pantrag_fisi Projektantrag: Inventarisierung interner Systeme

[Syntak]

Hallo Zusammen,

wie auch bereits viele andere hier,  würde ich gerne meinen Projektantrag gegenlesen lassen und Kritik entgegen nehme.

Formatierung bei der Zeitplanung wird noch überarbeitet und kann zunächst vernachlässigt werden.

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1. Projektbezeichnung:
Inventarisierung interner Systeme der “***”

2. Projektzeitraum:
30.04.2021 - 31.05.2021 

3. Projektbeschreibung: 
Das Unternehmen “***” hat derzeit eine Mitarbeiterzahl von ca. 120 Mitarbeitern. Die Workstations unserer Mitarbeiter werden durch die Technik konfiguriert und bereitgestellt. Die Konfiguration und die Erfassung verläuft händisch. Es werden jegliche Hardware, welche für den Mitarbeiter bereitgestellt werden, in unserem Ticketsystem und Excel-Tabellen erfasst.
Um diesen Arbeitsschritt zu erleichtern soll ein Inventarisierungssystem in unserer Infrastruktur integriert werden, welches die Arbeit zur Erfassung und Auswertung vereinfacht.

Im Bereich der Technik fällt dem Helpdesk die Arbeit zu, dass die Arbeitssysteme unserer Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind, mit wichtigen Sicherheitspatches versorgt und regelmäßig gewartet werden. Um dies zu erreichen, existieren Übersichten in Form von Excel-Tabellen oder Informationen in unserem Ticketsystem zum jeweiligen Mitarbeiter, damit sich der jeweilige Helpdesk-Mitarbeiter eine Übersicht über den Ist-Zustand des jeweiligen Mitarbeiters machen und die notwendigen weiterführenden Schritte einleiten kann. Bereits dieser Arbeitsablauf ist sehr zeitaufwendig. Zudem sind wir ein wachsendes Unternehmen und da die Anzahl der Mitarbeiter kontinuierlich steigt, soll es eine Lösung geben, die jegliche Art von Hardware-Erfassung/-Auswertung vereinfacht.

Durch die Einführung eines Inventarisierungssystems soll vor allem die Erfassung und Auswertung der Hardware vereinfacht werden, mit dem Ziel aus einem manuellen Prozess einen automatischen Prozess zu generieren .Jeder Helpdesk-Mitarbeiter soll ohne Probleme an die wichtigsten Hardware-Informationen des jeweiligen Mitarbeiters kommen.
Die Informationen sollen ausführlich genug sein, um beispielsweise Bottlenecks oder Probleme der Hardware leichter zu erkennen und schneller zu analysieren oder auch EOL-Geräte einfacher zu identifizieren.
Das System soll für jeden Helpdesk-Mitarbeiter zugänglich sein und eine Auskunft ausschließlich über interne Geräte liefern. Auch soll es möglich sein Geräte, welche nicht vor Ort lokalisierbar sind, aber von der Firma bereitgestellt und von einem Mitarbeiter genutzt werden, in das System mit einzupflegen, da vor allem jetzt durch die Corona-Pandemie ca. 70% aller Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Zudem soll es die Möglichkeit geben die Inventarisierung zu automatisieren. Die Mitarbeiter im Helpdesk sollen eine automatisierte Inventarisierung interner Systeme zur Verfügung haben, um die Workload vom händischen Erfassen und Auswerten zu entfernen.

Folgende Anforderungen soll das Inventarisierungssystem erfüllen:
- Detaillierte Auswertungsmöglichkeiten
- Hinterlegung von zusätzlichen Informationen (i.F.v. Text, Anhängen)
- Möglichkeit der Automatisierung

Folgende Einschränkungen müssen beachtet werden:
- verschiedene OS-Versionen (MacOS, Windows, Linux)
- für Home-Office Mitarbeiter gibt es keinen direkten Zugriff(SSH)
- eine sichere Erfassung (Datenschutzkonform) 
- Nutzen von bereits bestehender Hardware

3. Projektumfeld
Das Unternehmen “***” ist führender Domain, Server und SSL-Provider (ISP). Das Projekt wird in den Räumlichkeiten der “***” oder im Mobilen Arbeiten, bedingt durch die Pandemie, geplant und durchgeführt. Hauptansprechpartner ist Herr “***”.

