pantrag_fisi Projektantrag: Neues Dokumenten Management System - IHK Stuttgart

[Kanx]

Guten morgen zusammen,

 

ich muss bis nächste Woche Montag meinen Projektantrag abgeben und habe nun die Frage an euch, als Spezialisten ob sich das Thema eignet und wie die Chancen stehen, dass dieses Projekt ohne weiteres genehmigt wird.

 

Ich danke euch schonmal für eure Mühe. Viele Grüße

Kanx

Projektbezeichnung:
Neues Dokumenten Management System

Kurze Projektbeschreibung:

Ein Dokumenten Management System ist für die Verwaltung von digitalen Dokumenten zuständig. Das bei Firma XXX eingesetzte DocHouse ist ein solches System, das jedoch nicht wirklich zufriedenstellend ist, da das DocHouse bei der XXX GmbH einige Probleme aufweist, wie verlorene Dokumente oder unübersichtliche Darstellung, soll es nun einen Ersatz finden.

Mein Projekt ist somit in mehrere kleine Etappen gegliedert, in denen ich zuerst die Wünsche des Kunden ermittle und darauf schließend mehrere Systeme verschiedener Anbieter vergleiche. Um das richtige DMS zu finden werde ich somit ein Ranking aufstellen und den einzelnen Anbietern Punkte verteilen. Die fertige Tabelle mit den Features und Konditionen werde ich dann dem Kunden, vorlegen und erklären. Nachdem die Auswahl getroffen ist, werde ich das System auf einem zentralen Server installieren und die verschiedenen mitgelieferten Features konfigurieren. Anschließend werde ich das System ausgiebig mit mehreren Testgeräten, testen und bei Fehlern nochmals nachkonfigurieren.

Nachdem das Dokumenten Management System ordnungsgemäß funktioniert werde ich es dem Kunden übergeben können.

 

Ziel des Projekts ist somit ein Dokumenten Management System in der Firma einzuführen das jegliche Wünsche erfüllt und ein rundum zufrieden Paket bietet.

Projektumfeld:

Das Projekt wurde von der XXX GmbH in Auftrag gegeben. Die Realisierung der Tests werden von mir alleine im Ausbildungsbetrieb vorgenommen. Die Ergebnisse werden dann später von mir beim Ausbilder selbst evaluiert.

Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden:

Planung (6 Std.):

- Kundengespräch (1 Std.)

- Recherche (5 Std.)

Entscheidungsfindung (6 Std.):

- Zusammentragen aller recherchierten Informationen (1 Std.)

- Erstellung einer Präsentation anhand der vorliegenden Informationen (4 Std.)

- Meeting mit dem Kunden und vorstellen der Lösungen (1 Std.)

Installation und Konfiguration (14 Std.):

- Beschaffung und Vorbereitung der DMS-Installation (1 Std.)

- Installation und Konfiguration des DMS auf dem dafür vorgesehenen Server (8 Std.)

- Testdurchlauf und Fehlerbehebungen (5 Std.)

Projektabschluss (9 Std.):

- Übergabe an den Kunden (1 Std.)

- Projektdokumentation 8 Std.

Dokumentation zur Projektarbeit:

 

Gedruckte Dokumentation

Betriebsinterne Dokumentation ggf. für Schulung der Mitarbeiter oder Administration

[Asura]

Kurze Projektbeschreibung:

Zitat

[..]Das bei Firma XXX eingesetzte DocHouse ist ein solches System, das jedoch nicht wirklich zufriedenstellend ist, da das DocHouse bei der XXX GmbH einige Probleme aufweist, wie verlorene Dokumente oder unübersichtliche Darstellung, soll es nun einen Ersatz finden.[..]

Bitte umschreiben, "nicht wirklich" ist keine Beschreibung für das Projekt und nicht sachlich/technisch. "Das System DocHouse erbringt für die Firma xxx keine zufriedenstellende Leistung." würde mir jetzt spontan einfallen. Ansonsten finde ich den Satz zulang.

Zitat

 

[..]Die fertige Tabelle mit den Features und Konditionen werde ich dann dem Kunden, vorlegen und erklären.[..]

 

Ich weiß nicht wie man das Umschreiben kann, allerdings gefällt mir persönlich der Part nicht so, ist aber eher subjektiv.

Allgemein ist der Antrag nicht sehr technisch geschrieben. Ich würde bei einem Antrag vermeiden in der "Ich-Form" zu erzählen, das gleiche dann in der Dokumentation. Es ließt sich schöner und leichter.

