Projektantrag zum 2. mal abgelehnt

[BSTN]

Hallo Leute,

ich werde im Sommer meine Prüfung an der SIHK haben und bin zur Zeit dabei meinen Projektantrag zu ändern da er schon zum zweiten mal abgelehnt wurde. Mein Chef und ich sind nur mittlerweile etwas ratlos und haben den Eindruck (auch wenn das etwas hart klingen mag) das der zuständige PA meinen Antrag nicht richtig gelesen hat oder vielleicht sogar das Thema nicht versteht. Möglicherweise ist die Sache auch zu speziell die ich vor habe...

Ich muss jetzt allerdings dazu sagen das mein Ausbilder selbst lange Jahre in einem Prüfungsausschuss tätig war (zur Zeit beruflich bedingt pausiert), allerdings an einem anderen Standort. Er ist jedenfalls der Meinung das ich ein erstklassiges Thema habe, womit ich mich definitiv abhebe und das Konzept was ich durch mein Projekt ausarbeite wird auch eine entsprechende Tragweite in unserem Unternehmen haben, da es alle Lokationen die wir in Europa haben betrifft.

Da ich übernommen werde und natürlich in gewisser Weise meine berufliche Zukunft davon abhängt bin ich mittlerweile etwas verärgert und versuche jetzt alle möglichen Ratschläge zu sammeln. Ich hoffe natürlich das ihr mir ein paar hilfreiche Tipps geben könnt.

Zunächst mal mein Antrag in voller Länge:

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Ausbildungsberuf: Informations- und Telekommunikationssystem-Kaufmann/-

frau

1. Projektbezeichnung

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

1.2 Ist-Analyse

2. Zielsetzung entwickeln / Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

3. Projektstrukturplan entwickeln

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich

3.2 Hauptaufgaben auflisten

3.3 Teilaufgaben auflisten

3.4 Grafische oder tabellarische Darstellung

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

1. Projektbezeichnung (Auftrag / Teilauftrag):

Konzeption des SAP Dokumentenverwaltungssystems zur Speicherung von Konstruktionszeichnungen der

Produkte und von Dokumenten im Rahmen der Qualitätskontrolle.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Es existiert ein Dokumentenmanagementsystem in SAP wodurch es möglich ist an bestehende

Stammdaten Dokumente anzuhängen. Dieses System ist bei Firma zur Zeit wenig bekannt und nicht

implementiert. Dieses Projekt konzeptioniert, testet, prüft und bewertet die technischen Anforderungen an

das DMS für den Konzern Firma.

1.2 Ist Analyse

Zur Zeit werden im Konzern Firma mehrere unterschiedliche Systeme zur Dokumentenverwaltung

verwendet. Dadurch kann die Problematik entstehen das z.B. technische Konstruktionszeichnungen aus

Frankreich nicht mit den Zeichnungen aus Polen übereinstimmen, was Auswirkungen auf die

Kostenkalkulation hat.

Zusätzlich kann in der Hagener Produktionsstätte die just-in-time Lieferung gefährdet sein, da falsche

Komponenten aus anderen Werken geliefert werden oder ein Kunde erhält ein Produkt, welches nicht zu

seinen Spezifikationen passt.

Bei der Qualitätsverfolgung existiert ebenso kein einheitliches System zur Speicherung von

Qualitätsdokumenten. Dies kann zu Problemen bei der Qualitätsüberwachung und bei Reklamationen

führen.