4. Zeitplanung:
Das Projekt soll durchlaufend umgesetzt werden, hierbei wird in der Helpdesk-Abteilung Feedback eingeholt, welche Notwendigkeiten bestehen. Diese werden erfasst und damit wird dann das benötigte Modell erstellt. Da hier nach dem ersten Assessment bereits alle für mich benötigten Vorgaben vorhanden sein sollten, werde ich das Projekt in einem Wasserfall-Modell durchführen. Folgende Phasen werden dabei durchlaufen:

Startphase:
Ermittlung des IST-Zustandes (ca. 2,5 Std)
Wie werden derzeit die Arbeitsgeräte erfasst?(ca. 0,5 Std)
Welche Systeme werden erfasst (OS)? (ca. 0,5 Std)
Formen der Erfassung (ca. 0,5 Std)
Feedback/Anforderungen der Helpdesk-Kollegen einholen (ca. 1 Std)

Projektplanung: 
Erarbeitung eines SOLL-Konzepts (ca. 5Std)
Möglichkeit zur Integration in bestehende Infrastruktur analysieren (ca. 1 Std)
Genaue Spezifikation der Anforderungen des Inventarisierungssystems (ca 2 Std)
Spezifikation der Auswertungsmöglichkeiten (ca. 1 Std)
Automatisierter Ablauf der Inventarisierungs-Prozesse (ca. 1 Std)
Vorbereitende Maßnahmen (ca. 5 Std) 
Spezifikation des Hosts (Hardware oder Virtualisierung) (ca 0,5 Std)
Suchen einer geeigneten Software ggf. Einholung von Angeboten (ca. 3h)
Analyse der bestehenden Infrastruktur zur idealen Einbindung des Systems(ca. 1,5 Std)

Durchführungsphase:
Durchführung des Projektes (10 Stunden)
Beschaffung und Installation des Hosts (1 Std)
Installation und Konfiguration der zu nutzenden Inventarisierungssoftware (8 Std)
Bereitstellung von Auswertungsmöglichkeiten für das Team (1 Std)
3.5 Nachbesserungen vornehmen (ca. 3 Std)
Nötige Konfigurationen an den Workstations oder (ca. 1 Std)
nötige Anpassungen an der Domäne vornehmen (ca. 1 Std)
Zeitliche Anpassung der Inventarisierungs-Prozesse (ca. 1 Std)
3.6 Abschluss des Projektes (ca. 6,5 Stunden)
Erstellung des Benutzerhandbuchs (ca. 2 Stunden)
Erstellung der Dokumentation (ca. 5,5 Stunden)
Abnahme durch Auftraggeber (ca. 0,5 Stunden)

Geschätzte Gesamtzeit: 32 Stunden (+3 Stunden Puffer)
6. Grobgliederung:
Art: Technische Dokumentation
Einleitung
1.1 Kurzform der Aufgabenstellung
1.2 IST-Analyse
Planung
2.1 SOLL-Konzept
2.2 Festlegung der Anforderungen
2.3 Festlegung der Einschränkungen
2.4 Suche nach gewünschter Software
2.4 Festlegung der zu nutzenden Soft- bzw. Hardware 
Durchführung
3.1 Beschaffung der nötigen Komponenten (Soft-/Hardware)
3.2 Installation des Hostsystems und Einbindung in das interne Netz
3.3 Installation und Konfiguration der Inventarisierungssoftware ink. Automatisiertem Ablauf
3.4 Konfiguration der Workstations bzgl. Erreichbarkeit des Inventariesierungssystems
3.5 Erarbeitung der Auswertungsmöglichkeiten
Projektabschluss
4.1 Soll-/Ist-Vergleich
4.2 Projektfazit

7. Anlagen:
keine

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Ich bedanke mich jetzt schon mal recht herzlich für das Feedback.
LG

 

[Rasimur]

Für mich ist das zu viel Information und eigene Arbeit die du schon erledigt hast

du hast einige Probleme die sich ergeben werden schon erledigt und das würde ich entferne (zum Beispiel die Einschränkungen zur Inventarisierung)

 

dann sind die Überschriften immer zu lang, ich würde sie verkürzen auf ein oder zwei Wörter 

 

der Rest ist echt gut 

 

 

[cortez]

Ich dir empfehlen den Antrag noch einmal zu überarbeiten.

