pantrag_fisi Projektantrag: Evaluieren und Konfigurieren einer Webvideokonferenz-Lösung

[Schattenurmel]

Hallo zusammen...

ich stehe etwas unter Zugzwang, da in einer Woche abgegeben werden muss und immer noch nicht ganz klar ist, welches Thema ich jetzt letzen Endes machen soll.

Im Folgenden die Projektbeschreibung, es wäre nett, wenn ihr euch diese durchlesen könntet und mir sagen könntet, ob dieses Thema als Projektarbeit taugt. Es handelt sich dabei um eine tatsächliche Kundenanfrage, die im Moment ansteht (auch wenn das wahrscheinlich völlig egal ist). Es ist aus Word kopiert, deswegen hats die Formatierung etwas verrissen

Umsetzen einer Lösung für Webvideokonferenzen

 

IST-ZUSTAND

·         Firma, die sowohl intern als auch mit Kunden Besprechungsbedarf hat

·         Meeting-Raum vorhanden, ausgestattet mit großem Bildschirm und Beamer

·         Nachteile der bisherigen Methoden des Kundenkontaktes

o   Telefon

§  Keine Möglichkeit von Datenaustausch

§  Keine Sicht auf Gegenüber (unpersönlich)

§  Anliegen nur beschreibbar, Zeigen geht nicht

§  Es entstehen leicht Missverständnisse

o   Email

§  Nur das Nötigste wird kommuniziert

§  keine direkte Nachfrage möglich

§  Absprache zieht sich, da ständiges Hin und Her

§  Unpersönlich

§  langsam

o   Lokale Meetings

§  Langwierige Terminfindung, da viel Randfaktoren zu beachten sind wie

·         Anfahrt, Unterkunft, Rückreise, Unterbringen dieses relativ langen Zeitraums im Kalender

§  Kosten durch Unterkunft, Anfahrt

§  Reisezeit; meist begrenzt durch Regionalität. Internationales Agieren schwer möglich

§  Stress durch Zeitdruck, Organisation

§  Eventuelle Verzögerungen durch Verkehr, Unfälle, sonstige Ereignisse

§  Meeting-Material muss mitgenommen werden

·         Wenn was vergessen wird kommt man an keinen Ersatz ran

§  Teilnehmerzahl durch Raumgröße begrenzt

§  Gezeigtes Material nicht so gut sichtbar (abhängig von Sitzposition des Teilnehmers)

·         Keine Möglichkeit für Webvideokonferenzen da kein Equipment vorhanden

o   Keine entsprechende Software

o   Keine Hardware

·         Mitarbeiter nicht ausgebildet im Umgang mit Konferenz-Tools

·         Die aufgezählten Nachteile der bisherigen Methoden führen zu Frustration, der Kunde ist unzufrieden. Deshalb soll etwas Besseres her, was eine effiziente Alternative zu den bisherigen Methoden darstellt.

·         Wunsch nach passendem Webvideokonferenz-Tool

 

SOLL-ZUSTAND

·         Jeder Mitarbeiter soll ohne Weiteres ein Meeting ansetzen und durchführen können

o   Jeder Arbeitsplatz und Konferenzraum hat Equipment

§  Für Büro-PC: Kamera, Headset oder Telefon

§  Für Besprechungsraum: Gute Kameralösung, Raummikrofon

o   Knowhow vorhanden, weil Schulung durchgeführt (gehört zum Projekt dazu, die Schulung mach ich)

·         Webvideokonferenz-Tool Anforderungen

o   Teilen von Dateien, Anwendungen

o   Gemeinsames Bearbeiten

o   Videoübertragung aller Teilnehmer (hochauflösend und mit klarem Ton)

o   Schutzfunktion, nicht jeder darf beitreten

o   Klare Rechteverteilung, wer darf was

o   Simple Bedienung

o   Unabhängigkeit von Teilnehmerzahl

o   Beitritt zum Meeting ohne große Vorbereitungen

o   Einfaches Einladen von Teilnehmern

o   Integration in Office aus Bequemlichkeitsgründen

o   Alternativ Telefon nutzbar, falls kein Headset vorhanden

 

