pantrag_fisi Projektantrag: Einführung eines neuen Help-Desk-Systems

[ReisKanzlerTao]

Hallo Zusammen,

ich würde mich über Verbesserungsvorschläge und Tipps freuen.

 

Projektantrag

1. Thema
Einführung eines Help-Desk-Systems für die Bearbeitung von Supportanfragen in der IT-Abteilung

2. Bearbeitungszeitraum
Beginn: 28.02.2019 Ende: 06.05.2019

3. Projektbeschreibung
In meinem Projekt soll es sich um ein internes sowie externes Projekt handeln, welches später auch Produktiv von der IT-Abteilung eingesetzt werden soll.

Die IT-Abteilung umfasst zurzeit 7 Mitarbeiter und das Unternehmen insgesamt knapp 50 Mitarbeiter. Durch die vielen externen Kunden und den internen Mitarbeitern kommt es häufiger dazu, dass mehrere Mitarbeiter der IT-Abteilung auf eine Supportanfrage reagieren, ohne dass die anderen davon wissen. Dies führt schnell zu Unklarheiten und einem schlechten Work-Flow, was wiederum Zeit und Geld kostet. Durch das Einführen des Ticket-Systems soll dieses Problem behoben werden und andererseits für Transparenz sorgen, damit der Work-Flow gefördert wird.

Das neue Help-Desk-System soll auf einem Linux basierten Betriebssystems, ohne grafische Oberfläche, installiert werden. Dies bedeutet wiederum dass das System, Linux basierte Betriebssysteme unterstützen muss. Weitere Anforderungen an das Help-Desk-System wären noch zum einen die Option das System selber hosten zu können, die Ausführbarkeit in einem Webbrowser der Wahl, damit das Help-Desk-System auf jedem Betriebssystem (Windows, MacOS, Linux) funktioniert, dann die Möglichkeit das LDAP anzubinden um die Benutzerdaten der Mitarbeiter integrieren zu können und eine moderne und benutzerfreundliche Oberfläche sowie Verwaltung. Hardwaretechnisch stehen mir ein Notebook und ein Server zur Verfügung.
Meine Tätigkeit während des Projektes, wäre zum einen die Auswahl des Ticket-Systems, welches Recherchearbeiten und Vergleiche verschiedenster Systeme bedeuten würde. Dann käme noch hinzu, dass ich ein virtuellen Server sowie das Help-Desk-System installieren und konfigurieren muss.
Im Anschluss käme noch die Test- und Einführungsphase mit Einschulungen der IT-Abteilung und das Erstellen eines Handbuches.

4. Projektumfeld

Meine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration mache ich in der IT-Abteilung der
xxxx GmbH. Als IT-Abteilung haben wir mit unserer eigenen EDV und der unserer Kunden knapp 400 Endgeräte im Einsatz sowie 35 Servern. Wir kümmern uns um die Probleme jedes einzelnen Mitarbeiters beziehungsweise Kunden und halten alle EDV Geräte instand. Das Projekt an sich werde ich an meinem Arbeitsplatz in der IT-Abteilung durchführen.  

5. Projektphasen/Projektplanung inklusive Zeitplanung

1.       Analysephase: 2 Stunden

1.1.    Auftragsbesprechung mit allen Beteiligten: 1 Stunde

1.2.    Feststellung des IST-Zustandes: 1 Stunde

2.       Planungsphase: 6 Stunden

2.1.    Erarbeitung des SOLL-Konzepts: 1 Stunden

2.2.    Recherche und Auswahl der Help-Desk-Systemen: 3 Stunden

2.2.1. Vergleich und Gegenüberstellung der Help-Desk-Systemen: 2 Stunden

3.       Durchführungsphase: 8 Stunden

3.1.    Installation und Konfiguration der Virtuellen Maschine: 2 Stunden

3.2.    Installation und Konfiguration des gewählten Help-Desk-Systems: 6 Stunden

4.       Testphase: 6 Stunden

4.1.    Funktionstest: 4 Stunden

4.2.    Optimierung und Fehler Anpassung: 2 Stunden

5.       Abschlussphase: 13 Stunden

5.1.    SOLL-IST Vergleich: 1 Stunde

5.2.    Anfertigung des Handbuches: 3 Stunden

5.3.    Einweisung der Mitarbeiter: 2 Stunden

5.4.    Projektdokumentation: 6 Stunden

5.5.    Übergabe des Projekts: 1 Stunde

6.       Dokumentation

6.1.    (Bin mir nicht sicher was hier rein soll)

