Projektantrag: Bitte um Tipps

[chises]

Hi Leute,

nachfolgend findet ihr (endlich) meinen vorläufigen Projektantrag mit Bitte um Tipps, woran es eventuell scheitern (könnte?) wird.

Für eure Zeit schon im Vorfeld einen herzlichsten Dank!

#### LOS GEHTS:

Projektbezeichnung

Entwicklung einer administrativen Oberfläche zur Verwaltung, Ausgabe und Pflege der bestehenden und hinzukommenden Geschäftskontakte.

Ausgangssituation

Die innerbetriebliche Datenerfassung für externe Geschäftskontakte läuft über mehrere unterschiedliche, im internen Netzwerk befindliche, Excel-Dateien. Diese gilt es im Zuge des Projekts in Form einer Datenbank inklusive der dazugehörigen Verwaltungsoberfläche zu vereinheitlichen und zusammengefasst abzubilden.

Die einzelnen Datenbanken befinden sich verstreut in diversen Projektordnern, sind zudem nicht einheitlich sondern bestehen aus unterschiedlichen Datenfeldern. Anhand einer durchgeführten Marktanalyse wurde festgestellt, dass es aktuell keine entsprechende Drittsoftware auf dem Markt gibt, um dieses Problem mit sämtlichen Einzelheiten zu lösen.

Demzufolge gilt es, als Effizienz-Maßnahme, die innerbetrieblich eingesetzte Schnittstelle der Konsumentendatenbank samt Dokumentation als Basis zur eigenen Umsetzung einer Drittsoftware zu verwenden. Die Entwicklung wird somit möglichst effizient ablaufen. Zudem kann sie flexibel so gestaltet werden, dass im Weiteren auf den vorliegenden Datenstamm der bestehenden Infrastruktur zurückgegriffen werden kann. Alle bestehenden Kontakte können so, auch wenn sie in unterschiedlichen Excel-Dateien festgehalten wurden, in einer umfassenden Datenbank zusammengeführt werden.

Nach einer internen Testphase von 6 Monaten wird das, im Projekt entstehende, Produkt für die Branche Label- & Verlagswesen weiterentwickelt.

Zielsetzung

Das explizite Projektziel besteht in einer auf den verschiedenen Workstations zu installierenden Verwaltungssoftware die auf Basis von Adobe AIR gleichzeitig Plattformunabhängig einsetzbar und über einen zentralen Datenbankserver synchronisiert werden kann.

Jede Workstation erhält ihre eigene Datenspiegelung, um eine mögliche Offline-Zeit (beispielsweise bei Laptops im externen Einsatz oder Netzwerkkonfigurationen) zu überbrücken und dennoch funktionsfähig zu sein.

Geplante Funktionen

• Erfassung und Verwaltung vorliegender Geschäftskontakte nach Unternehmen sortiert
  
• Zusätzliche Parameter nach Geschäftsfeld (z.B. im Bereich Booking: Club/Bar: Kapazität, Beschallungsanlage, Licht, GEMA, KSK etc.)
  
• Automatischer Datenexport nach Filtern und Gesamt
  
• Kontaktspezifisches Aufgabenhandling (z.B. Bemusterung, Akquise, Tour, Kooperation, Meetings…)
  

Konsequenzen bei Nichtverwirklichung

Bei Nichtverwirklichung drohen dem Unternehmen weiterhin erhöhte Aufwendungen für Verwaltungsaufgaben im Bereich Kontaktmanagement. Die Kosten/Nutzen-Analyse des Projekts ergab ein Potenzial von XX Stunden monatlich (bei 4 Mitarbeitern) im Rahmen der mit dem Projekt in Verbindung stehenden Effizienzsteigerung. Dadurch lassen sich monatliche Kosten von ca. XXXX € einsparen.

Würde dieses Projekt nicht durch die interne Entwicklungsabteilung umgesetzt, wäre das Team weiterhin gezwungen, sämtliche Geschäftskontakte in Excel-Dateien zu verwalten, wodurch, abgesehen von den vorhandenen Redundanzen, der Verwaltungsaufwand mit steigender Mitarbeiterzahl stetig erhöht würde. Dementsprechend ist die Umsetzung ein Must-Have für den Betrieb und sollte zeitnah passieren.

Projektumfeld/Rahmenbedingungen

Hauptbestandteil des Projekts stellt die innerbetriebliche Konsumentendatenbank, samt dem dazugehörigen API-Frameworks, dar. Das Projekt wird somit als Modul in die bisher vorhandene Infrastruktur eingegliedert und in der weiteren Planung die Basis für ein eigenes Produkt gelegt.

