pantrag_fisi Projektantrag: Installation und Konfiguration einer E-Mail Archivierungslösung in ein heterogenes Client-Server Netzwerk mit zusätzlicher separate Speicherung spezifischer E-Mails

[Darji]

Hallo 

Ich möchte auch gerne einmal meinen ersten Entwurf meines Projektantrags posten und um Feedback bitten. Mein Lehrer und Ausbilder haben schon einmal kurz darüber geschaut und die meinten, dass es die Anforderungen der IHK erfüllen sollte.   Über Anregungen, Feedback und Kritik wäre ich sehr dankbar. 

 

Projektbezeichnung

Installation und Konfiguration einer E-Mail Archivierungslösung in ein heterogenes Client-Server Netzwerk. Außerdem ist eine separate Speicherung spezifischer E-Mails vorgesehen.

 

Problemstellung

Ein mittelständisches Unternehmen in der Medienbranche möchte aus rechtlichen Gründen (E-Mails müssen gemäß $ 147 AO und $$ 238, 257 HGBso für 10 Jahren aufbewahrt werden) sämtliche eingehenden und ausgehenden E-Mails archivieren lassen, auf die die Benutzer jederzeit Einblick haben sollen. Außerdem müssen alle E-Mails, di eine bestimmte firmenrelevante Verschlagwortung umfassen, separat archiviert werden. Da die integrierte Archivlösung des momentan im Unternehmen verwendeten Verzeichnisdienstes  „Kerio Connect“ nicht den rechtlichen Statuten entspricht, muss eine passende Drittanbieter Lösung gefunden und in die bereits vorhandene Infrastruktur eingebunden werden. Das Problem der separaten Speicherung von spezifischen E-Mails kann durch gewisse Filter- und Weiterleitungsoptionen, die Kerio Connect anbietet nur zum Teil gelöst werden, und soll durch die neue Softwarelösung komplettiert werden.

 

Projektumfeld

Das Unternehmen beschäftigt ca. 60 Mitarbeiter.  Die Infrastruktur basiert auf einer heterogenen (MAC 10.13  und Windows 10) virtuellen Client-Server Infrastruktur. Als Speicherlösung wird ein NEXSAN E18 verwendet, der in die zwei Bereiche Produktion und Backup unterteilt ist.  Die virtuelle Maschine für das Backupverfahren (Veeam Backup & Replication) ist via Raw-Device-Mapping direkt über Fiber Channel mit dem Backupspeicher verbunden. Als Verzeichnisdienst  wird im Unternehmen das Produkt Kerio Connect mit 60 E-Mail Benutzern verwendet. Eine umfassende Archivierung ist nicht vorgesehen.

 

Projektphasen

 

Planungsphase

IST-Analyse 3,0 h

Projektplanung 2,0 h

Evaluation der passenden Software: 2,0 h

Erstellung  Soll-Konzept 3,0 h

 

Durchführung

Installation des Windows Server auf virtueller Basis und Einbindung in die Domäne 3,5 h

Installation und Konfiguration der E-Mail Archivierungslösung 4,0 h

Einbindung der Archivspeicher in das bestehende Backup Konzept 2,0 h

Filterung und Weiterleitung der E-Mails va Kerio Connect 2,0 h

 

Testphase

Test der Umgebung auf Funktionalität, Archivierung und Datensicherung 0,5,h

Test auf Funktionalität des Filtersystems 0,5 h

Test der Archivierung 0,5 h

Test der Datensicherung 0,5 h

 

Dokumentation und Übergabe

Erstellung der Projektdokumentation 8,0 h

Erstellung Kundendokumentation 3,0 h

Übergabe 0,5 h

 

Gesamt 35  h

Hoffe die Formatierung stimmt noch so einigermaßen. 

[neinal]

Für mich klingt das schon ganz gut. Da ich aber kein FiSi bin, kann ich ein paar Dinge vermutlich nicht so gut einschätzen, wie andere. Deshalb würde ich da noch ein bisschen abwarten.

Aber falls du den Text nicht abgetippt, sondern kopiert hast, schau ihn dir nochmal genau an und prüfe auf Rechtschreibfehler.

vor 4 Minuten schrieb Darji:

Außerdem müssen alle E-Mails, di eine bestimmte

Dort fehlt ein e.

Ich weiß, ich bin da sehr streng, aber ich denke einfach dass Rechtschreibfehler gerade in einem Antrag oder einer Doku vermeindbare Fehler sind.

 

Ist die Kundendoku bei euch innerhalb des Projektes zu erstellen? Was sagt die IHK dazu? Gibt es dazu überhaupt Vorgaben?