2.1 - 2.3 Soll-Konzept / Zielsetzung entwickeln:

2.1 Was soll am Ende des Projekts erreicht sein?

Für das DMS gibt es generell zwei Arbeitsfelder in denen der Einsatz sinnvoll ist:

1. Ein geplantes System zur Qualitätsdatenerfassung und Auswertung (nicht SAP QM).

2. Die Harmonisierung (konzernweite Vereinheitlichung) von technischen Zeichnungen.

Es muss am Ende des Projekts eine Entscheidung vorbereitet sein, ob man das SAP DMS zur Lösung

dieser Businessprobleme nutzen kann.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Zu Punkt 1)

Hier soll eine lückenlose Auftragsverfolgung/Reklamationsverfolgung ermöglicht werden. Dafür müssen die

Qualitätsdaten und die technischen Zertifikate gespeichert werden. Genauere Kenntnisse des DMS wären

hierbei sehr hilfreich da diese Daten teilweise der Geheimhaltung unterliegen (z.B. militärische

Spezifikationen zu U-Boot Batteri en).

Zu Punkt 2)

In diesem Arbeitsbreich sollen die technischen Zeichnungen (Tröge, Batterien, etc.) konzernweit

vereinheitlicht werden. Zur Zeit verhält es sich so das (aufgrund der verschiedenen Lokationen/Systeme)

z.B. polnische Zeichnungen von französischen abweichen. Dazu benötigt das Business ein System in dem

der Datenpool verwaltet und aufgeräumt werden kann.

Für den Punkt 1 muss das Projekt die Datensicherheit genauer untersuchen. Für den Punkt 2 liegt der

Schwerpunkt auf der Umsetzbarkeit der unterschiedlichen Dokumentarten.

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?

Die Speicherung aller zur Zeit benutzen Dokumenttypen soll, wenn möglich, realisiert werden, um den

Datenabgleich zu ermöglichen. Ist das nicht möglich, muss ein Konvertierungsvorschlag erarbeitet werden.

3.1 - 3.3 Projektstrukturplan entwickeln

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich?

- SAP Dokumentation zum DMS

- Ansprechpartner im Business

- Ansprechpartner im SAP Data Center

2. Hauptaufgaben + 2.2 Teilaufgaben auflisten

1. Vorstudie

1.1 Beschreibung der Firma (Lokationen, Aufgabenbereiche)

Dauer: 0,5h

1.2 Beschreibung der Anforderungen und des IST-Zustands, grober Lösungsansatz

Dauer: 1,5h

2. Konzeption

2.1 Sollzustand beschreiben

2.1.1 Prozess Qualitätsdatenerfassung

Dauer: 1h

2.1.2 Prozess Zeichnungsablage

Dauer: 1h

2.2 Lösungsansatz verfeinern

2.2.1 Prozess Qualitätsdatenerfassung

Dauer: 4h

2.2.2 Prozess Zeichnungsablage

Dauer: 4h

3. Realisierung

3.1 Untersuchung der Datensicherheit von SAP Tresoren

3.1.1 Erstellen des Prototyps

Dauer: 3h

3.1.2 Testen des Prototyps

Dauer: 2h

3.2 Umsetzbarkeit von Dokumenten

3.2.1 Erstellen des Prototyps

Dauer: 3h

3.2.2 Testen des Prototyps/Konvertierungsvorschlag erstellen

Dauer: 2h

3.3 Kosten-Nutzen-Analyse

Dauer: 3h

3.4 Lizenzvergleich der SAP Lösung mit Konkurrenzprodukten

Dauer: 1h

4. Going-Live

4.1 Fazit/Abschlussbetrachtung

Dauer: 0,5h

4.2 Empfehlung

Dauer: 0,5h

4.3 Projektdokumentation erstellen

Dauer: 8h

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

- Vorstudie (Dauer: 2h)

- Konzeption (Dauer: 10h)

- Realisierung (Dauer: 14h)

- Going-Live/Abschluss/Fazit/Projektdokumentation (Dauer: 9h)

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Ich habe jede Stelle in denen der Konzernname erschien durch Firma geändert

Dies ist jetzt die Fassung nachdem der Antrag das erste mal abgelehnt wurde. Die Begründung war im übrigen folgende: Es sind keine kaufmännischen Inhalte zu erkennen.

