pdoku_fisi Abgelegtes Abschlussprojekt FISI 2021 - Ticketsystem + Assetmanagement + Wissensdatenbank

[Takeshi95]

Moin!

Ich habe am 28.06.2021 meine Ausbildung erfolgreich bei der IHK Bremen mit diesem Projekt abgeschlossen (das habe ich auch der Hilfe einiger Forenmitglieder zu verdanken)!

Deswegen möchte ich dem Forum hiermit meinen Projektantrag, die Dokumentation und die Präsentation zur Verfügung stellen.
Alle Dokumente wurden nach besten Wissen und Gewissen anonymisiert (dafür wurden auch einige Grafiken entfernt).
Die Dokumentation und die Präsentation werden aufgrund der Länge und der besseren Lesbarkeit als PDF hochgeladen.

Für die Dokumentation und die Präsentation wurden folgende Prozentpunkte vergeben:

Betriebliche Projektarbeit (Dokumentation): 86
Präsentation / Fachgespräch: 94

Ich habe keine Rückmeldung über Mängel oder Verbesserungsmöglichkeiten bekommen, kann dazu also keine Infos geben!

 

Projektantrag

1. Titel 
Evaluation und Einrichtung eines neuen Ticket- und Inventarisierungssystems mit integrierter Wissensdatenbank 

1.1. Kurzform der Aufgabenstellung 
Es soll eine webbasierte Produktlösung zur Ticketverwaltung und Inventarisierung gefunden und implementiert werden.
Das Produkt soll das IT-Team bei der Ticketaufnahme und -bearbeitung entlasten und diese effizienter gestalten.

1.2. IST-Analyse 
Aktuell verwendet die interne IT-Abteilung der $Ausbildungsbetrieb ein webbasiertes Kanban Board von Atlassian, um die Anfragen der 250 Mitarbeiter zu sammeln.
Dieses Board wurde 2012 eingeführt und seitdem weder gepflegt noch an die wachsenden Gegebenheiten angepasst. Anfragen werden momentan per E-Mail an ein Sammelpostfach, Telefon, Chat oder persönlich entgegengenommen und dann händisch in das Kanban Board übertragen, wo die erstellten Tickets dann unsortiert vorliegen. Dabei passiert es regelmäßig, dass Mitteilungen übersehen oder von mehreren Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden.
Bei defekter Hardware muss zunächst im Inventarisierungsprogramm bzw. auf der Website der Leasingfirma ermittelt werden, zu welchem Lieferschein die Hardware gehört und ob ein Garantiefall eröffnet werden kann. Hier werden händisch alle Geräte eingetragen, Usern zugeordnet und wichtige Details (bspw. Lieferschein oder Garantie) angegeben. Bei Umzug oder Userwechsel müssen alle Angaben manuell angepasst werden. 

2. Zielsetzung entwickeln / SOLL Konzept 

2.1. Was soll am Ende des Projektes erreicht sein? 
Ziel des Projektes ist eine Evaluierung, Bewertung und Gegenüberstellung verschiedener Ticket- und Inventarisierungssysteme nach bestimmten Kriterien. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem Zusammenschluss von Ticket- und Inventarisierungssystem in einem Tool.
Das ausgewählte Ticket- und Inventarisierungssystem wird testweise auf einem Server installiert, konfiguriert und diversen Testbenutzern vorgestellt. Diese Benutzer sollen das Ticketsystem auf Funktion und Bedienbarkeit testen. Nach Installation und Konfiguration, sowie Tests durch ausgewählte Benutzer, wird das Projekt dem Auftraggeber präsentiert. 

2.2. Welche Anforderungen müssen erfüllt sein? 
Das Tool soll über einen Webzugang erreichbar sein, sodass die Mitarbeiter möglichst selbstständig ein Ticket erstellen bzw. die Wissensdatenbank benutzen können, um die IT-Abteilung zu entlasten. Die Benutzer- und Rechteverwaltung soll dabei, wie bisher auch, über eine direkte Anbindung das Active Directory geschehen.
Die Wissensdatenbank soll SQL verwenden, redundant und über das vorhandene Backup gesichert werden. Optimalerweise sollte das Tool neben dem Ticketsystem auch eine integrierte Inventarisierungsmöglichkeit bieten, damit bspw. bei aufkommenden Tickets zu Garantiefällen direkt alle benötigten Informationen an das Ticket angehängt werden. 

