pantrag_itsk Projektantrag: Untersuchung von Prozessoptimierungsmöglichkeiten der Sperrungsmeldung von Artikeln der XXXX GmbH

[Bruv100]

Hallo zusammen, 

erstmal Entschuldigung für 2 Threads, habe voreilig gepostet ohne die Regeln zu lesen. Ich weiß leider nicht wie ich das 1. lösche, wenn mir jemand sagen könnte wie, wäre das super.

Zum Problem:

Mein erster Projektantrag wurde abgelehnt, nun habe ich 1 Woche für einen neuen Projektantrag.
Bedenken meinerseits ist, dass der Prozess vilt. 20 mal im Jahr benutzt wird.
Ich wollte einmal gern euer Feedback haben zu meinem Antrag, wäre der Umfang ausreichend?

Vielen Dank!

1. Projektantrag
Untersuchung von Prozessoptimierungsmöglichkeiten der Sperrungsmeldung von Artikeln der XXXX GmbH.

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung
Anhand verschiedener Auswahlkriterien wird untersucht, welche Prozessoptimierungsmöglichkeiten vorhanden sind und welches System den aktuellen Prozess ‚Sperrmeldung‘ ablöst.

1.2 Ist-Analyse
Die XXXX GmbH benutzt für Krisenfälle, wie Produktsperrungen und Warnungen eine Sperrmeldung um Informationen vom Qualitätsmanagement, aus der Hauptverwaltung, an die Verkaufsorganisation zu vermitteln. Derzeit werden verschiedene Wege benutzt, um die Sperrmeldung zu kommunizieren.
1. Emails werden über einen Gruppenverteiler an die Filialen verschickt
2. Es wird eine Veröffentlichung im Firmen Intranet erstellt
3. Eine Meldung wird an die Kassen der XXXX Filialen verschickt.
Um Meldungen auf die Kassen zu verschicken muss das Qualitätsmanagement eine Warnmeldung verfassen und diese an die IT-Abteilung schicken, diese muss die Meldung in ein Skript eingeben und dieses starten. Die Meldungen werden anschließend an die Kassen verschickt. Eine Verteilung der Meldung dauert in der Regel 2 Stunden.

2. Zielsetzung entwickeln/Soll-Konzept

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?
Ziel dieses Projektes ist es den Prozess der Sperrmeldung zu optimieren und anhand von Kosten und Nutzen ein geeignetes Ablösesystem zu ermitteln.

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?
Die aktuellen Prozesse des Systems muss dokumentiert werden, anhand einer Prozessanalyse wird überprüft an welchen Stellen dieser verbessert werden kann. Für die Sperrmeldung werden ausgewählte alternative Systeme gegenübergestellt. Anhand von Kosten und Nutzen werden die Systeme bewertet und gegenübergestellt.

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?
In diesem Projekt wird nicht auf die Veröffentlichung im Intranet eingegangen.

3. Projektstrukturplan entwickeln

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich
Es werden Interviews mit den Beteiligten Abteilungen geführt, um Inhaltspunkte auszumachen, die verbessert werden können.
Eine Schwachstellenanalyse wird angefertigt.
Neue Anforderungen an das System müssen bewertet werden.
Mit Hilfe der gewonnen Informationen muss der Prozess analysiert und optimiert werden.
Es ist notwendig eine Kosten-Nutzen-Analyse und eine Nutzwertanalyse zu erstellen, um alternative Systeme zu bewerten.

3.2 Hauptaufgaben auflisten

1. Ermittlung und Darstellung der IST-Situation

2. Interviews

3. Schwachstellenanalyse

4. Definieren des Soll-Zustand

5. Optimierung des Prozesses und Erarbeitung der Ablösungsmöglichkeiten

6. Erarbeiten von Kosten und Nutzen

7. Gegenüberstellung der Ablösungssysteme, sowie Fazit und Empfehlung

3.3 Teilaufgaben auflisten

1. Ermittlung und Darstellung der IST-Situation

2. Interviews

3. Schwachstellenanalyse

4. Definieren des Soll-Zustand

5. Optimierung des Prozesses und Erarbeitung der Ablösungsmöglichkeiten

   5.1 Beschreibung der Optimierung
   5.2 Vorschläge der Systemablösungen

6. Erarbeiten von Kosten und Nutzen

   6.1 Kosten-Nutzen-Analyse
   6.2 Nutzwertanalyse

7. Gegenüberstellung der Ablösungssysteme, sowie Fazit und Empfehlung

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden

 