Dein Ziel sollte es sein einen roten Faden zu haben, welcher sich durch den Antrag zieht und später auch durch die Doku.

Als Beispiel in einem Abschnitt schreibst du es geht um Patchmanagement, im anderen schreibst du von Hardwareinventarisierung. Was den jetzt genau? Beides Themen die man machen kann. 

vor 46 Minuten schrieb Syntak:

Im Bereich der Technik fällt dem Helpdesk die Arbeit zu, dass die Arbeitssysteme unserer Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind, mit wichtigen Sicherheitspatches versorgt und regelmäßig gewartet werden. Um dies zu erreichen, existieren Übersichten in Form von Excel-Tabellen oder Informationen in unserem Ticketsystem zum jeweiligen Mitarbeiter, damit sich der jeweilige Helpdesk-Mitarbeiter eine Übersicht über den Ist-Zustand des jeweiligen Mitarbeiters machen und die notwendigen weiterführenden Schritte einleiten kann.

Für das Updatemanagement gibt es den WSUS unter Windows für Linux und Mac gibt es bestimmt ähnliche Sachen.

Zum Thema: Roter Faden

vor 55 Minuten schrieb Syntak:

- verschiedene OS-Versionen (MacOS, Windows, Linux)

 Ein paar Zeilen später.

vor 56 Minuten schrieb Syntak:

Welche Systeme werden erfasst (OS)? (ca. 0,5 Std)

Impliziert das nicht alles ein OS ist.

vor 57 Minuten schrieb Syntak:

Ermittlung des IST-Zustandes (ca. 2,5 Std)
Wie werden derzeit die Arbeitsgeräte erfasst?(ca. 0,5 Std)
Welche Systeme werden erfasst (OS)? (ca. 0,5 Std)
Formen der Erfassung (ca. 0,5 Std)
Feedback/Anforderungen der Helpdesk-Kollegen einholen (ca. 1 Std)

Gib nur eine Zeit für den Oberpunkt an, dass aufsplitten kannst du später in der Doku machen.

vor einer Stunde schrieb Syntak:

(+3 Stunden Puffer)

Erlaubt dir deine IHK einen Puffer? Für manche ist es ok, andere wollen die vollen 35 Stunden verplant sehen.

Wie wäre es mit einer Wirtschaftlichen Betrachtung irgendwo am Ende des Projektes? 

[Syntak]

Hi Zusammen,

also allgemein ist mein Ziel nicht Patchmanagement sondern Inventarisierung.

@cortez vielen Dank für dein ausführliches Feedback

Das mit dem roten Faden kann ich nachvollziehen. Die Erwähnung des Patchmanagements ist meiner Ansicht nach ein guter Anhaltspunkt für die Inventarisierung, da durch die Inventarisierung ein erfolgreiches Patchmanagement durchgeführt werden kann.

Das mit den OS-Versionen hatte ich in meinem Projektantrag angegeben und in der Zeitplanung eben nochmal aufgegriffen, ich sehe das Problem hier nicht

Das mit den Zeiten habe ich angepasst, ebenso habe ich herausgefunden, dass meine IHK (Regensburg) keinen Puffer verlangt.

Ich hatte den Punkt mit der wirtschaftlichen Betrachtung im Kopf, dachte mir aber das erst bei der Projektdokumentation mit anzugeben.

Im folgenden habe ich nochmal eine überarbeitete Version. Gerne höre ich mir dazu wieder Feedback an.

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1. Projektbezeichnung:
Inventarisierung interner Systeme der “***”

2. Projektzeitraum:
30.04.2021 - 31.05.2021 

3. Projektbeschreibung: 
Das Unternehmen “***” hat derzeit eine Mitarbeiterzahl von ca. 120 Mitarbeitern. Die Workstations unserer Mitarbeiter werden durch die Technik konfiguriert und bereitgestellt. Jegliche Hardware, welche für den Mitarbeiter bereitgestellt wird, wird in unserem Ticketsystem und Excel-Tabellen erfasst.
Um diesen Arbeitsschritt zu erleichtern soll ein Inventarisierungssystem in unserer Infrastruktur integriert werden, welches die Arbeit zur Erfassung und Auswertung vereinfacht. 