Das erwähnte Api-Framework bildet folgende Komponenten ab:

• Datenbank-Handling
  
• Nutzerverwaltung
  
• Zugriffsrechte
  

Die noch nicht abgedeckten Aufgabenbereiche umfassen folgende, zu entwickelnde Komponenten:

• Datenabgleich zwischen Client und Server
  
• Jobhandling (Erfassung: Start & Stop einer Teilaufgabe)
  
• Endpoint-Entwicklung (des Projekts zur automatisierten Datenerfassung über die verfügbare Schnittstelle)
  

Weiterhin wird die zu verwendende Clientsoftware mit folgendem Funktionsumfang entwickelt:

• Oberflächendesign & -umsetzung
  
• Erfassung und Verwaltung der Geschäftskontakte
  
• Abbildung der Unternehmen und Kontakte (anhand Firma, Abteilung und Person)
  
  • Filteroption zur Darstellung verschiedener Ausschnitte der vorliegenden Datensätze
    

  [*]Erfassung diverser Zusatzinformationen je nach Geschäftsfeld (Club, Online- & Offline-Magazin, Online-Portal, Radio, TV)

  [*]Datenabgleich mit zentraler Datenbank im Intranet nach etwaiger Offlinephase

  [*]Datenexport auf Client-Ebene für Kontakte und Unternehmen

Projektplanung/Projektphasen/geplante Arbeitsschritte inklusive Zeitplanung

Auftragserfassung [Gesamtaufwand: 5h]

• [2h] Kundengespräch, Protokollierung, Ausformulierung
  
• [3h] Erstellung Pflichtenheft
  

Planungsphase [Gesamtaufwand: 9h]

• [1h] Erstellung Projekt- & Kostenplan
  
• [1h] Planung und Anfertigung der Workflow-Grafiken (Programmabläufe)
  
• [1h] Datenbankplanung Server (Struktur und mögliche Änderungen)
  
• [1h] Datenbankplanung Client-Software (Struktur und Zugriffe)
  
• [2h] Erfassung Briefing für Grafik (Oberflächengestaltung der Client-Software)
  
• [3h] Fortlaufende Dokumentation der Planung
  

Realisierung/Umsetzung [Gesamtaufwand: 38h]

• [4h] Entwicklung Endpoint: Kontaktverwaltung
  
• [4h] Entwicklung Endpoint: Aufgabenerfassung
  
• [20h] Client-Software: Oberflächenumsetzung (Offline-Modus)
  
• [5h] Client-Software: Integration der Schnittstelle und Datenmigrationsmodul
  
• [2h] Datenimport der vorliegenden Excel-Dateien
  
• [3h] Fortlaufende Dokumentation der Realisierung
  

Qualitätssicherung [Gesamtaufwand: 10h]

• [3h] Erstellung eines Testplanes
  
• [1h] Definition Testmaßnahmen und –Kriterien
  
• [5h] Testphase
  
• [1h] Erfassung Testdaten und –Protokoll
  

Projektübergabe [Gesamtaufwand: 8h]

• [5h] Erfassung Nutzerhandbuch (
  
• [3h] Mitarbeitereinweisung
  

Gesamtaufwand: 70 Stunden

 

Meilensteine

• Abgenommene Auftragsbestätigung & Pflichtenheft
  
• Abgeschlossener Projekt- & Kostenplan
  
• Fertigstellung Workflow-Grafiken und Datenbankmodelle
  
• Briefing an Grafik übergeben
  
• Dokumentation: Planungsphase erstellt
  
• Endpoints eingerichtet und funktionsbereit
  
• Prototyp Client-Software (Offline-Modus)
  
• Prototyp Client-Software (Online-Modus)
  
• Erfolgter Datenimport in neue Systemstruktur
  
• Dokumentation: Realisierungsphase
  
• Testplan (inkl. Testkriterien) vorliegend
  
• Testphase abgeschlossen
  
• Testprotokoll vorliegend
  
• Schulung Mitarbeiter beendet
  
• Abnahme Projekt durch Auftraggeber
  

Ergebnis

Das angestrebte Ergebnis entspricht einer Client-Software zur Verwaltung vorliegender und neuer Geschäftskontakte. Die Anbindung an einen, im Netzwerk verfügbaren, Server zur Redundanzen-Vorbeugung und Synchronisation sämtlicher, den Betrieb betreffenden, Kontakte stellt eine der Hauptfunktionen dar und ist somit Hauptkriterium der Projekterfüllung.