ZIEL & NUTZEN

HAUPTARGUMENT – SPART ZEIT UND GELD

·         Leichte Präsentationsmöglichkeit

·         Einsparen von Ressourcen

o   Anfahrt

o   Unterkunft

o   Reise-Organisation

·         Weniger Stress

·         Möglichkeit eines Instant-Meetings

·         Flexibilität

o   Räumlich (Raumgröße stellt kein Limit dar)

o   Zeitlich (Jederzeit ohne große Vorbereitung machbar)

o   Ortsunabhängig (Teilnahme sogar von unterwegs)

·         Teams arbeiten nachweisbar effektiver über Videokonferenz (Studie: http://www.cio.de/a/erfolgreicher-arbeiten-mit-videokonferenzen,2923700)

·         Mehr Funktionen/Möglichkeiten, als bisher

o   Kombiniert mehr oder weniger alle bisherigen Möglichkeiten in einem, wobei sich die verschiedenen Nachteile dieser durch deren Vorteile aufheben

o   Teilnehmer-Verwaltung

o   Videoübertragung der Teilnehmer

o   Teilen von Videos

o   Zeitgleiches Arbeiten an einem Dokument

·         Höherer Komfort

o   Teilnahme z.Bsp. vom Schreibtisch aus

o   Weniger Vorbereitung des Raums, da er virtuell ist

o   Einladungen per Terminkalender

·         Zukunftsorientierte langfristige Lösung

 

Soviel zur Beschreibung, Arbeitszeiteinteilung und der Rest sollte dann kein Problem mehr sein, es geht mir erstmal primär ums Thema an sich.

Mit freundlichen Grüßen

Tobi

 

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[mapr]

Könnte funktionieren, stell bitte mal einen richtigen Antrag mit Zeitplanung.

[Schattenurmel]

vor 36 Minuten schrieb mapr:

Könnte funktionieren, stell bitte mal einen richtigen Antrag mit Zeitplanung.

Danke für die Antwort, das nimmt mir etwas Selbstzweifel
Antrag kommt, sollte ich bis morgen fertig haben.

[Schattenurmel]

Am 28.2.2017 um 10:04 schrieb mapr:

Könnte funktionieren, stell bitte mal einen richtigen Antrag mit Zeitplanung.

So, hat etwas gedauert, aber hier der fertige Antrag..oder lieber in einem neuen Thread?

 

Thema: Evaluieren und Umsetzen einer Lösung für Webvideokonferenzen

Termin: vom 15.05.2017 bis 29.05.2017

Projektbeschreibung:

IST-ZUSTAND

Der Kunde, ein Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland, hat vor vier Jahren eine weitere Filiale in Österreich eröffnet. Gemeinsame Projekte erfordern, dass die beiden Firmensitze engen Kontakt miteinander halten und ständige Kommunikation zwischen den betreffenden Teams stattfindet. Bisher lief dieser Austausch über E-Mail, Telefon und vereinzelten Meetings in den Filialen. Mit zunehmender Zahl immer anspruchsvollerer Projekte ist diese Art der Interaktion nicht mehr ausreichend. Da die Verständigung per E-Mail langsam und vergleichsweise unpräzise ist und eine visuelle Darstellung am Telefon nicht möglich ist, kommt es immer wieder zu Verzögerungen und Missverständnissen unter den Mitarbeitern. Um die so entstehenden Probleme zu vermeiden, müssen immer wieder Meetings an den Standorten abgehalten werden. Dies führt wiederum zu langen Fahrtzeiten, Reisekosten und Verlust von Arbeitszeit. Trotzdem bevorzugt der Kunde diese Form der Kommunikation, da sie sich als die persönlichste und vor allem effektivste Methode erwiesen hat.

 

SOLL-ZUSTAND

Zur Optimierung der Arbeitsprozesse, wünscht der Kunde eine Webvideokonferenz-Lösung. Mit dieser soll es möglich sein, dass sich alle Teammitglieder gegenseitig sehen, dasselbe Dokument betrachten und dieses gemeinsam bearbeiten können. In der Hauptfiliale steht ein derzeit kaum genutzter Konferenzraum zur Verfügung, welcher mit einem PC und einer hochauflösenden Webcam ausgestattet werden soll. Das Bild wird, unterstützt durch ein drahtloses Präsentationssystem, wahlweise über einen Beamer oder einen Fernseher wiedergegeben. Ein omnidirektionales Mikrofon sorgt für eine klare Tonübertragung aller Teilnehmer. Genutzt wird die Hardware in Verbindung mit einer Webvideokonferenz-Software. Die Lösung soll einfach zu bedienen sein und dennoch einen breiten Funktionsumfang bieten.

