pantrag_itsk Projektantrag: Digitalisierung und umstrukturierung von Unternehmensabläufen im Bereich Kundendienst eines Mittelständigen Betriebes

[bastiank2]

Hallo zusammen,

Ich habe soeben mein Projektantrag fertiggestellt und würde mich über euer Feedback freuen.

Der Antrag befindet sich paralel noch in einer Internen prüfung seitens meiner Kollegen, änderungen sind somit möglich.

Vielleicht habt ihr noch ein paar Tips was verbessert werden kann

1     Thema der Projektarbeit

 

Digitalisierung und Umstrukturierung von Unternehmensabläufen im Bereich Kundendienst eines mittelständischen Betriebes

2     Geplanter Bearbeitungszeitraum

 

Beginn:                20.03.2020

Ende:                    20.04.2020

3     Projektbeschreibung

Obwohl das Thema Digitalisierung mittlerweile in nahezu allen unseren Lebens- und Arbeitsbereichen einen immer höheren Stellenwert einnimmt, ist sie vor allem in der Handwerksbranche noch nicht vollends präsent. Standardmäßig werden für die alltägliche Arbeit in der Verwaltung MS Office Produkte, Nadeldrucker und Durchschlagpapier genutzt – auf der Baustelle ist unübersichtlicher Papierkram keine Seltenheit. Dabei sind es gerade die kleinen und mittelständischen Unternehmen, die von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können, denn sie trägt entscheidend zur Erleichterung und Beschleunigung von internen und externen Unternehmensprozessen bei.

Als Partner des Software Herstellers abc macht es sich die H GmbH aus Stadt zum Anspruch, Handwerksbetrieben ein digitales Werkzeug für eine zukunftsorientierte, mobile und maximal effiziente Lösung zu bieten. Speziell mit der pds Service App sollen lose, schlecht lesbare Auftragsblätter, Skizzen und Stundenzettel bald der Vergangenheit angehören, denn die digitalen Dokumente können direkt vom Auftragsort aus in das Büro übermittelt werden. Durch die Erfassung von Stunden und durchgeführten Arbeiten über die mobile App erfolgt automatisch eine Entlastung der gesamten Kundendienstabteilung

Im Rahmen dieses Projektes, ist es meine Aufgabe das pds Softwaremodul „Service“ und die mobile „Service“ App im Unternehmen einzuführen.

Das Projekt umfasst mehrere Phasen, die für den reibungslosen Ablauf existenziell sind.

Ist-Analyse

 Im ersten Schritt wird ein sogenanntes Analysegespräch mit dem Kunden durchgeführt, hier werden alle notwendigen Informationen über den momentanen Arbeitsablauf des Unternehmens gesammelt, da zu zählen: Planung der Serviceeinsetze, Gestaltung des Layouts, momentaner Arbeitsablauf der Kundendienstabteilung und der Monteure auf der Baustelle. Dass Analysegespräch dient auch den Kunden, um klar definierte Wünsche festzulegen. Im gleichen Zuge werden die Technischen Voraussetzungen geprüft und gegeben falls optimiert. Die Arbeitsabläufe werden mit dem Kunden analysiert, abgewandelt und optimiert.

Soll-Konzept

Ziel des Projektes ist es die Internen und Externen Prozessabläufe im Bereich Kundendienst zu Digitalisieren und zu optimieren. Aufgrund des vorangegangenen Analysegesprächs folgt eine Konzeptionierung der Berechtigungen für die Monteure und Kundendienstmitarbeiter, um ungewollte Eingriffe in die Geschäftsabläufe zu vermeiden, daraufhin folgt die Einrichtung des Softwaremoduls „Service“ in der bereits bestehenden Software, die Einrichtung wird auf den Kunden zugeschnitten.

Ein weiterer wichtiger Meilenstein ist die Schulung der Mitarbeiter auf die individuellen und neuen Prozesse des Unternehmens, hierbei wird der Umgang mit dem neuen Softwaremodul sowie der Umgang mit der mobilen App geschult, nach den Schulungen begibt sich das Unternehmen in den „Echtbetrieb“ dieser wird durch mich Unterstützt um Unklarheiten zu klären und Ablaufprozesse weiter zu Optimieren.

Abschließend wird zusammen mit dem Auftraggeber eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt, hierbei wird sich vor allem auf die Einsparung von Arbeitszeit und auf die Steigerung der Produktivität gestützt.

 

4     Projektumfeld

 

Das Projekt wird in den Räumlichkeiten des Kunden bearbeitet, weitere Tätigkeiten werden via Remote-Zugriff vom eigenen Arbeitsplatz aus erstellt.

Bei dem Kunden handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Heizung und Sanitär. Das Herzstück des Unternehmens ist die Kundendienstabteilung und die dazugehörigen Kundendienstmonteure.

Die Kundendienstabteilung des Kunden beschäftigt momentan 3 Interne Sachbearbeiter, diese sind zuständig für die Planung der Serviceeinsätze, sowie 15 Monteure, die für Wartungen und Notfälle im Einsatz sind.