[Darji]

vor 1 Minute schrieb neinal:

Für mich klingt das schon ganz gut. Da ich aber kein FiSi bin, kann ich ein paar Dinge vermutlich nicht so gut einschätzen, wie andere. Deshalb würde ich da noch ein bisschen abwarten.

Aber falls du den Text nicht abgetippt, sondern kopiert hast, schau ihn dir nochmal genau an und prüfe auf Rechtschreibfehler.

Dort fehlt ein e.

Ich weiß, ich bin da sehr streng, aber ich denke einfach dass Rechtschreibfehler gerade in einem Antrag oder einer Doku vermeindbare Fehler sind.

 

Ist die Kundendoku bei euch innerhalb des Projektes zu erstellen? Was sagt die IHK dazu? Gibt es dazu überhaupt Vorgaben?

Oh das habe ich doch glatt übersehen. Vielen Dank.

Bezüglich der Kundendokumentation bin ich mir nicht so ganz sicher.  Mein Lehrer und Jahrelanger IHK Prüfer hat jedenfalls nichts dagegen gesagt. Aber ich werde mich noch einmal informieren.  Meine Antragsabgabe ist ja erst am 10 Januar also habe ich noch etwas Zeit. Da dieses aber gerade ein aktuelles Projekt in meinem Praktikumsbetrieb ist, dachte ich mir, dass es sich ganz gut eignet. 

[t0pi]

Planungsphase

IST-Analyse 3,0 h

Projektplanung 2,0 h

Evaluation der passenden Software: 2,0 h

Erstellung  Soll-Konzept 3,0 h

Passt irgendwie nicht:

Du führst erst die IST Analyse durch, dann erarbeitest du ein SOLL Konzept und dann beginnst du mit der Projektplanung (du schreibst ja auch nicht erst die Doku bevor das Projekt durchgeführt wurde)

[neinal]

vor 4 Minuten schrieb Darji:

Oh das habe ich doch glatt übersehen. Vielen Dank.

Nix zu Danken. Sowas übersieht man schnell. Deshalb ist es immer gut, jemanden drüber lesen zu lassen. Manchmal sieht man auch den Wald vor lauter Bäumen nicht

vor 4 Minuten schrieb Darji:

Bezüglich der Kundendokumentation bin ich mir nicht so ganz sicher.  Mein Lehrer und Jahrelanger IHK Prüfer hat jedenfalls nichts dagegen gesagt. Aber ich werde mich noch einmal informieren.

Ich bin mir da nicht sicher. Aber vielleicht kannst du uns sagen bei welcher IHK du bist. Vielleicht weiß das jemand. Oder du fragst direkt bei deiner IHK nach.

[Darji]

vor 1 Minute schrieb neinal:

Nix zu Danken. Sowas übersieht man schnell. Deshalb ist es immer gut, jemanden drüber lesen zu lassen. Manchmal sieht man auch den Wald vor lauter Bäumen nicht

Ich bin mir da nicht sicher. Aber vielleicht kannst du uns sagen bei welcher IHK du bist. Vielleicht weiß das jemand. Oder du fragst direkt bei deiner IHK nach.

Ich bin bei der IHK Düsseldorf.  Aber du hast Recht ich kann da die nächsten Tage mal nachfragen. 

vor 7 Minuten schrieb t0pi:

Planungsphase

IST-Analyse 3,0 h

Projektplanung 2,0 h

Evaluation der passenden Software: 2,0 h

Erstellung  Soll-Konzept 3,0 h

Passt irgendwie nicht:

Du führst erst die IST Analyse durch, dann erarbeitest du ein SOLL Konzept und dann beginnst du mit der Projektplanung (du schreibst ja auch nicht erst die Doku bevor das Projekt durchgeführt wurde)

Ja das macht  mehr Sinn.  Danke.

Also:  

IST- Analyse

SOLL Konzept

Evaluation der Software

Projektplanung

[SilentDemise]

Könnte es zufällig sein, dass die Software schon feststeht?  Es macht zumindest den Eindruck. Das solltest du dann etwas besser verschleiern

Spannend in dem Kontext (und momentan auch ein brandaktuelles thema) wäre auch die DSGVO, die gerade bei solchen Themen auch eine große Rolle spielt.

 

Bearbeitet 7. November 2017 von SilentDemise

[Darji]

vor 11 Stunden schrieb SilentDemise:

Könnte es zufällig sein, dass die Software schon feststeht?  Es macht zumindest den Eindruck. Das solltest du dann etwas besser verschleiern

Spannend in dem Kontext (und momentan auch ein brandaktuelles thema) wäre auch die DSGVO, die gerade bei solchen Themen auch eine große Rolle spielt.

