Outlook Termine versenden

[murat1895]

Guten Tag zusammen!

Ich versende mit PHP-Emails mit Kalendereintrag. Die Empfänger verwenden alle Outlook.

Der Kalendereintrag wird nach Empfangen der E-Mail im Kalender angezeigt - nicht als Angenommen und auch nicht als Abgelehnt.

In dieser E-Mail wird ein Link mit versendet a la "Klicken Sie hier um den Termin zu bestätigen". Durch klicken auf diesen Link wird die Bestätigung in eine externe Software geschrieben.

Das Problem ist dann, dass die Anwender nicht auf ablehnen klicken, wenn sie diesen Termin nicht wahrnehmen können und sich dann zwei Monate später wundern, warum gerade eine Erinnerung aufklappt.

Dementsprechend bleibt einem ja nur die Wahl nochmal in dieser E-Mail zu erwähnen, dass auf "Ablehnen" geklickt werden muss. Irgendwie ist das aber unschön.... oder man versendet die Kalendereinträge erst nachdem  "Klicken Sie hier um den Termin zu bestätigen" angeklickt wurde.

 

[JimTheLion]

Und deine Frage ist... ?

[murat1895]

Ob s weitere Vorschläge gäbe

[JimTheLion]

Am 21.2.2017 um 16:36 schrieb murat1895:

oder man versendet die Kalendereinträge erst nachdem  "Klicken Sie hier um den Termin zu bestätigen" angeklickt wurde.

Das wäre das Verhalten, das ich in dem Szenario erwarten würde.

[Crash2001]

Am ‎21‎.‎02‎.‎2017 um 16:36 schrieb murat1895:

[...]Ich versende mit PHP-Emails mit Kalendereintrag. [...]

Sind das unaufgeforderte E-Mail-Einladungen, oder wird die E-Mail-Einladung verschickt, wenn ein User irgendeine bestimmte Aktion durchführt auf einer Seite (sich z.B. für einen Termin einträgt irgendwo)? Falls letzteres gäbe es ja auch noch die Möglichkeit abzufragen, ob derjenige überhaupt eine entsprechende E-Mail geschickt bekommen haben möchte.

[murat1895]

Im Prinzip geht es um ein Unternehmen mit einem Fuhrpark. Bei planbaren Tätigkeiten wie z.B. Inspektionen usw. - also keine Unfälle, Totalschäden etc. wird den eigenen Mitarbeitern ein Webbasiertes Formular bereitgestellt indem die Mitarbeiter einen Terminvorschlag auswählen können. Für den vorgeschlagenen Termin wird dann vom Unternehmen versucht eine Kfz-Werkstatt ausfindig zu machen. Bis zu einer Findung vergehen schon mal 1-2 Tage.  Momentan ist es so, dass nach dieser Findung automatisch die Kalendereinträge mit der Werkstatt verschickt werden. Also handelt es sich nicht um unaufgeforderte Einladungen. Nur der Zeitraum zwischen Mitarbeiter-Formularabgabe und Kalendereintrag verschicken stört, da sich für den Mitarbeiter aufgrund dieser Zeitspanne Änderungen in seiner Planung ergeben könnten. In etwa 90% der Fälle wird der Termin, also der Kalendereintrag wahrgenommen. In 10% der Fälle können die Mitarbeiter aufgrund der Zeitspanne und anderen Planungen diesen Termin nicht mehr wahrnehmen. Es geht nun um diese 10%, in der E-Mail wird zwar darauf aufmerksam gemacht, dass die Mitarbeiter auf ablehnen drücken müssen, um den Termin aus dem Kalender zu entfernen. Das Problem ist nur, wenn dieser Satz überlesen oder vergessen wird... Die Abfrage bzgl. des Kalendereintrages wollen wir nicht machen, da der Mitarbeiter diesen Kalendereintrag zwingend bekommen soll, da die Mitarbeiter dies in der Vergangenheit des öfteren

[thereisnospace]

vor 7 Minuten schrieb murat1895:

In 10% der Fälle können die Mitarbeiter aufgrund der Zeitspanne und anderen Planungen diesen Termin nicht mehr wahrnehmen. Es geht nun um diese 10%, in der E-Mail wird zwar darauf aufmerksam gemacht, dass die Mitarbeiter auf ablehnen drücken müssen, um den Termin aus dem Kalender zu entfernen. Das Problem ist nur, wenn dieser Satz überlesen oder vergessen wird... Die Abfrage bzgl. des Kalendereintrages wollen wir nicht machen, da der Mitarbeiter diesen Kalendereintrag zwingend bekommen soll, da die Mitarbeiter dies in der Vergangenheit des öfteren

Und dann beschweren sich die Mitarbeiter, dass da eine Erinnerung hochkommt? Das hat alles für mich nichts mit einer technischen Lösung zu tun, sondern dass die Mitarbeiter gefälligst auf Ablehnen zu drücken haben, wenn sie keine Zeit haben. (Was eigentlich auch selbstverständlich sein soll!)