5     Projektphasen mit Zeitplanung

 

- Projektvorbereitung      10h

 

·                    Analysegespräch Ist-Aufnahme 5h

·                    Prüfung der Technischen Voraussetzung 2h

·                        Terminierung intern und extern 1h

·                        Einrichtung und Vorbereitung der Mobilen Endgeräte 2h

- Projektdurchführung 19h

 

·                        Erstellen eines Berechtigungskonzepts für die Mobilen Endgeräte und Software 4h

·         Kundenspezifische Einrichtung in der vorhandenen pds Software 2h

·         Schulung der Anwender 7h

·         Unterstützung im laufendem Betrieb 3h

·         Erstellen von einem Mobilen Service Beleg (Layout) 1h

·         Verfassung einer Anwenderdokumentation/Anleitung 2h

Projektabschluss: 6h

·                   Dokumentation 5h

·                Abschließende Kosten-Nutzen-Analyse 1h

6     Dokumentation zur Projektarbeit

 

1.       Einleitung

2.       Analyse des Istzustandes

3.       Zeit und Ablaufplanung

4.       Entwicklung des Sollzustandes

5.       Projektrealisierung

6.       Fazit und Ergebnis

 

 

7     Anlagen

 

Angebote

Planungsunterlagen

8     Präsentationsmittel

 

Beamer

Laptop

Tablet

 

 

[charmanta]

vor 8 Minuten schrieb bastiank2:

m Rahmen dieses Projektes, ist es meine Aufgabe das pds Softwaremodul „Service“ und die mobile „Service“ App im Unternehmen einzuführen.

In Deiner Projektbeschreibung finde ich überhaupt keinen kaufmännischen Ansatz ????

 

vor 8 Minuten schrieb bastiank2:

Abschließend wird zusammen mit dem Auftraggeber eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt, hierbei wird sich vor allem auf die Einsparung von Arbeitszeit und auf die Steigerung der Produktivität gestützt.

das hier sollte der Hauptteil Deiner Arbeit sein. Die Umsetzung ist dabei nicht einmal erforderlich. Bitte umformulieren und Fokus auf die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung legen

[bastiank2]

@charmanta Hallo danke für dein Feedback, ich habe mal ein paar änderungen an dem Antrag vorgenommen

zum einen die Projektbeschreibung:

1     Projektbeschreibung

Obwohl das Thema Digitalisierung mittlerweile in nahezu allen unseren Lebens- und Arbeitsbereichen einen immer höheren Stellenwert einnimmt, ist sie vor allem in der Handwerksbranche noch nicht vollends präsent. Standardmäßig werden für die alltägliche Arbeit in der Verwaltung MS Office Produkte, Nadeldrucker und Durchschlagpapier genutzt – auf der Baustelle ist unübersichtlicher Papierkram keine Seltenheit. Dabei sind es gerade die kleinen und mittelständischen Unternehmen, die von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können.

Als Partner des Software Herstellers pds macht es sich die Hahn GmbH aus Schwaig b. Nürnberg zum Anspruch, Handwerksbetrieben ein digitales Werkzeug für eine zukunftsorientierte, mobile und maximal effiziente Lösung zu bieten.

Der Auftraggeber ist in der Heizung und Sanitär Branche tätig und beschäftigt 20 Mitarbeiter. Davon 5 Interne Sacharbeiter, die für die Planung der Serviceeinsätze und der Wartungsverträge zuständig sind. Der Großteil der Beschäftigten sind Kundendienstmonteure, die für die Ausführung von Wartungen und Notfallaufträge zuständig sind.

Die Hauptanforderung des Kunden ist es, von einer händischen Erfassung mit einem Block, bestehend aus Durchschlagspapier, auf eine einfache und Digitale Lösung umzusteigen. Hierdurch sollen verlorene Zettel, unlesbare Schrift und die Unterbrechung der Prozesskette der Vergangenheit angehören

Momentan verbringen die internen Mitarbeiter bis zu 6 Stunden am Tag mit der Erfassung von händisch geschriebenen Servicebelegen, durch die nun angestrebte Erfassung der Servicebelege direkt vom Monteur vor Ort, soll sich die Interne Erfassung nur noch auch eine Nachkontrolle der bereits erfassten daten beschränken. Dies wird die benötigte Zeit für die Erfassung nur auf wenige Stunden reduzieren. Zudem wird ein Zusammenhang vom Angebot über den Servicebeleg bis hin zur Rechnung garantiert was eine späteren internen IST-SOLL Vergleich vereinfacht.

