Lange Zeit alleine

[d00m]

Hallo Forum,

in sehr kurzer Zeit werde ich einen längeren Zeitraum (>1 Monat) alleine in der Abteilung sein, da mein Kollege Urlaub macht (was ich ihm grundsätzlich natürlich auch gönne).

Problematisch ist für mich die Tatsache das es das erste mal ist das ich so lange "auf mich gestellt" bin, und ich nun komplett die alleinige Verantwortung für alles (auch z.B. laufende Projekte in denen ich nicht eingebunden war / bin) trage. Ich habe schon eine längere Zeit darauf aufmerksam gemacht, aber nie wirklich eine hilfreiche Reaktion o.ä. außer "das packst du schon" erhalten. Fühle mich schon jetzt überfordert und kann kaum eine Nacht durchschlafen weil mir zig Gedanken durch den Kopf schwirren was alles schief gehen könnte.

In dieser Zeit sollte ich dann auch vermutlich nicht krank werden oder ähnliches, denn dann wäre niemand mehr für die Anwender da. Ein riesen Druck lastet auf meinen Schultern und mir graut es vor dem Tag an dem es los geht. 

Weiß nicht was ich noch machen soll / kann, da das ganze so kurzfristig ist dass man da z.B. auch nicht mehr umplanen kann.

Gruß,

 

[Gast apehead]

Hallo!

Deinem Beitrag im Gehalts-Thread habe ich entnommen, dass du 2015 deine Ausbildung beendet hast, also noch nicht lange aus der Ausbildung raus bist. Unter dem Gesichtspunkt ist es natürlich schon wichtig, dass der einzige Kollege, wenn er in Urlaub geht, eine vernünftige Übergabe mit dir macht. Eine Übergabe ist ohnehin ein Standard-Prozess, der viel häufiger zur Anwendung kommen sollte als es tatsächlich der Fall ist, aber in deinem Fall ist es schon besonders wichtig, insbesondere da du dich den Aufgaben nicht gewachsen siehst.

Ich würde an deiner Stelle nochmal ernsthaft bei deinem Kollegen nachhaken und ihm erklären, dass du dich unsicher fühlst bezüglich der Projekte, in die du ja bisher nicht eingebunden warst (laut Gehalts-Thread 1st und 2nd Level Support?) und hier auch kein Vertrösten gelten lassen. Sollte das nicht fruchten, etwa weil dein Kollege sich quer stellt oder partout den Sinn einer Übergabe nicht einsieht (was schon merkwürdig wäre), wäre der nächste Schritt dann eben der Gang zu dessen Vorgesetzten. Das Endergebnis muss auf jeden Fall sein, dass du dich gut vorbereitet auf die Zeit alleine fühlst. Wie sieht es mit Dokumentation der Prozesse aus? Gibt es eine entsprechende Dokumentationskultur in deinem Unternehmen oder versteht man bei euch unter Dokumentation das Hinschludern von drei, vier nichtssagenden Sätzen?

In jedem Fall das Thema vehement zur Sprache bringen. Am Ende sitzt du hier am längeren Hebel - wenn der Kollege Urlaub macht und du so gestresst oder überlastet bist, dass du dich krank schreiben lassen musst, kann der seinen Urlaub vergessen und schön wieder antanzen. Es ist also ausdrücklich in seinem Sinn, dass er dich vorbereitet und das kannst du ihm, falls er nicht einsichtig sein sollte, auch durchaus so kommunizieren (natürlich nicht wörtlich, sondern etwas höflicher).

LG

[mqr]

Hallo d00m,

diese Panik haben fast alle schon durchgemacht, bei Prüfungen, bei Referaten, bei der eigenen Hochzeit, bei der ersten Klassenfahrt etc.. Da heißt es nun Augen zu und durch:

vor 8 Minuten schrieb d00m:

"das packst du schon"

Deine Vorgesetzten wissen das doch und krank werden sollte man auch nie. Lass Dir einfach eine Notfalltelefonnummer geben und gut. Übernimm einfach die Verantwortung und blicke vorwärts.

Jetzt oder nie!

Grüße

Micha

[d00m]

Hallo,

vielen Dank für eure schnellen Antworten!

Richtig, 1st + 2nd Level Support. Doku gibt es keine / kaum (sind uns dessen bewusst, aber der Workload ist einfach so hoch was wir kaum dazu kommen etwas anständig zu dokumentieren). 