7.       Anlagen

7.1.    Keine

8.       Präsentationsmittel

8.1.    Laptop, Beamer, Präsenter, Handout, PowerPoint

Gesamt 35 Stunden

 

Ich bedank mich schon mal für jede konstruktive Antwort

[xFiSiRaZx]

Ist an sich keine schlechte Idee.

Du solltest nur zum Soll Konzept und zur Dokumentation mehr Zeit einplanen. 
Mindestens 2 Stunden sollten drinne sein beim Soll Konzept und min. 8 bei der Doku. 
Realistisch dauert das natürlich noch viel länger aber die IHK will bei uns min. 8 Stunden drin stehen haben.

Kannst ja Zeit beim Funktionstest streichen, denke so umfangreich wird das Ticketsystem nun doch nicht werden, dass man da 4 Stunden braucht. 

vor 17 Stunden schrieb ReisKanzlerTao:

6.       Dokumentation

6.1.    (Bin mir nicht sicher was hier rein soll)

Pack den Punkt Dokumentation in die Abschlussphase rein.
Also kannst reinschreiben "Abschlussphase und Dokumentation".

 

Und falls du noch eine Doku für MA , Kunden, Chef oder sowas haben willst, kannst du die da reinschreiben unter Punkt Dokumentation.
Die Projektdoku gehört da meines Wissens nach nicht rein.

[arlegermi]

Klingt inhaltlich schon gut so. Mir stößt der Konjunktiv etwas auf, das kann aber Geschmackssache sein. 

[ReisKanzlerTao]

vor 54 Minuten schrieb xFiSiRaZx:

Ist an sich keine schlechte Idee.

Du solltest nur zum Soll Konzept und zur Dokumentation mehr Zeit einplanen. 
Mindestens 2 Stunden sollten drinne sein beim Soll Konzept und min. 8 bei der Doku. 
Realistisch dauert das natürlich noch viel länger aber die IHK will bei uns min. 8 Stunden drin stehen haben.

Kannst ja Zeit beim Funktionstest streichen, denke so umfangreich wird das Ticketsystem nun doch nicht werden, dass man da 4 Stunden braucht. 

Pack den Punkt Dokumentation in die Abschlussphase rein.
Also kannst reinschreiben "Abschlussphase und Dokumentation".

 

Und falls du noch eine Doku für MA , Kunden, Chef oder sowas haben willst, kannst du die da reinschreiben unter Punkt Dokumentation.
Die Projektdoku gehört da meines Wissens nach nicht rein.

Erstmal vielen Dank für die Antwort und die Informationen.
Ich habe jetzt wie du gesagt hast "2 Stunden" bei 4.1 rausgenommen und diese bei 5.4 hinzugefügt.
Damit komme ich dann auf die 8 Stunden.
Dann habe ich noch bei 2.2.1 "1 Stunde" rausgenommen und diese in 2.1 hinzugefügt.

Punkt 5 habe ich umbenannt in Abschlussphase und Dokumentation (oder sollte ich das doch lieber nur Abschlussphase nennen, wenn ich doch was in Punkt 6 rein schreibe ?).
Unter Punkt 6 (Dokumentation) habe ich jetzt Unterpunkte hinzugefügt.
6.1 Entscheidungsmatrix
6.2 Projektdokumentation
6.3 Handbuch
Soll das hier bleiben oder lieber in die Anlagen ? Wenn nicht, was kommt dann in die Anlagen ?

