Suche Argumente gegen .pst Dateien

[Maniska]

Hallo zusammen,

da das nächste Jahr mit großen Sprüngen näher rückt, dementsprechend auch die Budgetplanung für 2017 so langsam mal gemacht werden muss und ich ein Mail Archivierungssystem einführen will suche ich Argumente die gegen den Einsatz von Outlook .pst Dateien sprechen.

IST Zustand:

• Jeder User hat sein lokales Outlookprofil, die .pst verweist mal hier hin, mal dort hin, hauptsächlich lokal auf dem PC ins Userverzeichnis (bei älteren Profilen), bzw bei neu angelegten wird der Pfad in das Homeverzeichnis des Users auf dem Fileserver verbogen.
• Die User werfen nichts weg, also wirklich NICHTS, und verschicken anstelle von Links die ganzen Dateien via Mail. Das plustert die Postfächer unnötig auf und wandert nachher ungefiltert über "Autoarchivieren" in das schwarze Loch der .pst. Heißt Anhänge beim Absender im Postausgang, und bei allen Empfängern im Eingang sprich mindestens doppelt in Postfächern (Plus zigfach auf dem Fileserver was aber DeDup sei dank nicht so schlimm ist).
• es gibt zig .pst Dateien mit einer Größe von 10+ GB, die User verstehen nicht warum ich da schon leicht panisch reagiere "passiert schon nix" "ich dachte wir haben eine Sicherung" " *verständnisloses Grundrauschen mit verwirrtem Blick* "...
• Spätestens wenn ich versuche dass (und warum) die Dateien auch nach dem Löschen die Inhalte nicht automatisch kleiner werden steigen 99% der User aus. U:"Warum nicht, ich lösch doch was weg" A:"Ja, aber stell es dir vor wie ein Haus, nur weil deine Kinder weg und die Zimmer leer sind, ist es trotzdem noch gleich groß" (Ich weiß, der Vergleich hinkt, aber irgendwie muss ich es bildlich erklären)

Die vermeintliche Lösung:

• Mailarchivierungssystem mit ordentlicher Suchfunktion, Deduplizierung (auch über Postfächer hinweg), Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung, Zugriff auf das Archiv aus Outlook heraus oder über Webclient (auch Mobil), einfache Administrierbarkeit, loswerden der "Seuche .pst", Kosten: Sehr überschaubar ...

Problem:

• Die revisionssichere Archivierung wird von unserem DMS System mit erledigt, allerdings kommen dort alle Mails in einen großen Topf, und sind für die User unerreichbar. Es ist auch mehr als fraglich, dass sich das ändert. Aber "wir haben ja schon was"
• Mit den Argumenten "Microsoft selbst empfiehlt pst Dateien nicht mehr zu nutzen* " und "auf einem Netzwerklaufwerk ablegen ist nicht unterstützt" komme ich gefühlt nicht weiter, damit habe ich es schon versucht.
• "Liegen lokal, werden nicht gesichert, da können Daten verloren gehen" -> "Ja, dann geh zu jedem User hin (wenn er da ist, muss ja im Userprofil erfolgen), bieg den Pfad von Hand um und pack alles ins Home auf dem Server" "wird nicht unterstützt" "Ja, aber bis jetzt hast es doch auch so gemacht, funktioniert doch"...
• "Selbst wenn die Datei auf dem Server liegt, gesichert wird und trotzdem kaputt ist, ist es schwierig bis unmöglich diese zu reparieren, und auch eine funktionierende Version aus dem Backup zu fischen ist Glückssache" (Weil Datei jedes mal neu gespeichert wird wenn Outlook geschlossen wird, auch ohne dass man rein schaut).
• "Wenn es wichtig ist, gehört es in den Projektordner/Kundenordner/woauchimmer, in deinem Outlook findest das niemand" "Ist ja nur für mich wichtig, wenn Weihnachten und Ostern auf die Sommersonnwende fallen..." *im nächsten Urlaub des Kollegen* "Wo sind denn die Daten für Projekt XY???"

Ich suche jetzt eben Argumente die FÜR eine Archivierungssoftware und GEGEN die verd*mmten .pst Dateien spricht. NICHT-technische Argumente, weil BWLer überzeugt werden müssen, die sowieso denken a.) dafür sind wir zu klein (~150 User-Postfächer) b.) bis sich das mal rentiert kann viel passieren und C) die aus der IT wollen nur neues Spielzeug.

Ich bin für jede Hilfe dankbar

Mani

*Laut einem Messevortrag eines MS Mitarbeiters

 

 

[Crash2001]

Dann rechne denen doch mal einen Fall vor, wo wichtige Mails verloren gehen durch die lokalen PST-Dateien, oder Aufträge nicht zustande kommen, da die entsprechenden Mails verloren gegangen und nicht widerhergestellt werden können. Da sollte sich doch ein Szenario finden lassen, oder?  

