Überarbeitung des Projektantrags

[crazycatladyvicky]

Huhu zusammen,

nachdem mir ein Arbeitskollege empfohlen hat, dass ich euch mal meinen Projektantrag zeige und mir Verbesserungsvorschläge von euch einholen soll, mache ich das mal.
Dazu zur Info: Ich mache die Prüfung zum FiSi als Externenprüfung. Aktuell mache ich nebenbei noch einen Vorbereitungskurs. Meine zuständige IHK ist die IHK Düsseldorf. Den Antrag hatte ich Anfang August eingereicht und heute folgende Rückmeldung erhalten:

Zitat

Hallo Frau XXXXX, die Beschreibung Ihres Projektes ist noch sehr unkonkret, weshalb wir uns nicht in der Lage sehen zu beurteilen, ob Ihr Projekt zu einem Erfolg führen könnte und ob der Zeitansatz von 35h realistisch ist. Generell haben wir schon den Eindruck, das Sie uns ein geeignetes Projekt vorgelegt haben. Bitte präzisieren Sie, was Sie (und ggf. Dritte) konkret tun werden

Mein Projekt handelt davon, dass ich ein Informationssystem im Betrieb einführen will, mit dem wir die User über Störungen und Wartungen informieren können. Auch andere Infos (z.B. Handwerker im Haus) sollen so an die verschiedenen Standorte / Subnetze / Usergruppen verteilt werden.
Der Titel dazu lautet "Einführung eines Informationssystems zur Information der User über Störungen und anstehende Wartungen".

Ist-Analyse

 

Zurzeit werden bei einer Störung der Infrastruktur, geplanten Wartungsfenstern oder anderen Ereignissen E-Mails über vorhandene Verteiler an die Mitarbeiter versendet.
Diese Verteiler sind zum Beispiel unterteilt nach Standorten oder Abteilungen; es gibt aber auch firmenweite Verteiler. Meldungen über Störungen oder Wartungen werden von den Administratoren der betroffenen Systeme verschickt.

Einer der Nachteile dieser Vorgehensweise ist selbstredend, dass ein intaktes Mail-System für die Informationsverbreitung an die User benötigt wird. Ist das Mail-System selbst gestört, kann keine Information an die User weitergegeben werden.

Weiterhin werden bei dieser weiten Verbreitung der Informationen auch User informiert, die gegebenenfalls gar nicht betroffen sind und somit bei der Arbeit gestört werden.

Aufgrund dieser Nachteile wird immer wieder ein hoher Aufwand durch E-Mails und Telefonanrufe mit Rückfragen der Anwender generiert. Dieser richtet sich nicht nur, wie eigentlich gewünscht, an den Support, sondern teilweise auch direkt an die Administratoren der betroffenen Systeme. Dies soll durch ein Informationssystem vermieden und insgesamt Arbeitszeit in allen Bereichen einspart werden.

      Soll-Darstellung

Es soll eine Lösung gefunden werden, welche es ermöglicht, die User über anstehende Ereignisse zu informieren.

Diese Lösung sollte optimalerweise über eine hohe Konfigurierbarkeit verfügen, so dass nur betroffene Systeme und User informiert werden. So soll beispielsweise bei einer Störung in der Infrastruktur der XXX im Hauptstandort Essen nur eine Information an alle Mitarbeiter dieses Standortes adressiert werden.

Ein anderes Beispiel wäre, dass man bei einer anstehenden Wartung für das System SAP alle User informieren kann, die auf dieses System zugreifen. Dabei ist zu beachten, dass es auch andere Systeme gibt, die im Hintergrund auf SAP basieren. So sind zum Beispiel auch das Urlaubs- und das Bestellformular betroffen. Auch diese User sollten über die Wartung informiert werden.

     Ziele

 

-       Gezielte und zeitnahe Informierung der betroffenen User bei Störungen und Wartungen

-       Anhand einer aussagekräftigen Dokumentation sollen alle Systemadministratoren Meldungen erstellen können

-       Verringerung des Supportaufwandes bei Störungen, z.B. durch mehrfache Anrufe der User

-       Verbesserte Übersichtlichkeit der anstehenden Wartungen

 

Mein Zeitkonzept sieht aus wie folgt:

-       Planung und Definition (5 Stunden)
Es erfolgt eine Planung der benötigten Features und auf dieser Basis Einholung von Angeboten diverser Anbieter.

