Projektthema - Planung, Umsetzung einer Software-Kommunikationslösung

[Pajn43]

Hallo zusammen !

Das ist mein erster Beitrag in diesem Forum, ich mache aktuell eine Umschulung zum IT-Systemkaufmann in Bayern und befinde mich in meinem 9-Monatigen Betriebspraktikum bei einem kleinen IT-Systemhaus (ca. 8 Mitarbeiter davon 3 ca. genau so lange da wie ich), nun muss ich ein Projektthema finden das ich für die Abschlussprüfung verwenden will und darf.

In den letzten 6 Monaten Praktikum hier, habe ich den Vertriebs Alltag kennengelernt, war ab und an mal bei den Jungs im Support mit dabei und habe für ca. 3 Monate den Relaunch unseres Webauftritts geleitet, das Projekt wurde aber aktuell an einen Kollegen weitergegeben.

Zu mir Persönlich kurz noch, mein technischer Wissensstand ist äußerst dürftig und da mein Praktikumsbetrieb auch sehr TK lastig ist habe ich von IT bis jetzt leider wenig mitbekommen. Kurz und Knapp fische ich derzeit im trüben. Nach Rücksprache mit meinem Betrieb und im zuge der "TK Lastigkeit" habe ich mich also für das Thema "Planung, Umsetzung und evtl. ?ein wenig Installation? (Habe bis jetzt verschiedene Meinungen zu dem Thema Technischer Aspekt bei ITSK Projektprüfung gehört) einer Software-Kommunikationslösung für ein mittelständisches Unternehmen" entschieden bzw. das wäre im Rahmen des Praktikums und der akutellen Auftragslage des Betriebs möglich. 🤷‍♂️

Meine Frage wäre nun, WENN ich es aus der Wirtschaftlichen Seite ausführlichst durchleuchte und vilt. noch ein paar Technische Aspekte unterbringe, kann dieses Thema dann für eine Projektarbeit ausreichen?

 

[charmanta]

vor 2 Stunden schrieb Pajn43:

Thema "Planung, Umsetzung und evtl. ?ein wenig Installation? (Habe bis jetzt verschiedene Meinungen zu dem Thema Technischer Aspekt bei ITSK Projektprüfung gehört) einer Software-Kommunikationslösung für ein mittelständisches Unternehmen"

das brauchst Du gar nicht umsetzen. Als ITSK vergleichst Du drei, vier Lösungsansätze für die Kommunikationssoftware und triffst ne Auswahl. Einen Proof-Of-Concept kannst Du machen, aber der sollte auch zeitlich kaum ne Rolle spielen. Bei Dir ist die kfm Beleuchtung der Hauptteil

[Pajn43]

Am 4.8.2021 um 13:22 schrieb charmanta:

das brauchst Du gar nicht umsetzen. Als ITSK vergleichst Du drei, vier Lösungsansätze für die Kommunikationssoftware und triffst ne Auswahl. Einen Proof-Of-Concept kannst Du machen, aber der sollte auch zeitlich kaum ne Rolle spielen. Bei Dir ist die kfm Beleuchtung der Hauptteil

Vielen dank für die Antwort. Ich werde hierzu mal Rücksprache mit meinem Ausbilder halten.

[Pajn43]

@charmanta Hallo nochmals,

ich habe nun auf eigene Faust mal einen Antrag für die IHK nach einer Vorlage meines Ausbilders verfasst, kurzes Feedback hierzu wäre klasse.

1. Projektbezeichnung

 

Planung und Angebotserstellung einer Software-Kommunikationslösung

 

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

 

Eine veraltete und im End of Life befindliche Software-Kommunikationslösung die der Kunde aktuell im Einsatz hat soll durch eine neue Software ersetzt werden. Dabei soll zusätzlich die Möglichkeit einer Home-Office Anbindung im Zuge der Erneuerung realisiert werden.

Die Software soll in das bestehende Netzwerk des Kunden integriert werden. Es soll außerdem auf Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit der neuen Software geachtet.

 

1.2 Ist-Analyse

 

 

In der Firma des Auftraggebers ist ein veraltete und vom Hersteller abgekündigte Software im Einsatz. Diese verursacht häufig Probleme und verlangsamt die interne Mitarbeiter sowie die externe Kundenkommunikation.

 

2. Soll-Konzept

 

Die veraltete Software des Kunden soll durch eine neuere und Leistungsfähigere Software ersetzt werden, die außerdem auch noch eine Home-Office Anbindung ermöglichen soll. Die Software soll in der Lage sein eine Art Präsenzmanagement darzustellen, ein System das die angenommenen und entgangenen Anrufe dokumentiert und archiviert außerdem noch eine Chat Funktion mit der Möglichkeit eines einfachen Datentransfers. Dabei ist auch darauf zu achten das die Software skalierbar ist und mit Updates und Wartung seitens des Herstellers versorgt wird um eine Zukunftssicherheit zu garantieren.

