pantrag_fisi Projektantrag: Migration und Erweiterung einer revisionssicheren Archivierung von E-Mails und Dokumenten in einem Kleinunternehmen

[Joebacca]

Hallo Zusammen, ich würde mich gern über ein paar Vorschläge von euch freuen, ich würde das gern so einreichen.

Mir wurde das von meinem Betrieb so vorgeschlagen, bin Umschüler und möchte das beste draus machen.

 

Wenn ich was besser machen kann, dann sagt es klar und deutlich und bitte nicht durch die Blume.

Danke.

 

1. Thema der Projektarbeit

Migration und Erweiterung einer revisionssicheren Archivierung von E-Mails und Dokumenten in einem Kleinunternehmen

 

 

 

2. Geplanter Bearbeitungszeitraum

Unmittelbar nach Projektantraggenehmigung 30 Tage

 

 

 

3. Projektbeschreibung

Meine Aufgabe im Rahmen der Projektarbeit ist die Übernahme einer vorhandenen revisionssicheren Email Archivierung mit Inoxision Archive Mail  auf ein neuen Server und Installation und Konfiguration der Mail Inoxision Enterprise Suite Archivierung (Mail-connect, Stapelverarbeitung). Neben der revisionssicheren Archivierung der E-Mails soll zudem meine Dokumentenarchivierung mit Mail-Connect, Stapelverarbeitung, Workflowserver, Flex-Integrate realisiert werden.

 

 

- Ist Analyse

 

 

Aktuell ist bei der Firma abc eine hybride Server Umgebung auf der Basis von VMware vorhanden. Der Mailverkehr wird für Endkunden via Linux Server und für den internen Gebrauch mittels eines David Servers auf Windows Basis realisiert.
Derzeit wird mit Hilfe von „Inoxision Archive Mail“ eine reine revisionssichere Mail-Archivierung vorgenommen, welche jedoch um eine Dokumentenarchivierung erweitert werden soll. Eine Sicherung erfolgt täglich

 

 

 

 

- Soll Konzept/Projektziele

Ziel des Projektes ist die Migration einer zukunftsorientierten Email und Daten Archivierungslösung für die Firma abc. Es soll ein Software-System evaluiert, beschafft und implementiert werden, welches eine revisionssichere E-Mail und Daten Archivierung sicherstellen kann. Die betriebsinternen E-Mail- und Dokumentenarchivierung muss allen rechtlichen Anforderungen einer revisionssicheren Archivierung entsprechen. Ein Mehraufwand für die Benutzer ist möglichst durch Automatisierung zu vermeiden.
Für den Anwender soll es möglich sein, die archivierten Mails und Dokumente schnell und einfach über ein Schlagwort und Volltextsuche zu finden. Das bisherige Mailarchiv muss eingebunden sein.

Aufgrund einer Partnerschaft mit der Firma Inoxision GmbH soll die Archivierungslösung mit der Software Inoxision Enterprise Suite realisiert werden.


Meine Aufgaben in diesem Projekt sind:

- Installation der Systemgrundlage für die Archivsoftware sowie Bereitstellung des Speicherplatzes

- Installation, Einrichtung der Archivlösung

- Migration der Altdaten in das neue Archiv, sowie Anbindung an den Mail-Server

- Erweiterung des Archivs um die Dokumentenarchivierung inklusive automatischer Verschlagwortung und Stapelverarbeitung.

- Anfertigung der Projektdokumentation

- Übergabe des Projekts an den Projektleiter

  

 

 

 

 

 

 

4. Projektumfeld

Das Projekt wird in der Firma abc durchgeführt.

Die Umsetzung des Projekts findet in den Räumen der Firma abc statt. Als Schnittstellen und Ansprechpartner stehen mir die Administratoren der Abteilung Herr SM und Herr FP zur Seite. Herr SM und Herr FP sind für allgemeine technische Fragen zum Projekt zuständig. Herr SM ist außerdem der Projektleiter und wird das Projekt auch zur gegebenen Zeit abnehmen.

