Videokonferenzen veranstalten

[toothpick]

Ich denke bei vielen wird das Thema Videokonferenzen im Support auch sehr präsent sein.

Die Abläufe bei uns im Unternehmen machen mich da etwas stutzig und ich wollte mal fragen wie das anderswo gehandhabt wird.

Um zu sagen worauf ich konkret hinaus will erkläre ich euch am besten mal wie das bei uns in der Regel abläuft:

Der Veranstalter der Konferenz kommt ein paar Tage vprher auf die IT Abteilung zu und sagt in etwa "Wir haben am Donnerstag eine Videokonferenz... Bitte übernehmen Sie die Technik"

Am Tag der Videokonferenz kommt man dann seitens des Veranstalters ein paar Minuten vorher in den Besprechungsraum und erwartet, dass dort alles läuft. Außerdem soll die IT die Steuerung der Konferenz übernehmen, z.B. Wechsel zwischen verschiedenen Bildschirmfreigaben und Kamera etc...

Das ganze natürlich mit einem totalen Selbstverständnis. Gefühlt sehe ich mich als trotz meiner Rolle als Mädchen-für-Alles-Admin aber nicht unbedingt dafür verantworlich anderer Leute Konferenzen durchzuführen. Ich würde eigentlich eher erwarten, dass der Veranstalter sich selbst vorab mit der Materie beschäftigt und in der Lage seien sollte so eine Konferenz selbst durchzuführen.

Eventuell ist da auch Schulungsbedarf für unsere Mitarbeiter?

Wie wird das bei euch gehandhabt?

Bearbeitet 9. November 2020 von toothpick

[t0pi]

Videokonferenzen werden mit welchem Tool bei euch durchgeführt? Dazu eine Anleitung schreiben, von der Geschäftsführung abzeichnen lassen und als Arbeitsanweisung dokumentieren lassen und dann darf jeder seine Konferenzen selbst organisieren.

 

Bearbeitet 9. November 2020 von t0pi

[Special List]

Was meinst du denn mit Videokonferenz?

Interne oder externe Teilnehmer?

Brainstorming zu meiner tollen Excel, Schulung von 20 Mitarbeitern zu neuer Anwendung oder Marketing Präsentation mit >1000 Teilnehmern?

Außer letzteres soll das jeder Mitarbeiter selber, mit drei Klicks, in der dafür vorgesehen Software (bei uns Teams - webex und zoom sind genauso einfach) hinbekommen.

Vor Ort (zur Zeit Homeoffice) steht ein großer Bildschirm mit VGA & HDMI Anschluss und ein Jabra Speak Konferenzlautsprecher - klar, diese Geräte sollten funktionieren, sonst wird ein Ticket eröffnet und der Raum, soweit möglich, gewechselt.

[allesweg]

Ich kenne es ähnlich wie @t0pi es beschreibt:

$Tool ist an alle Mitarbeiter ausgerollt bzw. per Webfrontend erreichbar, die Anleitung als Arbeitsanweisung veröffentlicht. Der Organisator erstellt einen entsprechenden Termin mit Zugriffslink und kann je nach Konfiguration n Minuten vor Beginn seine Session betreten und sich einrichten. Die Tools schalten selbstständig den aktuellen Sprecher ins Video. Freigaben sind konfigurativ zusätzlich oder exklusiv sichtbar, teils sogar bearbeitbar.

Videokonferenzen mit externen Teilnehmern waren aus DS-Gründen meistens untersagt oder über eine separate Lösung durchzuführen, welche dann betreut wurde.

[charmanta]

Videokonferenz mit Übertragung grade aus dem HomeOffice sind datenschutzrechtlich ein eigenes Verfahren und bedürfen passendem Kleingedrucktem

Die Aufnahme von Mitarbeitern in der Firma bedarf der Zustimmung oder einer anderen Rechtsgrundlage, ist auch nicht so einfach

[toothpick]

Ich will das nicht auf ein spezielles Tool beschränken, lässt sich auch nicht machen mit externen Teilnehmern. Da ist alles dabei: GoTo, Webex, Zoom, Teamviewer... funktionieren tut sowieso alles sehr ähnlich. Meistens sind wir sogar diejenigen, die von extern die Einladungslinks bekommen. Teilnehmer meist unter zehn. Unsere Leute schlagen da einfach schon die Hände über ihrem Kopf zusammen oder machen es sich einfach und rennen zur IT ("Ich hab Videokonferenz, da mach mal") statt sich mit der Materie auseinanderzusetzen. Und das passt mir im Moment nicht so ganz. Eine nette Kollegin hat sich heute sogar darauf berufen, dass das Abhalten von Videokonferenzen nicht Bestandteil ihres Arbeitsvertrages sei (dümmer gehts nicht mehr 🤨)

Für meine Begriffe ist es die Aufgabe des Veranstalters bzw. Teilnehmers einer Konferenz sich vorab damit auseinanderzusetzen, auch mit der Bedienung der Software.

Ja vielleicht sollten wir wie angesprochen wurde eine allgemeingültige Arbeitsanweisung veröffentlichen und nur noch bei wirklichen Supportfällen eingreifen.

Bearbeitet 9. November 2020 von toothpick

[t0pi]

vor 9 Minuten schrieb toothpick:

Für meine Begriffe ist es die Aufgabe des Veranstalters bzw. Teilnehmers einer Konferenz sich vorab damit auseinanderzusetzen, auch mit der Bedienung der Software.

