Eure Best Practice der Arbeitsorganisation/Selbstorganisation?

[Gast]

Hallo zusammen,

wahrscheinlich kennt ihr das auch, dass die Menge an Informationen zunimmt und es schwieriger wird diese zu beherrschen. Tagesgeschäft, parallel laufende Projekte und jede Menge Informationen und Aufgaben über verschiedene Eingangskanäle (Mail, Chat, Meetings, Social Intranet, Telefonat, Kanban-Board, Projektaufgabenliste in Excel etc.).

Ich merke, dass ich mit meiner klassischen To-Do-Liste an meine Grenzen komme. Aus meiner Sicht fehlt bei der To-Do-Liste die Vernetzung der Informationen bzw. ist der Pflegeaufwand sehr hoch. Beispiel: Mail A hat mit Aufgabe X in Projekt Y zu tun, wozu noch Informationen aus Dokument Z benötigt werden.

Daher meine Frage: Wie macht ihr das? Wie „verknotet“ ihr die losen Enden miteinander, um den Überblick zu behalten? Pflegt ihr eure Aufgaben zentral oder habt ihr mehrere Aufgabensilos?

mfg Hendrik232

[thereisnospace]

Ich gehöre wahrscheinlich zu den Wenigen, die ihre Aufgaben größtenteils einfach "im Kopf" haben. Wenn es doch mal mehr wird, versehe ich meine Mails mit dem Aufgaben Flag und lasse sie im Hauptordner liegen, statt sie wegzusortieren. Falls die Aufgabe nicht per Mail kommt, sende ich einfach eine Mail selbst an mich.

Ansonsten hilft es glaube ich sehr, das Postfach in projektbezogene Mails aufzuteilen. Dadurch verliere ich nicht den Überblick.

(Die Aufgabenfunktion von Outlook ist übrigens auch sehr nett).

[t0pi]

z.B. Mails an sich selbst schreiben:
Morgen bitte durchführen x, y, z...
Infos zu z bei Kollege a zu finden, y bitte vorbereiten und an Kollege c weiterreichen

oder aber kundenmails an sich selbst weiterleiten mit allen fehlenden Informationen.

[JimTheLion]

Whiteboards!

• Kunde / Projekt
  • Aufgabe A
  • Aufgabe B
    • Anmerkungen
    • Anmerkungen
    • ..
  • ...

Die genauen Anforderungen und Termine sind dann im PMS hinterlegt.

[Gast]

Danke für eure Feedback. Die Aufgabenliste in Outlook meinte ich mit der klassischen To-Do-Liste. Und sortieren tue ich die Mails auch. Sobald ich eine Mail aber mal in einen Ordner einsortiert habe, gilt meist "Aus dem Auge aus dem Sinn". Und bei ca. 50 relevanten Mails (Newsletter usw. sind da schon gelöscht) täglich möchte ich mir ungern noch selbst welche schreiben. ?

Vielleicht wäre es sinnvoller die relevanten Aufgaben und Infos aus den Mails "rauszuziehen" und irgendwo zentral zu bündeln. Ich habe schonmal an OneNote gedacht. Nutzt das jemand von euch für die Aufgabenverwaltung?

[neinal]

Ich sortiere alles aus dem Posteingang, was erledigt ist.

Die Mails mit Aufgaben, etc. bleiben im Posteingang.

Ansonsten arbeite ich tatsächlich viel mit Zettel & Stift. Ich schreibe mir meine Aufgaben in groben Stichpunkten auf. Wenn ich mehr Infos dafür benötige, dann kommen die Infos dazu.

Aber ich empfinde 50 relevante Mails am Tag als viel. Vielleicht sollte man erstmal daran arbeiten? Hier schreiben wir sehr wenig Mails. Aufgaben sowohl Intern als auch beim Kunden werden mit Jira-Tickets abgearbeitet. So hat man eben Summe X an Tickets zugewiesen und kann diese abarbeiten. Und bei Fragen/Anmerkungen wird das direkt im Ticket vermerkt. So spart man sich schon einen Haufen an Mails.

[Aurel]

Also grundsätzlich:  Alle Aufgaben und Projekte stehen im Kanban Board von Jira. Dort wird auch priorisiert, verschoben - nach Scrum eben. Wir arbeiten dort mit allen Abteilungen. Alle 3 Monate gibt es ein zweitägiges Planungsmeeting wo alle Abhängigkeiten usw. in den Sprints abgestimmt und entsprechend in den Teams eingeplant werden. Eben das ganze Programm -> Funktionen, Storys, Aufgaben, ...