@arlegermi

Zitat

Klingt inhaltlich schon gut so. Mir stößt der Konjunktiv etwas auf, das kann aber Geschmackssache sein .

Vielen Dank für dein Feedback. Kannst du mir genau sagen was du damit meinst. Was könnte ich deiner Meinung nach verbessern.
Beispiel bitte

[ReisKanzlerTao]

Sollte ich eigentlich erwähnen, dass ein ehemaliger Azubi im Haus, der schon vor 2-4 Jahren seine Lehre hier abgeschlossen hat, auch mal ein Ticket-System namens OTRS als Projekt hatte ?
Dieses ist aber für eine komplett andere Abteilung gewesen.

[arlegermi]

vor einer Stunde schrieb ReisKanzlerTao:

Kannst du mir genau sagen was du damit meinst. Was könnte ich deiner Meinung nach verbessern.

Ich finde dieses "meine Aufgabe wäre", "dann würde ich", ... einfach etwas merkwürdig.

vor 20 Stunden schrieb ReisKanzlerTao:

Weitere Anforderungen an das Help-Desk-System wären noch zum einen die Option

Wieso "wären" das nur die Anforderungen und "sind" es nicht?

vor 20 Stunden schrieb ReisKanzlerTao:

Meine Tätigkeit während des Projektes, wäre zum einen [...] und Vergleiche verschiedenster Systeme bedeuten würde.

Hier auch: Meine Aufgaben während des Projekts umfassen zum einen [X] und zum anderen [Y].

Wie gesagt: Wirkt auf mich einfach komisch. Ich würde das immer im Indikativ schreiben (und auch nicht aus der ersten Person, aber auch das ist Geschmackssache).

Bearbeitet 23. Januar 2019 von arlegermi

[ReisKanzlerTao]

Zitat

Wie gesagt: Wirkt auf mich einfach komisch. Ich würde das immer im Indikativ schreiben (und auch nicht aus der ersten Person, aber auch das ist Geschmackssache).

Ich bin gerade dabei alles in den Indikativ umzuschreiben. Aber wie sieht es mit den Erfahrugnswerten aus ? Achtet die IHK darauf ob alles aus der ersten Person geschrieben ist. Wie sieht es mit den anderen Azubis aus die das so gemacht haben ?
Was wäre allgemein besser geeignet für den Projektantrag ?

[arlegermi]

Ich glaube nicht, dass dein Antrag deswegen abgelehnt würde, wenn es das ist, worauf du hinaus willst. Es ging mir dabei rein um den Stil.

[Tearek]

ich habe komplett alles so geschrieben bspw "Die installation erfolgte durch den Auftragnehmer/Autor." sowas in der art.

[xFiSiRaZx]

Und ,dass das schon mal ein anderer Azubi vor dir gemacht hat kann denen eigentlich auch egal sein. Damit könntest du dir selbst ne Falle stellen. Also nicht zu viel Informationen Preis geben. 

Wenn die Prüfer dich (warum auch immer) in der mündlichen Präsentation fragen sollten ob dein Vorgänger auch so ein Thema hatte kannst du denen das gerne sagen aber ich würde das sonst weder in dem Antrag noch in der Doku erwähnen.

[ReisKanzlerTao]

Gibt es hier sonst noch irgendwelche Anregungen, Verbesserungsvorschläge bzw Ratschläge ?

[ReisKanzlerTao]

Ich bestätige, dass mein Projektantrag mit Auflage genehmigt worden ist.
Auflagegrund ist: Handbuch soll mit Projektdokumentation eingereicht werden.
Vllt. habe ich mir mit dem Punkt selber mehr Arbeit gemacht aber was solls ?.

