pantrag_fiae Projektantrag: Automatische Verbuchung der Einzahlungen in den Kassenautomaten in das SAP-Kassenbuch und auf die SAP-Debitorenkonten

[ag96]

Hallo da draußen,

könntet ihr mir behilflich sein und meinen Projektantrag eventuell einmal durchlesen und Kritik, Anregungen, Verbesserungsvorschläge, etc. abgeben?

Soll, muss, darf die Zeit der Erstellung für die Projektdokumentation mit in die Zeitplanung aufgenommen werden?

 

Das Projekt ist ein 70 Stunden Projekt für den Ausbildungsberuf Fachinformatikerin für Anwendungsentwicklung.

Vielen Dank!!

 

Thema der Projektarbeit

Automatische Verbuchung der Einzahlungen in den Kassenautomaten in das SAP-Kassenbuch und auf die SAP-Debitorenkonten

Projektbeschreibung

Durch die Einführung von Chipkartenzähler, auch Vorkassenzähler genannt, wurde Schritt für Schritt eine Lösung im SAP gesucht, wie die Einzahlungen am Automaten im SAP verarbeitet werden können.

Die gewöhnlichen Stromzähler werden über Abschläge gezahlt und Bankeinzüge oder Bankeingänge werden über Zahlläufe auf dem dazugehörenden Debitorenkonto verbucht. Diese Verbuchung kann manuell oder automatisch vonstattengehen. Bei fehlen Zahlungen kundenseitig oder nicht möglichen Einzügen, werden Mahnungen versendet oder sogar gerichtliche Mahnbescheide an gestartet. Da das Debitorenkonto Auskunft über den aktuellen Guthabenstatus eines Zählers gibt, muss dieses auch bei Vorkassenzähler bebucht werden. Da Mahnungsintervalle zeitlich vorgegeben sind, muss das Debitoren Konto bestenfalls täglich gepflegt werden, da sonst unerwünschte Stromabschaltungen beim Kunden geschehen können.

Der Kassenautomat kann mit EC-Karte oder mit Bargeld Einzahlungen umgehen, da Bargeld Zahlungen wie Kassen Zahlungen zu werten sind, muss dort zwingend ein Kassenbuch geführt werden. Die Stadtwerke Mitarbeiter kennen verschiedene Kassenbücher aus dem Hallenbad, der Kantine oder aus dem Front Office, welches auch eine Barkasse führt. Daher wurde für die Chipkartenzähler ein eigenes Kassenbuch angelegt, welches, wie auch das Debitorenkonto, täglich geführt und gepflegt wird.

Momentan wird eine Datei aus dem Kassenautomaten automatisch in einem File abgelegt und vom Sachbearbeiter ausgedruckt. Dieser Ausdruck zeigt den Einzahlungsbetrag, Zahlungsart - ob Bar oder mit Karte - und eine Kundennummer. Diese Daten werden dann manuell in das Kassenbuch und auf das Debitorenkonto gebucht. Für das Kassenbuch wird zusätzlich der Kundenname benötigt, der vom Automaten nicht mitgegeben wird, dieser muss dann über Umwegen gesucht und zugeordnet werden. Diese Handlung nimmt viel Zeit in Anspruch und verbirgt viele Gefahrenquellen durch Unachtsamkeit.

Da in Zukunft deutlich mehr Vorkassenzähler verbaut und auch alte durch solche ausgetauscht werden sollen, wird die manuelle Datenverarbeitung an eine Grenze kommen, die dem Unternehmen viel Personalkosten verursacht, ohne Erträge zu erzielen.

Meine Aufgabe in diesem Projekt ist es, die Handlungsschritte so einfach wie möglich, mit einer gewissen Transparenz für die Sachbearbeiterinnen, zu halten und gestalten. Einzelne Schritte sollen möglichst automatisiert und in Masse zu erledigen sein um an Zeit und Fehlern zu sparen.

Die groben Schritte wurden mit dem Fachbereich besprochen, um den neuen Prozess best möglich in den bestehenden einbauen zu können.

Die Liste aus dem Automaten soll nach Mitternacht für den Vortag auf einem Austausch File liegen und vom Sachbearbeiter kurz überflogen werden, ob Strukturfehler zu erkennen sind. Diese TXT-Datei soll dann im SAP Hochgeladen und aufgeschlüsselt werden. Fehlende Informationen für das Kassenbuch wie der Kundenname soll nicht mehr manuell sondern automatisiert aus den Stammdaten gezogen werden. Die Bebuchung der Debitorenkonten soll so ablaufen, dass die Daten in die Maske vorgefüllt werden und der Sachbearbeiter diese auf Strukturfehler überprüfen kann. Da dieses Prüfen gegebenenfalls nach einer gewissen Einlaufphase übersprungen werden kann, soll die Möglichkeit gegeben sein, diesen Vorgang so abzuhandeln, dass nur bei Fehlern, die das System erkennt die Sachbearbeiter Entscheidung und Bestätigung benötigt wird.