Ich versuche in der Kürze der Zeit noch eine Übergabe zu organisieren, zumindest das wichtigste. 

Glaube ja auch das ich nach der Aufgabe "gewachsen" bin und vielleicht sogar drüber lachen kann. Dennoch ist der Berg jetzt erstmal vor mir und ich fühle mich richtig mies. Habe auch Angst das ich so versage das am Ende alle froh sind das er wieder da ist und mein Ruf komplett hinüber ist. 

Hilft aber alles nichts mehr - die Zeit läuft unaufhaltbar gegen mich.

Danke dennoch für die mut machenden Worte, das hilft zumindest ein wenig.

Gruß,

[mqr]

Und danach gibt es gute Gründe für neue Gehaltsverhandlungen *grins*, also durchhalten, es gibt ja keine unlösbaren Probleme.

Grüße

Micha

[Gast UnknownX]

Keine Ahnung ob hier ein paar Leute was getrunken haben. Aber die IT Abteilung mit nur 2 Leuten zu besetzen.

Ich würde langfristig die Firma wechseln. Ist ja bezeichnend wie wichtig die Geschäftsführung die Abteilung findet.

[allesweg]

vor 6 Stunden schrieb d00m:

Doku gibt es keine / kaum (sind uns dessen bewusst, aber der Workload ist einfach so hoch was wir kaum dazu kommen etwas anständig zu dokumentieren). 

Lieber mit der stumpfen Säge weiter arbeiten und 5 Bäume/Tag fällen, statt 1h Säge schärfen und am selben Tag noch 8 Bäume schaffen

Wenn ihr nur zu zweit seit, muss den Verantwortlichen die Situation "der Unerfahrenere wird alleine sein" bewusst sein. Also trauen sie es dir zu. Möglichst gute Übergabe + Notfallnummer und dann schaffst du das.

[Rienne]

vor 8 Stunden schrieb allesweg:

Also trauen sie es dir zu.

Mh, es einem zutrauen und es einfach zu machen sind zwei paar Schuhe. Vielleicht weiß die Geschäftsführung einfach keine andere Lösung. Muss bei solchen Situationen immer an den schönen Spruch "der Krug geht so lange zum Brunnen, bis er bricht." denken. Und das ist leider in der Geschäftswelt viel zu oft der Fall. Wieso etwas ändern solange es noch läuft? - Das ist doch die Einstellung vieler Vorgesetzten, weil alles andere Zeit und Geld in Anspruch nehmen würde.

vor 15 Stunden schrieb d00m:

Doku gibt es keine / kaum (sind uns dessen bewusst, aber der Workload ist einfach so hoch was wir kaum dazu kommen etwas anständig zu dokumentieren). 

Das selbe Thema. Wie @allesweg schon mit dem Baumbeispiel angedeutet hat: Wenn man sich einmal die Zeit nimmt etwas richtig zu machen/zu dokumentieren, spart man bei zukünftigen Problemen dieser Art oftmals viel Zeit und Nerven. Und macht das Einarbeiten neuer Leute auch wesentlich einfacher.

vor 9 Stunden schrieb UnknownX:

Aber die IT Abteilung mit nur 2 Leuten zu besetzen.

Auch in meinen Augen ein No-Go; gerade im Support und ab einer gewissen Betriebsgröße bzw. ab einem gewissen Kundenstamm.

vor 15 Stunden schrieb d00m:

Glaube ja auch das ich nach der Aufgabe "gewachsen" bin und vielleicht sogar drüber lachen kann. Dennoch ist der Berg jetzt erstmal vor mir und ich fühle mich richtig mies. Habe auch Angst das ich so versage das am Ende alle froh sind das er wieder da ist und mein Ruf komplett hinüber ist. 

Ich bin mir auch sicher, dass du das stemmen wirst und dir gerade Sorgen über Dinge machst, die im Nachhinein absolut banal sind.

Sieh es mal so: Es ist sicher nicht die erste Hürde in deinem Leben und wird auch nicht die letzte sein.