1. Ermittlung und Darstellung der IST-Situation 2

2. Interviews 1,5

3. Schwachstellenanalyse 4

4. Definieren des Soll-Zustand 3

5. Optimierung des Prozesses und Erarbeitung der Ablösungsmöglichkeiten 12
   5.1 Beschreibung der Optimierung 4
   5.2 Vorschläge der Systemablösungen 8

6. Erarbeiten von Kosten und Nutzen 3
   6.1 Kosten-Nutzen-Analyse 1,5
   6.2 Nutzwertanalyse 1,5

7. Gegenüberstellung der Ablösungssysteme, sowie Fazit 2,5

8. Erstellen der Dokumentation 7

Summe = 35h

[mapr]

Deinen ersten Thread habe ich entfernt.

Jetzt zurück zu deinem Antrag:

39 Stunden?
Wäre mir neu, wenn das so wäre.
Du hast auch nur 35 Stunden Zeit, also irgendwo musst du vier Stunden sparen.

 

[Bruv100]

Stimmt werde ich anpassen, danke.

[charmanta]

Thema ist ok, aber der kaufmännische Part muss höher sein. Bring den mal auf 4+ Stunden, dann ist es ok

[Bruv100]

Vielen Dank für das Feedback. :) 

[Bruv100]

Das wäre jetzt mein Antrag den ich einreichen würde.
@charmanta  würde mich sehr freuen wenn Sie noch einmal, als Experte, Feedback geben könnten ob Sie das genehmigen würden.

Antrag:

1. Projektantrag 
Untersuchung von Prozessoptimierungsmöglichkeiten der Sperrmeldung von Artikeln der XXXX GmbH. 

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung 
Der aktuelle Sperrmeldungsprozess bietet unter anderem durch seine Langwierigkeit viele Optimierungsmöglichkeiten. Mit Hilfe von Interviews der prozessbeteiligten Personen und Analyse des Prozesses, sowie Kostenfaktoren, wird untersucht welches System den aktuellen Prozess ‚Sperrmeldung‘ ablösen kann.  

1.2 Ist-Analyse 
Die XXXX GmbH benutzt für Krisenfälle, wie Produktsperrungen und Warnungen eine Sperrmeldung um Informationen vom Qualitätsmanagement, aus der Hauptverwaltung, an die Verkaufsorganisation zu vermitteln. Derzeit werden verschiedene Wege benutzt, um die Sperrmeldung zu kommunizieren. 
1. E-Mails werden über einen Gruppenverteiler an die Filialen verschickt. 
2. Es wird eine Veröffentlichung im Firmen Intranet erstellt. 
3. Eine Meldung wird an die Kassen der XXXX Filialen verschickt. 
Gerade die Kassenmeldung hat einen langen Prozessvorgang. Um Meldungen auf die Kassen zu verschicken, muss das Qualitätsmanagement eine Warnmeldung verfassen und diese an die IT-Abteilung weiterleiten. Die IT-Abteilung muss die Nachricht anschließend in ein Textdokument speichern und ein Skript starten. Das Skript greift auf das Dokument zu und verteilt die Meldung an die Kassen. Nach Ausführung des Skriptes dauert eine Verteilung, in der Regel, zwei Stunden. Bei akuten Sperrungen wird dies zu einem Problem, unteranderem auch da ein langer abteilungsübergreifender Kommunikationsweg mit wenig befugten Personen besteht. 

2. Zielsetzung entwickeln/Soll-Konzept 

2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein? 
Ziel dieses Projektes ist es den Prozess der Sperrmeldung zu optimieren und anhand von Kosten und Nutzen ein geeignetes Ablösesystem zu ermitteln. 

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein? 
Die aktuellen Prozesse des Systems müssen dokumentiert werden, anhand einer Prozessanalyse wird überprüft, an welchen Stellen dieser verbessert werden kann. Für die Sperrmeldung werden ausgewählte alternative Systeme gegenübergestellt. Mit Hilfe von Kosten und Nutzen werden die Systeme bewertet und gegenübergestellt. 

