pantrag_fisi Projektantrag: Evaluierung und Implementierung einer geeigneten Intranet-Lösung

[erdmelone]

Hallo zusammen,

Anbei mein vorläufiger Projektantrag. Das ist wirklich gerade die erste Version und dient erstmal nur dazu, euch zu fragen, wie findet ihr das Projekt ansich, die fachliche Tiefe und den Umfang des Projektes? Genauere Detailswerden wahrscheinlich noch dazu kommen. Das ist jetzt quasi erstmal das was ich zu der Idee meines Ausbilders "mir ausm' Kopf gedrückt" habe. Also quasi erstmal eine "Skizze".

Den Aufbau hab ich aus der Handreichung unserer IHK, daher hab ich noch eine Frage: Da wo jetzt die Fragezeichen stehen, was kommt da hin? Also blicke da gerade nicht ganz durch. Zum 2. Fragezeichen: Eine Idee, was für ein Diagramm man da nehmen könnte, also welches gut zu meinem Projekt passen würde.

 

Schonmal Vielen Dank im Vorraus, und entschuldigt die "kaputt" gegangene Formatierung

Also hier mein Antrag:

PROJEKTTITEL

Evaluierung und Implementierung einer geeigneten Intranet Lösung

1.      PROJEKTBEZEICHNUNG

1.1.   Kurzform und Aufgabenstellung

Für die Mitarbeiter der Firma XYZ soll eine neue Intranet-Lösung bereitgestellt werden. Diese soll die Möglichkeit bieten wichtige Informationen und Dokumente in einer klaren und übersichtlichen Form zur Verfügung zu stellen.
Zudem soll es möglich sein, firmeninterne Prozesse zu vereinfachen und zu integrieren.

1.2.   Ist- Analyse

Das Intranet der Firma wird derzeit auf einem Windows Server 2003 auf Basis von SharePoint 2003 betrieben. Sowohl das Server-Betriebssystem, als auch die Intranet-Software werden seit 2015 nicht mehr mit Sicherheitsupdates versorgt, was ein Sicherheitsrisiko für das Firmennetzwerk darstellt. Ebenfalls werden für diese Software keine neuen Lizenzen herausgegeben und die vorhandene Lizenz der Firma ist abgelaufen. Daher muss die Software zeitnah umgestellt werden.
Als das Intranet aufgesetzt wurde, hatte die Firma wesentlich mehr Abteilungen und Mitarbeiter als heutzutage. Somit wurde das Intranet Team-Orientiert aufgebaut. Die Struktur des Intranets bietet die Möglichkeit, dass sich sowohl die Abteilungen als auch die einzelnen Mitarbeiter vorstellen und die Seiten nach ihren eigenen Vorstellungen bearbeiten können. Die Mitarbeiter haben zusätzlich die Möglichkeit Daten im jeweiligen Bereich untereinander auszutauschen. Die Struktur des Intranets ist mittlerweile sehr veraltet, da dort Abteilungen aufgeführt werden, die in der Firma entweder gar nicht mehr oder in dieser Belegung nicht mehr existieren.
Zudem bietet das Intranet keine funktionierende Suche, was die Suche nach einem bestimmten Dokument erschwert. Die Suche nach einem bestimmten Dokument wird durch die unübersichtliche Struktur noch schwieriger gestaltet. Innerhalb des Intranets befinden sich Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren unterliegen.
Die Anträge zur Bestellung von Arbeitsmitteln, sowie zur Urlaubsbeantragung werden derzeit über Outlook Formulare bereitgestellt. Die Outlook Formulare funktionieren in der Outlook Web-App nicht und müssen daher durch eine neue Lösung ersetzt werden.

 

