Access Datenbank oder Excel Sheet für Veranstaltungssitzpläne

[Chris-Info]

Hallo.

Bei uns im Betrieb gibt es eine Azubi Gruppe aus allen Bereichen, sprich es sin neben FIAEs FISIs zum Beispiel auch Kaufleute, MEchatroniker etc.
Eine Veranstaltungskauffrau bei uns überlegt aus ihrem Excel Verhau raus zu kommen und dafür eine Datenbank zu verwenden. Ich habe ihr dafür Access empfohlen, weil sie und ihre Abteilung ja keine Informatiker sind und weil die Daten aus Access sich ja sehr leicht in allen anderen Microsoft Produkten nutzbar machen lassen.

Nun gibt es aber einen Prozess, bei dem ich nicht sicher bin, ob es Sinn macht den auf Access bzw eine Datenbank zu übertragen.

Es geht dabei um Sitzpläne für öffentliche Veranstaltungen.
Aktuell gibt es für jede Veranstaltung eine große Excel Tabelle in der alle Daten drin stehen. In einer Zeile steht dann alles also Name und Anschrift der Person, Ihre Platznummer, der Ticketpreis, der Termin, Veranstaltungsort etc., etc.

Das alles haben wir erst mal in drei einzelne Tabellen zerlegt:

1. Die Stammdaten (Name, Anschrift etc.) aller Teilnehmer der Veranstaltungen mit einer ID für jeden Teilnehmer
2. Die Veranstaltungsliste mit Termin, Ort etc. und einer ID für den jeweiligen Termin
3. Eine Liste für die Sitzplätze an sich mit Platznummer und einer identischen Platz ID und Infos welche Reihe der Platz ist, wie viel kostet der Platz etc.

Die Tabellen sind nun natürlich auch viel übersichtlicher und Stammdaten lassen sich viel schöner pflegen.

Das Problem kommt aber nun, wenn wir die eigentliche Funktion der riesen Excel Tabelle nachbilden möchten und zwar müssen wir das ja alles nun in Relation setzen.

Die einzige Lösung, die mir hier eingefallen ist, ist eine Zwischentabelle zu bauen, die TeilnehmerID, TerminID und Platz ID enthält. also z.b.:

Veranstaltung ID	Teilnehmer ID	Sitzplatz ID
1	1311	5
2	39	10
3	1311	1
3	1423	2

Die Tabelle ist nötig, damit gesagt werden kann, welcher Teinehmer an welcher Veranstaltung auf welchem Sitzplatz sitzt.

Das Problem ist aber, dass die Tabelle sehr viel von Hand bearbeitet wird, da die Teilnehmer alle manuell gesetzt werden. Die Arbeit mit der oben gezeigten Tabelle ist von Hand aber leider sehr unintuitiv, weil sie ja nur aus IDs besteht und Mitarbeiter immer in die Daten schauen müssen um herauszufinden welcher Teilnehmer und welche Veranstaltung hinter welcher ID steht. Klar unsere Azubis lernen sich da gern ein, aber (ohne das irgendwie blöd zu meinen) es gibt in der Abteilung auch ältere Mitarbeiter die mit dem System auch umgehen müssen und die damit wahrscheinlich nicht so gut klar kommen. Insbesondere auch weil aus der Tabelle dann ja auch Abfragen für Serienbriefe etc. generiert werden müssen, wo man auch mal einen Join oder ein Select etc. dafür braucht.

Ich frag mich einfach, ob es in dem Fall wirklich Sinn macht auf eine Access umzusteigen. Klar sind die Daten da am Ende sauberer und auch weniger anfällig für Fehler, aber irgendwie steigt auch der Aufwand und die Komplexität in der täglichen Arbeit damit und darum frage ich mich, ob die Abteilung nicht doch einfach weiter bei ihrer Excel Liste bleiben sollte, weil die in Summe dann doch besser zu handhaben ist.

Wollte dazu gern mal eure Meinung hören.