 

3.1 Hauptaufgaben auflisten
-  Die Auftragserfassung -  Ist-Analyse & Soll-Konzept -  Wirtschaftlichkeitsbewertung -  Dokumentation -  Schulung des Kunden -  Abschließende Übergabe
3.2 Teilaufgaben auflisten

-  Auftragserfassung

-  Gespräch mit dem Auftraggeber, Protokollierung

 

-  Ist-Analyse & Soll-Konzept

-  Erstellung einer Ist-Analyse und einer Bedarfsanalyse

 

-  Wirtschaftlichkeitsbewertung

-  Angebotsanalyse

-  Nutzwertanalyse

-  Kosten-Nutzen-Analyse

 

-  Dokumentation

-  Dokumentation der einzelnen Schritte

-  Erstellung Benutzerhandbuch

 

-  Schulung des Kunden

-  Qualitätsmanagement

-  Schulung der Software

 

-  Abschließende Übergabe

-  Qualitätsmanagement

-  Übergabe der fertiggestellten Dokumentation an den Auftraggeber

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden
1.  Auftragserfassung: 1h 2.  Ist-Analyse & Soll-Konzept: 4h 3.  Wirtschaftlichkeitsbewertung: 20h 4.  Dokumentation: 7h 5.  Schulung des Kunden: 2h 6.  Abschließende Übergabe: 1h   Gesamtzeit: 35h

[charmanta]

20 Stunden für die Wirtschaftlichkeit sind recht viel, aber mit dem Antrag kann ich leben.

Warum eiune Schulung des Kunden wenn Du nix installierst ??

[Pajn43]

Vielen Dank erstmal für die Antwort, ich werde die Wirtschaftlichkeit etwas umverteilen,  wie viele Stunden würden Sie den in Ordnung finden?

Die Schulung hab ich eigentlich nur wegen dem Zeit Management reingebracht, in der Regel wird das denke ich auch von einem Support Mitarbeiter gemacht (aktuell machts halt der Chef bei allen Kunden wegen Expertise).

Nur bin ich dann bisschen ratlos was ich sonst noch mit einbinden könnte 🤔? Die Installation und Konfiguration fällt ja komplett weg.

[Maniska]

vor 20 Minuten schrieb Pajn43:

Sie

Gnihihi, altes Charmi, wird sogar im Forum gesiezt

vor 20 Minuten schrieb Pajn43:

Vielen Dank erstmal für die Antwort, ich werde die Wirtschaftlichkeit etwas umverteilen,  wie viele Stunden würden Sie den in Ordnung finden?

Versuch mal die Wirtschaftlichkeitsbewertung in Teilschritte runterzubrechen. Welche Teilschritte willst du durchführen, wie lange werden die deiner Meinung nach dauern etc. Du musst auch - angelehnt an das SOLL eine Bewertungsmatrix oder so was in der Art erstellen um die verschiedenen Produkte sinnvoll bewerten zu können.

 

 

[Pajn43]

Hey!

Vielen Dank erstmal für die Antwort, ja wenn das so ist gehen wir zum du über, kein Thema.

Ich habe jetzt mal eine neuere finalere Version erstellt mit kleinen Änderungen. Ich würde jeden Bitte der das liest kurz um seine Meinung hierzu abzugeben, da ich in 2 Wochen abgeben muss würde ich nochmals den Input von hier mit aufnehmen und hoffentlich wird der Antrag dann auch angenommen  

PS: Formatierungs- und Rechtschreibfehler sind nicht bitte nicht zu beachten.

 

1. Projektbezeichnung

Planung der Migration einer Software-Kommunikationslösung

 

 

1.1 Kurzform der Aufgabenstellung

Eine veraltete und im End of Life befindliche Software-Kommunikationslösung die, die Firma XXX aktuell im Einsatz hat soll durch eine neuere und zukunftssichere Software ersetzt werden. Dabei soll zusätzlich die Möglichkeit einer Home-Office Anbindung realisiert werden.

Die Software soll in das bestehende Netzwerk integriert werden. Es soll außerdem auf Skalierbarkeit der neuen Software geachtet werden.