2.      ZIELSETZUNG ENTWICKELN / SOLL-KONZEPT

2.1.   Was soll am Ende des Projektes erreicht sein

Mit Übergabe des Projektes soll ein Intranet in einer Informationsorientierten Struktur vorliegen. Es soll bereits soweit eingerichtet sein, dass es durch die Zuständigen Abteilungen mit Dokumenten und Informationen gefüllt werden kann. Die Struktur des Intranets soll lediglich die organisatorischen Aufgaben und Information der Firma widerspiegeln. Im Intranet sollen Abteilungen, wie Controlling, Travel Management oder ähnliches abgebildet werden.  Es soll den Abteilungen der Entwickler nicht möglich sein, eigene Seiten zur Vorstellung zu erstellen.
Zudem soll die fertige Struktur die Möglichkeit bieten, firmeninterne Prozesse zu vereinfachen und zu integrieren. Dazu sollen die Prozesse zur Urlaubsbeantragung und zum Bestellvorgang von Arbeitsmitteln beispielhaft in das Intranet integriert werden.
Ein, auf Active Directory Gruppen basierendes Sicherheitskonzept soll zur Übergabe eingerichtet sein. Die berechtigten Personen sollen auf ihren Bereich Bearbeitungsrechte haben. Alle anderen Mitarbeiter sollen lediglich ein Leserecht zugeordnet bekommen. Zudem muss es möglich sein, Berechtigungen für firmenexterne User eintragen zu können, da die Personalabteilung der Firma extern eingerichtet ist.

2.2.   Welche Anforderungen müssen erfüllt sein

?

2.3.   Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden

Bei der Auswahl einer geeigneten Intranet Lösung muss darauf geachtet werden, dass die Software eine Möglichkeit bietet, Benutzer und -gruppen aus dem Active Directory zu verwenden, um eine doppelte Pflege der Benutzerdaten zu verhindern. Außerdem muss sowohl die Struktur des Intranets, als auch die beispielhaften Prozesse vor Produktivschaltung mit den zuständigen Abteilungen besprochen werden. Nach Abschluss des Projektes und Fertigstellung des Intranets muss eine kleine Schulung der Verantwortlichen stattfinden.
Das Projekt ist gemäß der Prüfungsordnung der IHK Aachen durchzuführen.

3.      STRUKTURPLAN ENTWICKELN

3.1.   Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich

Zunächst muss zur Auswahl einer geeigneten Software die Anforderungen mit dem Auftraggeber genau besprochen werden. Ist eine geeignete Software gefunden, muss diese installiert und eingerichtet werden. Um das besprochene Sicherheitskonzept umzusetzen, müssen Active Directory Gruppen angelegt werden. Nachdem die Struktur der Intranet Seite steht, müssen die beiden beispielhaften Prozesse zuerst vereinfacht beziehungsweise modernisiert werden und dann in das Intranet integriert werden. Nach einer Testphase wird dann das Intranet an die zuständigen Abteilungen zur Sichtung und Bearbeitung übergeben.

3.2.   Aufgaben auflisten

·         Planung

o   Ist-Analyse

o   Erstellung des Soll-Konzeptes

o   Besprechung des Soll-Konzeptes mit Auftraggeber

·         Evaluierung

o   Vergleichen von Software

o   Evaluierung der ausgewählten Software

·         Realisierung des Intranet

o   Installation und Konfiguration der Software Bestandteile

o   Active Directory Gruppen und ggf. Benutzer anlegen

o   Erstellung der Struktur und der Berechtigungen

o   Füllen mit Beispieldaten

·         Realisierung der Prozesse

o   Planung / Vereinfachung der Prozesse

o   Integration des Prozesse ins Intranet

·         Abschluss

o   Erstellung der Projekt-Dokumentation

o   Abnahme durch Auftraggeber & zuständige Abteilungen

o   Schulung der Zuständigen

o   Produktivschaltung des Intranets

 

3.3.   Optional: Entwicklung einer grafischen oder tabellarischen Darstellung

   ?

 

 

4.      PROJEKTPHASEN MIT ZEITPLANUNG IN STUNDEN

·         Planung                                                                               3 Std.

o   Ist-Analyse                                                                                        1 Std.       

o   Erstellung des Soll-Konzeptes                                                       1 Std.

o   Besprechung des Soll-Konzeptes mit Auftraggeber                  1 Std.

·         Evaluierung                                                                         4 Std.

o   Vergleichen von Software                                                              2 Std.

o   Evaluierung der ausgewählten Software                                     2 Std.

·         Realisierung des Intranet                                                 11 Std.

o   Installation und Konfiguration der Software Bestandteile       2 Std.

o   Active Directory Gruppen und ggf. Benutzer anlegen               1 Std.

o   Erstellung der Struktur und der Berechtigungen                        6 Std.

o   Füllen mit Beispieldaten                                                                 2 Std.

·         Realisierung der Prozesse                                               5 Std.

o   Planung / Vereinfachung der Prozesse                                       2 Std.

o   Integration des Prozesse ins Intranet                                         3 Std.

·         Abschluss                                                                          12 Std.

o   Erstellung der Projekt-Dokumentation                                        9 Std.

o   Abnahme durch Auftraggeber                                                      1 Std.

o   Schulung der Zuständigen                                                            1 Std.

o   Produktivschaltung des Intranets                                                1 Std.