Dieses Projekt klingt nach:

- Fix Software auswählen
- Kunden entscheiden lassen
- Soviel aufsetzen, bis man die 35h voll hat und bis dahin nur klicken
- Übergabe

und Schluss mit dem Projekt. Ich erkenne hier soweit der Text geschrieben ist, keine großartigen Probleme die währenddessen gelöst werden müssen, noch kenne ich die technische Tiefe. Ich habe bisher mit keinem DMS zu tun gehabt und für mich als Außenstehenden klingt es irgendwie ein wenig langweilig und so, als ob du nicht wirklich definitiv weißt, wie das Projekt enden soll.

Zeitplanung:

- 5 Stunden, Recherche über? DMS oder Evaluierung von Systemen?
- 4 Stunden für eine Präsentation? Wenn du davor schon 5 Stunden recherchiert hast + 1 Stunde zusammentragen dieser? Meiner Meinung nach solltest du nach 6 Stunden schon eine beinahe fertige Präsentation haben und nicht nochmal 4 Stunden für das verschönern der Folie brauchen
- 1 Stunde für die Beschaffung? Was wäre, wenn du dich nicht für Freeware/OpenSource entscheiden würdest?

Interessant wäre für mich beispielsweise noch, wie du evtl. das System testen willst, wenn du 5 Stunden schon fürs Testen einplanst.

Ich denke nicht, dass das Projekt so angenommen wird.

[Kanx]

Guten Morgen Asura,

erstmal vielen Dank für deine Kritik und deine Zeit.

Das mit der Ich-Form ist so ein Makel von mir, der sich schon über Jahre hinweg so durchzieht :-P. Ich werde das mal eher ins technische Umschreiben.

Das Projekt wurde mir von meinem AG vorgeschlagen im Rahmen einer umstrukturierung im Geschäft, außerdem finde ich persönlich das Thema interessant was mich dazu veranlasste es zu wählen. Als ich mit meinem AG darüber gesprochen habe, meinte dieser es werde die 35h mit Leichtigkeit füllen. Wenn ich mir jetzt deinen Text dazu durchlese, bin ich mir nicht mehr ganz so sicher :-/.

Im Endeffekt kann man ja nicht immer von Problemen wissen, die während eines Projekts auftreten könnten, aber ich verstehe den Punkt..

 

Zur Zeitplanung, da hast du recht, das ist quasi noch eine "Alpha-Version", da ich das zuerst hier gepostet hab, bevor ich mich da mit dem zuständigen Ausbilder zusammengesetzt habe, das geschieht nämlich erst heute am Mittag. Das wird aber auf jeden Fall nochmal überarbeitet.

Wegen der Testphase spreche ich mich noch mit unserer Test-Abteilung ab, wie man am besten so einen Test angehen sollte. Da ich hier und dort schon Schulungen im Rahmen Testing hatte, weiß ich, dass diese einen enormen Zeitaufwand benötigen. Ich werde da also im Rahmen eines Black-Box Verfahrens mal die Software und jegliche Funktionen von mehreren Geräten aus checken und dokumentieren.

Hast du vielleicht eine Idee, wie das möglicherweise doch noch angenommen werden könnte?

Grüße

[Asura]

Ich bin kein Prüfer und habe erst den Sommer letzten Jahres ausgelernt, daher basiert meine Kritik eher an Dingen die an mir bemessen wurde und die ich in der Zeit eben so per "Erfahrung" gesammelt habe. Ich will dein Projekt auf keinen Fall schlecht reden.

Wahrscheinlich wird man damit seine 35 Stunden bestimmt zusammenbekommen, allerdings kommt mir, so als Laie, der Antrag ein wenig zu leicht rüber. Ich hab aber wirklich keine Ahnung was dahinter steckt, daher kann ich das auch so einfach sagen.

Du hast noch eine Woche Zeit und ich denke, dass hier bestimmt noch weitere Leute irgendetwas posten werden, ich würde nicht an einer einzelnen Person bemessen, wie es jetzt wirklich mit dem Projektantrag aussieht.

Das mit der Ich-Form wurde mir mit dem Satz: "Schöne Geschichte Asura, aber ich dachte wir schreiben eine technische Dokumentation?" mehr als nur einmal dargestellt, da das technische Schreiben einfach etwas schwieriger ist. Damit stehst du also nicht allein da. :-)

An sich kann man schon mit einer Evaluierung von Software ein FISI-Projekt füllen, solange der Antrag korrekt geschrieben ist. Du kannst im vornherein schon ein wenig überlegen, was du konkret machen möchtest. Die IHK verlangt, dass man das Projekt erst anfängt, wenn die Zeit gekommen ist. Ist aber ein kleiner Widerspruch mit den meisten Anträgen.