 

 

 

 

5. Projektphasen mit Zeitplanung

1. Projektdefinition (3,0h)

1.1 Projektumfeld (0,5h)

1.2 Erstellen einer Ist-Analyse (1,0h)

1.3 Erstellen eines Soll-Konzepts/Projektziele (1,5h)

 

 

2. Ressourcen- und Ablaufplanung (2,5h)

 

2.1 Ressourcenplanung (1,5h)

2.1.1 Personal (0,5h)

2.1.1 Sachmittel (0,5h)

2.1.2 Hardwareressourcen (0,5h)

2.2 Ablaufplanung (1h)

2.2.1 Zeitplan (0,5h)

2.2.2 Meilensteine (0,5h)

 

 

3. Durchführungsphase (19,5h)

3.1 Beschaffung der geeigneten Produkte (0,5h)

3.2 Betrachtung der wirtschaftlichen Aspekte (1h)

3.3 Ermittlung der Voraussetzung für die Software (0,5h)

3.4 Installation und Konfiguration des Servers (1,5h)

3.4 Installation und Konfiguration der Systeme für die revisionssichere E-Mail und Dokumenten Archivierung (4,0h)

3.5 Migration der Altdaten auf das neue System(1h)

3.5 Konfiguration der neuen Systeme (4,5h)

3.6 Betrachtung der Sicherheitsaspekte (1,0h)

3.7 Sicherstellen der Funktionalität von Archivierung und Dokumentensicherung ggf. Fehlerbehebung (1,5h)

 

 

5. Projektabschluss (9h)

5.1 Soll/Ist Vergleich (1h)

5.2 Projektübergabe/-abnahme (1h)

5.3 Projektdokumentation (7h)

 

 

 

 

6. Puffer (2h)

Gesamtdauer: 35h

 

7. Dokumentation zur Projektarbeit

Die Dokumentation des Projekts wird nach Vorgaben der IHK Schwaben, aus dem Dokument „Handreichung zur Abschlussprüfung in den IT-Berufen“ im Word-Format erstellt.

 

8. Anlagen

Keine

 

 

9. Präsentationsmittel

Laptop, Beamer

 

 

10. Hinweis

Ich bestätige, dass der Projektantrag dem Ausbildungsbetrieb vorgelegt und vom Ausbildenden genehmigt wurde. Der Projektantrag enthält keine Betriebsgeheimnisse. Soweit diese für die Antragstellung notwendig sind, wurden nach Rücksprache mit dem Ausbildenden die entsprechenden Stellen unkenntlich gemacht.

Mit dem Absenden des Projektantrages bestätige ich weiterhin, dass der Antrag eigenständig von mir angefertigt wurde. Ferner sichere ich zu, dass im Projektantrag personenbezogene Daten (d. h. Daten über die eine Person identifizierbar oder bestimmbar ist) nur verwendet werden, wenn die betroffene Person hierin eingewilligt hat.

Bei meiner ersten Anmeldung im Online-Portal wurde ich darauf hingewiesen, dass meine Arbeit bei Täuschungshandlungen bzw. Ordnungsverstößen mit „null“ Punkten bewertet werden kann. Ich bin weiter darüber aufgeklärt worden, dass dies auch dann gilt, wenn festgestellt wird, dass meine Arbeit im Ganzen oder zu Teilen mit der eines anderen Prüfungsteilnehmers übereinstimmt. Es ist mir bewusst, dass Kontrollen durchgeführt werden.

[arlegermi]

Bitte einmal die Firma anonymisieren.

Oh, und selbstverständlich auch alle Personen!

Bearbeitet 11. Februar 2019 von arlegermi

[OkiDoki]

vor 5 Minuten schrieb arlegermi:

Bitte einmal die Firma anonymisieren

Und alle Personen

 

Mir ist in dem Projekt viel zu viel vorgegeben.

[mapr]

Da ist zu viel vorgegeben.
Du sollst im Projekt verschiedene Lösungen evaluieren und die für dich Beste auswählen und implementieren.

Anonymisierung siehe Vorredner.

Das Ganze ist für den FISI, richtig?

[Joebacca]

Ja ist für den FISI und ich kann den Beitrag nicht mehr Editieren. Kann ein Mod mir bitte das anonymisieren danke.

