Projektantrag - Erster Versuch

[danN]

Hallo liebe Fachinformatiker/Innen,

ich bitte um Verbesserungsvorschläge & Kritik!

1. Thema (300 Zeichen)

Die Handhabung der Kundenlizenzen der Firma xy GmbH soll stark verbessert werden. Um dies zu erreichen, soll das firmeninterne ERP System um ein Lizenzmanagement-Modul erweitert werden.

2. Projektbeschreibung (8000 Zeichen)

I. Ist-Analyse

Die Firma yx GmbH bietet seit 2003 erweiterte ERP System Lösungen auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV (im nachfolgenden „NAV“ genannt) für Händler und Distributoren in der Industrie an, sowie für produzierende Unternehmen im Bereich des Vertriebes, der Logistik, des Bestellwesens und der Auftragsabwicklung bis hin zum Versand. Das ERP System wird auch firmenintern genutzt. Gleichzeitig bietet das Unternehmen die Anbindung mobiler Lösungen an das vorher beschriebene ERP System an, wie z.B. Scanner für den Logistikbereich. Diese mobilen Lösungen sind mit firmeneigenen Lizenzen versehen und diese müssen verwaltet werden. Jede Lizenz besteht derzeit aus 2 verschiedenen Dateien, der Konfigurations-Datei, welche die Parameter für die endgültige Lizenz liefert und die daraus generierte verschlüsselte Lizenzdatei.

Derzeit befinden sich die Lizenzen in einer Netzwerk-Freigabe des Firmenintranets, viele der Lizenzen enthalten als Dateinamen nur den Kundennamen und ein Datum. Das Programm, welches die Lizenzdateien aus den Konfigurations-Dateien erstellt, gibt keine Möglichkeit die Dateien direkt zu bearbeiten. Deshalb muss für jede gewünschte Änderung die Konfigurations-Datei in den Netzwerk-Freigaben gesucht werden und mit einem Texteditor per Hand geändert werden. Dadurch ist es sehr umständlich die Lizenzen zu bearbeiten. Die verschiedenen Typen der Lizenz werden anhand ihrer Dateiendung auseinander gehalten. Um aus einer bereits verschlüsselten Lizenz die Parameter wieder zu extrahieren, muss die Lizenz über das Lizenzprogramm wieder entschlüsselt werden und anschließend kann die entschlüsselte Datei wieder mit einem Texteditor geöffnet werden. Diese Vorgehensweise der Verwaltung und der Zugriff auf die Lizenzdateien sind unkomfortabel. Außerdem enthalt die Lizenzdateien unzureichende Informationen, wie z.B. den Grund einer Lizenzerweiterung oder –kürzung.

II. Soll-Zustand

Es soll jedem berechtigtem Mitarbeiter der xy GmbH die Möglichkeit gegeben werden, Lizenzen im firmeneigenen ERP System anzuschauen, zu ändern, neu zu erstellen oder gar zu löschen. Die Handhabung der Mitarbeiter Berechtigung wird bereits von NAV unterstützt und muss nicht implementiert werden. Ebenso werden die Kundenprojekte bereits im System geführt und können somit im Lizenzmanagement System verwendet werden.

Zusätzlich sollen folgende Funktionalitäten vorhanden sein:

- Generierung einer Lizenzdatei aus den in NAV geführten Lizenzdaten und –parametern

- Flexible Erstellung neuer Parameter für die generierten Lizenzen

- Zuweisung der Lizenzen zu einem (Kunden)Projekt

- Anzeige von baldig ablaufender Lizenzen

- (Ausdruck von Lizenzdaten und –parametern)

- Hinterlegen von Bemerkungen zu Lizenzen

- Ablauf/Startdatum der Lizenzen 

III. Ziel des Projekts

Ziel des Projekts ist die Planung und Entwicklung eines neuen Moduls für Microsoft Dynamics NAV 5.1 um Lizenzen flexibel aber dennoch leicht zu verwalten zu können.

3. Projektumfeld (3000 Zeichen)

Die xy GmbH wurde im Jahr 2003 gegründet. Die Firma beschäftigt derzeit 12 Mitarbeiter im Bereich der IT-Hardware, IT-Software, Support, Vertrieb sowie Verwaltung. Als Microsoft Partner ist das Kerngeschäft der xy GmbH ist die Bereitstellung von ERP -Lösungen auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Kunden aus der industriellen Distribution. Diese Lösungen werden den Kunden im Rahmen von IT-Projekten bereitgestellt.

Das Projekt wird firmenintern ohne jegliche Fremdleistung innerhalb der Entwicklungsabteilung realisiert. Die Firma besitzt bereits alle nötigen Lizenzen, Software und Hardware für dieses Projekt.