1 Thema der Projektarbeit

Einführung eines Help-Desk-Systems für die Bearbeitung von Supportanfragen in der IT-Abteilung

2 Geplanter Bearbeitungszeitraum

Beginn: 01.03.2019
Ende: 06.05.2019

3 Projektbeschreibung

In meinem Projekt soll es sich um ein internes sowie externes Projekt handeln, welches später auch Produktiv von der IT-Abteilung eingesetzt werden soll. Die IT-Abteilung umfasst zurzeit 7 Mitarbeiter und das Unternehmen insgesamt knapp 50 Mitarbeiter.
Durch die vielen externen Kunden und den internen Mitarbeitern kommt es häufiger dazu, dass mehrere Mitarbeiter der IT-Abteilung auf eine Supportanfrage reagieren, ohne dass die anderen davon wissen. Dies führt schnell zu Unklarheiten und einem schlechten Work-Flow, was wiederum Zeit und Geld kostet. Durch das Einführen des Ticket-Systems soll dieses Problem behoben werden und andererseits für Transparenz sorgen, damit der Work-Flow gefördert wird.

Das neue Help-Desk-System wird auf einem Linux basierten Betriebssystem, ohne grafische Oberfläche installiert. Dies bedeutet wiederum dass das System, Linux basierte Betriebssysteme unterstützen muss. Weitere Anforderungen an das Help-Desk-System sind zum einen die Option das System selber zu hosten, die Ausführbarkeit in einem Webbrowser der Wahl, damit das Help-Desk-System auf jedem Betriebssystem (Windows, MacOS, Linux) funktioniert, dann die Möglichkeit das LDAP anzubinden um die Benutzerdaten der Mitarbeiter integrieren zu können und eine moderne und benutzerfreundliche Oberfläche sowie Verwaltung.
Hardwaretechnisch stehen mir ein Notebook und ein Server zur Verfügung. Meine Tätigkeit während des Projektes, ist zum einen die Auswahl des Ticket-Systems, welches Recherchearbeiten und Vergleiche verschiedenster Systeme bedeutet. Dann käme noch hinzu,
dass ich ein virtuellen Server sowie das Help-Desk-System installieren und konfigurieren muss. Im Anschluss käme noch die Test- und Einführungsphase mit Einschulungen der IT-Abteilung und das Erstellen eines Handbuches.

4 Projektumfeld

Meine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration mache ich in der IT-Abteilung der xxx GmbH. Als IT-Abteilung haben wir mit unserer eigenen EDV und der unserer Kunden knapp 400 Endgeräte im Einsatz sowie 35 Server. Wir kümmern uns um die Probleme jedes einzelnen Mitarbeiters beziehungsweise Kunden und halten alle EDV Geräte instand. Das Projekt an sich mache ich an meinem Arbeitsplatz in der IT-Abteilung.

5 Projektphasen mit Zeitplanung

1. Analysephase: 2 Stunden
1.1. Auftragsbesprechung mit allen Beteiligten: 1 Stunde
1.2. Feststellung des IST-Zustandes: 1 Stunde
2. Planungsphase: 5 Stunden
2.1. Erarbeitung des SOLL-Konzepts: 2 Stunden
2.2. Recherche und Auswahl der Help-Desk-Systemen: 2 Stunden
2.2.1. Vergleich und Gegenüberstellung der Help-Desk-Systemen: 1 Stunden
3. Durchführungsphase: 9 Stunden
3.1. Installation und Konfiguration der Virtuellen Maschine: 2 Stunden
3.2. Installation und Konfiguration des gewählten Help-Desk-Systems: 7 Stunden
4. Testphase: 4 Stunden
4.1. Funktionstest: 2 Stunden
4.2. Optimierung und Fehler Anpassung: 2 Stunden
5. Abschlussphase und Dokumentation: 15 Stunden
5.1. SOLL-IST Vergleich: 1 Stunde
5.2. Anfertigung des Handbuches: 3 Stunden
5.3. Einweisung der Mitarbeiter: 2 Stunden
5.4. Erstellung der Dokumentation: 8 Stunden
5.5. Übergabe des Projekts: 1 Stunde
Gesamt: 35 Stunden


6 Dokumentation zur Projektarbeit

Entscheidungsmatrix
Projektdokumentation
Handbuch

7 Anlagen
keine
 

Bearbeitet 28. Februar 2019 von ReisKanzlerTao