Nach einem klärenden Telefonat mit einem Verantwortlichen hat sich herausgestellt das es der SIHK nur nicht gefällt wenn man "Rentabilitätsanalyse" schreibt. Dieses Wort sollte durch Kosten-Nutzen-Analyse ersetzt werden (Der Sinn dahinter erschliesst sich weder mir, noch meinem Ausbilder). Desweiteren wurde ich darum gebeten einen Lizenzvergleich mit Konkurrenzprodukten einzubringen. Wie ihr sehen könnt, habe ich das getan.

Soweit so gut - nun wurde dieser Antrag aber wieder abgelehnt mit folgender Begründung:

"Grund der Ablehnung / Kontaktdaten Ausschussvorsitzender:

Der Projektantrag wird erneut abgelehnt. Erst ist um einen Angebotsvergleich und um eine Entscheidungsmatrix in Bezug auf die SAP-Kompatibilität und den gewünschten Funktionsumfang zu erweitern."

Die Frage ob es zum guten Ton gehört eine E-Mail noch einmal korrektur zu lesen stelle ich jetzt nicht... ist auch halb so wild in Anbetracht der eigentlichen Problematik.

Wie ich oben schon erwähnt habe kommt die Frage auf ob der PA überhaupt meinen Antrag vernünftig gelesen hat oder versteht worum es überhaupt geht. Ich bin ziemlich Ratlos...

Gruß

BSTN

Bearbeitet 15. Februar 2013 von BSTN

[CPT.HotDog]

Gabs denn eine Begründung seitens IHK?

Bzw. was steht auf dem Brief, den du von der IHK bekommen hast bezüglich der Abschlussprüfung? Wir in Hessen haben von der IHK den Zeitraum vom 18.02.2013 bis 28.02.2013 für die Bearbeitung des Projektantrags vorgeschrieben bekommen. Ich weiß allerdings nicht, ob das deutschandweitgilt und was mit Projektanträgen passiert, die quasi zu früh eingereicht werden.

Gruß

HotDog

[BSTN]

Die Begründung steht ziemlich am Ende von meinem Text.

Wenn du auf den zeitraum anspielst ist bei mir der 10. Februar als spätester Abgabetermin angegeben. Den ersten Antrag habe ich 1. oder 2. Februar eingereicht. Das geschieht über ein Onlineformular wo man einfach alles Eintragen kann was zum Antrag gehört.

Das ganze hat aber auch nichts mit den Zeiträumen oder Abgabeterminen zu tun. Mein Post bezieht sich einfach auf mein Projekt an sich, da es für mich und meinen Ausbilder nicht ganz nachvollziehbar ist warum mein Antrag abgelehnt wird.

[127.0.0.1]

ich versteh nur u-boot-batterien....

und was du jetzt genau machst versteh ich auch nicht.

das geht schon los mit dem satz: "es existiert ein....". wo existiert das. bei der firma? oder gehts nur darum, dass es sowas zu kaufen gibt?

du solltest das ganze nochmal neu schreiben und zwar für jemanden, der fachlich kompetent ist, aber noch 0% wissen über das projekt hat.

"Die Firma yxc ist ein mittelständisches Maschinenbauunternehen mit einem Produktionsstandort und einer Konstruktionsabteilung in D und Zulieferbetrieben in Polen und Frankreich. Dieser Betrieb hat kein einheitliches Dokumentenmanagementsystem, was zu was auch immer führt (und bitte jetzt keine details, sondern ganz allgemein) Ziel des Projekts ist es, ........"

so wie ich es gelesen habe ist die entscheidung für ein sap-modul schon gefallen, bevor du es mit anderen lösungen vergleichst.

[BSTN]

das geht schon los mit dem satz: "es existiert ein....". wo existiert das. bei der firma? oder gehts nur darum, dass es sowas zu kaufen gibt?

das ist doch in 1.1 kurz erläutert - "Dieses System ist bei Firma zur Zeit wenig bekannt und nicht

implementiert. Dieses Projekt konzeptioniert, testet, prüft und bewertet die technischen Anforderungen an

das DMS für den Konzern Firma.