Was kommt typischerweise dann noch über E-Mail:  Projekfortschritte, Fehler (wobei das eher Hinweise sind, die werden vom Kundenservice direkt ins Jira gehängt und wir bekommen einfach nur eine Benachrichtigung), Anfragen zu irgendwelchen Dokumenten o.ä. Das wird dann als Aufgabe getagged in 24 Stunden abgearbeitet -> entweder man kann es direkt beantworten oder es landet als Aufgabe in Jira im entsprechenden Sprint. Mit der Gegenstelle wird maximal noch die Priorisierung abgestimmt.

@hendrik232  Es klingt bei euch noch so als hättet ihr keine etablierte Vorgehensweise. Ihr benutzt halt alles, was wahrscheinlich mal temporär als nützlich eingestuft wurde. Mit Jira bzw. TFS  und Scrum kann man Projekte durch Funktionen/Storys beschreiben und dort auch zentral die Ziele, Erkenntnisse und Analysedokumente hinterlegen usw.

[kylt]

vor 28 Minuten schrieb Aurel:

... Scrum ... Projekte durch Funktionen/Storys beschreiben...

Scrum funktioniert nur wenn alle Kunden und das gesamte eigene Unternehmen danach arbeiten, schon alleine wenn man in einem einzigen Projekt einen reinen KANBAN Ansatz fährt hat man ein Problem. 

BTT: Ich würde definitiv Lektüre zu Zeit-und Selbstmanagement empfehlen / oder ein Seminar in diesem Bereich. Damit kann man verschiedene Methoden ansehen und von den 5 vorgeschlagenen Verfahren sind 2 nicht für dich umsetzbar, 1 Umständlicher, aber 2 bringen dir im Alltag wirklich einen Mehrwert. 

Falls das nicht möglich ist ein paar Inspirationen:

- Emails nur noch 1-2 mal täglich abrufen 

- Telefon in Meetings am Rechner auf Stumm schalten.

- Mails nicht mehr nach Projekt , sondern vor dem Abarbeiten nach Wichtigkeit & Dringlichkeit sortieren und danach nur noch archivieren. - > Doku gehört nicht in Emails.

- Vor und Nach Meetings immer eine halbe Stunde vor und nacharbeiten einplanen. 

- Für jede Tätigkeit min. 15 Minuten + Faktor Komplexität an Dokumentationszeit einplanen.

- Vorcast der geplanten Projektzeiten für die anstehende Woche, bei Verschiebung entsprechend Eskallieren

- Generell gutes Eskallationsmanagement

- Und ganz wichtig - auch mal "geht jetzt nicht" sagen

 

Bearbeitet 20. November 2018 von kylt

[AlexS1980]

Bislang tat es eine kreative Kombination aus

- Mails mit daraus abzuleitenden Aufgaben bleiben ungelesen bis sie erledigt sind

- Notizzettel-Funktion von Windows

- "ToDo"-Termin der gegen Abend dann aktualisiert und ggf. mit neuem Inhalt auf den nächsten Tag verschoben wird

- der SAP SolutionManager für Tickets (der ja zum Glück auch Mails verschickt wenn was reinkommt)

Im aktuellen (extrem chaotischen) Projekt wurde uns die Jira-Nutzung auferlegt und ein darin erfahrener Kollege treibt uns damit durch den Garten Ich finde das Tool allerdings nicht verkehrt, solange es diszipliniert eingesetzt wird.

Und ab und zu bleibt leider auch mal was liegen oder eine Mail unbeantwortet..... frei nach dem Motto "wenns dringend war, meldet sich derjenige schon nochmal". Das ist dann aber der Situation geschuldet und eigentlich nicht meine Art.... Kollegen in Führungspositionen erzählen mir sogar voller Stolz "ich beantworte generell keine Mails im ersten Schritt, erst dann wenn der Absender nochmal nachhakt".... finde ich auch nicht so toll, aber die inflationäre Nutzung von eMails zusammen mit dem Geltungsbedürfnis immer die halbe Welt in CC haben zu müssen (teilweise sogar politisch gewollt) machen das wohl unumgänglich.

[Gast]

Danke für eure Rückmeldungen.

@Aurel Es ist schon so, dass es etablierte Prozesse gibt. Diese sind jedoch von Projekt zu Projekt verschieden und werden durch den Projektleiter festgelegt. In Projekt A wird Kanban mit JIRA genutzt, in Projekt B aber beispielsweise die Excelliste mit den Projektaufgaben. Das macht es schwierig einen Überblick zu behalten.

@kylt Hast du eine konkrete Buchempfehlung?

mfg Hendrik232