Projektantrag muss überarbeitet werden

[DieVorlaute]

Hallo da draußen,

ich bin am Verzweifeln und bräuchte dringend einige Antworten. Ich hoffe ihr könnt mir helfen, etwas Licht ins Dunkel zu bringen.

Wie im Titel bereits erwähnt, wurde mein Antrag abgelehnt. Es muss einiges ergänzt bzw. abgeändert werden. Hier die Wünsche der IHK:

1. Punkt 1.2 Zielsetzung: ergänzen Sie bitte das Budget des Projekts

Meine Frage: Muss ich hier eine genaue Zahl angeben? Ich habe das noch nie in einme Projektantrag gesehen, dass jemand schrieb, dass für das Projekt ein Budget von z.B. 5000 Euro vorgegeben ist. Ich dachte ich kann wie viele andere so etwas schreiben, wie "die Kosten des Projektes sollen laut Anforderungen des Kunden möglichst gering gehalten werden. Es soll wenn möglich auf Open Source Software und bereits vorhandene Hardware zurückgegriffen werden."

2. Punkt: Meine Projektphasen sind unterteilt in Analyse, Konzeption, Realisierung, Validierung und Dokumentation.

Die Erstellung des Pflichtenheftes hatte ich in die Konzeptionsphase gepackt. Die IHK schrieb dazu:

Die Einordnung des AP Pflichtenheft ist ebenfalls zu überdenken

Auch nach stundenlanger Internetrecherche bin ich hier nicht schlauer geworden, da es wirklich viele verschiedene Meinungen dazu gibt. Was meint ihr, ist das Pflichtenheft nicht in der Konzeptionphase richtig?

3. Punkt: Ist das Pflichtenheft eine andere Bezeichnung für das Soll-Konzept? Laut meines Wissens entsteht aus dem Soll-Konzept das Pflichtenheft.

Ich würde mich riesig über eure Hilfe freuen. Viele liebe Grüße aus der Hauptstadt. Jessi

[daZza]

Zu 1: Kenne ich so auch nicht, hat bei uns niemand so gemacht. Es war eigentlich immer ein impliziter Teil der Kosten-Nutzen-Analyse. Dort wurden erwartete Projektkosten mit den erwarteten Einsparungen/Gewinnen in Beziehung gesetzt und darauf aufbauend gab es dann die Entscheidung zur Durchführung/Verwerfung des Projektes (letzterer Fall wird wohl bei niemanden vorkommen). Das Budget waren dann die errechneten Projektkosten.

Allerdings kennen wir dein Projekt nicht. Ich könnte mir durchaus vorstellen, dass ein Budget bereits im Antrag erwartet wird, wenn dein Projekt auf einem bereits angenommenen Kundenauftrag basiert (dann gibt es ja teils Budgetvorgaben von Seiten des Kunden), d.h. wenn bereits feststeht, dass das Projekt auf jeden Fall durchgeführt wird.

Falls sich das Budget erst im Projektverlauf, sprich später in der Dokumentation, entscheidet dann würde ich das einfach so in den Antrag schreiben. Damit wäre dann auf jeden Fall die Frage danach vom Tisch.

Zu 2: Finde es dort richtig, habe ich ebenfalls so gemacht. Meine Phasen waren Planung, Konzeption, Umsetzung, Test und Projektabschluss. Fachkonzept (im Grunde ein Lastenheft) und Umsetzungskonzept (im Grunde ein Pflichtenheft) habe ich beide in der Konzeptionsphase platziert. Da gab es keine Nachfragen zu und 100 Pkt. in der Doku.

Zu 3: Würde ich so nicht sagen. Ich stecke aber in "Lastenheft" und "Pflichtenheft" auch nicht wirklich drin, wir arbeiten mit Fach- und Umsetzungskonzepten (und in speziellen Fällen auch noch mit DV-Konzepten und anderen Dingen). Aus meiner Sicht erfüllen aber Pflichtenheft und Umsetzungskonzept die gleiche Funktion. In beiden soll beschrieben werden, wie du gedenkst die Anforderungen des Kunden (die stehen im Lastenheft / Fachkonzept) technisch umzusetzen. Dazu gehört ein Soll-Konzept als Baustein, aber alleine reicht das natürlich nicht. Dort stehen auch technische Spezifikationen drin (z.B. im Datenbankbereich welche Tabellen es gibt, welche Felder die einzelnen Tabellen haben, welche Datentypen die Felder haben, wie die OLAP Würfel definiert sind, ...) und alles weitere was für die Umsetzung relevant ist. Im Grunde also einfach die technische Ausgestaltung der Kundenanforderungen.

Wichtig ist aber (zumindest habe ich das so gelernt), dass das Konzept nicht bereits der eigentlichen Implementierung vorgreift und sich auf bestimmte Programmiersprachen / DBMS / ... festlegt. Das ist alles allgemein gehalten. Die Entscheidung welche Sprachen und Systeme für die konkrete Implementierung verwendet werden, folgt später auf Grundlage des Konzepts.

Bearbeitet 22. September 2015 von daZza

[DieVorlaute]

Hallo daZza,

vielen lieben Dank für deine ausführliche Antwort!

Nachdem ich mir eine Buchempfehlung der IHK zu Projektmanagement in IT-Berufen noch eben gekauft habe, habe ich nun das Soll-Konzept und das daraus resultierende Pflichtenheft in die Analysephase gepackt.

Leider bin ich immernoch ein wenig ratlos bezüglich der Angabe eines Budgets. In dem besagtem Buch heißt es, dass für interne Projekte (und mein Projekt ist ein internes) im Projektantrag ein Budget angegeben wird. Aber wie gesagt, ich habe hier noch keinen einzigen Antrag mit einer konkreten Budgetvorgabe gesichtet. Natürlich würde ich diese Angabe sehr ungern machen, da ich befürchte bei einer Überschreitung Abzüge zu erhalten. Auch befürchte ich, dass der Prüfer des überarbeiteten Projektantrags wieder unglücklich ist wenn ich sowas schreibe, wie das Budget entscheidet sich während des Projektverlaufs in der Kosten-Nutzenanalyse... Es ist zum Haareraufen!

Liebe Grüße

Jessi

[daZza]

Im Zweifel schreibst du dann einfach nicht rein, dass dein Budget überschritten wurde. Ist ja nicht so, dass die IHK das irgendwie nachprüfen könnte

Ich würde es dann aber auf jeden Fall in Tagen und nicht in € angeben - je nach Branche ist das sowieso üblicher - und es macht die Sache schon deutlich leichter, da du in einem €-Budget direkt die unterschiedlichen Tagessätze der einzelnen Mitarbeiterstufen (seniore Mitarbeiter haben einen höheren Tagessatz als juniore MA) berücksichtigen müsstest.

Mit Tagen kannst du relativ grob planen. ~9 Tage für dich selbst (70 / 8) und dann kannst du ja für dein Projekt ungefähr abschätzen, wie viel Unterstützung du brauchen wirst bzw. wie lange andere Personen in Abstimmungsgesprächen o.Ä. involviert sind. Kleinen Puffer oben drauf und fertig.