 

Ja,  Das Ganze soll mit MailStore gelöst werden. Aber interessant wie du das herauslesen konntest. Hast du vielleicht irgendwelche Tipps wie ich das besser verschleiern könnte?  Und ja das mit der DSVGO wollte ich in meine Doku auch mit einbringen. 

[erdmelone]

20 hours ago, Darji said:

... (E-Mails müssen gemäß $ 147 AO und $$ 238, 257 HGBso für 10 Jahren aufbewahrt werden) ...

Ich weiß jetzt nicht, ob das durch Copy&Paste kommt oder wirklich ein Fehler ist, aber sollten da statt den Dollar-Zeichen ($) nicht eher Paragraph-Zeichen (§) sein? 

Ansonsten liest es sich sehr gut. Das die Lösung schon feststeht, kann ich aber nicht rauslesen. 

LG

[Darji]

vor einer Stunde schrieb erdmelone:

Ich weiß jetzt nicht, ob das durch Copy&Paste kommt oder wirklich ein Fehler ist, aber sollten da statt den Dollar-Zeichen ($) nicht eher Paragraph-Zeichen (§) sein? 

Ansonsten liest es sich sehr gut. Das die Lösung schon feststeht, kann ich aber nicht rauslesen. 

LG

Ja sollten eigentlich §§ und in meinem Antrag stehen da auch noch  $$ vielen Dank für den Hinweis.

[Darji]

Kurzer Nachtrag: Mein Projekt wurde ohne Auflagen genehmigt. Vielen Dank für die Hilfe: hier übrigens noch einmal meine finale Version.

 

1. Projektbezeichnung (Auftrag/Teilauftrag)*   

Installation und Konfiguration einer E-Mail Archivierungslösung

1.1 Kurze Projektbeschreibung

Das Unternehmen xxx ist in der Werbebranche, mit eigenem Fotostudio und Produktion tätig und beschäftigt 50 Mitarbeiter. Die Hauptschwerpunkte liegen hier auf die digitalen Medien wie Smartphones und Social Media sowie das Onlinemarketing mit Webseiten und Onlineshops. Nun möchte das Unternehmen aus rechtlichen Gründen (E-Mails müssen gemäß § 147 und §§ 257 HGBso für 10 Jahre aufbewahrt werden) sämtliche eingehenden und ausgehenden E-Mails archivieren lassen, zu denen die Benutzer jederzeit Einblick haben sollen. Da der Verzeichnisdienst, der momentan im Unternehmen verwendet wird keine rechtskonforme Archivierung anbietet, muss eine passende Server basierte Systemlösung gefunden und in die vorhandene Infrastruktur eingebunden werden. Zudem erhofft sich das Unternehmen durch dieses Projekt eine Entlastung des schwer ausgelasteten E-Mail Servers und eine Optimierung des Prozessablaufes.

 

Betriebliche Ansprechpartner

Herr   XXX

Schulischer Ansprechpartner 

Herr XXX

 

 

 

2. Projektumfeld*  

Die Infrastruktur basiert auf einer heterogenen (Mac 10.13 und Windows 10) virtuellen Client-Server Infrastruktur. Als Speicherlösung wird ein NEXSAN E18 verwendet, der in die zwei Bereiche Produktion und Backup unterteilt ist. Die virtuelle Maschine für das Backup verfahren (Veeam Backup & Replication ist via Raw device Mapping direkt über Fiber Channel mit dem Backup Speicher verbunden. Als Verzeichnisdienst wird im Unternehmen das Produkt Kerio Connect mit 60 Mail Benutzern verwendet. Eine umfassende Archivierung findet nicht statt. Das Gesamtprojekt wird von mir in den Räumlichkeiten der Echtzeit GmbH realisiert. Für die Umsetzung des Projektes habe ich mich für das erweiterte Wasserfallmodell entschieden. 

 

 

3. Projektplanung einschließlich Zeitplanung* 

Planungsphase         11, 5 h

• Kundengespräch
• Projektstrukturplan
• IST-Analyse
• Projektplanung
• Evaluation der passenden Software
• Erstellung Soll-Konzept

 

Durchführung       10, 5 h

• Beschaffung der Software
• Installation und Konfiguration Windows Server 2012R2 auf virtueller Basis 
• Installation und Konfiguration der E-Mail Archivierungslösung
• Einbindung der Archivspeicher in das bestehende Backup Konzept

 

Testphase 1.5 h

• Test auf Funktionalität
• Test der Archivierung
• Test der Datensicherung

 

Abschlussphase         11.5 h

• Erstellung Projektdokumentation
• Erstellung Kundendokumentation
• Übergabe

 

Gesamt           35,0 h

Dokumente der Projektdokumentation:

Netzwerkplan

Produktevaluierung

Ablaufplan

Kostenanalyse

Kundendokumentation

Projektstrukturplan