2.3. Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden? 
Es wurden keine Einschränkungen neben den gegebenen Anforderungen genannt. 

3. Projektstrukturplan entwickeln 

3.1. Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich? 
Das Projekt wird in drei Hauptaufgaben unterteilt, wobei der erste Teil aus der Planung besteht. Für die Planung wird zunächst eine IST-Analyse angestellt und anschließend ein Anforderungsgespräch geführt, um die Mindestanforderungen an das Tool abzuklären. Anhand dieser Anforderungen wird dann das SOLL-Konzept erstellt, sodass die passende Software mit Hilfe einer Kosten- /Nutzenanalyse ausgewählt werden kann. 
In der Durchführungsphase wird das ausgewählte Produkt zunächst in eine Testumgebung implementiert, damit mögliche Konfigurationsfehler nicht den Produktivbetrieb stören können. 
Nachdem die Software vollständig installiert und konfiguriert wurde, ist eine Wissensdatenbank anzulegen und das komplette System Tests durch ausgewählte Nutzer zu unterziehen. 
Im Anschluss wird ein Vergleich zwischen dem erreichten und gewünschten Zustand zu ziehen. Nach erfolgreichem Abschluss findet eine Einweisung der Mitarbeiter statt. Die Dokumentation findet parallel zur Lösungsfindung statt. 

3.2. Hauptaufgaben auflisten 

• Planung 
• Durchführung 
• Projektabschluss

3.3. Teilaufgaben auflisten 

• Planung 
  • IST-Analyse 
  • Anforderungsgespräch 
  • SOLL-Konzept 
  • Evaluation Software 
  • Kosten- und Nutzenanalyse 
• Durchführung 
  • Aufbau der Testumgebung 
  • Installation und Konfiguration des Servers 
  • Installation des Ticket-Systems 
  • Konfiguration des Ticket-Systems 
  • Erstellung der Wissensdatenbank 
  • Funktionstests 
• Projektabschluss 
  • Vergleich SOLL- und IST-Zustand 
  • Einweisung der Mitarbeiter 
  • Anfertigung der Dokumentation 

3.4. Grafische oder tabellarische Darstellung
Grafik kann aus dem Antrag.pdf entnommen werden.

4. Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden 
IST-Analyse - 1h 
Anforderungsgespräch - 1h 
SOLL-Konzept - 2h 
Evaluation Software - 4h 
Kosten- und Nutzenanalyse - 2h 
Aufbau der Testumgebung - 1h 
Installation und Konfiguration des Servers - 2h 
Installation des Ticket-Systems - 1h 
Konfiguration des Ticket-Systems - 5h 
Erstellung der Wissensdatenbank - 3h 
Funktionstests - 2h 
Vergleich SOLL- und IST-Zustand - 1h 
Einweisung der Mitarbeiter - 2h 
Anfertigung der Dokumentation - 8h

Antrag.pdf Dokumentation.pdf Praesentation.pdf

[Thanks-and-Goodbye]

Vielen Dank und Glückwunsch zum erfolgreichen Prüfungsabschluss!

[Amorphium]

Danke für den Upload

auf der letzten Seite der Doku ist noch das Firmenlogo zu sehen, falls das noch entfernt werden sollte

[mapr]

Vielen Dank und Glückwunsch zur bestandnen Prüfung!

[Gast xZero]

Erstmal vielen Dank für dein Projekt.

Womit hast du die Flussdiagramme in deiner Präsentation erstellt die sehen sehr clean aus?

Die Icons und Bilder hast du die aus dem Netz (Shutterstock, etc.)? Und darf man alle Bilder aus dem Netz auch ohne Erlaubnis (sprich: geklaut) nutzen, da diese ja in der Regel nicht als eigenes Werk veröffentlicht werden?