 

P.S.:
Ich persönlich mag lokale PST-Dateien aber bisher auch lieber als die diversen Archiv-Varianten, denn dann hat man die Daten auch vorrätig, auch wenn der Exchange mal nicht erreichbar ist und hat nicht so hohe Restriktionen von der Größe her, wie dies in manchen Firmen ja Gang und Gäbe ist (100MB Postfachgröße? Was ist das heutzutage bitteschön?!? Vor allem, wenn man auch mit Visio-Files oder größeren Dateien arbeitet (also diese auch verschickt) passen da oftmals nicht einmal die Mails eines Monats rein.) Zudem lässt sich darin einfach besser suchen, als in den Archiven (entweder kann nur nach dem Header gesucht werden und nicht innerhalb der Mails, oder aber es muss erst umständlich widerhergestellt werden, oder aber es ist dennoch eine maximale Aufbewahrungszeit eingestellt und die gesuchte Mail ist gerade ins Nirwana entfleucht).
Sollten diese Sachen sich natürlich durch eine entsprechende Software beheben lassen (lokale Kopie des Archivs, Zugriffsmethode nicht umständlicher als mit PST-Datei, Postfachgröße entsprechend angepasst und/oder automatische Sicherung ins Archiv, wenn Postfachgröße kurz vor Limit, ...), hätte ich auch nichts gegen einen Wechsel.

[Maniska]

vor 6 Stunden schrieb Crash2001:

Dann rechne denen doch mal einen Fall vor, wo wichtige Mails verloren gehen durch die lokalen PST-Dateien, oder Aufträge nicht zustande kommen, da die entsprechenden Mails verloren gegangen und nicht widerhergestellt werden können. Da sollte sich doch ein Szenario finden lassen, oder?

Leider nicht, bis jetzt ging es immer irgendwie; Enweder weil die Infos doch noch zu beschaffen waren oder keine wichtigen Mails im Archiv waren, oder einfach weil das Archiv doch noch irgendwie zu retten war...

Bis jetzt war das Problem nur lästig, nicht geschäftsschädigend.

Mit den nicht supporteten Archiven auf dem Server geht es ja, irgendwie... Dass ich das nur als Notlösung angefangen habe, und erst hinterher die Info gefunden habe dass das offiziell gar nicht gemacht werden soll. Ich würde das gerne sauber habe und gerade ziehen. Nicht verschlimmbessern indem ich das nun bei allen als Standard mache

Bei uns ist de Postfachgröße auf 2GB beschränkt, das sollte eigentlich für den normalen Durchschittsuser eine ganze Weile ausreichen.

Die Archivierungslösung die ich mir angeschaut habe, hat zumindest in der LiveDemo echt gut ausgesehen was deine angesprochenen Punkte angeht. Was sie wirklich hält würde ich in einer Teststellung sehen, nur verkaufe ich meine Seele Daten nicht an den Vertriebler wenn ich weiß, dass das Produkt nie eingesetzt wird

Bearbeitet 16. November 2016 von Maniska

[Crash2001]

Hmmm... dann wird's schwierig, wenn das Ganze auch noch Geld kosten soll.

BWLer lassen sich ja meist nur durch Kosteneinsparung oder unbedingtem Bedarf, oder aber, wenn Chef das unbedingt haben will, überzeugen. Da sehe ich dann nur noch die Möglichkeit, Chef das einzusouflieren, dass er es haben will, weil es sicherer und komfortabler ist.  Ob die Möglichkeit bei euch besteht, dass du ihn dahingehend beeinflussen kannst, weiß ich natürlich nicht.

[t0pi]

copy+paste aus einem Blog

 

1. Lücke in der Backup Strategie
   
   Das dezentrale Speichern von alten Daten ist wenig sinnvoll. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Backup Strategie. Da Unternehmen im Regelfall keine Sicherungen von jedem einzelnen Benutzerprofil auf den lokalen Arbeitsstationen erstellen, gibt es für die PST-Dateien auch kein Sicherungskonzept. Erschwerend kommt hinzu, dass Microsoft keine Möglichkeit bietet, PST-Dateien automatisch auf einem Netzlaufwerk abzulegen. In einem Knowledge Base Artikel von Microsoft steht dazu eindeutig: „Beachten Sie, dass PST-Dateien keine langfristige und kontinuierliche Speichermethode für Nachrichten in einer Unternehmensumgebung sind.“

 

2. Schutz von Unternehmenswissen
   
   Jedes Unternehmen verschickt sensible oder steuerrelevante Daten per E-Mail. Deswegen sollte allein aus Compliance Gründen sichergestellt werden, dass diese Daten das Unternehmen nicht verlassen oder sogar verloren gehen. Im Rahmen einer umfangreichen Information Governance Strategie sollte es zudem möglich sein, diese Daten automatisch zu verwalten und nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen. Diese Möglichkeiten sind über lokale Archiv-Dateien nicht gegeben.