 

ZIEL & NUTZEN

Mit dem Einsatz eines Webvideokonferenz-Tools wird eine Kommunikationsmöglichkeit geschaffen, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht. Durch die zeitliche und örtliche Unabhängigkeit wird der Reiseaufwand minimiert und die Produktivität optimiert. Die bisher verwendeten Verständigungsmittel werden in einem Produkt vereint, womit ein persönlicher und umfangreicher Informationsaustausch ermöglicht wird. Die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lösung sorgt für reibungslose Arbeitsabläufe. Zusätzlich kann der neu eingerichtete Konferenzraum zukünftig auch für firmeninterne Schulungen genutzt werden.

 

Projektumfeld:

Das Projekt ist eine aktuelle Anfrage eines externen Kunden. Die Projektplanung, sowie die Auswahl und Beschaffung aller benötigten Hard- und Software erfolgt im Büro der Rau Systemberatung. Die Vorinstallation und -konfiguration wird in der Werkstatt durchgeführt. Die Aufstellung, Endkonfiguration, sowie die Schulung zur Software erfolgt beim Kunden.

Dauer in Stunden	Projektphasen
6	1. BEDARFSANALYSE
1,5	Kundengespräch
2,5	Durchführung einer Ist-Analyse
2	Ausarbeitung eines Soll-Konzepts
7	2. PROJEKTPLANUNG
2	Entwerfen des Projektablaufs
2	Auswahl Hard- und Software
2	Evaluierung und Gegenüberstellung
1	Angebotsbesprechung mit dem Kunden
11	4. PROJEKTREALISIERUNG UND KONTROLLE
6	Konfiguration der Hard- und Software
4	Aufstellung vor Ort
1	Abschlusstest und Qualitätssicherung
3	5. PROJEKTABSCHLUSS
2	Schulung
1	Nachbesprechung und Abnahme
8	6.PROJEKTDOKUMENTATION
2	Kundendokumentation
6	Projektdokumentation
Summe	35

 

 

[mapr]

Ich sehe deine Dauer in Stunden nicht.

Ich würde später noch den Titel anpassen


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[Schattenurmel]

vor 11 Minuten schrieb Schattenurmel:

So, hat etwas gedauert, aber hier der fertige Antrag..oder lieber in einem neuen Thread?

Hab einen neuen Thread aufgemacht, sonst sehen es die anderen wahrscheinlich gar nicht

 

[mapr]

Würdest du bitte hier weiterschreiben. Wir sehen das schon, keine Sorge.

[Schattenurmel]

vor einer Stunde schrieb mapr:

Ich sehe deine Dauer in Stunden nicht.

Hm vllt wegen der Excel-Formatierung...hier nochmal aus Notepad kopiert:

Dauer in Stunden    Projektphasen
6    1. BEDARFSANALYSE
1,5    Kundengespräch
2,5    Durchführung einer Ist-Analyse
2    Ausarbeitung eines Soll-Konzepts
    
7    2. PROJEKTPLANUNG
2    Entwerfen des Projektablaufs
2    Auswahl Hard- und Software
2    Evaluierung und Gegenüberstellung
1    Angebotsbesprechung mit dem Kunden
    
11    4. PROJEKTREALISIERUNG UND KONTROLLE
6    Konfiguration der Hard- und Software
4    Aufstellung vor Ort
1    Abschlusstest und Qualitätssicherung
    
3    5. PROJEKTABSCHLUSS
2    Schulung
1    Nachbesprechung und Abnahme
    
8    6.PROJEKTDOKUMENTATION
2    Kundendokumentation
6    Projektdokumentation
    
Summe    35

 

 

[mapr]

Ah, die stehen vorne, richtig?

[Schattenurmel]

vor 4 Stunden schrieb mapr:

Ah, die stehen vorne, richtig?

Genau, die Stunden sind die Zahlen am Anfang. Inwiefern würdest du den Titel anpassen?

[mapr]

Hätte mal meine Brille putzen sollen, dann hätte ich die Zahlen gleich gesehen
So wie ich ihn ganz oben angepasst habe, mit "Projektantrag: ..."