Programmiersprache: C/AL (C/SIDE Application Language)

Entwicklungsumgebung: Microsoft Dynamics NAV 5.0 SP1

Datenbank: Microsoft SQL Server 2008

4. Projektphasen (3000 Zeichen)

I. Projektanalyse (7 h)

a. Analyse der technischen und fachlichen Voraussetzungen

b. Analyse der benötigten Datenbankstrukturen

II. Projektplanung (12 h)

a. Zeitplan als Ganttdiagramm

b. Planung der Applikation mithilfe eines Ablaufdiagramm

c. Erstellen eines Testkonzepts inkl. Testszenarien

d. Entwurf der Benutzeroberfläche

III. Umsetzung im Entwicklungssystem (30 h)

a. Realisierung der Datenbankstrukturen

b. Erstellung der Benutzeroberfläche

c. Implementierung der Programmlogik

d. Entwickler-Test

IV. Testen der Realisierung (4 h)

a. Testen anhand der Testszenarien

V. Implementierung in das Echtsystem (4 h)

a. Implementierung

b. Einpflegen der vorhanden Lizenzen

VI. Erstellen der Dokumentation ( 13 h)

Gesamt: 70 Stunden

 

5. Dokumentation (3000 Zeichen)

- Projektantrag

- Dokumentation

- Deckblatt

- Inhaltsverzeichnis

- Projektdurchführung und Projektbeschreibung

- Soll-Ist-Vergleich / Fazit

- Anhang (Glossar, Ablaufdiagramm, Quellcode-Auszüge)

6. Präsentationsmittel (250 Zeichen)

Laptop, Tageslichtprojektor, Flipchart

[robotto7831a]

Den Kaufmann in Dir hast Du völlig unterdrückt.

[danN]

Könntest du mir eventuell einen Tipp geben was ich aus kaufmännischer Sicht mit einbringen soll?

Ich überseh bestimmt irgendetwas, aber meiner Meinung nach kann ich zu einem internen Projekt welches keine weiteren Kosten verursacht, außer die Programmier/Planung nicht wirklich viel in kaufmännischer Sicht einbringen.

Oder würde ein Hinweis reichen, dass es jetzt möglich ist die Lizenzen schneller zu erzeugen. Dadurch weniger Arbeitszeit der Mitarbeiter benötigt wird und sich die Mitarbeiter anderen Sachen widmen können.

Bearbeitet 26. Februar 2013 von dannoe

[Vide]

Auf jeden Fall sollte eine Kosten-Nutzen-Analyse in der Dokumentation und Präsentation vorkommen. Das reicht in der Regel auch (zumindest bei mir hat es dem PA gereicht).

[blubbla]

Könntest du mir eventuell einen Tipp geben was ich aus kaufmännischer Sicht mit einbringen soll?

Ich überseh bestimmt irgendetwas, aber meiner Meinung nach kann ich zu einem internen Projekt welches keine weiteren Kosten verursacht, außer die Programmier/Planung nicht wirklich viel in kaufmännischer Sicht einbringen.

Oder würde ein Hinweis reichen, dass es jetzt möglich ist die Lizenzen schneller zu erzeugen. Dadurch weniger Arbeitszeit der Mitarbeiter benötigt wird und sich die Mitarbeiter anderen Sachen widmen können.

Es reicht imo nicht nur ein Hinweis, sondern du solltest darlegen, wieso sich das Projekt rechnet... falls ihr mit dem Projekt insgesamt 1 Manntag pro Jahr einspart, du aber eine Woche für Projekt einplanst, dann würde sich das ganze erst nach 5 Jahren rechnen - was nicht unbedingt für das Projekt sprechen würde.

[danN]

Mir ist aufgefallen, dass die Arbeitszeit der Mitarbeiter doch nicht das einzige ist was am Ende den Unterschied zwischen IST und SOLL macht. Auch die Verwaltung von weiteren Informationen oder die Wiederverwertbarkeit der Informationen in anderen Modulen ist dadurch gegeben. Deswegen:

Dank dem Tipp von Vide, hab ich mich mal nach Kosten-Nutzen-Analysen umgeschaut und viel Informationen gefunden aber leider kein gutes Beispiel für mein Fall. Die Analyse ist eher für Kosten die mit Geld zu tun haben oder täusch ich mich?

Ich hab noch was in meinen Schulunterlagen entdeckt und zwar die die Nutzwerttabelle.

Würde diese für den wirtschaftlichen Teil reichen? Also z.B. als Faktoren "Bearbeitungsaufwand", "Anzahl der speicherbaren Informationen", etc. auswerten und gegenüberstellen. (Datei-basiertes Management vs. ERP Modul)

Ist die Nutzwerttabelle dafür geeignet oder gibt es eine bessere Methode?

Bearbeitet 26. Februar 2013 von dannoe

[Vide]

Dank dem Tipp von Vide, hab ich mich mal nach Kosten-Nutzen-Analysen umgeschaut und viel Informationen gefunden aber leider kein gutes Beispiel für mein Fall. Die Analyse ist eher für Kosten die mit Geld zu tun haben oder täusch ich mich?

Naja, im Prinzip verursacht das Projekt ja Kosten, insofern dass Du daran arbeitest. Zum einen ist das Dein Lohn, zum anderen dein Anteil an den Gemeinkosten. Für den müsstest Du mal bei Dir in der Firma die Menschen fragen, die für Buchhaltung zuständig sind, die können Dir bestimmt sagen, wieviel das pro Stunde ist. Weitere Kosten wäre Hard- und Software, die für das Projekt angeschafft werden muss, oder Arbeitszeit anderer Mitarbeiter, bspw. wenn Du in der Datenbankabteilung eine Datenbanktabelle in Auftrag geben musst oder so.