VG

[121233]

Ihr habt FIAE und fisi im Haus. Warum nicht einfach eine kleine webapp erstellen mit einer süßen DB im Hintergrund? Die Kosten sind marginal und die gewonnene Erfahrung enorm. 

 

Im besten Fall haben somit FIAE + fisi auch noch gleich ein Projekt für die Abschlussprüfung

Bearbeitet 8. Juli 2020 von 121233

[Thanks-and-Goodbye]

vor 1 Minute schrieb Chris-Info:

Ich habe ihr dafür Access empfohlen, weil sie und ihre Abteilung ja keine Informatiker sind und weil die Daten aus Access sich ja sehr leicht in allen anderen Microsoft Produkten nutzbar machen lassen.

Als jemand, der solche in der Schatten-IT entstandenen Access Datenbanken pflegen muss möchte ich dir sagen, dass du mit diesem Rat einen Spitzenplatz auf der persönlichen Liste "Der darf mir in einer mondlosen Nacht nicht auf einem einsamen Feldweg begegnen" aller mir Admin-Kollegen eingefangen hast. Ich gratuliere ganz herzlich.

Nein, Access ist NICHT das Werkzeug der Wahl und nein, NICHT der Anwender ist für ein Datenbank- bzw. Programmdesign zuständig.

 

[Chris-Info]

vor einer Stunde schrieb Chief Wiggum:

Als jemand, der solche in der Schatten-IT entstandenen Access Datenbanken pflegen muss möchte ich dir sagen, dass du mit diesem Rat einen Spitzenplatz auf der persönlichen Liste "Der darf mir in einer mondlosen Nacht nicht auf einem einsamen Feldweg begegnen" aller mir Admin-Kollegen eingefangen hast. Ich gratuliere ganz herzlich.

Ich finde es schade, dass auf diese Weise geantwortet wird.
Ich habe mir eigentlich Mühe gegeben das Problem inhaltlich gut darzulegen und hatte mir etwas fachlichen Rat auf Augenhöhe von anderen Fachinformatikern erhofft.
Nicht nur finde ich die Art der Antwort irgendwie herablassend, ich finde sie auch so oberflächlich, dass sie auf den Inhalt und Rahmen der Frage praktisch garnicht eingeht.
Noch dazu ist der Satz sehr verschachtelt, es fehlen Kommas, was das Lesen nochmals erschwert und "aller mir Admin Kollegen" kann ich garnicht deuten.

Von meiner Seite aus kann das Thema gern geschlossen werden. Ich stelle meine Frage lieber wo anders.

[Thanks-and-Goodbye]

Der fachliche Rat lautet: Hände weg von Access und bitte nicht die Anwender sowas selber erstellen lassen.

Was spricht gegen eine servergestützte Datenbank mit einem Webfrontend?

[allesweg]

Weder Excel noch Access. Nimm ein echtes Datenbankmanagementsystem, lass ein Webfrontend  dazu entwickeln und vordefinierte Reports anlegen.

Wie sieht es mit der Mehrbenutzerfähigkeit aus?

DSGVO-konforme Speicherung der personenbezogenen Daten? Wie willst du das bei einer der genannten Lösungen gewährleisten?

Oder wie soll eine DSGVO-Anfrage beantwortet werden können?

[MartinSt]

vor 2 Stunden schrieb Chris-Info:

Es geht dabei um Sitzpläne für öffentliche Veranstaltungen.
Aktuell gibt es für jede Veranstaltung eine große Excel Tabelle in der alle Daten drin stehen. In einer Zeile steht dann alles also Name und Anschrift der Person, Ihre Platznummer, der Ticketpreis, der Termin, Veranstaltungsort etc., etc.

Das ist doch nach DSGVO mehr als grenzwertig. Als Teilnehmer gebe ich Name und Adresse raus mit der Zweckbindung der Bezahlung und Zusendung des Tickets. Mehr nicht!
Ob die Geliebte oder Ehefrau neben mir sitzt, geht den Veranstalter nichts an.