Projektphasen mit Zeitplanung

Analysephase	8, h
Durchführung einer IST-Analyse	2, h
Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsanalyse und Amortisationsrechnung	1, h
Erstellung der Diagramme	2, h
Erstellung eines Lastenheftes mit anschließender Besprechung mit dem Fachbereich	3, h
Entwurfsphase	14, h
Bestimmung der Zielplattform	,5 h
Definition von möglichen Fehlerfällen	3, h
Definition für die Ausgabe von Fehlermeldungen und deren Prüflogik	3,5 h
Entwurf einer Benutzeroberfläche	,5 h
Datenbankentwurf	1,5 h
Erstellung eines Pflichtenheftes	3,5 h
Abschlussbesprechung mit dem Fachbereich	1,5 h
Implementierungsphase	36, h
Implementierung der Datenstruktur	2,5 h
Implementierung der Benutzeroberfläche	1, h
Implementierung der Anwendungslogik	32,5 h
1 Deklarieren der Importstruktur aus der Upload Datei	2, h
2 Erstellen der Logik für Kassenbucheinträge	18, h
2.1 Programmieren einer automatischen Datumsberechnung	,5 h
2.2 Implementieren der verschiedenen Geschäftsfälle	4,5 h
2.3 Programmieren der Überprüfung von Einnahmen und Ausgaben	3,5 h
2.4 Datenselektion des Kundennamen	1,5 h
2.5 Implementieren und Abfangen der Fehlermeldungen	2,5 h
2.6 Sonderverarbeitung von EC-Karten Zahlungen	2, h
2.7 Speicherung der Datenverarbeitung über Funktionsbaustein	1, h
2.8 Erzeugen der Testfälle	2,5 h
3 Erstellen der Logik für die Debitorenkonto Verbuchung	12,5 h
3.1 Erstellen einer automatischen Datumsberechnung	,5 h
3.2 Implementierung der Daten in die Eingabemaske	4, h
3.3 Speicherung der Datenverarbeitung über Funktionsbaustein	1, h
3.4 Erzeugen der Selektionsmöglichkeit für die Hintergrunds Verarbeitung	1,5 h
3.5 Implementieren und Abfangen der Fehlermeldungen	3, h
3.6 Erzeugen der Testfälle	2,5 h
Abnahme und Einführung	1, h
Produktivsetzung und Abnahme durch Fachabteilung	1, h
Erstellen der Dokumentation	11, h
Erstellen der Benutzer- und Entwicklerdokumentation	2, h
Erstellen der Projektdokumentation	9, h
Gesamt	70, h

 

[neinal]

Für mich klingt das erstmal nicht verkehrt.

Aber ich finde die Zeitangaben zu detailliert. Vor allem ist es nicht klug zwei mal zu schreiben, dass du ein Datum berechnest. Davon abgesehen, dass das keine halbe Stunde in Anspruch nimmt.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Amortisationsrechnung wird nach der Durchführung gemacht. Vorher kann man das nicht machen. Du weißt ja vorher nicht, ob du nicht doch 72h für die Umsetzung brauchst.

[ag96]

Erstmal vielen Dank @neinal!!

Darf ich also im Antrag die Zeitplanung sehr grob halten und in der Ausfertigung dann deutlich detaillierter gestalten? Wollte nur keine zu grobe Untergliederung machen.

 

Gibt es eine grobe „Vorschrift“ welche Phase wie viel % der Zeit verschlingen darf? Bin mir da sehr unsicher, da die IHK München da wenig vorgaben macht.. was nicht heißt, dass es keine gibt.

[Rienne]

vor 34 Minuten schrieb ag96:

Darf ich also im Antrag die Zeitplanung sehr grob halten und in der Ausfertigung dann deutlich detaillierter gestalten? Wollte nur keine zu grobe Untergliederung machen.

Das ist eine Frage, die du deiner IHK oder Mitgliedern des Prüfungsausschusses (z.B. Lehrern) stellen solltest, da jede IHK da, wie so oft, ihr eigenes Süppchen kocht. Bei uns hat es beispielsweise gereicht nur die Phasen mit einer Zeit zu versehen, andere Prüfungsausschüsse wollen jeden Schritt geschätzt haben.

 

Zur Zeiteinteilung:

Unsere IHK empfielt (in ihrer Handreichung) folgende Aufwandschätzung:

Allerdings ist es oftmals so, dass doch viele der Prüflinge einen wesentlich höheren Anteil für die Implementierung schätzen, was manchmal auch nachvollziehbar ist. Und es ist auch so, dass neben dem oben Abgebildeten auch noch die Projektdokumentation dazu kommt, dafür ein Teil der Problemanalyse schon für den Projektantrag abgehandelt wurde und somit nicht noch einmal in den 70h durchgeführt werden muss.

vor einer Stunde schrieb ag96:

Gibt es eine grobe „Vorschrift“ welche Phase wie viel % der Zeit verschlingen darf? Bin mir da sehr unsicher, da die IHK München da wenig vorgaben macht.. was nicht heißt, dass es keine gibt.

Im Prinzip ist das nachvollziehbar. Jedes Projekt ist anders und die Aufwände entsprechend auch. Letzten Endes musst du am Ende halt argumentieren können, warum du wie geschätzt hast und, falls es das gibt, wieso es zu Abweichungen gekommen ist und du darauf reagiert hast. Teil des Abschlussprojektes ist es ja auch sich mit den Methoden des Projektmanagements zu beschäftigen; dazu zählen auch die unterschiedlichen Methoden der Aufwandschätzung (siehe z.B. hier).

[neinal]

Schau dir mal meine Doku an. Da ist die Zeiteinteilung drin. Den Antrag hab ich leider nicht mehr.

War auch IHK München...

https://www.fachinformatiker.de/applications/tapatalk/index.php?/topic/156537-Projektdokumentation:-Entwicklung-und-Implementierung-eines-Reports-zur-Aktualisierung-der-BaFin-Tabellen-im-SAP-HR-System

[ag96]

Danke Euch Beiden @Rienne und @neinal !!