[tCKTheOfficial]

@Takeshi95

Im Literaturverzeichnis ist noch die Firma abgebildet. Wenn du nachbessern möchtest dann am besten anonymisieren.

[tCKTheOfficial]

vor 10 Stunden schrieb xZero:

Die Icons und Bilder hast du die aus dem Netz (Shutterstock, etc.)? Und darf man alle Bilder aus dem Netz auch ohne Erlaubnis (sprich: geklaut) nutzen, da diese ja in der Regel nicht als eigenes Werk veröffentlicht werden?

Meines wissens bereitest du ja diese dinge nicht für die Veröffentlichung vor. Daher sehe ich da erstmal keine Probleme. Und wenn dann im Quellenverzeichnis erwähnen. 

[Takeshi95]

vor 13 Stunden schrieb xZero:

Womit hast du die Flussdiagramme in deiner Präsentation erstellt die sehen sehr clean aus?

Ich hab einfach die Formen einfügen Funktion in Word benutzt 😂

vor 13 Stunden schrieb xZero:

Die Icons und Bilder hast du die aus dem Netz (Shutterstock, etc.)? Und darf man alle Bilder aus dem Netz auch ohne Erlaubnis (sprich: geklaut) nutzen, da diese ja in der Regel nicht als eigenes Werk veröffentlicht werden?

Also alle Bilder aus der Dokumentation sind selbst erstellt und das Einzige aus der Präsentation, das ich aus dem Internet habe, sind die Logos der Firmen, alle anderen Bilder / Icons stammen aus dem firmeninternen Vorlagen bzw. Bestand entnommen.

vor 12 Stunden schrieb tCKTheOfficial:

Im Literaturverzeichnis ist noch die Firma abgebildet.

Ja, das passiert, wenn man um 21 Uhr noch Dinge tut, die ein bisschen mehr Konzentration erfordern 😅 Jetzt ist es sowieso schon ewig online.. ich hab damit jetzt nicht so das Problem 🤭

[Thanks-and-Goodbye]

vor 4 Minuten schrieb Takeshi95:

ich hab damit jetzt nicht so das Problem

Und falls doch: schick Stefan oder mir eine PN mit der richtigen Datei, wir tauschen dann aus.

[CodenameHei]

Hallo erstmal danke für den hilfreichen Beitrag.

Wie lange hast du ungefähr für alles gebraucht? Hast du alles in der Projektwoche gemacht oder auch schon vorher vorbereitet?

Bearbeitet 9. Februar 2022 von CodenameHei

[Rienne]

vor 15 Minuten schrieb CodenameHei:

Hast du alles in der Projektwoche gemacht oder auch schon vorher vorbereitet?

Auch wenn die Bearbeitungszeit für FISIs (noch) 35 Stunden beträgt, sollte man für das Abschlussprojekt definitiv einen größeren Zeitraum als 5 Arbeitstage dafür einplanen. Sei es,  da normalerweise auch noch andere Aufgaben erledigt werden wollen, oder man einfach auch mal Abstand zum Projekt suchen will/sollte, oder man auf die Zuarbeit anderer angewiesen ist und entsprechend warten muss. Ist bei dir wirklich nur eine Woche dafür vorgesehen!?

[Takeshi95]

Am 9.2.2022 um 08:11 schrieb CodenameHei:

Wie lange hast du ungefähr für alles gebraucht? Hast du alles in der Projektwoche gemacht oder auch schon vorher vorbereitet?

Lange. Ich habe definitiv lange gebraucht. Weil ich das Projekt allerdings auch vollkommen ohne Unterstützung meines Ausbilders umgesetzt habe und alle Fragen alleine klären musste. Außerdem habe ich am Ende ziemlich lange an der Doku gesessen, wegen der wundervollen Wordformatierung, die sich gefühlt jede Seite neu zerlegt hatte.

Offizielle habe ich das für die Dokumentation so formuliert: Für die Projektdurchführung wurde ein halber Arbeitstag im Zeitraum vom 06.04.2021 bis zum 16.04.2021 angesetzt, um sicherzustellen, dass alle Pflichten weiter betreut werden können.