Denk einfach an ähnlich beängstigende Aufgaben aus deiner Vergangenheit und erinnere dich an das Gefühl, was du danach hattest (und wie positiv es im Nachhinein gelaufen ist). Bestes Beispiel, was bei dir ja auch noch nicht so lange zurück liegt, ist doch deine Abschlussprüfung. Du hast sie erfolgreich bestanden und bekommst jetzt sogar große Verantwortung übertragen.

vor 15 Stunden schrieb mqr:

Und danach gibt es gute Gründe für neue Gehaltsverhandlungen *grins*

Sehe ich auch so! Vor allem wenn es in zukunft häufiger dazu kommen wird.

In dem Sinne wünsche ich dir für diese Zeit alles Gute und viel Erfolg! Das wird schon!

 

Liebe Grüße

Rienne

Bearbeitet 28. Juli 2016 von Rienne

[Crash2001]

vor 15 Stunden schrieb d00m:

Hallo Forum,

in sehr kurzer Zeit werde ich einen längeren Zeitraum (>1 Monat) alleine in der Abteilung sein, da mein Kollege Urlaub macht (was ich ihm grundsätzlich natürlich auch gönne).

Problematisch ist für mich die Tatsache das es das erste mal ist das ich so lange "auf mich gestellt" bin, und ich nun komplett die alleinige Verantwortung für alles (auch z.B. laufende Projekte in denen ich nicht eingebunden war / bin) trage. Ich habe schon eine längere Zeit darauf aufmerksam gemacht, aber nie wirklich eine hilfreiche Reaktion o.ä. außer "das packst du schon" erhalten. [...]

Entweder du schaffst die Aufgaben, oder aber du verweist dann einfach darauf, dass du z.B. in den Projekten nicht eingebunden warst und sie leider warten müssen, bis der andere Mitarbeiter wieder da ist, oder aber sie dir ein paar Infos geben müssten, damit du ihnen eventuell weiterhelfen kannst.Wenn sie z.B. einen Status haben und keine Übergabe erfolgt ist, bzw. du den Status nicht einfach besorgen kannst, dann muss der Kunde warten und es fällt auf den anderen Mitarbeiter zurück, da er es nicht sinnvoll dokumentiert, oder übergeben hat.
Ich weiß ja nicht, wie zeitkritisch, komplex und wichtig z.B. die Projekte , bzw. wie sensibel die Kunden sind. Das müsstest du halt einschätzen können.

P.S.:
Doku ist mit das Wichtigste in einer Firma! Wärst du und dein kollege nicht da - wie soll sich jemand Fremdes denn einarbeiten? Zudem kann man sich nicht alles merken und es gibt auch immer mal neue Mitarbeiter. Zusätzlich kann ein Kunde ja auch eine Doku verlangen.

[mqr]

Hallo Community,

vor 15 Stunden schrieb apehead:

Deinem Beitrag im Gehalts-Thread habe ich entnommen, dass du 2015 deine Ausbildung beendet hast (...)

das hab ich jetzt auch getan und habe dem entnommen, dass es eine Firma in der Medizin-Branche mit 250 Mitarbeitern ist.

Daher verwundert mich diese Äußerung:

vor 9 Stunden schrieb UnknownX:

Keine Ahnung ob hier ein paar Leute was getrunken haben. Aber die IT Abteilung mit nur 2 Leuten zu besetzen.

ein wenig.

Keine Zeit für Dokumentationen zu haben ist das eine, einem Mitarbeiter seinen Urlaub zu gönnen das andere. Das Problem in diesem Thread ist doch nicht die Art der GL die Firma zu führen, sondern das Unwohlsein des TE eine kurze Zeit auf sich alleine gestellt zu sein.

Er wird das schon schaffen, ansonsten ist das auch nicht sein Problem.

Grüße

Micha

[Gast UnknownX]

Ich wünsche dem Unternehmen krankheitsbedingten Ausfall und/oder den Ausfall der kritischen Systeme , bei Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten.

 

Vllt. hilft es beim "wundern".

Bearbeitet 28. Juli 2016 von UnknownX

[mqr]

Hallo UnknownX,

Am 9.9.2015 um 14:00 schrieb d00m:

Grösse der Firma: 250+ (...)

Branche der Firma: Medizin

 

vor 39 Minuten schrieb UnknownX:

Ich wünsche dem Unternehmen krankheitsbedingten Ausfall und/oder den Ausfall der kritischen Systeme (...)

