pantrag_fiae Projektantrag: Entwicklung und Implementierung elektronischer Rechnungen in eine vorhandene ERP Software

[Schyy]

Hallo,

bevor ich meinen Projektantrag der IHK vorlege möchte ich euch gerne nochmal drüber schauen lassen und freue mich über euer Feedback.

 

 

1     Projektbezeichnung

Entwicklung und Implementierung elektronischer Rechnungen in eine vorhandene ERP Software.

1.1    Kurzform der Aufgabenstellung

Die bereits vorhandene ERP Software „OPTIMUS“ soll um eine Funktion zur Erstellung von elektronischen Rechnungen erweitert werden.

2     Projektbeschreibung

2.1    Ist-Analyse

Aktuell werden alle Rechnungen aus „OPTIMUS“ heraus entweder als PDF oder als Word Dokument erstellt und an die jeweiligen Empfänger versandt. Die Rechnungsempfänger haben hier nur bedingt die Möglichkeit ihre Rechnungen maschinell einzulesen bzw. auszuwerten. Die Rechnungen müssen entweder durch eine fehleranfällige OCR-Software eingelesen, oder manuell in das jeweilige System eingepflegt werden. Die Tatsache, dass unterschiedliche Rechnungssteller auch ihre Rechnungen unterschiedlich gestalten, ist hier ein weiterer Aspekt der Fehleranfälligkeit. Weiterhin ist in der Richtlinie 2014/55/EU geregelt, dass ab Ende November 2020 für öffentliche Aufträge zwingend eine elektronische Rechnung ausgestellt und übermittelt werden muss.

2.2    Soll-Konzept

Es soll eine Funktion entwickelt und in die „OPTIMUS“ Software implementiert werden, welche die Erstellung elektronischer Rechnungen ermöglicht. Die elektronische Rechnung dient dazu, jegliche Information einer Rechnung in ein maschinenleserliches XML-Format zu bringen und dem Rechnungsempfänger das Analysieren, Archivieren und Verarbeiten des Dokumentes zu erleichtern. Da der zeitliche Rahmen der Projektarbeit sehr begrenzt ist, soll die Funktionalität vorerst nur für normale Rechnungen und Gutschriften gelten. Weitere Rechnungsformate wie z.B. Teilrechnungen, vorausbezahlte Rechnungen oder Abschlagsrechnungen sollen zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden. Für die XML-Datei gibt es verschiedene Standard-Formate der elektronischen Rechnung von denen in Deutschland „X-Rechnung“ und „ZUGFeRD“ zur Anwendung kommen. Dem Nutzer wird die Möglichkeit gegeben zwischen beiden Standards auszuwählen und die erzeugte Datei direkt auf einem Medium zu speichern oder per E-Mail zu versenden. Während der „X-Rechnung“-Standard nur aus einer XML-Datei besteht, sollen im „ZUGFeRD“ Standard gleich mehrere Dateien an die dazugehörige PDF-Rechnung angehängt werden. Neben der „ZUGFeRD“-XML-Datei können so z.B. Bestellscheine, Eingangsrechnungen oder Arbeitsnachweise direkt an die Rechnung gehängt werden.

2.3    Anforderungen

·         Einfache Bedienbarkeit ohne die Benutzeroberfläche zu überladen

·         Lösung zum Speichern und Versenden

·         Auswahl ob Dateianhänge angefügt werden sollen

·         Muss den vorgegebenen Standards entsprechen

o    ZUGFeRD

o    X-Rechnung

o    PDF/A-3

·         Standard muss eingestellt werden können

2.4    Einschränkungen

·         WLanguage als Programmiersprache

·         Die „OPTIMUS“ Software ist in einer älteren Entwicklungsumgebung (WinDev Version 16) programmiert worden, was die Möglichkeiten der Programmiersprache einschränkt.

·         Die Formate der elektronischen Rechnung unterliegen klaren Vorgaben und lassen keinen Raum für Flexibilität.

2.5    Durchführung

Das Projekt soll im Zeitraum vom 26.10.2020 bis einschließlich 13.11.2020 bearbeitet werden.

Zur Durchführung des Projekts steht ein Arbeitsplatz-PC mit zwei Monitoren zur Verfügung, bei dem die benötigten Softwares WinDev und Office bereits auf dem Betriebssystem Windows 10 vorinstalliert ist. Somit entstehen keine weiteren Kosten für die Beschaffung nötiger Softwarelizenzen.

