Programm um Exchange Anwesenheitsstatus mehrerer Postfächer anzuzeigen

[Walter1337]

Hallo zusammen,

für unseren Empfang suchen wir nach einer Software, welche den Anwesenheitsstatus (Frei, Beschäftigt, Abwesend oder auch nur Frei und Belegt) aus den Terminkalendern der Exchange User auslesen und übersichtlich anzeigen kann.
Unsere Abwesenheit wird aktuell über den persönlichen Kalender geregelt und Personen welche im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise sind setzen einen entsprechenden Termin mit "Frei", "Beschäftigt" oder "Abwesend".
Die Damen am Empfang prüfen dies bisher über den Termin-Planungsassistenten.
Nun ist es jedoch ein wenig umständlich immer erst den Planungsassistenten oder wenn es präziser sein muss, den Kalender des entsprechenden Mitarbeiters aufzurufen.

Wir wünschen uns daher eine Software welche es schafft, von etwa 150 Postfächern den Status, übersichtlich und einfach anzuzeigen.
Schön wäre natürlich auch eine Möglichkeit Termine bzw. Termindauer anzeigen zu lassen. Wäre aber erstmal ein "Nice to have".

Ich konnte im Internetz leider nichts dazu finden.

Kennt jemand von euch eine entsprechende Software?
Diese darf natürlich auch gerne etwas kosten.

Eingesetzt werden soll dieses Tool an einem Exchange 2016 Server.

Vorweg schon mal vielen Dank!

 

Grüße
Matze

[allesweg]

150 Personen mit Namen und Anwesenheitsstatus übersichtlich darstellen widerspricht sich.

Was soll der Anwendungsfall hinter dieser Funktionalität sein?

 

[Walter1337]

vor 3 Stunden schrieb allesweg:

150 Personen mit Namen und Anwesenheitsstatus übersichtlich darstellen widerspricht sich.

Was soll der Anwendungsfall hinter dieser Funktionalität sein?

 

Hallo allesweg,

danke für die Antwort!

Ich denke die 150 Personen sollten nicht das Problem sein.
Unser ProCall schafft es ja auch diese auf einem Screen anzuzeigen und meldet den jeweiligen Status über Farben (Grün, Gelb, Rot).

Ist ja auch kein Problem wenn die Dame in der Software scrollen kann.

Der Anwendungsfall bezieht sich darauf, dass jemand am Empfang (Telefonisch oder Persönlich) anfragt ob Mitarbeiter XY aktuell im Hause ist und wann er wieder zu erreichen wäre.
Solche Anfragen kommen bei uns recht häufig vor. Bisher muss wie beschrieben jedes Mal der Terminplanungsassisten oder der Kalender der gewünschten Person geöffnet werden.

Der Wunsch ist einfach, dass es eine Software (ähnlich des ProCall Monitors) gibt, welche alle Kontakte mit einem Status in einem Fenster anzeigt, welches die Damen auf einem dritten Monitor durchgehend offen haben können.

 

Grüße
Matze

 

[treffnix]

vor 2 Minuten schrieb Walter1337:

Der Wunsch ist einfach, dass es eine Software (ähnlich des ProCall Monitors) gibt

Dann eine kontroverse Idee: Wenn es bei euch im Unternehmen die ProCall Software gibt, wieso installiert ihr sie nicht bei der betroffenen Person? Einfach geht es ja nicht. Mit der Maus an den Bildschirmrand hovern, runterscrollen zum betroffenen User, schauen was der Status ist.

[allesweg]

Wie viele Einträge schafft die Outlook-Kalender-Sicht?

Ist die Weitergabe dieser personenbezogenen Daten rechtlich abgesichert?

 

Ich persönlich hätte ein Problem damit, wenn jeder jedem mitteilen könnte, wie mein Terminkalender gefüllt ist.

 

[Walter1337]

vor 4 Stunden schrieb treffnix:

Dann eine kontroverse Idee: Wenn es bei euch im Unternehmen die ProCall Software gibt, wieso installiert ihr sie nicht bei der betroffenen Person? Einfach geht es ja nicht. Mit der Maus an den Bildschirmrand hovern, runterscrollen zum betroffenen User, schauen was der Status ist.

Das ProCall wird bereits verwendet, zeigt jedoch über die Farben nur an ob der User aktuell Telefoniert oder nicht oder abwesend ist.
Da dies aber keine verlässliche Angabe über An- oder Abwesenheit darstellt hilft uns ProCall nicht wirklich weiter.

Der Status sollte wirklich anhand der Outlook Kalender Termine bestimmt werden und nicht anhand der Aktivität am PC oder Telefon.

vor 3 Stunden schrieb allesweg:

Wie viele Einträge schafft die Outlook-Kalender-Sicht?

Ist die Weitergabe dieser personenbezogenen Daten rechtlich abgesichert?

 

Ich persönlich hätte ein Problem damit, wenn jeder jedem mitteilen könnte, wie mein Terminkalender gefüllt ist.