[Chris-Info]

vor 2 Stunden schrieb allesweg:

DSGVO-konforme Speicherung der personenbezogenen Daten? Wie willst du das bei einer der genannten Lösungen gewährleisten?

Der Satz hat mich etwas stutzig gemacht.
Wie ist das zu verstehen? Ist eine DSGVO-konforme Speicherung von Daten nicht möglich?

[Visar]

vor 2 Stunden schrieb Chris-Info:

Ich habe mir eigentlich Mühe gegeben das Problem inhaltlich gut darzulegen

Eigentlich? Überzeugt von der eigenen Fragestellung klingt anders. 😉

vor 3 Stunden schrieb Chris-Info:

Ich habe ihr dafür Access empfohlen, weil sie und ihre Abteilung ja keine Informatiker sind und weil die Daten aus Access sich ja sehr leicht in allen anderen Microsoft Produkten nutzbar machen lassen.

Diesen Teil verstehe ich immer noch nicht.

Müssen die Mitarbeiter Informatiker sein, um eine Webanwendung zu nutzen, die irgendeinen SQL-Server als Backend hat? Und natürlich mag der Aufwand etwas höher sein, um die Daten in anderen Microsoft-Produkten nutzbar zu machen, aber gleichzeitig machst du dich nicht komplett von Access abhängig...

vor 3 Stunden schrieb Chris-Info:

es gibt in der Abteilung auch ältere Mitarbeiter die mit dem System auch umgehen müssen und die damit wahrscheinlich nicht so gut klar kommen.

Dann müssen sie es eben lernen. Es ist mit hinreichender Wahrscheinlichkeit der falsche Ansatz, zu viel Rücksicht auf ältere Kollegen zu nehmen und alleine deshalb eine Lösung in Erwägung zu ziehen, die schon jetzt veraltet ist. Ein System, das du in fünf (eher: drei, zwei, einem... eigentlich heute) Jahren erneut ablösen möchtest - weil die Hälfte der älteren Mitarbeiter dann bereits das Rentenalter erreicht. Und die Jüngeren können dann wahrscheinlich schon nicht mehr mit Access. Ideale Voraussetzungen.

[Thanks-and-Goodbye]

Um jetzt noch einmal mein zugegeben schroffes Reagieren zu begründen:

vor 4 Stunden schrieb Chris-Info:

[...] und dafür eine Datenbank zu verwenden. Ich habe ihr dafür Access empfohlen [...]

Das ist der falsche Ansatz. Es ist nicht die Aufgabe eines Mitarbeiters, die Excel-Tapete sauber in Access zu übernehmen bzw. nachzubilden. Das wäre die Aufgabe eines ITlers gewesen. Und es ist nicht die Aufgabe des ITlers, dem Anwender einfach nur ein Anwendungsprogramm zu geben und ihn damit machen lassen.

Lässt man nämlich den Anwender mit der Aufgabe auf Access los kann unter Umständen auch was rauskommen, das die Anforderungen der Anwender abdeckt - im Untergrund dürfte es ein ziemlich unwartbares Gestrubbel sein. Fachliche Dokumentation dürfte dann auch bei Null liegen - und jegliche Anforderungen an Datenschutz überhaupt nicht beachtet worden sein. Ja, Datenschutz. Wenn du persönliche Daten verarbeitest muss der Datenschutz berücksichtigt werden.

Von diesen durch Anwender erstellten und in Jahren gewachsenen Datenbanken hat jeder Admin ein paar zu verwalten. Es macht kein Spass, für eine unwartbare und nicht konvertierbare Uralt-Datenbank Klimmzüge zu machen um dass sie überhaupt noch verwendet werden kann.