Du als Admin bist dafür zuständig deinen Usern eine Umgebung zu schaffen in der es einfach ist ihrer Arbeit nachzugehen. Diese Umgebung ist mit den passenden Tools gegeben. User (oder auch Anwender) sollten anhand einer klaren Anleitung selbst in der Lage sein die passenden Tools (oder auch Anwendungen ) zu nutzen. Wenn der Chef noch nörgelt: Rechne ihm deinen Stundensatz runter auf eine Videokonferenz in der du nur daneben sitzt und versuchst nicht einzuschlafen. + wie lange du keine weiteren (WICHTIGEN) Tätigkeiten durchführen kannst weil du eine Videokonferenz vorbereitest.

[allesweg]

Wenn ihr Teilnehmer seid: SEP.

Wenn ihr anbietet: kauft euch EIN Tool ein, welches dann auch entsprechend supported wird. Mit der Option des Zugriffs von außen über Webfrontend und intern mit installiertem Tool. (aus eigener Erfahrung: Webfrontend für interne Meetings mit jedes Mal Eingabe der persönlichen Daten nervt)

Es gäbe da zum Beispiel CiscoWebex, Slack, Teams, Skype, ...

 

Und generell gilt es zu beachten: was darf die Software und die Kamera sehen? Als Teilnehmer sollte ich darauf achten, was auf meinem freigegebenem Desktop ist und was sich in meinem Hintergrund befindet.

[astero]

Online Seminare gehören ja u.a. dazu, teils aber auch Videokonferenzen intern zu intern, da nur begrenzte Anzahl Situationsbedingt in die Räumlichkeiten dürfen.

Wir haben Präsentationswagen mit Lautsprecher Kamera Laptop etc., ggf. auch Laptop an den Beamer anschließen, je nach Raum und Bedarf.

Die Mitarbeiter sagen uns Bescheid "Tag x ist y bitte technischen Aufbau übernehmen"

Wir bauen das dann ca. 30min vorher auf, Kollege*in kommt 15  vor Beginn, bis dato ist eig. immer alles fertig.
Die Mitarbeiter müssen aber selbst dann das Konferenz-Thematische Übernehmen. Klar, fragen die manchmal nach, "kann man die Kamera ausschalten", oder "kann man denn sprechen" etc., aber wird mit der Zeit weniger, die werden vertrauter mit den Systemen. Bei Schulungen/Seminaren kann man ja auch die Veranstalter fragen.
Kommt es währenddessen zu Problemen, unterstützen wir natürlich.
(Bei wichtigen Konferenzen, wie z.B. vom Chef, wird das auch vorher getestet, um sicherzustellen, dass alles geht.)

Die Teilnehmer müssen im Grunde nur dem Meeting beitreten. Je nach Veranstaltung kommt da unterschiedliche Software zum Einsatz. Da stellen wir IT natürlich sicher, dass die Software funktioniert.

E-Mail Postfächer sind auf den Geräten die wir ausgeben, damit die Teilnehmer Einladungslinks etc. zusenden können. Die Laptops sind auch außerhalb der Domäne und außerhalb des internen Netzes (also Extern DSL (WLAN))

TL;DR - IT macht Aufbau / Abbau, Mitarbeiter alles dazwischen

Bearbeitet 9. November 2020 von astero

[TooMuchCoffeeMan]

Das klingt nach einer mittelständischen Systemhauskette, bei der ich vor 15 Jahren mal gearbeitet habe. Damals waren Videokonferenzen aber auch noch nicht so selbstverständlich wie heute. Die Managed Services Abteilung des Unternehmens war gleichzeitig auch die interne IT für den 1st und 2nd Level Support der eigenen Mitarbeiter. Gerade die Leute im Vertrieb waren absolute Analphabeten in Bezug auf IT Themen. Wenn Videokonferenzen anstanden ging das nur über einen einzigen Raum in dem das entsprechende Equipment vorher aufgebaut werden musste.

Heutzutage mit Tools wie Microsoft Teams habe ich am Tag 3 Videokonferenzen. Die interne IT Abteilung würde mir was Husten wenn ich fragen würde, ob die meine Videokonferenzen aufsetzen könnten.

Um deine Frage zu beantworten: Hier besteht nicht nur Schulungsbedarf für die Mitarbeiter sondern vor allem Bedarf an einer Ansage durch die Geschäftsführung. Dass die interne IT im Jahr 2020 noch Videokonferenzen (mit max. 10 Leuten) für Jedermann aufsetzt ist absolut nicht mehr zeitgemäß und gehört den Mitarbeitern aberzogen.

[allesweg]

vor 19 Stunden schrieb toothpick:

Ich will das nicht auf ein spezielles Tool beschränken

Doch!

Oder wer installiert das Tool? Jeder Anwender selbst? Die SkypeInstaller.exe von loadz.dl.ru? Und wer hilft, bei Störungen?

Heutzutage haben viele Mitarbeiter Notebooks mit Kamera und Mikrofon integriert, exerne Geräte kosten/kosteten nicht die Welt und waren leicht verfügbar.

Ein vorkonfiguriertes Tool ausrollen, Anleitung bereitstellen (bebildertes Dokument + Video) und als Arbeitsanweisung verpflichtend machen, Supportmodalitäten veröffentlichen und einhalten.