und was soll ich sagen. Ein bis zweimal die Woche schaue ich einfach mal drüber was so alles los ist auf dem Server und dann hat sich das.

Gerade wenn du einmal Probleme mit dem Server hast finde ich die Community die hinter Microsoft steckt einfach Wahsninn. Probleme kurz gegooglet und du hast innerhalb von Minuten die meisten Antworten auf die Alltagsprobleme parat.

Das wohl größte Manko daran ist, dass man relativ viel Zusätze und Third-Party Tools einsetzen muss je nachdem was man machen möchte. Exclaimer zur Verwaltung von Signaturen sei hier als Beispiel genannt. Allgemein sind die Lizenzkosten natürlich nicht ohne.