                                                                              Gesamt         35 Std.

[mapr]

Was machst du bei "Planung/Vereinfachung" der Prozesse?

[Knot3n]

Ich habe eine Frage, die Punkte 1-4 (Nur die Punkte, als überschrift) sind die für AE's oder FISI'S ?
Liest sich für mich nach AE allein wegen "Entwickeln"

Die letzten Projektanträge waren alle trotz unterschiedlicher Bundesländer einheitlich was die Punkte anging.

Ansonsten liest es sich für mich soweit ganz gut. (Textlich)

 

[erdmelone]

@mapr Hallo, da werden die Prozesse (zu denen es PAPs gibt, dass ja auf diese Outlook Formulare abgestimmt ist) auf die Software Lösung angepasst, weil ja Dinge rausfallen (wie zB das manuelle senden einer Email), und dann ein neues PAP erstellt. Danach soll es dann integriert werden.

[erdmelone]

@Knot3n Das ist sowohl für FISI, als auch für FIAE. Die hab ich selber auf der Handreichung der IHK gefunden. 

Hiermal der Link: (Seite 7)

https://www.aachen.ihk.de/blob/acihk24/bildung/downloads/604226/6a90b012c710946413155249f1b953ea/handreichung_abschlusspruefung_it_berufe-data.pdf

[mapr]

Ausbildungsberuf ist aber FISI, richtig?

vor 4 Minuten schrieb erdmelone:

... da werden die Prozesse (zu denen es PAPs gibt, dass ja auf diese Outlook Formulare abgestimmt ist) auf die Software Lösung angepasst, weil ja Dinge rausfallen (wie zB das manuelle senden einer Email), ...

Das würde ich aber weiter oben schreiben.

[Knot3n]

@mapr das versuche ich auch herauszufinden ..
Ich gehe auch mal wegen den 35 Stunden von FISI aus, dann kann man dir weiter helfen @erdmelone
 

[erdmelone]

@mapr

Ja genau FISI. Letzten Endes denke ich, wird es auf Sharepoint 13 Foundation hinauslaufen, daher wird da nichts programmiert werden müssen, falls du darauf hinauswillst. Also Ziel soll es sein, eine Software zu finden, die von sich aus solche Prozesse abbilden kann. Damit später dann auch die MA das selber machen können. Die sollen nur als Anschauungsobjekt dienen.

Wie meinst du das mit weiter oben schreiben?

LG

[mapr]

Gerade eben schrieb erdmelone:

Wie meinst du das mit weiter oben schreiben?

Ich würde es dann unter z. B. "Besprechung des Soll-Konzepts ..." setzen.

[erdmelone]

Achso Leute  Jetzt komm ich auch mit, irgendwie wurde mein "FISI" aus dem Titel verschluckt  deswegen wisst ihr das nicht. Aber ja ich bin FISI

[mapr]

Ich hab dich als "FISI-Abschlussprojekt" getaggt. Mal schauen, warum das nicht angezeigt wird.

Edit: Sollte jetzt funktionieren.

[erdmelone]

@mapr Danke dir, hatte eigentlich Projektantrag FISI: ... geschrieben. Vielleicht hab ich es beim Copy&Paste überschrieben oder so. Aber das hat sich ja dann auch jetzt erklärt. Okay, Dann trag ich das mal um und schau mal wie sich das da gut einfügen lässt Danke!

[mapr]

Das mit dem "Projektantrag" war ich.
Dafür hast du ja jetzt einen schönen grünen Tag vorne dran.

[Knot3n]

Also da der IST Zustand ja auch beinhaltet das der alte Windows Server auf einen neuen umzieht bzw. ein neuer eingesetzt wird (gehe ich mal davon aus?).

Ist das ganze, dann wohl ein Teilprojekt weil du im Zuge des neuen Servers (was ja auch intern ein Projekt ist) dein Projekt nach diesem ausführst.  - (Verbessert mich bitte, falls das nicht stimmt).

Unter dem Punkt

2.2.   Welche Anforderungen müssen erfüllt sein

Verstehe ich, was für Anforderungen das System für deine Firma (Kunde) erfüllen soll / muss. (In dem Fall die Intranet Plattform)

Bearbeitet 22. September 2017 von Knot3n
Grammatik

[erdmelone]

@Knot3n Also der Server ansich, also die Hardware, wird nicht erneuert. Er läuft derzeit virtuell und soll es auch dann wieder werden. Also es muss kein neuer Server gekauft werden oder so. Die Virtuelle Umgebung exististiert und wird auch nicht verändert! 

