Exchange - ab wann ist es besser Postfächer aufzuteilen?

[Broadcast]

Hallo,

wir haben da vor 12 Jahren ganz klein mit Exchange 2010 und 50 Postfächern angefangen.
Jetzt sind es 229 Postfächer auf einem Exchange 2019. Das System läuft auf einem Raid 1
und die Datenbank hat einen  Raid 6 (SSDs). Ich habe das Gefühl das es langsamer wird
und es gibt ein paar Power-User die sich immer mal über Wartezeiten und  ein hängendes
Outlook (2016/19) beschweren. Nach dem Lehrbuch habe ich eine super performantes 
Netzwerk und alle Parameter auf den Client und der Verbindung zum Exchange sind gut.
Auch die Kommunikation zwischen dem Exchange und den Domain-Controllern ist messbar
sehr schnell. Also suche ich weiter und da habe ich mir gedacht, dass es vielleicht mittlerweile
gar nicht  mehr so gut ist, alle Postfächer in einer Datenbank zu haben, wenn es schon fast 230
sind?  Kann mir Jemand Erfahrungswerte zu der Aufteilung geben?
Ich wäre auch nicht abgeneigt einen zweiten RAID-Controller mit einem weiteren RAID für
die zweite oder mehr Datenbanken zu verbauen, wenn dass zielführend ist?

Liebe Grüße

Broadcast
(Jörg Bornholt)

 

[Maniska]

Interessanter als die Anzahl der Postfächer dürfte deren Größe sein.

Wenn deine Poweruser von Tag 1 mit dabei waren, nie Mails gelöscht haben und viel mit vielen/großen Mails und Anhängen zu tun haben sammelt sich da einiges an. Wenn Outlook dann "mal schnell" zigtausende Einträge im Postfach abgleichen darf... Joar, kann man machen, aber ein Archiv für Altlasten (oder ausmisten sofern gesetzlich zulässig) wäre nicht schlecht.

Prinzipiell würde ich die Postfachdatenbank schon aufteilen, eine Trennung in A-L und M-Z (Nachname) und ggf. zusätzlich eine DB für hochfrequentierte Postfächer wie "Rechnung@" hab ich schon öfter gesehen. Erscheint mir auch sinnvoll die DBs schon von Anfang an zu trennen um dann später nicht viele (über)volle Postfächer jonglieren zu müssen.

Ich würde an deiner Stelle mal bei den Usern schauen ob da viel Müll rumliegt (alles >10 Jahre kann relativ sicher weg, große Mails können relativ sicher weg weil der Anhang im Projekt oder wo auch immer dazugehört abgelegt sein sollte...), und die User nach Nachnamen in 2 einzelne DBs trennen, aber erst mal auf der selben Hardware liegen lassen.

[Enno]

Oder Autoarchivierung einschalten.

z.B. alles älter als XX Monate wird in ein Archiv Postfach des Users verschoben.

Normal sucht man nur innerhalb der letzten 12-24 Monate.

Wenn diese Postfächer dann noch auf einer zweiten DB ausgelagert sind wird die erste wieder schneller. Und die Archiv-DB kannste auch auf billigeren Plattenspeicher verschieben da dort eh seltener gesucht wird.

[Broadcast]

Hallo,

danke für die Beiträge. 

tatsächlich habe ich ein  Mail-Archiv. Mit MailStore archiviere ich jede Nacht alle Mails und lösche alles was
älter als 6 Monate ist aus den Postfächern raus. Sorry dass ich das nicht erwähnte. Trotz allem gibt es Postfächer
mit bis über 40GB Größe. Hab dazu schon mal überlegt ob ich nicht was mit den Attachements mache, die immer noch 25MB haben dürfen (Empfang). Da wo ich den meisten Ärger habe werden viele Mails und immer mit vielen Bildern von Außen
empfangen. Also das mit der Aufteilung probiere ich aus. Ich kann ja ein paar Problem-User in eine neue Datenbank verschieben und
schauen was passiert.

Liebe Grüße

Broadcast

 

[toothpick]

Wir haben ein recht striktes Quota von weniger als 1GB für Postfächer. Vorher kommt eine Warnung und wenn voll wird senden verboten.

Das ist bei uns auch die einzige Möglichkeit die Leute zur Verwendung des Archivsystems zu zwingen, sonst machen es einige einfach nicht oder sehr unregelmäßig. E-Mails werden bei uns projektbezogen archiviert, daher müssen das die User selbst mittels einem Outlook-AddIn machen (das scheint bei euch wohl anders zu sein).

Vielleicht wäre das ja auch was für dich.

Bearbeitet 2. Juli 2021 von toothpick

[Broadcast]

vor 43 Minuten schrieb toothpick:

Wir haben ein recht striktes Quota von weniger als 1GB für Postfächer. Vorher kommt eine Warnung und wenn voll wird senden verboten.

dafür habe ich ja den MailStore. der macht das global nach Zeit aber ohne auf die Größe zu achten. Ich möchte meine User da in keiner Weise noch weiter beschränken außer vielleicht in der Größe der Attachements.