Im Bereich der Technik fällt dem Helpdesk die Arbeit zu, dass die Arbeitssysteme unserer Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind, mit wichtigen Sicherheitspatches für Hard- und Software versorgt und regelmäßig gewartet werden. Um dies zu erreichen, existieren Übersichten in Form von Excel-Tabellen oder Informationen in unserem Ticketsystem zum jeweiligen Mitarbeiter, damit sich der jeweilige Helpdesk-Mitarbeiter eine Übersicht über den Ist-Zustand des jeweiligen Mitarbeiters machen kann, welche Hard- bzw. Software bei ihm gerade in Benutzung ist.  Bereits dieser Arbeitsablauf ist sehr zeitaufwendig. Erst nach der Recherche können die notwendigen weiterführenden Schritte eingeleitet werden. Zudem sind wir ein wachsendes Unternehmen und da die Anzahl der Mitarbeiter kontinuierlich steigt, soll es eine Lösung geben, die jegliche Art von Hardware-Erfassung/Auswertung vereinfacht.

Durch die Einführung eines Inventarisierungssystems soll vor allem die Erfassung und Auswertung der Hardware vereinfacht werden, mit dem Ziel aus einem manuellen Prozess einen automatischen Prozess zu generieren. Jeder Helpdesk-Mitarbeiter soll ohne Probleme an die wichtigsten Hardware-Informationen des jeweiligen Mitarbeiters kommen.
Die Informationen sollen ausführlich genug sein, um beispielsweise Bottlenecks oder Probleme der Hardware leichter zu erkennen und schneller zu analysieren oder auch EOL-Geräte einfacher zu identifizieren.
Das System soll für jeden Helpdesk-Mitarbeiter zugänglich sein und eine Auskunft ausschließlich über interne Geräte liefern. Auch soll es möglich sein Geräte, welche nicht vor Ort lokalisierbar sind, aber von der Firma bereitgestellt und von einem Mitarbeiter genutzt werden, in das System mit einzupflegen, da vor allem jetzt durch die Corona-Pandemie ca. 70% aller Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Zudem soll es die Möglichkeit geben die Inventarisierung zu automatisieren. Die Mitarbeiter im Helpdesk sollen eine automatisierte Inventarisierung interner Systeme zur Verfügung haben, um die Workload vom händischen Erfassen und Auswerten zu entfernen.

Folgende Anforderungen soll das Inventarisierungssystem erfüllen:
Detaillierte Auswertungsmöglichkeiten
Hinterlegung von zusätzlichen Informationen (i.F.v. Text, Anhängen)
Möglichkeit der Automatisierung

Folgende Einschränkungen müssen beachtet werden:
verschiedene OS-Versionen (MacOS, Windows, Linux)
eine sichere Erfassung (Datenschutzkonform) 
wenn möglich, Nutzen der bereits bestehenden Infrastruktur

3. Projektumfeld
Das Unternehmen “***” ist führender Domain, Server und SSL-Provider (ISP). Das Projekt wird in den Räumlichkeiten der “***” oder im Mobilen Arbeiten, bedingt durch die Pandemie, geplant und durchgeführt. Hauptansprechpartner ist Herr “***”.

4. Zeitplanung:
Das Projekt soll durchlaufend umgesetzt werden, hierbei wird in der Helpdesk-Abteilung Feedback eingeholt, welche Notwendigkeiten bestehen. Diese werden erfasst und damit wird dann das benötigte Modell erstellt. Da hier nach dem ersten Assessment bereits alle für mich benötigten Vorgaben vorhanden sein sollten, werde ich das Projekt in einem Wasserfall-Modell durchführen. Folgende Phasen werden dabei durchlaufen:

Startphase:
Ermittlung des IST-Zustandes (ca. 5 Std)
- Wie werden derzeit die Arbeitsgeräte erfasst?
- Welche Systeme werden erfasst (OS)? 
- Formen der Erfassung 
- Feedback/Anforderungen der Helpdesk-Kollegen einholen (KikOff-Meeting)

Projektplanung: 
Erarbeitung eines SOLL-Konzepts (ca. 4 Std)
- Genaue Spezifikation der Anforderungen des Inventarisierungssystems  
- Spezifikation der Auswertungsmöglichkeiten 

Vorbereitende Maßnahmen (ca. 4 Std) 
- Spezifikation des Hosts (Hardware oder Virtualisierung) 
- Suche einer geeigneten Software ggf. Einholung von Angeboten 
- Analyse der bestehenden Infrastruktur zur idealen Einbindung des Systems