Vielleicht steh ich auf der Leitung, aber ist "Was daraus werden soll" und "Welche Anforderungen" nicht irgendwie das gleiche?! Also wenn ich sag(mal ganz Abstrakt) "aus meinem Samen soll später eine Pflanze werden" ist das doch identisch zu "Die Anforderungen an den Samen sind, dass er zu einer Pflanze werden soll"? Aber korrigiert mich bitte. Vielleicht denke ich auch einfach wieder zu komplziert

Bearbeitet 22. September 2017 von erdmelone

[Knot3n]

Ehm, ja das heißt der neue Windows Server existiert schon ?
Oder wird es auf den alten geschmissen der nicht mehr supportet wird?

Bzgl. der Anforderungen.

Naja eine Anforderung kann z.B sein -> Du brauchst eine Virtuelle Maschine auf der Windows 2012 läuft ..
Du brauchst AD Admin Zugang etc, etc.. damit du dann LDAP oder was auch immer einrichten kannst (als beispiele)

[erdmelone]

Aaaaaah, jetzt ist der Groschen gefallen. Also sind das nicht die Anforderungen an das Projekt, sondern an das "Umfeld" um das Projekt durchführen zu können. Jetzt hab ich es

Also, der virtuelle Server wird von einem zuständigen Kollegen in meinem Auftrag erstellt und ich installiere dann das Server-OS drauf. (Kommt dann natürlich auf die Software an welche ich auswähle, was für ein OS ich brauche, gehe aber mal davon aus Win Server12R2 wird es tun.)

[mapr]

vor 2 Minuten schrieb erdmelone:

(Kommt dann natürlich auf die Software an welche ich auswähle, was für ein OS ich brauche, gehe aber mal davon aus Win Server12R2 wird es tun.)

Da hast du aber nicht mehr so lange Support. Warum nicht 2016?

[erdmelone]

@mapr Ich weiß es noch nicht welches OS es wird, kommt halt auf das Intranet an. Aber meines Wissens hat unsere Firma noch keine Lizenzen für 16 und das Projekt soll so kostengünstig wie möglich werden. Da werden bei sowas dann lieber abstriche gemacht.

 

Aber eben genau solche Entscheidungen, gerade mit Hinblick auf Kosten-/Nutzenanalyse halte ich mir noch frei

Bearbeitet 22. September 2017 von erdmelone

[Knot3n]

Also hast du z.B eine Anforderung das der Kollege den virtuellen Server für dich erstellt und du dann die OS Installation etc machst.
Das solltest du als Punkt aber auch aufführen das lese ich nämlich nirgendswo heraus oder ich hab es überlesen.

1. Im Zeitmanagement -> daher auch die OS Installation + Konfiguration miteinbeziehen

oder ist Installation und Konfiguration der Software Bestandteile  damit gemeint?

[erdmelone]

@Knot3n Nein, das hast du nicht überlesen - Shame on me- das habe ich tatsächlich KOMPLETT vergessen  Bin aber gerade schon durch eure Anregungen am Abändern.  

[erdmelone]

Aber mal zu meiner wichtigsten Frage  Ist das Projekt so überhaupt in Ordnung? Also kann ich das so nehmen?

[mapr]

Grob gesagt installierst du "nur" Software auf der vorhandenen Hardware und erteilst Berechtigungen, richtig?

[erdmelone]

@mapr Im Prinzip ja. Im Vorfeld muss ich mich jedoch auch mit Blick auf die Kosten für eine Software entscheiden. Die Struktur muss ich auch selber machen (Aber das ist ja nicht wirklich FISI, aber gehört halt zum Auftrag ^.^) das Berechtigungskonzept wird auch von mir nach Absprache mit Auftraggeber erstellt. Dann das "planen" eines Prozesses, und das integrieren (vielleicht auch nicht so wirklich FISI aber gehört auch dazu)

 

Der für meinen Ausbilder und mich auch wichtigste Punkt, ist halt, dass ich mich aufgrund von Kosten für eine Lösung entscheiden muss, um den Wirtschaftlichen Teil reinzubringen. Und die Kommunikation / Absprache mit den anderen Abteilungen. 

Das wäre das ganz grob gesagt, was ich tue.

[Knot3n]

Klingt doch soweit ganz gut ?