LG Broadcast

[cortez]

Wie schon gesagt die Datenbanken aufteilen dürfte dir schon etwas helfen.

vor einer Stunde schrieb Broadcast:

 Ich möchte meine User da in keiner Weise noch weiter beschränken....

Einige Sachen kann man nur mit Zwang erreichen, denn einige sagen sich "Hey, wozu haben wir denn eine IT? Sollen die sich drum kümmern"

vor 4 Stunden schrieb Broadcast:

Trotz allem gibt es Postfächer mit bis über 40GB Größe.

Dem würde ich mal nachgehen, denn 40GB in 6 Monaten kommt nicht einfach so irgendwo her.

vor 5 Stunden schrieb Broadcast:

die immer noch 25MB haben dürfen (Empfang). Da wo ich den meisten Ärger habe werden viele Mails und immer mit vielen Bildern von Außen empfangen

Das würde ich definitiv einschränken. Das addiert sich ganz schnell, vor allem wenn die Mails nicht gelöscht werden. Ich würde hier eine Grenze von maximal 10MB einführen, wenn nicht sogar niedriger. 

Du musst dich ja auch um Speicherplatz und Sicherung kümmern. Wenn es über den Exchange läuft kostet es richtig, denn es muss auch Performance gegeben sein. 

Eine weitere Frage ist auch wie relevant die Bilder sind. Werden die wirklich Jahre lange benötigt, oder reicht eine Frist zb. 3 Monaten

[tkreutz2]

Frank Karius (Exchange FAQ) und sein Team Net At Work als Dienstleister sind Microsoft MVP (Goldpartner) zu tieferen Fragen bzgl. Exchange Konfiguration und Anpassung.

Den Ansatz über Größenreduktion + Archivierungskonzepte sollte man aber auch parallel verfolgen. Alles was die Datenbank entlastet, kann nur zu Gunsten der Performance gehen, ohne gleich in neue Hardware investieren zu müssen.

 

[Maniska]

Am 2.7.2021 um 07:28 schrieb Broadcast:

Mit MailStore archiviere ich jede Nacht alle Mails und lösche alles was
älter als 6 Monate ist aus den Postfächern raus.

Man könnte hier ansetzen und auf alles >90 Tage erhöhen. Dadurch dass die MailStoresuche so viel besser ist wie das was Outlook bietet, sucht man doch eh lieber über MailStore.

Ich bin mir nicht sicher, aber im Default werden die Ordner "Papierkorb", "Junk" und "Entwürfe" soweit ich mich erinnern kann nicht archiviert und dementsprechend auch nicht gelöscht. Zudem löscht MailStore keine Mails, die ungelesen sind oder als Aufgaben markiert. Auch hier mal ansetzen, es kann gut sein, dass der Papierkorb beim ein oder andern User das Problem ist.

Dann würde ich hingehen und die maximale Postfachgröße im Default auf 2 GB setzen und die Problemuser erst einmal händisch vom Default ausnehmen und versuchen diese kleiner zu bekommen.

Für Anhänge würde ich nach einer Lösung suchen die automatisiert mit großen Anhängen umgehen kann. So was wie CryptShare oder NoSpamProxy. Diese Lösungen kann man dann auch gleich für eine allgemein höhere Mailsecurity nutzen. Wenn du die erlaubte Anhanggröße verringerst ohne eine Alternative anzubieten weichen deine User schneller auf irgendwelche (dubiosen) Transferdienste wie WeTransfer, Dropbox (gern auch dann die Private)... aus. Erst hier eine akzeptable Lösung implementieren, dann die Anhanggröße anpassen.

 

[Hunduster]

Wir haben zwei Exchange 2016 als DAG mit zwei Datenbanken laufen. Bei uns wird kontinuierlich durch Mailstore Archiviert (bitte denk dran, das du als Firma eigentlich sofort archivieren musst -Journaling- damit das Archiv revisionssicher ist) und Mailstore löscht alles was älter ist als ein Jahr (mehr konnte ich intern nicht durchsetzen).

Eine Postfachbegrenzung haben wir nicht.

Du musst bedenken, dass eine Exchange Datenbank auch Fragmente aufweist mit der Zeit und einmal belegten Speicher nicht wieder hergibt, wenn du ein Postfach mal gelöscht hast. Der Speicher wird zwar wieder überschrieben aber die Datenbank wird on Demand nicht kleiner.

Ich persönlich würde dir empfehlen eine neue, frische Datenbank aufzusetzen und die Postfächer in die neue DB zu migrieren und die alte DB dann zu löschen. So wirst du die Fragmente los und gibst noch ungenutzten Speicher frei.

Ich habe dies vor kurzem erst bei unseren beiden Datenbanken gemacht.

Hast du kein DAG Cluster, kannst du deine bisherigen Datenbanken auch defragmentieren. Eine Migration in eine neue DB ist aber der sauberste Weg.