Durchführungsphase:
Durchführung des Projektes (10 Stunden)
- Installation des Hosts 
- Installation und Konfiguration der zu nutzenden Inventarisierungssoftware 
- Konfiguration von Auswertungsmöglichkeiten

3.5 Nachbesserungen (ca. 4 Std)
- weiter nötige Konfigurationen (Ports, Netzwerk) 
- Zeitliche Anpassung der Inventarisierungs-Prozesse 

Abschlussphase:
3.6 Abschluss des Projektes (ca. 8 Stunden)
- Erstellung des Benutzerhandbuchs 
- Erstellung der Dokumentation 
- Abnahme durch Auftraggeber

=> Gesamtzeit: 35 Stunden

6. Grobgliederung:
Art: Technische Dokumentation
Einleitung
1.1 Kurzform der Aufgabenstellung
1.2 IST-Analyse
Planung
2.1 SOLL-Konzept
2.2 Festlegung der Anforderungen
2.3 Suche nach gewünschter Software
2.4 Festlegung der zu nutzenden Soft- und Hardware 
Durchführung
3.1 Beschaffung der nötigen Komponenten (Soft-/Hardware)
3.2 Installation des Hostsystems
3.3 Installation und Konfiguration der Inventarisierungssoftware 
3.4 Konfiguration der Workstations bzgl. Erreichbarkeit des Inventarisierungssystems
3.5 Erarbeitung der Auswertungsmöglichkeiten
3.6 Konfiguration des automatisierten Ablaufs
Projektabschluss
4.1 Soll-/Ist-Vergleich
4.2 Wirtschaftliche Betrachtung (Zeitersparnis)
4.3 Projektfazit

7. Anlagen:
keine

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Hier bereits wieder vielen Dank an diejenigen, die sich die Zeit nehmen um Feedback zu geben!

LG

Syntak
 

[cortez]

Kein Problem, dann machen wir mal weiter mit Runde 2.

vor 9 Stunden schrieb Syntak:

also allgemein ist mein Ziel nicht Patchmanagement sondern Inventarisierung.

Dann würde ich es auch deutlich machen. Einfach im Antrag andeuten, dass die Option den Patchstand abzufragen ein Must Have  für die Inventarisierungssoftware ist. Das macht sich auch gut wenn du später bei der Produktauswahl eine Entscheidungsmatrix verwendest. 

vor 9 Stunden schrieb Syntak:

eine sichere Erfassung (Datenschutzkonform) 

Das hatte ich beim ersten Mal vergessen. Datenschutz ist immer so eine Sache. Hier ist die Frage, was willst du erfassen?  Solange es keine personenbezogenen Daten sind, wäre hier glaube ich die Formulierung "zuverlässige Erfassung" besser.

vor 9 Stunden schrieb Syntak:

4. Zeitplanung:

6. Grobgliederung:

    Beide Teile sollten identisch aufgebaut sein. Nehmen wir mal Punkt 3.6, bei der Zeitplanung ist es der Abschluss des Projektes  und bei der Grobgliederung ist es die Konfiguration des automatisierten Ablaufs. 

vor 10 Stunden schrieb Syntak:

Ermittlung des IST-Zustandes (ca. 5 Std)
- Wie werden derzeit die Arbeitsgeräte erfasst?
- Welche Systeme werden erfasst (OS)? 
- Formen der Erfassung 

Eine IST-Analyse geht eigentlich immer recht schnell im Vergleich zum SOLL Konzept. Im Prinzip schreibst du ja nur den aktuellen Stand runter. Persönlich würde ich 1-2 Stunden nehmen.  

vor 10 Stunden schrieb Syntak:

- Feedback/Anforderungen der Helpdesk-Kollegen einholen (KikOff-Meeting)

Der Punkt gehört schon zum SOLL Konzept, denn du holst dir schon aktiv Ideen wie es sein könnte.

vor 10 Stunden schrieb Syntak:

- Analyse der bestehenden Infrastruktur zur idealen Einbindung des Systems

Soll Konzept. Du überlegst wo man am besten ansetzen kann für den optimalen Effekt.

Man kann da mit noch ein paar Punkten weiter machen, allerdings wäre es wichtig das Zeitplanung und Grobegliederung übereinstimmen. Sonst rede ich eventuell über Dinge du eh streichst.