pantrag_itsk Evaluierung einer Umstellung von Arbeitsplatzdruckern zu Pull Printing

[Cruster]

Hallo zusammen,

habe mein Thema soweit im Betrieb abgesprochen und den Antrag von mehreren Personen mal lesen lassen. Da aber jeder unterschiedliche Meinungen dazu hat was schon gut ist oder nicht poste ich ihn auch nochmal hier.

Abgabe ist der 31.01, Beruf Informatikkaufmann

Thema:

Evaluierung einer Umstellung von Arbeitsplatzdruckern zu Pull Printing (genaue Bezeichnung des Projekts ist noch offen)

Projektbeschreibung:

Aktuell sind bei der xxx GmbH deutschlandweit insgesamt 1000 Drucker von 5 verschiedene Herstellern im Einsatz. Von diesen 1000 Druckern sind 90% Arbeitsplatzdrucker und 10% zentral installierte Multifunktionsdrucker.
Dies bedeutet einen großen Aufwand an Betriebs-, Anschaffungs-, Wartungs- und Personalkosten an denen gespart werden kann.
Auf Grund der Anzahl der Drucker und den unterschiedlichen Herstellern ist der Aufwand für die Verwaltung der Geräte enorm. Der interne Support ist durch die Vielzahl an Treibern die aktuell gehalten werden müssen und den vielen verschiedenen Fehlercodes deutlich erschwert. Zurzeit machen Tickets in der Kategorie Drucker den größten Anteil aller Supportrequests aus.
Bei jedem Arbeitsplatz- bzw. Rechnerwechsel müssen die Anwenden sich für die Druckerinstallation an die Hotline wenden.
Datenschutzrelevante Drucke die an einem zentral installierten Multifunktionsdrucker oder den falschen Arbeitsplatzdrucker geschickt werden laufen Gefahr, bewusst oder unbewusst, von einem Dritten gesichtet zu werden.
Viele der Drucker sind unausgelastet und weit entfernt von ihren Kapazitätsgrenzen. Im Falle von Urlaub oder Krankheit des Mitarbeiters sind die Drucker wochenlang eingeschaltet ohne genutzt zu werden.
Als Gesamtprojekt wird nun ein Wechsel vom bisherigen System mit Arbeitsplatzdruckern zu einem zentralen Druckdienst, bekannt als „FollowMe-Printing“ oder „Pull Printing“ in Betracht gezogen. Dabei soll der Druckjob an einen Server gesendet werden und anschließend an einem beliebigen Drucker nach Authentifizierung abgeholt werden können. Die Anwender sollen also letztendlich nicht mehr viele verschiedene Drucker installiert bekommen, sondern nur einen einzigen virtuellen Drucker der die Aufträge an den Server sendet.
Als Teilaufgabe des Gesamtprojekts ist es nun meine Aufgabe möglichst kostengünstig die nötige Hard- und Software für einen Probelauf in der IT-Abteilung zu besorgen. Dafür werde ich verschiedene Angebote von Anbietern von FollowMe-Printing Lösungen einholen und vergleichen. Darauf folgend unterstütze ich bei der Einrichtung des Systems. Anschließend führe ich anhand der Erfahrungen in der IT-Abteilung eine kaufmännische Analyse durch um die Wirtschaftlichkeit eines Wechsels bundesweit zu erörtern. Es soll klar ersichtlich werden welche möglichen Kosteneinsparungen, aber auch welche Probleme ein Wechsel mit sich bringen würde.

Projektumfeld:

Die xxx GmbH ist ein Tochterunternehmen des yyy-Konzerns und gehört zu den weltweit führenden Verkehrswegebauunternehmen. Deutschlandweit hat die xxx GmbH über 100 Standorte.
Die kaufmännischen und technischen Serviceleistungen für die xxx GmbH Deutschland werden bundesweit zentral durch die xxx Services GmbH koordiniert und erbracht.
Die IT-Dienstleistungen in Deutschland werden zentral vom Standort abc durch die Abteilung "Informationssysteme" erbracht.
Das Projekt wird firmenintern durchgeführt. Zu Testzwecken wird das Projekt zuerst in der IT-Abteilung durchgeführt, wobei für die kaufmännische Analyse Standorte deutschlandweit berücksichtigt werden.
In der IT-Abteilung sind zurzeit ein zentraler Multifunktionsdrucker und 7 Arbeitsplatzdrucker im Einsatz.

Projektphasen:

1. Projektplanung 6 Stunden
-Ist-Analyse 2 Stunden
-Anforderungsaufnahme- und Soll-Konzeption 2 Stunden
-Personalplanung 1 Stunde
-Budgetplanung 1 Stunde

2. Vorbereitung 5 Stunden
-Einholung von Angeboten 2 Stunden
-Quantitativer Angebotsvergleich 1 Stunde
-Qualitativer Angebotsvergleich 1 Stunde
-Beschaffung von Hard- und Software 1 Stunde

3.Projektumsetzung- und Realisierung 5 Stunden
-Installation Server 3 Stunden
-Funktionstest 1 Stunde
-Mitarbeiterschulung 1 Stunden

4.Kostenrechnung 8 Stunden
-Personalkosten 1 Stunde
-Hard- und Softwarekosten 1 Stunde
-Einsparpotenzial 1,5 Stunde
-Gesamtkosten des Projekts und Einsparpotenzial auf Sicht von 3 Jahren 2 Stunden
-Kosten-Nutzen-Analyse 2,5 Stunden

5.Projektabschuss 3 Stunden
-Abnahme 1 Stunde
-Soll-/ Ist- Vergleich 1 Stunde
-Fazit 1 Stunde

6.Projektdokumentation 8 Stunden

Dokumentation:

Die Projektdokumentation beinhaltet unter anderem die Aufgabenbeschreibung, den Soll- & Ist-Vergleich sowie die Inbetriebnahme und ein Fazit in der IT-Abteilung.
Diese wird begleitend zum Projekt erstellt und stellt den Ablauf der einzelnen Phasen dar.

Präsentationsmittel:

Als Präsentationsmittel dient Notebook mit PowerPoint und ein Beamer. Als Notfalllösung werden Handouts mitgebracht.

[mapr]

Meinst du Pool-Printing?

[Cruster]

Nein, beim Pool Printing werden die Drucke ja einfach nur auf verschiedene Drucker verteilt was die Anforderungen am Datenschutz nicht erfüllt. Gemeint ist schon Pull Printing

https://en.wikipedia.org/wiki/Pull_printing

[arlegermi]

Bin kein ITSK, aber das Projekt an sich klingt für mich gut; ist auch schön einleuchtend beschrieben. Wo ich mich ein wenig wundere, ist, dass die Berechnungen so lange dauern. Kann sein, dass ich da naiv bin, aber wieso braucht man eine Stunde, um die Personalkosten zu berechnen? Oder die Hard- und Softwarekosten? Ist das nicht im Grunde <Preis einer Einheit> * <Menge> = x?

[Cruster]

Ist persönlich schwer einzuschätzen ohne vorher mal wirklich ein Projekt gemacht zu haben. Könnte natürlich Hard- und Softwarekosten und Personalkosten nur jeweils eine halbe Stunde für einrechnen und schauen das ich die Stunde noch irgendwie verteile

[cortez]

Liest sich gut. 

Man sieht auch den Kaufmännischenschwerpunkt.