 

Wir hatten uns auch bereits überlegt ob man irgendwie alle User in die Kalender Übersicht packen könnte.
Das Problem hierbei ist wiederum, dass der Empfang auch unsere Besprechungszimmer (Ressourcen) und auch die KFZ (Ressourcen) in diesem verwaltet und bucht. Damit ist die Übersicht schon sehr stark befüllt.

Daher auch der Wunsch nach etwas separiertem.

Bzgl. des Datenschutzes ist es so, dass ausschließlich der Empfang Zugriff bekommt.
Es wird auch lediglich "Frei" oder "Belegt" im Titel des Termins angezeigt, sodass sämtliche Inhalte der Termine nicht ersichtlich sind.
Zudem wurden die Damen dahingehend geschult, zu erkennen wem welche Information zusteht und wem nicht.

 

Gruß 
Matze

[treffnix]

Estos unterscheidet da doch (korrigiere mich, wenn ich falsch liege) zwischen folgenden Stati:

Grün - anwesend

Rot - beschäftigt (Telefonat oder Termin)

Grau - abwesend

Das müsste doch ausreichen? Mehr muss das Gegenüber ja nicht erfahren.

[Maniska]

Es geht doch niemand externen etwas an ob die Maniska nun gerade im Termin ist, aufm Pott, im Urlaub, HO, krank oder Urlaub...

Das kann der sich schon aus der Angabe "müsste Mittags/morgen/nächste Woche wieder da sein" (mittags=im Termin, morgen = HO/Dienstreise/kurzzeitkrank, nächte Woche=sicher krank ) bzw "Ist erst Montag in 3 Wochen wieder da" (wahrscheinlich Urlaub). Das muss reichen.

 

[Walter1337]

Am 5.3.2020 um 15:27 schrieb treffnix:

Estos unterscheidet da doch (korrigiere mich, wenn ich falsch liege) zwischen folgenden Stati:

Grün - anwesend

Rot - beschäftigt (Telefonat oder Termin)

Grau - abwesend

Das müsste doch ausreichen? Mehr muss das Gegenüber ja nicht erfahren.

Generell würde uns das vollkommen reichen, wenn sich der Status auf die Outlook Termine beziehen würde.
Da sich ProCall hier immer auf die Aktivität am PC bezieht, ist das einfach viel zu unpräzise.

 

Am 5.3.2020 um 16:22 schrieb Maniska:

Es geht doch niemand externen etwas an ob die Maniska nun gerade im Termin ist, aufm Pott, im Urlaub, HO, krank oder Urlaub...

Das kann der sich schon aus der Angabe "müsste Mittags/morgen/nächste Woche wieder da sein" (mittags=im Termin, morgen = HO/Dienstreise/kurzzeitkrank, nächte Woche=sicher krank ) bzw "Ist erst Montag in 3 Wochen wieder da" (wahrscheinlich Urlaub). Das muss reichen.

 

Da hast du natürlich vollkommen recht. Wie du aber vielleicht schon weiter oben lesen konntest ist das überhaupt nicht beabsichtigt.

Es ist einfach so, dass der Empfang die eingehenden Anrufe entgegen nimmt, verteilt und ggf. Informationen an Geschäftspartner oder Arbeitskollegen heraus gibt.
Wie bereits erwähnt, kann die Kollegin ja die Kalender der Mitarbeiter aufrufen und sieht ob dieser Frei oder Beschäftigt ist.
Der Weg dort hin ist einfach nur etwas Zeit fressend.

 

Aber da bisher kein Vorschlag zu einer entsprechenden Software kam gehe ich jetzt einfach mal davon aus, dass es dafür kein tolles Tool gibt.
Dann werden die Damen halt bei Ihrer bisherigen Methode bleiben dürfen

Danke trotzdem an alle die sich hier beteiligt haben.

 

Gruß
Matze
 

[treffnix]

vor 4 Minuten schrieb Walter1337:

Generell würde uns das vollkommen reichen, wenn sich der Status auf die Outlook Termine beziehen würde.
Da sich ProCall hier immer auf die Aktivität am PC bezieht, ist das einfach viel zu unpräzise.

Bei meinem Ex-Ex-AG war es so. Da wurde im estos angezeigt, wenn jemand einen Termin im Outlook eingetragen hatte. Wer dann aber nicht den Anwesenheitsstatus der Termine ("Frei", "Außer Haus", ...) pflegt, wird natürlich nicht korrekt angezeigt.

[Walter1337]

Gerade eben schrieb treffnix:

Bei meinem Ex-Ex-AG war es so. Da wurde im estos angezeigt, wenn jemand einen Termin im Outlook eingetragen hatte. Wer dann aber nicht den Anwesenheitsstatus der Termine ("Frei", "Außer Haus", ...) pflegt, wird natürlich nicht korrekt angezeigt.

Oh, das wäre dann natürlich wieder Interessant für uns und genau was wir suchen.
Dann werde ich mich mal noch mit unserem ESTOS Menschen in Verbindung setzen und schauen was er dazu zu sagen hat.

Danke für den Tip!