Neben der Schnelleren Verarbeitung soll auch die Rechtssicherheit gegeben sein. Dies garantiert der Hersteller durch Datenitegrität

Meine Aufgabe besteht darin die Umsetzung für die Digitalisierung und umstrukturierung der Kundendienstabteilung zu planen und durch die Integration der Software und Apps das Projekt zum Abschluss zu bringen 

und zum anderen die Projektphasen/Zeitplanung

1     Projektphasen mit Zeitplanung

 

Projektvorbereitung      11h

 

·                   Analysegespräch Ist-Aufnahme 5h

o   Anhand einer Checkliste wird der momentane Stand und ein Überblick über die zukünftige Einrichtung beim Kunden hinterfragt

·                      Angebotserstellung 1h

o   Dem Kunden wird ein Angebot erstellt, dieses orientiert sich an der Checkliste des Analysegesprächs. Erst nach Annahme des Angebotes wird das Projekt gestartet

·                 Vorgangsplanung 2h

·                  Entwicklung eines Soll-Konzepts 1h

·                    Einrichtung und Vorbereitung der Mobilen Endgeräte 2h

Projektdurchführung 16h

 

·                          Erstellen eines Berechtigungskonzepts für die Mobilen Endgeräte und Software 3h

·         Kundenspezifische Einrichtung in der vorhandenen pds Software 2h

·         Schulung der Anwender 7h

·         Unterstützung im laufendem Betrieb 3h

·         Verfassung einer Anwenderdokumentation/Anleitung 1h

Projektabschluss: 8h

·                    Dokumentation 5h

·                   Kosten-Nutzen-Analyse 1h

·                   Abschließender SOLL-IST vergleich 1h

·                 Abnahme durch die Geschäftsführung 1h

Bearbeitet 25. Februar 2020 von bastiank2

[charmanta]

Du bist Kaufmann. Eine einzige Stunde kfm Betrachtung ist zu wenig 🤔

[bastiank2]

@charmanta Hallo, Für den Kfm noch die Angebotseinholung und der Angebotsvergleich für die Mobilen Endgeräte einfallen dieser erstreckt sich auf ca. 2 bis 3 Stunden.

Das würde heißen:

Kosten-Nutzen Analyse 1h

+ Angebotserstellung 1h

+ Angebotseinholung und Vergleich 2/3 h

somit würde ich auf 4-5 Stunden kommen.

Ich dachte ich komme mit dem kfm Part ganz gut weg da es sich um eine Kaufmännische Software handelt, da habe ich wohl falsch gedacht

[charmanta]

vor 48 Minuten schrieb bastiank2:

ch dachte ich komme mit dem kfm Part ganz gut weg da es sich um eine Kaufmännische Software handelt, da habe ich wohl falsch gedacht

Jo. Wenn ich ne Arztsoftware installiere bin ich nicht gleich Arzt

vor 48 Minuten schrieb bastiank2:

Kosten-Nutzen Analyse 1h

+ Angebotserstellung 1h

+ Angebotseinholung und Vergleich 2/3 h

Ich bleib dabei .... das sollte den Hauptteil abbilden. Kürz Schulung und Unterstützung im laufenden Betrieb und gib mir zwei, drei Stunden mehr für die Kosten/Nutzen Analyse

[bastiank2]

vor 11 Minuten schrieb charmanta:

Ich bleib dabei .... das sollte den Hauptteil abbilden. Kürz Schulung und Unterstützung im laufenden Betrieb und gib mir zwei, drei Stunden mehr für die Kosten/Nutzen Analyse

Das wäre machbar, die Kosten/Nutzen Analyse kann man ja gut in ein Digitalisierungsthema einbringen

Das wäre jetzt mein zeitlicher ansatz:

Projektvorbereitung      13h

·                     Analysegespräch Ist-Aufnahme 5h

o   Anhand einer Checkliste wird der momentane Stand und ein Überblick über die zukünftige Einrichtung beim Kunden hinterfragt

·                Angebotseinholung für die Mobilen Endgeräte 1h

·                Angebotsvergleich der eingeholten Angebote 3h

·                  Angebotserstellung 1h

o   Dem Kunden wird ein Angebot erstellt, dieses orientiert sich an der Checkliste des Analysegesprächs. Erst nach Annahme des Angebotes wird das Projekt gestartet

·                 Vorgangsplanung 2h

·             Entwicklung eines Soll-Konzepts 1h

Projektdurchführung 13h

·                         Erstellen eines Berechtigungskonzepts für die Mobilen Endgeräte und Software 2h

·                            Einrichtung und Vorbereitung der Mobilen Endgeräte 1h

    Kundenspezifische Einrichtung in der vorhandenen pds Software 2h

         Schulung der Anwender 5h

         Unterstützung im laufendem Betrieb 2h

         Verfassung einer Anwenderdokumentation/Anleitung 1h

Projektabschluss: 9h

·                    Dokumentation 5h

·                     Kosten-Nutzen-Analyse 3h

·                  Abschließender SOLL-IST vergleich 1h

 

[charmanta]

Gehört die Kosten/Nutzenanalyse ( die mir nun gefällt ) denn wirklich in den Abschluß oder vielleicht woanders hin ?? 😎

[bastiank2]

vor 2 Minuten schrieb charmanta:

Gehört die Kosten/Nutzenanalyse ( die mir nun gefällt ) denn wirklich in den Abschluß oder vielleicht woanders hin ?? 😎

Die Pack ich noch in die Vorbereitung da macht sie möglicherweise mehr sin

[charmanta]

Möglicherweise ....

[bastiank2]

Würde der Antrag mit dieser Zeitlichen planung Ihrer/deiner meinung nach durchgehen?

[charmanta]

Jo. Sorry, sonst hätte ich was gesagt