(unvollständiger)Projektantrag: Restrukturierung des elektronischen Ablagesystems

[Netto]

Hallo zusammen,

ich bin schon etwas länger stiller Mitleser hier, habe jetzt aber doch einen Grund mich anzumelden.
Ich verkürze meine Ausbildung um 1/2 Jahr, sodass ich im Januar 2018 voraussichtlich fertig bin.

Mein Chef hätte gerne folgendes Abschlussprojekt von mir umgesetzt:
Dies ist nur ein erster Entwurf und kein fertiger Projektantrag. Mir geht es lediglich um die Beurteilung eurerseits, ob das Projekt überhaupt annährend geeignet ist..

 

Thema der Projektarbeit:

Restrukturierung des elektronischen Dateiablagesystems (in Anlehnung an ITIL3)

 

IST-Zustand:

Die Unternehmensgruppe XXX verfügt über einen Fileserver, auf welchem Projektdaten sowie allgemeine Dateien der Abteilungen zur Verfügung gestellt werden.
Die IT-Leitung sowie die Geschäftsführung verfolgen das Ziel, Firmeninterne Prozesse zum Berechtigungsmanagement zu verschlanken, um den administrativen Aufwand dahinter zu minimieren.
Es wurde festgestellt, dass Daten auf dem Fileserver zur Zeit sehr weit verschachtelt und teilweise nicht eindeutig benannt sind, wodurch es zu Problemen beim Auffinden sowie der Identifizierung einzelner Daten kommt.
Die Rechteverwaltung erfolgt auf Basis von NTFS-Berechtigungen mit Hilfe von Windows-Boardmitteln, was die Analyse der Rechte sowie deren Verwaltung sehr zeitaufwendig gestaltet.
 

SOLL-Zustand:
Ziel des Projektes ist es, den Fileserver durch ein neu erarbeitetes Ablagekonzept zu restrukturieren, sowie das Berechtigungsmanagement durch Verwendung einer geeigneten Drittanbieter-Software zu vereinfachen. Dadurch sollen den Administratoren mehr zeitliche Ressourcen für anderweitige Projekte zur Verfügung stehen.

 

Meiner Ansicht nach fehlen bei diesem Projekt einige wichtige Eigenschaften.Beispielsweise weiß nicht ob der Umfang sowie die fachliche Tiefe gegeben sind. Ausßerdem ist eine "Verringerung des administrativen Aufwands" vermutlich kein messbares Ziel.
Server aufsetzten, eine Berechtigungsstruktur erarbeiten & im Anschluss die Daten umziehen ist wahrscheinlich etwas "zu schwach auf der Brust" - korrekt?

Ich freue mich über Rückmeldungen/Kritik.

[mapr]

So wie du es aktuell darlegst sage ich, reicht es nicht.

vor 17 Minuten schrieb Netto:

Meiner Ansicht nach fehlen bei diesem Projekt einige wichtige Eigenschaften.Beispielsweise weiß nicht ob der Umfang sowie die fachliche Tiefe gegeben sind. Ausßerdem ist eine "Verringerung des administrativen Aufwands" vermutlich kein messbares Ziel.
Server aufsetzten, eine Berechtigungsstruktur erarbeiten & im Anschluss die Daten umziehen ist wahrscheinlich etwas "zu schwach auf der Brust" - korrekt?

Korrekt, "zu schwach auf der Brust".
Wie du selber sagst keine fachliche Tiefe, keine Wirtschaftlichkeit.
Für welchen Beruf überhaupt?

[Netto]

Danke für die schnelle Rückmeldung!

Das dachte ich mir bereits. Über die Verbesserung der fachlichen Tiefe werde ich nochmal mit meinem Chef Rücksprache halten, denn so ganz kenne ich die Anforderungen auch nocht nicht.
Eignet sich das Thema "Fileserver" den prinzipiell?
Wirtschaftlich wollte ich durch einen Vergleich der Bearbeitungszeit einer Berechtigungsänderung darstellen, allerdings ist das vermutlich schwer messbar als Zielsetzung.

