pantrag_fisi Projektantrag: Evaluierung, Installation und Konfiguration eines Team-Messaging-Systems zur Vereinfachung der referatsinternen Kommunikation

[Gast zweihorn]

Hallo zusammen,

demnächst steht nun auch meine Abschlussprüfung an (FISI) und ich wäre euch sehr dankbar, wenn ihr meinen Projektantrag durchlesen und mir eventuell Verbesserungsvorschläge machen könntet:

 

1. Projektbezeichnung

Evaluierung, Installation und Konfiguration eines Team-Messaging-Systems zur Vereinfachung der referatsinternen Kommunikation

2. Geplanter Bearbeitungszeitraum

03.04. - 13.04.2018

3. Projektbeschreibung

Für die Mitarbeiter des Referats XXX (Applikationsbetrieb mit Schwerpunkt XXX) des <Behörde 1> am Standort XXX stehen derzeit zwei Computersysteme zur Verfügung: ein System mit Anbindung an das <Behörde 1>-Netz und ein weiteres System mit Anbindung an das <Behörde 2>-Netz. Die Hauptarbeit wird derzeit am System mit Anbindung an das <Behörde 2>-Netz erledigt. Dort steht bisher allerdings – anders als am <Behörde 1>-System – keine Team-Kommunikationslösung zur Verfügung, was die referatsinterne Kommunikation sowie den Transfer von Dateien der Mitarbeiter untereinander erschwert.

Derzeit wird die Kommunikation über die Skype Business-Lösung des <Behörde 1>-Systems durchgeführt. Sofern allerdings Dateien ausgetauscht werden sollen, müssen diese erst per Mail an das <Behörde 2>-System übermittelt werden (=> da an diesem System der überwiegende Teil der Arbeit durchgeführt wird.)

Da die Mitarbeiter des Referats über mehrere Stockwerke verteilt sind, soll eine geeignete Kommunikationslösung evaluiert, konfiguriert und installiert werden, welche nicht nur die Kommunikation, sondern auch den Austausch von Dateien erleichtern soll.

Die Team-Messaging-Lösung soll vorerst nur im Referat XXX, in dem derzeit XX Mitarbeiter beschäftigt sind, eingesetzt werden. Nach und nach sollen dann auch weitere Referate eingebunden werden.

4. Projektumfeld

Das <Behörde 1> am Standort Nürnberg (ehemals Abteilung XXX des <Behörde 3>) ist der IT-Dienstleister des <Behörde 2>. Auftraggeber des Projekts ist die Abteilung XXX des <Behörde 1>, die für den Applikationsbetrieb der Anwendungen des <Behörde 2> zuständig ist.
Am Standort Nürnberg sind derzeit etwa XX Mitarbeiter beim <Behörde 1> beschäftigt, die für den Betrieb von ca. XX Systemen verantwortlich sind.

5. Projektverantwortlicher im Betrieb

Projektansprechpartner: XXX

Ausbildungsleitung: XXX

6. Projektphasen mit Zeitplanung

1. Definitionsphase (2h)
1.1 Gespräch mit Auftraggeber inkl. gemeinsames Erstellen des Lastenhefts (2h)
2. Konzeption / Planung (6,5h)
2.1 Erstellen des Pflichtenhefts (2h)
2.2 Recherche von geeigneten Lösungen (1,5h)
2.3 Vergleich der recherchierten Lösungen und Entscheidung mit Hilfe einer Nutzwertanalyse (3h)
3. Realisierungsphase (16h)
3.1 Installation und Konfiguration einer virtualisierten Testumgebung mit den ermittelten Anforderungen (2h)
3.2 Installation der Team-Messaging-Lösung (1h)
3.3 Recherche zu und Installation von benötigten Plugins (1,5h)
3.4 Konfiguration der Team-Messaging-Lösung (Anbindung an die Active Directory, Setzen der Berechtigungen, Anlegen der benötigten Gruppenräume, etc.) (4h)
3.5 Installation und Konfiguration des Clients (0,5h)
3.6 Test der Anwendung in der Testumgebung (1h)
3.7 Planungen zur Integration in die Produktivumgebung (2h)
3.8 Integration in die Produktivumgebung (3h)
3.9 Test der Anwendung in der Produktivumgebung (1h)
4. Abschlussphase (7,5h)
4.1 Erstellung der Projektdokumentation (5,5h)
4.2 Schulung der Mitarbeiter (1h)
4.3 Übergabe und Abschluss (1h)
5. Sonstiges (3h)
5.1 Puffer (3h)