Die Rechnungserstellung samt aller dazugehörigen Funktionen, sowie die Datenbank sind bereits in „OPTIMUS“ vorhanden und werden für das Projekt zum Auslesen der benötigten Informationen genutzt. Das Projekt bezieht sich somit auf die Übertragung der fertigen Rechnung in ein XML-Format, sowie die Zusammenführung von Rechnung, XML-Datei und Anhängen in ein PDF/A-3 Dokument.

Die PDF Erstellung wird aus Kompatibilitätsgründen des PDF/A-3 Formates und der veralteten WinDev Version in eine separate Anwendung ausgelagert, die in einer neueren Version von WinDev erstellt werden soll.

Aus Gründen der Übersicht und dem Wunsch des Auftraggebers das User Interface nicht zu überladen, wird das Fenster der Druckeinstellungen so angepasst, dass man daraus die elektronische Rechnung erstellen und versenden kann.

3     Projektumfeld

Das Projekt wird in den Räumlichkeiten der RPS Roland Piske Software GmbH (kurz RPS) durchgeführt. Die RPS entwickelt und vertreibt ein ERP System mit dem Namen „OPTIMUS“ das sich auf kleinere und mittelständige handwerkliche Unternehmen fokussiert, die projektorientiert kalkulieren. „OPTIMUS“ verfügt über mehrere Schnittstellen zu anderen Standards wie z.B.: SEPA, GAEB und Datanorm.

Die Anforderungen des Projekts wurden von Herrn Roland Piske, dem Geschäftsführer der RPS, zusammengestellt.

4     Projektstrukturplan

4.1    Was ist für die Erfüllung des Ziels notwendig

Das Projekt folgt hauptsächlich den Phasen des Wasserfallmodells, wird jedoch im Bereich Benutzeroberfläche durch regelmäßige Rücksprachen mit dem Auftraggeber einen agilen Entwicklungsprozess enthalten. Die Anforderungen der Standards für elektronische Rechnungen sind in der Norm „EN 16931“ festgehalten.

 

4.2    Aufgaben auflisten

·         Analyse

o    Ist-Analyse durchführen

o    Soll-Konzept erarbeiten

o    Wirtschaftlichkeitsanalyse sowie Amortisationsrechnung durchführen

o    Hilfe beim Erstellen des Lastenheftes

·         Entwurf

o    Entwurf der Änderung am Druckeinstellungsfensters

o    Klassendiagramm erstellen

o    Anwendungsfalldiagramm erstellen

o    Prozeduren-Planung

o    Pflichtenheft erstellen

·         Implementierung

o    Implementierung der Klasse

o    Implementierung der Benutzeroberfläche

o    Erstellen der separaten PDF-Anwendung

·         Qualitätskontrolle

o    Testen der Benutzeroberfläche

o    Testen der XML-Erstellung mit verschiedenen Rechnungen und Gutschriften

o    Testen der PDF/A-3 Erstellung mit und ohne Anhänge

o    Fehlerbehebung

·         Abnahme

o    Abnahme durch Geschäftsführer und Entwicklungsleiter

·         Dokumentation

o    Erstellen der Projektdokumentation

o    Erstellen der Entwicklerdokumentation

5     Projektphasen mit Zeitplanung

 

Analyse				4h
Ist-Analyse		1h
Soll-Konzept		1h
Wirtschaftlichkeitsanalyse		1h
Lastenheft erstellen		1h
Entwurf				8h
Benutzeroberfläche		1h
Klassendiagramm		1h
Anwendungsfalldiagramm		1h
Prozeduren		3h
Pflichtenheft erstellen		2h
Implementierung				36h
Klasse		29h
-          XML erzeugen	5h
-          - Tradepartys	2h
-          - Rechnungspositionen	7h
-          - Steuerberechnung	5h
-          - Rabattberechnung	3h
-          - Summenberechnung	4h
-          Übergabe PDF Anwendung	2h
-          Speichern	1h
Benutzeroberfläche		2h
PDF Anwendung		5h
Qualitätskontrolle				11h
Verschiedene Rechnungen erstellen		1h
Benutzeroberfläche testen		1h
XML testen		6h
PDF/A-3 testen		1h
Fehler beheben		2h
Abnahme				2h
Abnahme		2h
Dokumentation				9h
Erstellen der Projektdokumentation		8h
Erstellen der Entwicklerdokumentation		1h
				70h

6     Dokumentation

Projektdokumentation

Wirtschaftlichkeitsanalyse

Pflichtenheft

Klassendiagramm

Anwendungsfalldiagramm

Soll-Ist-Vergleich

7     Präsentationsmittel

Laptop
Beamer
Handout

 

 

 

Vielen Dank im Voraus 

Beste Grüße