Beruf ist FISI.

PS: Das Projekt ist auch nicht gerade mein Favorit. Mein Chef ist jedoch sehr überzeugt davon, da eine Umstrukturierung dringen nötig ist..

[mapr]

Wie du sagst, ist die Bearbeitungszeit schwer messbar.
"Nur" einen Fileserver aufsetzten und ein "paar Berechtigungen" vergeben ist definitiv zu wenig.
Dein Chef kann ja überzeugt sein, dass das ein gutes "Projekt" aus seiner Sicht ist, aber nicht für ein FISI-Abschlussprojekt.
Benutze mal die Suche oder die Tags, da findest du massenweise Ideen.

[Netto]

Ich habe bereits einige andere Ideen:

• Monitoring der Systemumgebung mit Icinga2/Nagios/etc.
• MDM
• Softwareverteilung (WDS, Baramundi, etc.)

eventuell lässt sich etwas davon besser umsetzten.

Naja, ich halte nochmal Rücksprache mit meinem Chef und meinem Ausbilder und melde mich.
Schonmal besten Dank für die Beurteilung!

Bearbeitet 18. Juli 2017 von Netto

[Netto]

Hallo zusammen.

ich habe nochmal Rücksprache mit meinem Chef gehalten und daraufhin den Antrag überarbeitet.

Was ist nun davon zu halten?

 

Projektbezeichnung:
Restrukturierung des elektronischen Dateiablagesystems mit einem Genehmigungsprozess

Kurze Projektbeschreibung:
 

Die Unternehmensgruppe XXX betreibt einen Fileserver, auf welchem Projektdaten sowie weitere hochrelevante Unternehmensdaten (Beispielsweise Informationen zu Standorten, Kunden sowie internen Prozessen) zur Verfügung gestellt werden. Die IT-Leitung sowie die Geschäftsführung verfolgen das Ziel, firmeninterne Prozesse zum Berechtigungsmanagement zu verschlanken, um den administrativen Aufwand dahinter zu minimieren. Es wurde festgestellt, dass Daten auf dem Fileserver aktuell sehr weit verschachtelt und teilweise nicht eindeutig benannt sind, wodurch es zu vielen Duplikaten und somit zu unnötigem Speicherbedarf kommt. Von Seiten der Geschäftsführung wurde außerdem darauf hingewiesen, dass eine formlose Berechtigungsänderung (telefonisch oder per Mail) datenschutzrechtlich nicht vertretbar ist. Die Rechteverwaltung erfolgt auf Basis von NTFS-Berechtigungen mit Hilfe von Windows-Boardmitteln, was die Analyse der Rechte sowie deren Verwaltung sehr zeitaufwendig gestaltet. Dabei entstehen unter anderem Probleme durch die Berechtigung auf einzelne Dateien anstatt Ordnerebenen. Im Laufe des Projekts soll der alte Fileserver durch ein neues Dateiablagesystem ersetzt werden, um eine vollständige Restrukturierung der Daten zu ermöglichen. Die neue Struktur und der dazugehörige Berechtigungsprozess wird dabei vom Projektleiter entworfen, um im Anschluss dem IT-Leiter sowie der Geschäftsführung vorgelegt zu werden. Des Weiteren werden diverse Softwarelösungen zur besseren Analyse und Verwaltung von Berechtigungen verglichen, mit deren Hilfe unter anderem datenschutzrechtliche Aspekte (Speicherort der Daten, Zugriffsregelungen, etc.) besser überwacht werden sollen. Im Anschluss wird die ausgewählte Software in die IT-Systemumgebung der Unternehmensgruppe implementiert sowie für die gestellten Anforderungen konfiguriert.     IST-Analyse: Bis dato existiert keine einheitliche Ordnerstruktur auf dem Fileserver der Unternehmensgruppe. Außerdem erfolgt das Berechtigungsmanagement ohne Beachtung eines entsprechenden Prozesses mit Hilfe der Windows-Boardmittel.   SOLL-Konzept:

Es soll unternehmensübergreifend eine eindeutige Verzeichnisstruktur geschaffen werden, welche unter Verwendung einer geeigneten Managementsoftware überwacht und gepflegt werden kann. Berechtigungsänderungen sollen in Form von Anträgen, die einen definierten Workflow durchlaufen, gestellt werden.  Dadurch soll sich der Zeitaufwand für die Administrierung verringern, sowie Datenschutzregelungen eingehalten werden.

Projektumfeld:
Die Unternehmensgruppe XXX ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Logistikunternehmen mit rund 1600 Mitarbeitern, davon 950 in der operativen Logistik. Die IT-Abteilung mit Sitz in XXX betreut rund 300 User, deren Daten auf einem  zentralen Fileserver gespeichert werden.

Auftraggeber des Projektes sind die Geschäftsführung sowie die IT-Leitung.

Projektphasen:
1. Startphase (2 Stunden):

-       Besprechung mit dem Kunden (IT-Leitung/Geschäftsführung) [1h] -       IST-Analyse [1h]   2. Konzeption (7,5 Stunden): -       Entwurf einer neuen Ablagestruktur [1h] -       Entwurf eines Berechtigungsprozesses [2h] -       Informationsbeschaffung [1h] -       Auswahl und Vergleich verschiedener Management-Lösungen [2h] -       Kostenplanung [1h] -       Evaluierung der Wirtschaftlichkeit [0,5h]   3. Durchführungsphase (12,5 Stunden): -       Installation des neuen Windows-Servers [0,5h] -       Umzug der Daten auf den neuen Server [1h] -       Installation der Management-Lösung [2h] -       Konfiguration der Lösung [6h] -       Einführung des Berechtigungsprozesses [3h]   4. Testphase (4 Stunden): -       Test der Berechtigungen & Prozesse [2h] -       Fehlerbeseitigung [2h]   5. Abschlussphase (9 Stunden): -       Vergleich der SOLL- & IST-Anforderungen [1h] -       Kosten-Nutzen-Analyse [1h] -    Erstellung der Projektdokumentation [7h] Dokumentation: -   IST/SOLL Analyse -   Diagramm zur Berchtigungsstruktur -   Vergleich diverser Berechtigungsmanagement-Lösungen -   Prozessorientierte Projektdokumentation Präsentationsmittel: Notebook & Beamer

 

 

 

[mapr]

Liest sich für mich immer noch wie "Server installieren, Management-Software installieren, Berechtigungen vergeben, fertig".

Was willst du mit der Managementlösung erreichen, bzw. was willst du verbessern?

[Netto]

Alles klar, mist.

Die Management-Software soll vor allem eine Arbeitserleichterung für die Administratoren werden. Da bei unserer aktuellen Struktur und der Rechtevergabe mit Windows-Boardmitteln meistens schon einige Zeit für eine "einfache Änderung" drauf geht.
Außerdem möchten wir mit der Software unter Umständen die Rechtevergabe an die Teamleiter abtreten, damit die IT damit gar nicht mehr belastet wird.

Als Alternative wollte ich einen Antrag formulieren, welcher sich mehr an die Prozessoptimierung ansich richtet. Also die Art wie unsere User eine Berechtigung anfordern. Das ganze würde dann - natürlich erst nach Evaluierung verschiedener Lösungen - mit Nintex via Sharepoint abgebildet werden.
Allerdings wäre das dann vermutlich eher ein geeigneteres Projekt für einen Anwendungsentwickler..

Bearbeitet 8. August 2017 von Netto

[Sullidor]

Wie wäre denn, die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems. Damit sollten sich die meisten Vorgaben realisieren lassen.

[Netto]

Ein DMS besitzen wir leider schon (ELO).