Bearbeitet 11. Februar 2019 von Joebacca

[mapr]

vor 11 Minuten schrieb Joebacca:

Kann ein Mod mir bitte das anonymisieren danke.

erledigt. Hoffe, ich habe alles

[Joebacca]

Vieln dank. Ich soll im Projekt verschiedene Lösungen evaluieren und die für mich Beste auswählen und implementieren.

Der Betrieb hat mir das inoxision vorgeschrieben das ich das benutzen soll, man könnte ja das mit Mailstore machen oder mit Office 365.

Aber da sie ja auch den Tob... verwenden. Hat jemand vielleicht ne Idee wie ich das umsetzen kann.

[mapr]

Dann evaluierst du verschiedne Lösungen und kommst halt dann "zufällig" auf inoxision.
Denke, ihr verwendet kein Office 365?

[Joebacca]

Ne wir verwenden kein Office 365 wir verwenden Tobit für die Mails.

 

[mapr]

Ok, jetzt hab ich's verstanden 
Ansonsten, wie oben geschrieben.

[Joebacca]

1. Thema der Projektarbeit

Migration und Erweiterung einer revisionssicheren Archivierung von E-Mails und Dokumenten in einem Kleinunternehmen

 

 

2. Geplanter Bearbeitungszeitraum

Unmittelbar nach Projektantraggenehmigung 30 Tage

 

 

3. Projektbeschreibung

Meine Aufgabe im Rahmen der Projektarbeit ist die Evaluierung und Erweiterung einer revisionssicheren Email Archivierung mit einem Drittanbietertool auf einen neuen Server, sowie

Installation und Konfiguration der Mail und Dokumenten Archivierung. Neben der revisionssicheren Archivierung der E-Mails soll zudem eine Dokumentenarchivierung realisiert werden.

 

- Ist Analyse

Aktuell ist bei der Firma xxx eine hybride Server Umgebung auf der Basis von VMware vorhanden. Der Mailverkehr wird für Endkunden via Linux Server und für den internen Gebrauch mittels eines David Servers auf Windows Basis realisiert.
Derzeit wird mit Hilfe von „Inoxision Archive Mail“ eine reine revisionssichere Mail-Archivierung vorgenommen, welche jedoch um eine Dokumentenarchivierung erweitert werden soll. Eine Sicherung erfolgt täglich

 

- Soll Konzept/Projektziele

Ziel des Projektes ist die Migration einer zukunftsorientierten Email und Daten Archivierungslösung für die Firma xxx. Es soll ein Software-System evaluiert, beschafft und implementiert werden, welches eine revisionssichere E-Mail und Daten Archivierung sicherstellen kann. Die betriebsinternen E-Mail- und Dokumentenarchivierung muss allen rechtlichen Anforderungen einer revisionssicheren Archivierung entsprechen. Ein Mehraufwand für die Benutzer ist möglichst durch Automatisierung zu vermeiden. Für den Anwender soll es möglich sein, die archivierten Mails und Dokumente schnell und einfach über ein Schlagwort und Volltextsuche zu finden. Das bisherige Mailarchiv muss eingebunden sein.

In diesem Zusammenhang stehen mehrere mögliche Archivierungslösungen zur Auswahl.

 

- Mailstore Server von Mailstore

- REDDOXX Maildepot von Reddoxx

- Inoxision Enterprise Suite von Inoxision


Meine Aufgaben in diesem Projekt sind:

- Installation der Systemgrundlage für die Archivsoftware sowie Bereitstellung des Speicherplatzes

- Installation, Einrichtung der Archivlösung

- Migration der Altdaten in das neue Archiv, sowie Anbindung an den Mail-Server

- Erweiterung des Archivs um die Dokumentenarchivierung inklusive automatischer Verschlagwortung und Stapelverarbeitung.

- Anfertigung der Projektdokumentation

- Übergabe des Projekts an den Projektleiter

 

 

4. Projektumfeld

Das Projekt wird in der Firma xxx durchgeführt.

Die Umsetzung des Projekts findet in den Räumen der Firma xxx statt. Als Schnittstellen und Ansprechpartner stehen mir die Administratoren der Abteilung Herr SM und Herr FP zur Seite. Herr SM und Herr FP sind für allgemeine technische Fragen zum Projekt zuständig. Herr SM ist außerdem der Projektleiter und wird das Projekt auch zur gegebenen Zeit abnehmen.