Wenn du aber der Meinung bist das man so etwas für den Laien anders ausformulieren sollte werde ich mal darüber nachdenken. Womöglich wäre es besser zu schreiben das das System zwar schon existent ist, aber nicht genutzt wird.

und was du jetzt genau machst versteh ich auch nicht.

In wie fern?

Dokumentenmanagementsysteme sind doch in der IT bekannt genug und werden regelmäßig genutzt. Wir haben im Moment kein einheitlich System, d.h. die Lokationen kochen alle ihr eigenes Süppchen. Das Projekt zielt darauf ab die Dateiformate für die Konstruktionszeichnungen zu vereinheitlichen und über das SAP DMS ein zentrales System zu benutzen. Steht doch auch so im Antrag!?

so wie ich es gelesen habe ist die entscheidung für ein sap-modul schon gefallen, bevor du es mit anderen lösungen vergleichst.

Wir haben halt SAP im Einsatz und wir arbeiten daran alle Lokationen darüber zu zentralisieren, nicht nur im Bezug auf ein DMS sondern für die komplette Verwaltung und Produktionssteuerung. Da liegt es natürlich nahe die von der SAP angebotene Lösung zu nutzen. Das jetzt für mein Projekt ein Lizenzvergleich erwartet wird um den kaufmännischen Teil abzudecken haben wir mittlerweile eingesehen und wird auch so gemacht.

Ursprünglich war es aber geplant eine Kostenaufstellung zu erstellen wo ersichtlich wird was der gesamte Aufwand bis zum Going-Live des Systems an sich (also über mein Projekt hinaus) an Geld kosten wird (oder besser gesagt was es voraussichtlich kosten wird).

[Klotzkopp]

Das Projekt zielt darauf ab die Dateiformate für die Konstruktionszeichnungen zu vereinheitlichen und über das SAP DMS ein zentrales System zu benutzen. Steht doch auch so im Antrag!?

Nein, im Antrag steht:

Es muss am Ende des Projekts eine Entscheidung vorbereitet sein, ob man das SAP DMS zur Lösung dieser Businessprobleme nutzen kann.

Wenn das erklärte Projektziel die Vorbereitung einer Entscheidung ist, heißt das doch, dass diese Entscheidung selbst, und damit auch die Umsetzung, nicht Teil des Projekts sein kann, oder?

[BSTN]

Okay, da habe ich mich falsch ausgedrückt bzw. einen Denkfehler begangen - es ist nicht Bestandteil meines Projekts das Konzept umzusetzen, sondern nur die Entscheidung vorzubereiten. In dem Punkt hast du natürlich recht.

Besser wäre gewesen: Das Projekt zielt auf die Entscheidungsfindung ab ob das DMS für unsere Zwecke genügt.

[Klotzkopp]

Besser wäre gewesen: Das Projekt zielt auf die Entscheidungsfindung ab ob das DMS für unsere Zwecke genügt.

Das heißt, im besten Fall stehst du am Ende mit der Information da, dass das DMS euer Problem löst, aber du weißt nicht, ob eine andere Lösung das Problem einfacher, besser oder billiger löst.

Ich vermute, der Prüfungsausschuss möchte, dass du dich nicht nur auf eine Lösung beschränkst, sondern mehrere miteinander vergleichst. Dann reicht es nämlich nicht mehr, die Anforderungen qualitativ zu prüfen, sondern du musst einzelne Kriterien der Lösungen herausarbeiten, bewerten und gewichten, so dass du zu dem Ergebnis kommst, welche Lösung die beste ist. Das ist an dieser Stelle mit Entscheidungsmatrix gemeint.