-       Festlegung des verwendeten Systems (5 Stunden)
Durch Vergleich verschiedener Anbieter, deren Systeme und die Preise wird anhand von Preis-Leistung entschieden, welches System einzusetzen ist. Daraufhin werden die involvierten Ansprechpartner anderer Systeme (z.B. Softwareverteilung oder Netzwerke) und die benötigten Ressourcen festgelegt.

-       Implementierung (13 Stunden)

 

Das System wird in der Infrastruktur implementiert und eingerichtet.

-       Systemtest (2 Stunden)

 

Test des neuen Systems zur Warnung und Information der User.
Eine Testgruppe wird eingerichtet, die über das neue System Test-Meldungen erhalten wird.

-       Abschluss des Projekts (10 Stunden)

 

Es wird eine Dokumentation für das neue System erstellt, in der die Implementierung, die Erstellungsmöglichkeit von Meldungen und die Wartung des Tools erläutert werden

 

Als Ergänzung für die IHK habe ich noch angegeben, welche Eigen- und welche Fremdleistungen es geben wird:

 

Da einige der geplanten Projektphasen eventuell Unterstützung durch andere Abteilungen benötigen, wird hier kurz zusammengefasst, welche Schnittstellen hier betroffen sein könnten:

- eventuelle Bestellungen werden über zuständige Mitarbeiter aus dem Bereich „Einkauf“ abgewickelt.
- Für einen anfallenden Einbau von Hardware vor Ort an den Standorten kann auf die bislang unterstützenden Mitarbeiter zugegriffen werden.
- Übergabestellen im Netzwerk werden durch das MSS-Team „Netze und Perimeter“ bereitgestellt.
- Unterstützungen zum Thema Software (z.B. Softwareverteilung) erfolgt durch das MSS-Team „Anwendungen“

Der Rest der Projektdurchführung liegt in der Verantwortung des Prüfungsteilnehmers.

 

Was sagt ihr zu meinem Antrag? Wo würdet ihr noch Details ergänzen und ggf. weiter ausführen, damit die Prüfer mit dem Antrag zufrieden sind?
Ich sag schon mal vielen lieben Dank an alle im Voraus!

Grüße

Vicky

Bearbeitet 17. September 2020 von charmanta
Anonymisiert

[mapr]

Ich stimme der Rückmeldung zu.
Was machst du konkret?

Die Stunden sind zu ungenau. Teile mal den Einzelnen Schritten die Stunden zu.

[crazycatladyvicky]

Hallo mapr, 

danke dir für die Rückmeldung! Aktuell ist geplant, dass ich ein bereits existierendes System teste und in unsere Infrastruktur einbinde. Aktuell wäre da IBI aws mein Favorit. Konkret würde es heißen, dass ich die Serveranwendung dafür einrichte und dann über die Softwareverteilung unserer Firma den Client ausrolle. 

Dann werde ich morgen die Zeiten mal mehr auf die einzelnen Tätigkeiten aufdröseln.

 

[charmanta]

Denk dran dass die Auswahl den eigentlichen Schwerpunkt des Projekts darstellt

[crazycatladyvicky]

Hallo Charmanta,

ja, darauf sollte ich wahrscheinlich mehr Fokus legen und dafür mehr Zeit einplanen. Danke dir!

[crazycatladyvicky]

Hallo zusammen,
ich habe die Kritikpunkte jetzt nochmal eingearbeitet und würde hier nochmal die Veränderungen posten:

Aktualisierte und detailreichere Kurzbeschreibung:
 

Zitat

Für die Information der User bei Störungen, geplanten Wartungen oder anderen Ereignissen, wie zum Beispiel Technikern im Haus, soll ein Informationssystem eingerichtet werden, das Systemweit auf möglichst vielen Geräten erreichbar ist und die Empfänger informieren kann. Dafür werden zunächst Angebote verschiedener Hersteller eingeholt, eine Entscheidung für ein Produkt getroffen und dieses dann in die Infrastruktur implementiert.

Außerdem habe ich neben den Zielen noch einen groben Umriss meiner Aufgaben beschrieben, den es vorher nicht so gab:
 

Zitat

Um diese Ziele zu erreichen, wird aus verschiedenen software-basierten Lösungen diverser Anbieter eine Vorauswahl getroffen. Auf Grundlage dieser Vorauswahl werden Angebote der Softwarehersteller eingeholt und anschließend verglichen.

Nach Auswahl des besten Angebots anhand der Kriterien „Preis-Leistungs-Verhältnis“ und den gebotenen Funktionen, wird, sofern möglich, eine Testversion der gewählten Lösung installiert.