Die Firma xxx wünscht, dass diese Software, wenn möglich, aus dem gleichen Hause wie die Software der revisionssichereren Email Archivierung kommt und somit eine homogene Systemlandschaft geschaffen werden kann.

 

 

5. Projektphasen mit Zeitplanung

1. Projektdefinition (3,0h)

1.1 Projektumfeld (0,5h)

1.2 Erstellen einer Ist-Analyse (1,0h)

1.3 Erstellen eines Soll-Konzepts/Projektziele (1,5h)

 

2. Ressourcen- und Ablaufplanung (2,5h)

2.1 Ressourcenplanung (1,5h)

2.1.1 Personal (0,5h)

2.1.1 Sachmittel (0,5h)

2.1.2 Hardwareressourcen (0,5h)

2.2 Ablaufplanung (1h)

2.2.1 Zeitplan (0,5h)

2.2.2 Meilensteine (0,5h)

 

3. Durchführungsphase (18,5h)

3.1 Evaluierung und Beschaffung der geeigneten Software (1h)

3.2 Betrachtung der wirtschaftlichen Aspekte (1h)

3.3 Ermittlung der Voraussetzung für die Software (0,5h)

3.4 Installation und Konfiguration des Servers (1,5h)

3.4 Installation und Konfiguration der Systeme für die revisionssichere E-Mail und Dokumenten Archivierung sowie Migration der Altdaten auf das neue System (4,5h)

3.5 Konfiguration der neuen Systeme (8h)

3.6 Betrachtung der Sicherheitsaspekte (1,0h)

3.7 Sicherstellen der Funktionalität von Archivierung und Dokumentensicherung ggf. Fehlerbehebung (1,0h)

 

5. Projektabschluss (9h)

5.1 Soll/Ist Vergleich (1h)

5.2 Projektübergabe/-abnahme (1h)

5.3 Projektdokumentation (7h)

 

6. Puffer (2h)

Gesamtdauer: 35h

7. Dokumentation zur Projektarbeit

Die Dokumentation des Projekts wird nach Vorgaben der IHK xxx, xxx 1+3, xxx aus dem Dokument „Handreichung zur Abschlussprüfung in den IT-Berufen“ im Word-Format erstellt.

 

8. Anlagen

Keine

 

9. Präsentationsmittel

Laptop, Beamer

 

10. Hinweis

Ich bestätige, dass der Projektantrag dem Ausbildungsbetrieb vorgelegt und vom Ausbildenden genehmigt wurde. Der Projektantrag enthält keine Betriebsgeheimnisse. Soweit diese für die Antragstellung notwendig sind, wurden nach Rücksprache mit dem Ausbildenden die entsprechenden Stellen unkenntlich gemacht.

Mit dem Absenden des Projektantrages bestätige ich weiterhin, dass der Antrag eigenständig von mir angefertigt wurde. Ferner sichere ich zu, dass im Projektantrag personenbezogene Daten (d. h. Daten über die eine Person identifizierbar oder bestimmbar ist) nur verwendet werden, wenn die betroffene Person hierin eingewilligt hat.

Bei meiner ersten Anmeldung im Online-Portal wurde ich darauf hingewiesen, dass meine Arbeit bei Täuschungshandlungen bzw. Ordnungsverstößen mit „null“ Punkten bewertet werden kann. Ich bin weiter darüber aufgeklärt worden, dass dies auch dann gilt, wenn festgestellt wird, dass meine Arbeit im Ganzen oder zu Teilen mit der eines anderen Prüfungsteilnehmers übereinstimmt. Es ist mir bewusst, dass Kontrollen durchgeführt werden.

[OkiDoki]

Von der Beschreibung her klingt ist mMn besser und auch machbar, nur spiegelt sich das ganze noch nicht richtig in der Zeitplanung wieder. 1 Stunde zur Evaluierung und Beschaffung finde ich recht kurz geraten.

[Joebacca]

Ja das stimmt 1,5 würd ich sagen wäre angemessen. Danke