[BSTN]

Moin,

sowas in der Richtung hab ich mir auch schon gedacht. Es ist halt nur so das ich dadurch Punkte behandle die für das Gesamtprojekt völlig uninteressant sind. Wie schon erwähnt haben wir SAP im Einsatz und brauchen (bzw. wird das Business anderen Lösungen ohnehin nicht zustimmen) nichts mehr dazu kaufen bzw. vergleichen.

Offensichtlich prallen da verschiedene Ziele meinerseits und seitens der SIHK aufeinander. Entscheidungsmatrix und Lizenzvergleich sind aufgrund des kaufmännischen Anteil meiner Ausbildung gerne gesehen, aus Sicht des Vorhabens aber unnötig.

Dann gehts jetzt wohl darum einen Mittelweg zu finden mit dem beide Parteien zufrieden sind. Die Sache etwas allgemeiner zu gestalten wäre auch noch ein Ansatz den ich mir zu gemüte führen soltle.

Morgen werden mein Ausbilder und ich uns mit dem PA in Verbindung setzen - ich kann im Anschluss gerne mal berichten was dabei rumgekommen ist.

Schönen Sonntag noch!

[Der Hans]

Offensichtlich prallen da verschiedene Ziele meinerseits und seitens der SIHK aufeinander. Entscheidungsmatrix und Lizenzvergleich sind aufgrund des kaufmännischen Anteil meiner Ausbildung gerne gesehen, aus Sicht des Vorhabens aber unnötig.

Das Abschlussprojekt soll halt im Rahmen der IHK-Vorgaben durchgeführt werden und nicht einfach ein im Unternehmen sowieso laufendes Projekt sein, dass ausnahmsweise für Externe dokumentiert wird. Ich würde es nicht als Aufeinanderprallen ansehen sondern so, dass dein Projekt den geforderten Anforderungen nicht entspricht.

Die IHK wird sich (zu recht) nicht bewegen und ihre Anforderungen heruntersetzen.

[BSTN]

Wa wäre denn die Alternative?

Es gäbe sicherlich andere Themen die ich in meinem Arbeitsumfeld als Projekt nehmen könnte wo ich aber womöglich auf eine ähnliche Problematik stosse. Da habe ich mit meinem Chef ja schon drüber gesprochen.

Wenn ich allerdings auch höre, das mein Klassenkamerad vom Ansprechpartner der IHK gefragt wurde, ob er nicht ein Projekt in Betracht ziehen kann was nichts mit seinem Beruf (Das Unternehmen vertreibt Drucker/Drucklösungen) zu tun hat kriegt man schon ein Fragezeichen aufm Kopf...

Heute haben wir jedenfalls Kontakt mit den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses gehabt. Mittlerweile ist etwas klarer was wir tun können und wie ich den Antrag etwas passender formulieren kann. Ein Angebotsvergleich und eine Entscheidungsmatrix kommt nun mit rein sowie eine Kosten-Nutzen-Analyse im Bezug auf die Datenspeicherung. Vielleicht nehmen wir auch noch einen Teilaspekt aus unserem Einkauf (als Beispiel) mit rein.

Ärgerlich ist für uns halt das man viele Informationen mit einbringen muss die für uns gar nicht von belang sind. Naja mal schauen was dabei rumkommt. Ich danke so weit für die Hilfe und Meinungen.

[Der Hans]

Du solltest deine Denkweise etwas davon abbringen, das Abschlussprojekt unbedingt in einen für den Produktivbetrieb sinnvollen Zusamenhang zu setzen. Natürlich ist es schön, wenn deine Arbeit auch später noch Verwendung findet und das Unternehmen einen Mehrwert hat, nachdem du das Projekt durchgeführt hast, aber darum geht es der IHK eben nicht.

[BSTN]

Das habe ich bereits "befürchtet" - irgendwo schade, da man ja durch Betriebsnahe Projekte einen großen Lernerfolg hat und weiß, das man etwas tut, was Mehrwert für den Betrieb hat in dem man arbeitet.