Hör doch mal auf dem TE eine noch größere Panik zu machen. Du weist doch gar nicht mit was für einem Unternehmen Du es tun hast. Falls es sich um ein Krankenhaus handelt, sind dann bestimmt eher 30 Ärzte eingestellt und die kritischen Systeme, die Stempeluhren. Ich weis es ja auch nicht, ob sich der Support dann um die Sekretärin dreht, die die Zuzahlungen nicht rausschicken kann.

Ich bin der Ansicht man sollte dritten nicht in völliger Unkenntnis über die Sachlage, totale Inkompetenz bei der Personalplanung unterstellen und dem TE noch nen Totalschaden wünschen.

Grüße

Micha

[Gast UnknownX]

1 hour ago, mqr said:

 

Hallo UnknownX,

 

Hör doch mal auf dem TE eine noch größere Panik zu machen. Du weist doch gar nicht mit was für einem Unternehmen Du es tun hast. Falls es sich um ein Krankenhaus handelt, sind dann bestimmt eher 30 Ärzte eingestellt und die kritischen Systeme, die Stempeluhren. Ich weis es ja auch nicht, ob sich der Support dann um die Sekretärin dreht, die die Zuzahlungen nicht rausschicken kann.

Ich bin der Ansicht man sollte dritten nicht in völliger Unkenntnis über die Sachlage, totale Inkompetenz bei der Personalplanung unterstellen und dem TE noch nen Totalschaden wünschen.

Grüße

Micha

Du weisst es doch auch nicht? So what?

Vernünftige Personalrotation beinhaltet 3 Personen (oder respektive aus Kostengründen eine dritte Person die im Worstcase mit einspringen kann, aber ansonsten andere Tätigkeiten verfolgt) Und ich wünsch sicherlich niemanden den Totalschaden, was ein Blödsinn. Und erst recht nicht dem TE. Der ist nun temp. auf sich alleine gestellt. Da hoffe ich das Beste!

Ich führte den letzten provozierenden Beitrag nur an, weil hier alle so begeistert "Hey eine Herausforderung!" rumposaunen.

Nur sollten grundsätzlich entsprechende Szenarien aus Unternehmersicht mitbedacht werden. Und das tun viele nicht.

Am Ende bin ich mir sicher, dass der TE das stemmt.

Bearbeitet 28. Juli 2016 von UnknownX

[Crash2001]

Für die Firma wäre es aber eventuell wirklich besser, wenn da etwas passieren würde, mit dem der TE überfordert wäre. Nur so sehen sie den Bedarf für eine dritte (mögliche) Ressource für den Posten.

[mqr]

Hallo Community,

für mich sind das alles nur Spekulationen und ihr hab natürlich recht, dass es sein kann, dass das eine völlige Fehlplanung darstellt.

Hallo d00m,

was wäre denn dieser "worst case", also der schlimmste Fall der während des Urlaubs Deines Mitarbeiters eintreten könnte und nicht warten kann bis der aus dem Urlaub zurück ist. Falls da dann 250 Mitarbeiter auf die schnelle von Arbeitslosigkeit betroffen sind (oder schlimmeres), sollte man sich zuvor einen Notfallplan erarbeiten. Da reicht eine "Notfalltelefonnummer" nicht. Kannst Dur Dir schnell ein paar Mitarbeiter aus anderen Abteilungen heran rufen, die Dich ggf. mit einfachen Tätigkeiten entlasten? Oder eine externe IT-Firma beauftragen? Falls es da warscheinliche Fälle gibt, die Du alleine nicht bearbeitet bekommst, solltest Du das im Vorfeld ansprechen, da die Geschäftsführung ja auch keinen totalen Einblick in Deine Tätigkeit hat (dafür beschäftigen sie ja Personal).

So gewinnst Du ja zusätzlich auch Sicherheit der Aufgabe gewachsen zu sein.