Das nächste Problem, das du damit aufmachst ist die sogenannte "Schatten-IT". Weil Anwender (vermeintlich) meinen, dass die vom AG zur Verfügung gestellten Programme für ihre Aufgaben nicht taugen versuchen sie mit den zur Verfügung stehenden Mitteln etwas zu erreichen. Als Beispiel kann man MS OneNote nehmen. Ganz tolles, recht intuitives Programm mit denen die Anwender ihre Daten strukturieren können. Ebenfalls ganz toll: die Desktop-Version OneNote 2016 ist abgekündigt, das kostenlose OneNote aus dem Appstore kann nur (!!) in ein Onedrive - sprich in die Cloud - speichern. Anwender hat also viel Arbeit in ein System gesteckt das in nächster Zukunft den technologischen Tod sterben wird - und der Admin ist eh schuld daran, hat dann aber den Spass, die Daten da wieder rauszuziehen.

Korrektes Vorgehen in der von dir beschrieben Situation wäre es gewesen, den Vorgesetzten der Abteilung und deinen Chef ins Boot zu holen um ganzheitlich eine Lösung zu finden. Du weisst nicht, ob auf höherer Ebene in der Firma nicht bereits schon Pläne existieren, das Problem der Anwender zu lösen. Du würdest mit deinem unbedachten Vorgehen derartige Pläne konterkarieren.

Ist es jetzt klarer?

[Whiz-zarD]

Ich verstehe das Problem ehrlich gesagt auch nicht. Da hat man FIAE-Azubis und man nutzt sie nicht. Das wäre doch eine tolle Projekt-Arbeit für die Azubis...

Microsoft hat inzwischen auch erkannt, dass Access nicht so toll ist und haben für Firmen, die keine große IT-Fachexpertise haben, Power Apps entwickelt. Ich denke mal kurz oder lang wird dies Access ablösen.

Auch unabhängig davon verstehe ich das Problem nicht. Der Anwender soll doch nicht mit IDs rumhantieren, sondern dem Anwender muss eine geeignete UI gegeben werden, mit der er effizierter arbeiten kann. Wenn ihr dann also bei Access bleiben wollt, dann müsst ihr mit Access eine Eingabemaske bauen.

[Thanks-and-Goodbye]

vor 5 Minuten schrieb Whiz-zarD:

Wenn ihr dann also bei Access bleiben wollt, dann müsst ihr mit Access eine Eingabemaske bauen.

Und dann bitte Access nur als Frontend für einen SQL Server nutzen. Bitte keine Daten in einer Access Datenbank speichern.

[Emerald-Hedgehog]

vor 4 Stunden schrieb 121233:

Ihr habt FIAE und fisi im Haus. Warum nicht einfach eine kleine webapp erstellen mit einer süßen DB im Hintergrund? Die Kosten sind marginal und die gewonnene Erfahrung enorm. 

 

Im besten Fall haben somit FIAE + fisi auch noch gleich ein Projekt für die Abschlussprüfung

Dies. Und dazu kurz ein paar Gedanken und Gründe:

Eine einfach CRUD-WebApp mit 'ner kleinen (Code-First) DB ist wirklich verhältnismäßig schnell gemacht. Selbst ohne Vorerfahrung was WebApps angeht kommt man in die Basics relativ fix rein - und mehr brauchts ja auch für die grundlegende App nicht. Dann kann die App auch später eben auch recht easy auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst und erweitert werden. Vorteil ist dann eben auch: Läuft auf allen Geräten (sowie mobil) und Betriebssystemen. Ein Frontend Framework o.Ä. brauchts dafür auch (erstmal) nicht. 

Kommt vielleicht ein wenig auf den Stack an alles, aber grundlegend sollte der Ansatz mit einer der unproblematischsten und flexibelsten, sowie Nutzer- und Entwicklerfreundlichsten sein. Mit sowas könnte selbst meine Mutter ohne Probleme sofort arbeiten. Ist halt bekanntes Gebiet, ne. Browser auf und irgendwas im Browser auf einer "Internetseite" machen, da ist die Einstiegshürde und Reibung kaum vorhanden.

Finde auch, dass das eine super Projektarbeit für die Azubis wäre,  vom Anspruch & Umfang her.