 

3. Himmelfahrtskommando: PST-Dateien reparieren
   
   Eines der größten Probleme beim Speichern von Daten in lokalen PST-Dateien ist sicher, dass diese Dateien fehleranfällig sind. Das ursprüngliche PST-Format unterstützte maximal 2GB große Dateien. Auch wenn dieses Limit heute nicht mehr besteht, neigen PST-Dateien zu Fehlern. Viele Fehler entstehen zum Beispiel wenn mehrere Nutzer gleichzeitig mit diesen Daten arbeiten. Weil PST-Dateien nur schwer zu reparieren sind, führt dies langfristig oft zum Verlust von wichtigen Daten.

 

4. eDiscovery: E-Mails in PST-Dateien nur schwer zu finden
   
   PST-Dateien zu durchsuchen gleicht im Regelfall der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Lokale Outlook Archive sind für eDiscovery Zwecke gänzlich ungeeignet. Im Grunde verhindert eine dezentrale Archivstruktur ein effizientes eDiscovery sogar. Dies ist nur möglich, wenn der Auditor auf jeden Client PC Zugriff hat oder eine Lösung verwendet wird, mit der alle PST Dateien auf den lokalen Arbeitsstationen der Mitarbeiter durchsucht werden können.
   
    

 

5. Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsplatzes
   
   PST-Dateien sind in den meisten Fällen nur auf einem Gerät verfügbar und verhindern so ein flexibles und modernes Arbeiten. Angestellte, die mit wechselnden Arbeitsplätzen, mehreren Arbeitsstationen oder einem Notebook in Kombination mit einer Arbeitsstation arbeiten, haben damit schlechte Karten. Auch die Nutzung von PST-Archiven über mobile Geräte und die Outlook Web App ist nur eingeschränkt möglich. Darunter leidet vor allem die Produktivität der Anwender.
   
    

6. Erhöhter Administrationsaufwand
   
   Besonders auf lange Sicht bringen PST-Dateien einen riesen Berg an Arbeit für die IT-Abteilung mit sich. Dabei muss man nur an einzelne Restore-Anfragen oder an die Reparatur einer korrupten PST-Datei denken. Im Endeffekt hängen damit auch finanzielle Kosten zusammen, weil nicht nur die Anwender sondern auch der Admin wertvolle Arbeitszeit verlieren.
   
   Warum sollten sich Administratoren, Datenschützer und Compliance Beauftragte also den Klotz PST-Datei ans Bein binden? Bei der genaueren Betrachtung bleiben für das „Datengrab“ PST-Archiv wenige Argumente. Sinnvoller ist die Implementierung einer Archivierungssoftware

Quelle: https://blog.gwava.eu/pst-dateien-überlegte-ablage-oder-datengrab

Bearbeitet 16. November 2016 von t0pi
laut Chief

[Thanks-and-Goodbye]

vor 3 Minuten schrieb t0pi:

copy+paste aus einem Blog

Verlink die Quelle. Danke.

[Maniska]

Danke, den (oder einen ähnlichen) Blog hatte ich selbst schon gefunden, leider ist keiner der Gründe, die darin aufgeführt werden geneigt einen BWLer von der Notwendigkeit einer kostenpflichtigen Lösung zu überzeugen.

Die Argumente sind für ITler nachvollziehbar und sinnig, aber wenn einer nur mit dem Geldbeutel denkt und ihm der erhöhte "Graue Haare Aufwand" der IT gelinde gesagt am Allerwertesten vorbei geht...

Backup und Administrationsaufwand sind IT Probleme, das interessiert weder User noch BWLer, Datenschutz interessiert auch erst dann wenn es zu spät ist, sonst kostet der nur unnötig Geld. Reparieren betrifft wenn dann die IT die dem User erklären darf warum seine 23GB pst jetzt eben kaputt ist und alle Mails darin verloren sind - inklusive monatelangem Geheul und dem Malus der "Unfähigkeit". Suche und Flexibilität sind zwar "nice to Have" Gründe, aber das jeder User sowieso seinen festen Platz inkl. Rechner hat (und die pst auf dem Server liegen) rechtfertigt der Komfortgewinn beim suchen nicht die Einführung einer kostenpflichtigen Lösung.

Der "Worst Case" ist noch nicht eingetreten, da wir das bis jetzt immer irgendwie gelöst bekommen haben. Auflaufen lassen ist beim Chef auch immer irgendwie ungut.