2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden? 
In diesem Projekt wird nicht auf die Veröffentlichung im Intranet eingegangen. 

3. Projektstrukturplan entwickeln 

3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich 
Zur Erfüllung der Zielsetzung sind Interviews mit den am Prozess beteiligten Personen und Abteilungsleitern erforderlich. Diese geben einen Überblick über die Stärken und Schwächen des aktuellen Prozesses, sowie Anforderungen für ein besseres System. Die gewonnenen Informationen werden für eine Schwachstellenanalyse verwendet.  
Neue Anforderungen an das System müssen bewertet werden. 
Mit Hilfe der ermittelten Informationen muss der Prozess analysiert und optimiert werden. 
Es ist notwendig eine Kosten-Nutzen-Analyse und eine Nutzwertanalyse zu erstellen, um alternative Systeme zu bewerten. 

3.2 Hauptaufgaben auflisten 

1. Ermittlung und Darstellung der IST-Situation 

2. Interviews 

3. Schwachstellenanalyse 

4. Definieren des Soll-Zustand 

5. Optimierung des Prozesses und Erarbeitung der Ablösungsmöglichkeiten 

6. Erarbeiten von Kosten und Nutzen 

7. Gegenüberstellung der Ablösungssysteme, sowie Fazit und Empfehlung 

 
3.3 Teilaufgaben auflisten 

1. Ermittlung und Darstellung der IST-Situation 

2. Interviews 

2.1 Interviews mit dem Qualitätsmanagement 

2.2 Interviews mit der IT-Abteilung  

3. Schwachstellenanalyse 

4. Definieren des Soll-Zustand 

5. Optimierung des Prozesses und Erarbeitung der Ablösungsmöglichkeiten 

5.1 Beschreibung der Optimierung 
5.2 Vorschläge der Systemablösungen 

6. Erarbeiten von Kosten und Nutzen 

6.1 Kosten-Nutzen-Analyse 
6.2 Nutzwertanalyse 

7. Gegenüberstellung der Ablösungssysteme, sowie Fazit und Empfehlung 

 
4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden  

1. Ermittlung und Darstellung der IST-Situation 3,5 

2. Interviews 1,5 

2.1 Interviews mit dem Qualitätsmanagement 0,5 

2.2 Interviews mit der IT-Abteilung 1 

3. Schwachstellenanalyse 2 

4. Definieren des Soll-Zustand 3 

5. Optimierung des Prozesses und Erarbeitung der Ablösungsmöglichkeiten 11 
   5.1 Beschreibung der Optimierung 3 
   5.2 Vorschläge der Systemablösungen 8 

6. Erarbeiten von Kosten und Nutzen 6 

6.1 Kosten-Nutzen-Analyse 4 

6.2 Nutzwertanalyse 2 

7. Gegenüberstellung der Ablösungssysteme, sowie Fazit und Empfehlung 2 

8. Erstellen der Dokumentation 7 

Summe = 35h 

Bearbeitet 27. Februar 2020 von Bruv100

[charmanta]

ich finds nun gut. Übrigens sind wir hier per Du ... wir kennen uns ja nicht

[Bruv100]

vor 16 Minuten schrieb charmanta:

ich finds nun gut. Übrigens sind wir hier per Du ... wir kennen uns ja nicht

Dann danke ich dir vielmals!  

[Bruv100]

Hallo nochmal,

danke erstmal für die Hilfe mein Antrag wurde genehmigt.

Folgendes Kommentar wurde angefügt.
 

bitte achten Sie bei der Bearbeitung und Dokumentation des Projektes darauf, dass dieses jeweils angemessene Anteile an informationstechnischen und kaufmännische Inhalten besitzt.

 

Wir genehmigen im Zusammenhang mit dieser Anmerkung hiermit Ihren Antrag.

 

Ich bin etwas verwirrt.. wovon könnte zu wenig sein? 

[cortez]

vor 17 Stunden schrieb Bruv100:

Ich bin etwas verwirrt.. wovon könnte zu wenig sein? 

Ich glaube beim Prüfungsausschuss besteht die Sorge, dass du dich verrennst und einige Teile zu viel zu stark vertreten sind.