In der Testphase wird eine fest definierte Gruppe an Usern, welche noch ausgewählt werden müssen, bei Störungen und Wartungen zusätzlich zu der aktuellen Lösung per Mail auch über das Informationssystem Hinweise dazu erhalten.

Nach Abschluss der Testphase wird das Feedback der User ausgewertet und mit dem Ansprechpartner und den Vorgesetzten entschieden, ob die neue Lösung eingesetzt wird.

Die Zeitangaben habe ich auch verändert und nochmal in den Unterpunkten die Zeitverteilung aufgedröselt:
 

Zitat

-       Planung und Definition (8 Stunden)
Es erfolgt eine Planung der benötigten Features (3,5 Stunden) und auf dieser Basis Einholung von Angeboten diverser Anbieter. (4,5 Stunden)

-       Festlegung des verwendeten Systems (8 Stunden)
Durch Vergleich verschiedener Anbieter, deren Systeme und die Preise wird anhand von Preis-Leistung entschieden, welches System einzusetzen ist. (4 Stunden) Daraufhin werden die involvierten Ansprechpartner anderer Systeme (z.B. Softwareverteilung oder Netzwerke) und die benötigten Ressourcen festgelegt. (4 Stunden)

-       Implementierung (6 Stunden)

Notwendige Installationen auf Servern werden durchgeführt (2 Stunden) und das System an die Infrastruktur angepasst (1,5 Stunden).
Danach Ausrollen der benötigten Installationen auf den Clients über die Software-Verteilung (2,5 Stunden).

-       Systemtest (6 Stunden)
Eine Testgruppe wird eingerichtet, die über das neue System Test-Meldungen erhalten wird (3 Stunden) und anschließend nach Feedback gefragt wird per zu erstellendem Feedback-Bogen (3 Stunden).

-       Abschluss des Projekts (7 Stunden)

Es wird eine Dokumentation für das neue System erstellt, in der die Implementierung, die Erstellungsmöglichkeit von Meldungen und die Wartung des Tools erläutert werden. (5 Stunden)
Anhand der Erfahrungen der Testgruppe und der Administratoren wird eine Entscheidung getroffen, ob das Tool behalten wird. (2 Stunden)

Und zuguterletzt habe ich nochmal die Eigen- und Fremdleistungen näher beschrieben:

Zitat

Da einige der geplanten Projektphasen eventuell Unterstützung durch andere Abteilungen benötigen, wird hier kurz zusammengefasst, welche Schnittstellen hier betroffen sein könnten:

- eventuelle Bestellungen von Soft- oder Hardware bei Lieferanten werden über zuständige Mitarbeiter aus dem Bereich „Einkauf“ abgewickelt. Die Bestellanforderung wird von der Auszubildenden selbst gestellt.
- Für einen anfallenden Einbau von Hardware vor Ort an den diversen Standorten erfolgt über Ansprechpartner in den jeweiligen Standorten. Die Einrichtung erfolgt dann remote von der Auszubildenden.
- Übergabestellen im Netzwerk werden durch das MSS-Team „Netze und Perimeter“ bereitgestellt, nach Rücksprache mit der Auszubildenden.
- Unterstützungen zum Thema Software (z.B. Erstellung des Pakets für die Softwareverteilung) erfolgt durch das MSS-Team „Anwendungen“

Der Rest der Projektdurchführung liegt in der Verantwortung des Prüfungsteilnehmers.

Ich hoffe, ich habe eure Anregungen gut einabeiten können oder sollte ich da noch weiter verbessern?
Über Feedback wäre ich nochmal sehr dankbar

Liebe Grüße und ein schönes Wochenende
Vicky

 

[charmanta]

ich bin immer noch etwas unsicher was Du suchst, ein ITSM ?

Der Antrag ist aber für mich soweit ok, auch wenn ich selbst bis 35 zählen musste

[crazycatladyvicky]

Kein ITSM, ein Alerting-System, wenn mal Wartungen anstehen oder es zu Störungen im Betrieb kommt. Im Endeffekt sowas wie DeskAlerts oder IBI-aws. Früher hat man dafür noch net send benutzt ...
Soll ich irgendwie noch klarer machen, dass es insgesamt 35 Stunden sind? 🤔

[charmanta]

Mach ruhig. Prüfer sind gepestet wenn sie jedesmal bis 35 zählen müssen Irgendwann nervts einfach

[crazycatladyvicky]

Ja, das kann ich mir vorstellen wenn nicht so viel davon abhängen würde, einfach mal schauen, ob es auffällt, wenn da 34 Stunden stehen
Aber insgesamt kann man das so lassen, meinst du?