 

 

1.2 Ist-Analyse

 

In der Firma des Auftraggebers ist ein veraltete und vom Vertreiber abgekündigte CTI-Software im Einsatz. Diese verursacht Probleme und hemmt die Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowie die Kommunikation mit Kunden. Zudem wird sie durch die Abkündigung nicht mehr weiterentwickelt und es sind auch keine zusätzlichen Lizenzen mehr erhältlich.

 

2. Zielsetzung

Die veraltete Software des Kunden soll durch eine neuere und leistungsfähigere Software ersetzt werden, die außerdem auch noch eine Home-Office Anbindung ermöglichen soll. Die Software soll in der Lage sein, die Präsenz der Mitarbeiter darzustellen. Sie soll die angenommenen und entgangenen Anrufe dokumentieren und archivieren außerdem noch eine Chat-Funktion mit der Möglichkeit eines einfachen Dateitransfers bieten. Dabei ist auch darauf zu achten, dass die Software skalierbar ist und mit Updates und Wartung seitens des Herstellers versorgt wird um Zukunftssicherheit zu garantieren.  Zudem hat der Kunde diverse Wünsche an die Softphone-Leistung. Softphone-Leitungen sollen auch über das ERP-System gesteuert werden können, eine weiter Verbindung vor Gesprächs Annahme ist erwünscht und Automatismen bei An- und Abmeldung (wie z.B. Präsenzwechsel, Ausloggen, RWL Gruppe) der Softphones.

 

 

 

 

 

 

2.1  Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich?

 

-          Aufnahme der Anforderung an das neue Kommunikationssystem bei Erstgespräch mit Auftraggeber

-          Analyse des IST-Zustandes beim Auftraggeber vor Ort

-          Ausarbeitung eines individuellen Lösungskonzeptes

-          Abstimmung mit Auftraggeber über Lösungskonzept

-          Nachbearbeitung

-          Wirtschaftlichkeitsanalyse anhand des entwickelten Konzepts

-          Präsentation des Lösungskonzepts

 

 

2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

1.      Bevor im Zuge der Migration eine Installation ausgeführt werden kann müssen, in einem Vorabstimmungs-Dokument diverse Parameter zur Systemumgebung sowie Netzwerke & Server als auch Firewall-Regeln abgestimmt werden.

2.      Für die neue Kommunikationslösung wird ein Windows-Server mit bestimmten Mindest-Eigenschaften benötigt.

 

 

3. Einschränkungen

Es ist zu prüfen ob die Kundenwünsche, mit den technischen Bestimmungen der jeweiligen Hersteller kollidieren.

Mögliche Einschränkungen könnten beim Personal auftreten, da durch Krankheit oder Urlaub Engpässe entstehen könnten. Außerdem müssen die Liefertermine der Distributoren müssen eingehalten werden.

Die tatsächliche Migration/Installation des Systems wird von Kollegen aus der Support-Abteilung übernommen.

 

 

4. Hauptaufgaben auflisten
-  Die Auftragserfassung -  Ist-Analyse & Soll-Konzept -  Wirtschaftlichkeitsbewertung -  Begleitung der Installation -  Dokumentation -  Qualitätsmanagement -  Abschließende Übergabe
4.1 Teilaufgaben auflisten

Auftragserfassung

 

-  Gespräch mit dem Auftraggeber, Abstimmung über Kundenwünsche & Vorstellungen

Ist-Analyse & Soll-Konzept

 

-  Erstellung einer Ist-Analyse

-  Informationen durch Kundengespräch und E-Mail-Verkehr aufnehmen

-  Erstellung einer Bedarfsanalyse

-  Planung & Erstkonzipierung des Soll-Konzepts

 

 

Wirtschaftlichkeitsbewertung

 

-  Angebotsanalyse

          Angebote vergleichen    

           Konditionen überprüfen

-  Entscheidungsmatrix erstellen

-  Nutzwertanalyse erstellen  

             Nutzwertanalyse mit Gewichtung anhand von Entscheidungsmatrix erstellen

-  Kosten-Nutzen-Analyse

Begleitung der Installation

Dokumentation

-  Dokumentation der einzelnen Schritte

 

Qualitätsmanagement

-  Testen auf Funktionsfähigkeit

-  Schulung des Kunden

Abschließende Übergabe

-  Übergabe der fertiggestellten Dokumentation an den Auftraggeber

5. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden
1.      Auftragserfassung: 3h   2.      Ist-Analyse & Soll-Konzipierung: 5h   3.      Wirtschaftlichkeitsbewertung: 10h   4.      Begleitung der Installation: 6h   5.      Dokumentation: 8h   6.      Qualitätsmanagement: 2h   7.      Abschließende Übergabe: 1h		Gesamtzeit: 35h

 

Bearbeitet 2. September 2021 von Pajn43