Grüße

Micha 

[d00m]

vor 2 Stunden schrieb mqr:

Hallo d00m,

was wäre denn dieser "worst case", also der schlimmste Fall der während des Urlaubs Deines Mitarbeiters eintreten könnte und nicht warten kann bis der aus dem Urlaub zurück ist. Falls da dann 250 Mitarbeiter auf die schnelle von Arbeitslosigkeit betroffen sind (oder schlimmeres), sollte man sich zuvor einen Notfallplan erarbeiten. Da reicht eine "Notfalltelefonnummer" nicht. Kannst Dur Dir schnell ein paar Mitarbeiter aus anderen Abteilungen heran rufen, die Dich ggf. mit einfachen Tätigkeiten entlasten? Oder eine externe IT-Firma beauftragen? Falls es da warscheinliche Fälle gibt, die Du alleine nicht bearbeitet bekommst, solltest Du das im Vorfeld ansprechen, da die Geschäftsführung ja auch keinen totalen Einblick in Deine Tätigkeit hat (dafür beschäftigen sie ja Personal).

So gewinnst Du ja zusätzlich auch Sicherheit der Aufgabe gewachsen zu sein.

Grüße

Micha 

Hey mqr,

im Prinzip würde es erstmal nur einzelne Arbeitsplätze betreffen, die dann nicht mehr weitermachen können. Es gibt zwar auch zentrale Systeme, die, wenn ausgefallen, alle behindern bzw. lahmlegen würden, das wäre dann aber auch der Fall wenn wir in der Abteilung komplett besetzt sind. (Wir arbeiten auch daran diese single point of failure Sachen abzustellen).

Ihr habt mir mit euren Worten wirklich geholfen, und ich glaube das ich mich viel zu sehr selbst verrückt gemacht habe bzw. mache. Ich bin da irgendwie zu sehr mit dem Herzen dabei und steigere mich in kleine Ausfälle rein als ob das halbe Land betroffen wäre.. Supporter halt. ;-) 

Am Ende wirds (das hoffe ich wirklich) nur halb so wild und wie hier jemand auch schon sagte - es gibt keine unlösbaren Probleme!

Wir wissen das die Personaldecke ziemlich dünn ist - auch daran arbeiten wir!

Werde mich nach der "alleine" Phase nochmal hier melden und berichten wie`s gelaufen ist! 

 

Gruß,

[mqr]

Hallo d00m,

da dann höchstens einmal eine längere Pause für einen Eurer Mitarbeiter das "Wagnis" ist, kann man das locker sehen. Solche Sachen passieren, Maschinen fallen aus, Mitarbeiter werden krank, Firmenwagen gehen kaputt usw.. Man muss auch bedenken was eine Person (Recource) mehr die Firma kosten würde (Einige Rechnungen gehen da locker von 100 kpa+Arbeitslohn aus) und dementsprechend muss das auch verdient werden bzw. mit dem Risiko übereinstimmen.

Also, viel Erfolg und hoffentlich keine Zwischenfälle.

Grüße

Micha

[Crash2001]

@mqr:
Eine dritte mögliche Ressource kann ansonsten ja auch wo anders eingesetzt werden. Sollte halt nur schon die entsprechenden Zugänge und eine Einweisung haben, so dass derjenige im Notfall aktiv werden könnte.

P.S.:
100KiloPascal + Arbeitslohn? *verwirrt gugg*
Oder sollte das 100.000€ Kosten + Arbeitslohn heissen?
Die würden definitiv nicht anfallen, wenn derjenige als Springer eingesetzt werden würde. Bzw. im Gegenzug wären dann auch die Ausgaben durch den Einsatz bei anderen Firmen abgedeckt.

[mqr]

Hallo Crash2001,

vor 1 Stunde schrieb Crash2001:

Eine dritte mögliche Ressource kann ansonsten ja auch wo anders eingesetzt werden.

diese Lösung hatte ich ja auch im Auge:

vor 19 Stunden schrieb mqr:

Kannst Dur Dir schnell ein paar Mitarbeiter aus anderen Abteilungen heran rufen, die Dich ggf. mit einfachen Tätigkeiten entlasten?

Aber die Tätigkeit ist wohl kein Brennpunkt.

vor 16 Stunden schrieb d00m:

im Prinzip würde es erstmal nur einzelne Arbeitsplätze betreffen, die dann nicht mehr weitermachen können.

Aber eine Möglichkeit wäre so ein Springer natürlich und die scheinen das auch alternativ bzw. als "to do" im Auge zu haben:

vor 16 Stunden schrieb d00m:

Wir wissen das die Personaldecke ziemlich dünn ist - auch daran arbeiten wir!

Ps.: das "€" von 100k€P.a. kam in den Zeilenumbruch und genervt wie ich war hab ich die Punkte auch weggelassen.

Grüße

Micha