Benötigte technische Unterlagen/Dokumente

Folgende Dokumente/Unterlagen werden zur Projektumsetzung benötigt und in das Projekt mitgenommen:

• PHP-Online-Dokumentation: PHP.net
  
• MySQL-Online-Dokumentation: mysql.com
  
• Adobe AIR Kompendium: http://www.adobe.com/devnet/air/documentation.html
  
• Systemdokumentation der innerbetrieblichen Infrastruktur
  
  • Allgemeine Systembeschreibung
    
  • Endpoint-Dokumentation
    
  • Datenbankmodell-Deklaration und Richtlinien
    

[Schiller256]

Zum einen glaube ich nicht das es keine fertige CRM Software gibt die das kann was du willst. Hinzu kommt wenn du das wirklich selbst umsetzen willst, da reichen mit Sicherheit keine 70 Std. Alleine die Datenbank Synchronisation zwischen deinem Client und dem Server kann ein FIAE Projekt werden.

[chises]

Den aufwendigsten Part stellt die Client-Software dar, da die Migration eines existierenden Datenstammes mit einer offline verfügbaren Datenbank entsprechend problematisch werden kann. Da als "Backend" die intern eingesetzte Infrastruktur eingesetzt wird, bietet mir der Server die notwendige Flexibilität und Zeitersparnis um das Projekt zeitnah und frei umsetzen zu können.

Adobe AIR bietet mir hierbei jedoch auch den nötigen Rückhalt, da ich im Wesentlichen "nur" eine HTML/JS Oberfläche bauen kann/muss wodurch sich hierbei keinerlei großartigen Dinge ändern im Vergleich zur eigentlichen Web-Oberfläche.

CRM-Software gibt es allemal am Markt sicherlich mit einigen Anpassungen auch um meinen Problemfall darstellen zu können. Das Problem obliegt in der Kalkulation bezüglich Kosten/Nutzen. Wenn eine derartige CRM-Software angeschafft werden würde, wären die längerfristigen Kosten entsprechend höher durch zusätzliche Punkte wie Anschaffungskosten, Einarbeitung, etwaige Lizenzbeschränkungen, als wenn wir dies Inhouse umsetzen würden. Durch die direkte Integration in die bestehende Infrastruktur bietet sich hiermit sogar der Benefit, auf die entsprechenden Daten zugreifen zu können.

Alles Infos, die (wie ich denke) den Projektplan weiter aufblasen würden. Sollten Sie vielleicht doch rein?

[Schiller256]

Da du ein CRM von vorn herein ausschließt würde ich im Antrag auch gar nicht darauf eingehen das du eine Marktanalyse gemacht hast. Denn außer das es im Antrag steht machst du damit nichts mehr. Dann kannst du es auch gleich weg lassen.

Ich sehe das Problem eher in der Datensynchronisation. Darauf gehst du kurz ein und willst diese dann auch in deinem Projekt entwickeln zumindest lese ich das aus deinem Antrag heraus. Das glaube ich dir nicht das du das in 70 Std. schaffen wirst. Wenn dein Schwerpunkt aber auf dem Client liegt dann wirf auch die Datensynchronisation aus dem Antrag raus setze sie als gegeben und fertig ist. Es gibt einige Ansätze wie man mit solch verteilten Datenbanken umgehen kann bzw. gibt es auch verschiedene Datenbanksysteme die das können. Selbst eine Synchronisation in dem Projekt zu realisieren das kannst du in den 70 Std. niemals leisten.

[127.0.0.1]

ich versteh nur bahnhof...

mal redest du von excel-tabellen, dann wieder von datenbanken in verschiedenen projektordnern, dann nebulös von 'anbindung an bestehende infrastruktur'

dann sehe ich par tout nicht, wo jetzt die besondere anforderung ist, die eines von gefühlten 1000 sich auf dem Markt befindlichen CRM-Programmen -und wenn die nicht, dann ein ERP-Programm- abbilden soll. Mit den Informationen, die Du gegeben hast, kann das auch ACCESS darstellen.....

und dann noch:

* wiese führst du 2 stunden kundengespräche, wenn es sich um ein internes projekt handelt?

* 3h für die Erstellung eines Pflichtenhefts... hä? wer benötigt denn ein pflichtenheft, wenn auftraggeber und auftragnehmer identisch ist?

* wieso erstellst du ein Pflichtenheft, wenn kein lastenheft vorhanden ist, ja noch nicht mal soll-konzept....