Versuch nicht zwangsweise kaufmännische Entscheidungen einzubringen  und x Systeme zu vergleichen. In deinem Projekt erkenne ich nämlich keinen Schwerpunkt und/oder eindeutiges Ziel.

Ein Projekt besteht aus einem festen Zeitraum, einer festdefinierten und "einmaligen" Aufgabe(Was willst du konkret machen, Evaluieren oder das Systemaufsetzen?) und deinem fest definierten Ziel(Was ist dein Ziel? Ein bestehendes System zu haben, ein Testsystem zu haben um weitere Entscheidungen zu treffen oder eine Software zu haben, die du präsentieren kannst(Evaluierte Software aufzeigen)?).

Bearbeitet 9. Februar 2016 von Asura
Typooos are real.

[Kanx]

Danke jedenfalls für deine Antwort, hat mir einige Denkanstöße gegeben, die Projektbeschreibung etwas zu modifizieren. So wird dann eventuell das Ziel des ganzen ein wenig übersichtlicher.

Damit hast du wohl Recht, die Ich-Form dominiert viele meiner betriebsinternen Dokumentationen und ich hoffe, das ich diese Angewohnheit zumindest für die Projektarbeit abstellen kann :-P.

Das Primärziel ist es ein System bereitzustellen womit unsere Abteilungen eine Plattform zur Verfügung haben um zentral Dokumente und andere Dateien aufbewahren können. Momentan sind diese nämlich über viele verschiedene Systeme (Lotus Notes, Support Manual, Help Desk, usw.) verteilt und damit kaum zu gebrauchen. Also sollte das DMS nach der Projektarbeit schon betriebsfähig und zu vollem Einsatz funktionstüchtig sein.

 

Bearbeitet 9. Februar 2016 von Kanx
Buchstabendreher..

[Asura]

Naja, dann hast du doch schon ein Problem, welches gelöst werden muss.

Mein Projektantrag bestand aus einem kleinen Ist-Zustand(verkürzt), einem Soll-Zustand(ebenfall verkürzt) und das geschilderte Problem, welches es zu Beheben gilt.

"Das Primärziel des Abschlussprojektes besteht darin, eine fertigkonfigurierte Plattform zur Verfügung zu stellen um Dokumente an einem zentralen Ort aufbewahren zu können.".

"Der Kunde xxx speichert Dokumente aktuell über verschiedene Systeme verteilt. Das resultierende Problem ist eine enorm zeitraubende Suche nach entsprechenden Dokumenten in verschiedenen Systemen. Teilweise ist nicht bekannt, welches Dokument auf welchem System liegt. Der aktuelle Zustand erschwert die Administration, sowie die Pflege des Netzwerkes und bringt einen erhöhten Suchaufwand mit sich.
Im folgenden Abschlussprojekt wird ein DMS-Tool evaluiert und welches in darauffolgenden Schritten installiert sowie konfiguiert wird. Besonderes Augenmerk wird bei der Auswahl des Tools auf .... gelegt."

Einfach mal so spontan ohne sehr große Überlegung in den Raum geworfen. Es gibt wahrscheinlich bessere, aber auch schlechtere Beispiele. Es gibt noch mehr Nachteile, welches das Speichern über verschiedene Systeme bringt.

Einfach ein wenig überlegen und wenn möglich hier einen weiteren Antrag posten(wenn von dir gewollt). Wenn hier in diesem Forum Beispielsätze geschrieben werden die dir gefallen, bitte nicht 100% 1zu1 abkupfern, könnte bei einigen Sachen vielleicht Probleme von der Prüferseite kommen. :-)

[Kanx]

Exakt, ich dachte mit Problemen meintest du so etwas wie:

Problem: Neueste UVNC Tests zeigten, dass XP-Rechner durch die Remote-Software eine CPU-Auslastung von 100% vorweist und das arbeiten dadurch unmöglich wird.

Lösung: MirrorDriver installation und konfiguration.

Da hab ich wohl n paar Schritte zu weit gedacht.. :-P.

Du hast mir auf jeden Falll echt weitergeholfen. Ich zeige später mal meinem Ausbilder die überarbeitete Datei und poste es anschließend nochmal hier zur Gutachtung :-) Nein, nein, das jahrelange abschreiben hat mich schon darin geprägt nicht alles wort-wörtlich zu übernehmen :-D.