7. Geplante Dokumentation zur Projektarbeit

- Deckblatt
- Inhaltsverzeichnis
- Konzeption
- Realisierung
- Tests
- Fazit
- Glossar

 

 

Schonmal vielen Dank im Voraus für eure Mühe!

 

Liebe Grüße!

 

[arlegermi]

Wirkt auf mich fachlich etwas dünn. Im Großen und Ganzen ist das doch nur die Installation einer Slack-Alternative auf einem Server + bissl Grundeinrichtung.

Kannst du näher darlegen, worin deine eigentliche Leistung besteht?

[Gast zweihorn]

Naja im Grunde genommen ist das eigentlich ein ganz normales Projekt eines FISI im beruflichen Alltag, worum es der IHK ja eigentlich geht: man bekommt die Aufgabe, ein Problem zu lösen, recherchiert über die angebotenen Lösungen, erstellt eine Nutzwertanalyse und trifft anhand dessen eine Entscheidung, installiert und konfiguriert die entsprechende Lösung, testet sie auf der Testumgebung, überlegt sich, wie man sie am besten in die Produktivumgebung einbinden kann, bindet sie anschließend ein, erstellt eine Dokumentation und schult die Anwender.

Oder sehe ich das falsch?

[cortez]

vor 36 Minuten schrieb zweihorn:

Oder sehe ich das falsch?

Im Prinzip würde ich sagen du siehst es richtig. Du hast ein Problem und unified communication ist deine Lösung.

Das Problem was ich hier sehe ist, es gibt bei einem Teil schon Skype for Buisness. Warum ein Projekt aufziehen, wenn man die Leute auch einfach mit anbinden kann? Dann kannst du dir die ganze Arbeit sparen.

[Gast zweihorn]

Das Problem ist, dass es die Skype Business Lösung nur in dem Netz von Behörde 1 gibt und das ein ganz anderes Netz wie das von Behörde 2 ist, also gibt es keinerlei Möglichkeit, das ganze anzubinden. Daher war die Anforderung, im Netz von Behörde 2 soetwas zu realisieren.

[cortez]

Sind die Netze komplett voneinander getrennt? Soll es da keine Verbindung geben? Oder gibt es da schon irgendwelche Verbindungen?

[Gast zweihorn]

vor einer Stunde schrieb cortez:

Sind die Netze komplett voneinander getrennt? Soll es da keine Verbindung geben? Oder gibt es da schon irgendwelche Verbindungen?

Das sind zwei unterschiedliche Behörden. Die Mitarbeiter von Behörde 1 haben für dieses Netz nur einen Laptop, die Hauptarbeit wird über die Desktop-PCs von Behörde 2 erledigt, welches auch nur am Netz von Behörde 2 angeschlossen ist.
Die Netze dürfen nicht gekoppelt werden, da es zwei unterschiedliche Behörden sind. Genau das ist das Problem, weswegen in Behörde 2 eine entsprechende Lösung eingeführt werden soll.

[Gast zweihorn]

Nachtrag:

Ist bei uns leider sehr kompliziert.
Anfangs gab es an diesem Standort eine IT-Abteilung von Behörde 3, die die IT der Behörde 2 betreut hat (alles im selben Gebäude).
Diese Abteilung ist später mit anderen Behörden zu Behörde 1 konsolidiert, sodass diese nun für die Betreuung zuständig ist.
Der Hauptteil der Arbeit wird im Netz von Behörde 2 erledigt, da es eben um die Betreuung der Server von Behörde 2 hauptsächlich geht.
Von Behörde 1 haben die Mitarbeiter lediglich einen Laptop mit VPN-Anbindung an das Netz von Behörde 1, mit keinerlei Möglichkeit auf das Netz von Behörde 2 zuzugreifen (das ist auch nicht gewollt). Dieser Laptop wird eigentlich hauptsächlich für Telefonkonferenzen oder Mails lesen/beantworten verwendet.
Deshalb soll im Netz von Behörde 2 eine ähnliche Team-Messaging-Lösung eingeführt werden, weil in diesem Netz ja hauptsächlich gearbeitet wird.