 

Ich brauche Argumente Marke "Wie erkläre ich meiner Frau die Notwendigkeit eines neuen Autos wenn das Alte noch mit Draht und Spucke und 1x im Monat Starthilfe geht"

[t0pi]

wenn ich das lese wünsche ich deiner firma einen Totalausfall damit genau diese BWLer mit ihren schriftlichen Aussagen zur Rechenschaft gezogen werden. (Mein Beileid dann an die Admins die den Scherbenhaufen zusammenschustern dürfen)

[Enno]

Tip, leg den BWLern vorher nen Schrieb hin in dem du auf die Gefahren, und hier ganz explizit auf den NONSupport von MS hinweisen aufzeigst.

Schreib ruhig, das es momentan geht. Aber eben im Fehlerfall nicht garantiert wird das es wiederherstellbar ist. Und dann sollen die BWLer die Verantwortung übernehmen. Und du lehnst in einem solchen fall die Verantwortung ab.

Und dann warte mal ab wie lange es dauert bis es eben doch geht.

Weil die BWLer die ich kenne scheuen Verantwortung für Entscheidungen genauso wie der Teufel das Weihwasser.

[Der Kleine]

Sorry für meine Sarkasmus der gleich folgt, aber als BWLer (PS: In der IT tätig) bin ich noch lange nicht überzeugt. Diese Wichtigkeit und eigentliche Überschätzung der Bedeutung der ITler ist manchmal schon bezeichnend (Also der Schrieb von Enno, der doch eigentlich nur die Bedeutung der IT von einer IT Firma hochspielen soll). Fakten und Zahlen überzeugen mich mehr. Also:

Wie ist der IST Stand jetzt? Was wird gemacht mit den E-Mails?

Welche Größen (Postfächer etc) werden jetzt erreicht? Was gibt der Hersteller für Nutzungsangaben?

Welche Bedeutung hat der E-Mail Verkehr für die jetzige strategische und monetäre Richtung in der Firma?

Gibt es Alternativen, um wichtige Informationen nicht in E-Mail zu speichern? Wenn ja welche, mit welchen Kosten und welchen Nutzen, mit welchen Vorteilen und welchen Nachteilen?

Was sind mögliche Ausfallszenarien (Bei Verlust / nicht Erreichbarkeit aufgrund von Krankheiten/Kündigungen) ? Welche Kosten (Zeitverlust oder Auftragsverlust) bergen diese Risiken in sich?

Welche Alternativen gibt es auf dem Markt? Welche Alternative ist für die eigen Firma vorteilhaft?

Welcher Nutzen und welche Kosten ergeben sich aus diesen Alternativen (PS: Nicht alles ist in Geld bewertbar)?

Wie verändert sich Wartung der Alternativen? Können diese von mehreren Personen (aus der IT) eingespielt werden, ohne hier die Privatsphäre der Mitarbeiter zu überschreiten). Wie sehen dann die neuen Risiken aus? Welche laufenden Kosten sind zu erwarten? Sind diese Höher oder geringer als vorher?

Oder die wichtigste Frage: Wann amortisiert sich das Ganze?

 

PS: Ich weise nochmals auf meinen Sarkasmus hin.

Als ITler kann man eine fachliche Expertise erstellen. Wenn diese mit Fakten untermauert ist, dann muss auch der BWLer sich damit auseinander setzen. Ob man dafür Geld übrig hat, liegt in der kaufmännischen Bewertung der Firmengeschäfte, sowie der hier aufgezeigten Risiken in Verbindung mit den Kosten und Nutzen der verschiedenen Alternativen. Die Entscheidungsvorlage aus kaufmännischer Sicht wird dann jemanden zugespielt, der die Entscheidung treffen wird (Geschäftsführung). Also möchten mögliche Einwände über Fakten und Zahlen abgedeckt sein. 

Wenn es dann nicht zu dieser Entscheidung kommt (und es kracht), hat der ITler aus seiner Sicht keine Fehlentscheidung getroffen, sondern den Nachweis erbracht, dass die falsche Entscheidung woanders getroffen wurde.

Also so ähnlich habe ich mal gelernt, denken zu müssen. Vielleicht hilft dir die Denkweise deines Gegenübers (des BWLers) hier, um ihn zu überzeugen und dann irgendwann dort Ordnung reinzubekommen.

Bearbeitet 16. November 2016 von Der Kleine

[Gast Gast_User]

Eventuell kannst du den Spieß ja auch umdrehen und einen Termin mit einem Vertriebler deines präferierten Produktes machen. Dann soll der dir die Argumente liefern. Er will ja schliesslich verkaufen.