Bearbeitet 26. Februar 2018 von zweihorn

[cortez]

Ich würde dir davon abraten, das als Projekt einzureichen. 

Ich verstehe es so das du in der IT sitzt die beide Behörden betreut. Das Ziel ist das beide Behörden eine Team-Messaging-Lösung bekommen. Behörde 1 hat Skype for Buisness. Beide Behörden sollen von einander getrennt sein. 

Das Problem was ich sehe ist das Skype for Buisness für Behörde 2 schon quasi feststeht, da Skype for Buisness in Behörde 1 schon vorhanden ist.  Die Lösungen müssen miteinander kommunizieren können. Falls Behörde 2 etwas anderes bekommt, ist die Kommunikation untereinander wahrscheinlich nicht gegeben.

 

[Gast zweihorn]

Ich habe die Projektbeschreibung noch einmal umformuliert, vielleicht ist es jetzt ein wenig besser nachvollziehbar.
Es ist an unserem Standort wie gesagt leider sehr kompliziert, wie beides zusammenhängt.
Die beiden Kommunikationslösungen von Behörde 1 und 2 können und sollen nicht miteinander kommunizieren können (da es unterschiedliche Behörden und Netze sind).
Das Projekt war auch nicht meine Idee, sondern eine Anforderung des entsprechenden Referats.

 

3. Projektbeschreibung

Für die Mitarbeiter des Referats XXX des <Behörde 1> am Standort XX stehen derzeit zwei Computersysteme zur Verfügung: ein Laptop mit Anbindung an das <Behörde 1>-Netz und ein Desktop-PC mit Anbindung an das <Behörde 2>-Netz. Die beiden Netze sind nicht miteinander gekoppelt. Die Hauptarbeit wird über den Desktop-PC erledigt, da auch nur dort ein Zugriff auf die Server des <Behörde 2> möglich ist.
Dort steht bisher allerdings – anders als im <Behörde 1>-System – keine Team-Kommunikationslösung zur Verfügung.
Bisher wurden Chats über die „Skype for Business“-Lösung des <Behörde 1> geführt. Sofern allerdings Dateien (beispielsweise Skripte für Server) ausgetauscht wurden, mussten diese erst umständlich per Mail an den Desktop-PC des <Behörde 2> geschickt werden, da nur dort der Zugriff auf die Server möglich ist und die Arbeit mit dem Desktop-PC wesentlich komfortabler als mit dem Laptop ist. Deshalb soll eine ähnliche Kommunikationslösung im Netz des <Behörde 2> eingeführt werden, um die referatsinterne Kommunikation sowie den Datenaustausch zu erleichtern.

Die Team-Messaging-Lösung soll vorerst nur in Referat XXX, in dem derzeit etwa XXMitarbeiter beschäftigt sind, eingesetzt werden. Nach und nach sollen dann auch weitere Referate eingebunden werden.

[cortez]

Wie schon gesagt, es ändert wenig daran, dass es schon Skype for Buisness gibt und eine zusätzliche Lösung da wenig Sinn macht. Ihr müsstet euch in ein zweites System einarbeiten und ein zweites System administrieren. Dir fehlt quasi eine Entscheidung. Einfach zu sagen wir fahren zweigleisig ist auch nicht sonderlich ratsam, weil du dein Projekt auch wirtschaftlich betrachten sollst.

Das die Behörden nicht miteinander Kommunizieren, ist ehr eine Einstellungssache.

vor 3 Stunden schrieb zweihorn:

Das Projekt war auch nicht meine Idee, sondern eine Anforderung des entsprechenden Referats.

Wie oben schon Beschrieben es ist ehr ein Arbeitsauftrag, da die Entscheidung quasi schon gegeben ist. Frag einfach mal nach alternativen, wo du eventuell die Entscheidungen besser begründen kannst.